檔案保密制度?一、總則1.目的為加強公司檔案的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，維護公司的合法權(quán)益和正常運營秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案的形成、整理、保管、利用、銷毀等過程中的保密管理。3.基本原則嚴格遵循保密法規(guī)，堅持預(yù)防為主、突出重點、依法管理的原則，確保檔案信息不被泄露、篡改或非法利用。二、檔案保密工作組織與職責1.保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長，各部門負責人為成員的檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督公司檔案保密工作。其主要職責包括：制定和修訂檔案保密制度；審批檔案保密工作計劃和重大事項；協(xié)調(diào)解決檔案保密工作中的重大問題；對檔案保密工作進行考核與獎懲。2.檔案管理部門職責負責制定檔案保密工作具體措施和操作規(guī)程；組織開展檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)；指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案保密工作；對檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)進行保密審查和管理；定期檢查檔案保密制度的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題。3.各部門職責負責本部門形成檔案的收集、整理、歸檔工作，并確保檔案的真實性、完整性和保密性；明確專人負責本部門檔案的日常管理，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還等登記制度；配合檔案管理部門做好檔案保密工作的各項檢查和整改工作。4.員工職責嚴格遵守檔案保密制度，保守所知悉的公司檔案秘密；妥善保管本人使用的檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或泄露；在檔案利用過程中，嚴格按照規(guī)定的程序和范圍使用檔案，不得超范圍查閱、利用或擅自擴大檔案知悉范圍；發(fā)現(xiàn)檔案保密安全隱患或問題時，及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門。三、檔案保密范圍與密級劃分1.保密范圍涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密、人事秘密等方面的檔案；公司重要會議記錄、決策文件、合同協(xié)議等檔案；客戶資料、合作伙伴信息等檔案；其他需要保密的檔案資料。2.密級劃分檔案分為絕密、機密、秘密三個密級。絕密級：是公司最重要的秘密，一旦泄露會使公司的權(quán)益遭受特別嚴重的損害。包括公司核心技術(shù)資料、重大經(jīng)營決策方案、尚未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)等。機密級：是公司重要的秘密，泄露會使公司的權(quán)益遭受嚴重的損害。包括重要合同協(xié)議、關(guān)鍵技術(shù)文檔、高級管理人員信息等。秘密級：是公司一般的秘密，泄露會使公司的權(quán)益遭受一定的損害。包括一般性業(yè)務(wù)文件、普通員工人事檔案等。四、檔案形成與整理過程中的保密措施1.檔案形成各部門在工作中形成的文件材料，應(yīng)及時收集、整理，確保檔案資料的真實、完整。涉及保密內(nèi)容的文件材料，應(yīng)按照保密要求進行標識和管理，注明密級、保密期限等。嚴禁在私人通信、互聯(lián)網(wǎng)、公共場所等非工作場合談?wù)摗⒂涗浌颈Ｃ軝n案信息。2.檔案整理檔案管理人員在整理檔案時，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及保密內(nèi)容的檔案進行單獨整理、存放。整理過程中，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播保密檔案信息，對整理過程中產(chǎn)生的廢棄紙張等應(yīng)進行妥善銷毀，防止泄密。檔案整理完成后，應(yīng)及時將檔案移交至檔案保管部門，并辦理交接手續(xù)。五、檔案保管過程中的保密措施1.保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。檔案庫房應(yīng)實行專人管理，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進入。2.檔案存儲按照檔案的密級和類別進行分類存儲，不同密級的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標識。對電子檔案應(yīng)進行加密存儲，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲狀態(tài)完好。3.檔案設(shè)備管理用于檔案保管的計算機、服務(wù)器、存儲設(shè)備等應(yīng)安裝必要的安全防護軟件，設(shè)置強密碼，并定期更新。嚴禁在檔案保管設(shè)備上使用未經(jīng)許可的移動存儲設(shè)備，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。對檔案保管設(shè)備進行定期維護和檢查，確保設(shè)備正常運行。六、檔案利用過程中的保密措施1.查閱與借閱查閱、借閱檔案應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，填寫查閱、借閱申請表，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可查閱或借閱。