非營(yíng)利組織活動(dòng)策劃周例會(huì)流程一、制定目的及范圍為提高非營(yíng)利組織活動(dòng)策劃的效率與效果，確保各項(xiàng)活動(dòng)的順利開(kāi)展，特制定本周例會(huì)流程。本流程適用于所有涉及活動(dòng)策劃的部門(mén)與團(tuán)隊(duì)，旨在統(tǒng)一會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)，明確責(zé)任分工，增強(qiáng)溝通與協(xié)作，確保活動(dòng)的目標(biāo)、進(jìn)度及資源的有效利用。二、會(huì)議準(zhǔn)備1.確定會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)會(huì)議需提前一周確定時(shí)間與地點(diǎn)，確保所有參會(huì)人員能夠及時(shí)參會(huì)。應(yīng)考慮參會(huì)人員的工作安排，選擇一個(gè)相對(duì)固定的時(shí)間段，以提高出席率。2.制定會(huì)議議程根據(jù)本周活動(dòng)的實(shí)際情況，制定詳細(xì)的會(huì)議議程。議程應(yīng)包括：活動(dòng)回顧、當(dāng)前進(jìn)展、問(wèn)題討論、下一步計(jì)劃及責(zé)任分配等內(nèi)容。會(huì)議議程需在會(huì)議前至少三天分發(fā)給參與者，以便他們提前準(zhǔn)備。3.收集相關(guān)資料在會(huì)議召開(kāi)前，收集與活動(dòng)相關(guān)的各類資料，包括活動(dòng)計(jì)劃書(shū)、預(yù)算、參與人員名單及反饋信息等，確保會(huì)議討論的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)充分。三、會(huì)議流程1.會(huì)議啟動(dòng)會(huì)議由指定的主持人開(kāi)場(chǎng)，簡(jiǎn)要介紹會(huì)議目的與重要性。主持人應(yīng)確保會(huì)議氣氛積極，鼓勵(lì)參與者積極發(fā)言。2.活動(dòng)回顧各部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)上周活動(dòng)的執(zhí)行情況，分享活動(dòng)亮點(diǎn)與問(wèn)題。每位負(fù)責(zé)人應(yīng)控制匯報(bào)時(shí)間，確保會(huì)議進(jìn)度。匯報(bào)內(nèi)容應(yīng)包括：活動(dòng)參與人數(shù)、反饋情況、預(yù)算使用情況及活動(dòng)效果評(píng)估。3.問(wèn)題討論在活動(dòng)回顧后，針對(duì)匯報(bào)中提到的問(wèn)題進(jìn)行集中討論。主持人應(yīng)引導(dǎo)討論，確保每位參與者都有機(jī)會(huì)表達(dá)意見(jiàn)。討論應(yīng)圍繞如何解決問(wèn)題展開(kāi)，鼓勵(lì)提出切實(shí)可行的建議。4.當(dāng)前進(jìn)展各部門(mén)或小組匯報(bào)當(dāng)前活動(dòng)的進(jìn)展情況，包括后續(xù)活動(dòng)的準(zhǔn)備狀態(tài)、資源需求及潛在挑戰(zhàn)。重點(diǎn)關(guān)注即將到來(lái)的活動(dòng)，以確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作按計(jì)劃進(jìn)行。5.下一步計(jì)劃明確下一步的工作計(jì)劃，包括活動(dòng)時(shí)間表、各項(xiàng)任務(wù)的截止日期及責(zé)任人。應(yīng)確保每個(gè)任務(wù)都有明確的執(zhí)行人，并在會(huì)議中進(jìn)行確認(rèn)。6.總結(jié)與反饋會(huì)議結(jié)束前，主持人對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，重申各項(xiàng)決策與責(zé)任分工。參與者可就會(huì)議內(nèi)容提出反饋，確保信息的透明與共享。最后，主持人感謝大家的參與與貢獻(xiàn)。四、會(huì)議記錄會(huì)議應(yīng)由專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括會(huì)議討論的要點(diǎn)、決策結(jié)果及責(zé)任分配等。會(huì)議記錄在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理完成，并通過(guò)電子郵件發(fā)送給所有參會(huì)人員，以便大家復(fù)習(xí)與跟進(jìn)。五、后續(xù)跟進(jìn)1.任務(wù)跟蹤對(duì)于會(huì)議中確定的各項(xiàng)任務(wù)，指定專人進(jìn)行跟蹤，確保每項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)度與執(zhí)行情況。每周可在下次例會(huì)中更新任務(wù)完成情況，確保各項(xiàng)工作按時(shí)推進(jìn)。2.反饋機(jī)制設(shè)置反饋渠道，鼓勵(lì)參與者在會(huì)議后繼續(xù)提出意見(jiàn)與建議。可以通過(guò)匿名反饋表、郵件或定期溝通等方式收集大家的看法，以便不斷改進(jìn)會(huì)議流程與活動(dòng)策劃。3.評(píng)估與改進(jìn)定期對(duì)會(huì)議的整體效果進(jìn)行評(píng)估。可以通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查等形式了解參會(huì)人員的滿意度與改進(jìn)建議。根據(jù)反饋信息，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議流程，使之更加高效與實(shí)用。六、注意事項(xiàng)1.參會(huì)人員確保每次會(huì)議的參會(huì)人員都與活動(dòng)相關(guān)，避免不必要的人員參與，影響會(huì)議效率。對(duì)于重要決策，必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家進(jìn)行咨詢。2.時(shí)間管理會(huì)議時(shí)間應(yīng)嚴(yán)格控制，避免討論過(guò)于冗長(zhǎng)。主持人需靈活把握時(shí)間，對(duì)偏離主題的討論進(jìn)行適當(dāng)引導(dǎo)，確保會(huì)議目標(biāo)明確。3.信息共享所有會(huì)議記錄及相關(guān)資料應(yīng)在組織內(nèi)部共享，確保信息透明。各部門(mén)可在此基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)作與配合，提高整體工作效率。4.文化建設(shè)營(yíng)造良好的會(huì)議文化，鼓勵(lì)開(kāi)放式討論與積極反饋，減少上下級(jí)之間的隔閡。建立尊重與信任的氛圍，使每位參與者都能暢所欲言。通過(guò)以上流程的設(shè)計(jì)與實(shí)施，非