絕密級檔案一般不得查閱、借閱，確因工作需要必須查閱的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督，查閱、借閱人員不得擅自摘抄、復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。查閱、借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并承擔相應(yīng)責任。2.檔案利用登記建立檔案查閱、借閱登記臺賬，詳細記錄查閱、借閱人員姓名、部門、時間、檔案名稱、密級、歸還時間等信息。對檔案利用情況進行跟蹤管理，確保檔案按照規(guī)定的用途和范圍使用，及時歸還。3.檔案復(fù)制與摘錄因工作需要復(fù)制檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并注明復(fù)制用途、份數(shù)等。復(fù)制絕密級檔案須經(jīng)公司總經(jīng)理批準，復(fù)制過程應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。摘錄檔案內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，摘錄內(nèi)容不得泄露檔案秘密，摘錄完成后應(yīng)及時交回檔案管理人員核對。七、檔案銷毀過程中的保密措施1.銷毀審批對已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。銷毀前，檔案管理部門應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、密級、數(shù)量、銷毀原因等，報檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。絕密級檔案的銷毀須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。2.銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。嚴禁將檔案出售或捐贈給無關(guān)單位或個人。3.銷毀監(jiān)督檔案銷毀過程應(yīng)在檔案管理部門和相關(guān)部門人員的監(jiān)督下進行，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊存檔備查。八、檔案保密監(jiān)督與檢查1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對公司各部門的檔案保密工作進行檢查，每年不少于[X]次。檢查內(nèi)容包括檔案保密制度執(zhí)行情況、檔案管理措施落實情況、檔案存儲與保管安全情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，責令相關(guān)部門限期整改，并跟蹤復(fù)查整改情況。2.不定期抽查檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組可根據(jù)工作需要，不定期對檔案保密工作進行抽查，重點檢查重要部門、關(guān)鍵崗位的檔案保密情況。對抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時進行調(diào)查處理，并追究相關(guān)人員的責任。3.舉報與投訴處理設(shè)立檔案保密舉報信箱和舉報電話，接受公司員工和社會公眾對檔案保密違規(guī)行為的舉報和投訴。對舉報和投訴內(nèi)容進行認真調(diào)查核實，對經(jīng)查實的違規(guī)行為，依法依規(guī)嚴肅處理，并及時反饋處理結(jié)果。九、檔案保密宣傳教育與培訓(xùn)1.宣傳教育定期開展檔案保密宣傳活動，通過公司內(nèi)部刊物、宣傳欄、電子郵件等形式，向員工宣傳檔案保密法律法規(guī)和公司檔案保密制度，提高員工的保密意識。在新員工入職培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)等活動中，增加檔案保密知識內(nèi)容，使員工了解檔案保密工作的重要性和基本要求。2.培訓(xùn)計劃制定年度檔案保密培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間和培訓(xùn)方式等。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案保密法律法規(guī)、公司檔案保密制度、檔案管理知識、保密技術(shù)與技能等。3.培訓(xùn)實施按照培訓(xùn)計劃組織開展檔案保密培訓(xùn)工作，可邀請專業(yè)機構(gòu)或?qū)＜疫M行授課，也可由公司內(nèi)部檔案管理人員進行培訓(xùn)。對培訓(xùn)效果進行評估，通過考試、撰寫心得體會、實際操作等方式，檢驗員工對檔案保密知識的掌握程度，對培訓(xùn)不合格的員工進行補考或重新培訓(xùn)。十、檔案保密獎懲制度1.獎勵對在檔案保密工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等。具體獎勵情形包括：嚴格遵守檔案保密制度，未發(fā)生任何檔案泄密事件的；及時發(fā)現(xiàn)并報告檔案保密安全隱患，避免公司遭受重大損失的；在檔案保密技術(shù)創(chuàng)新、管理方法改進等方面做出顯著成績的。2.處罰對違反檔案保密制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等處罰。具體處罰情形包括：擅自泄露檔案秘密的；違反檔案查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等規(guī)定，造成檔案信息泄露的；因