XX公司印章使用管理制度?一、總則1.目的為加強公司印章管理，規范印章使用流程，保障公司合法權益，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構、子公司（以下統稱"公司"）各類印章的管理與使用。3.印章定義本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、發票專用章以及其他具有法律效力或代表公司權益的專用章。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司各類印章的刻制由行政部門統一負責辦理。需刻制印章時，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、規格、用途等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司分管領導審批。行政部門根據審批意見，選擇具有資質的印章刻制單位進行刻制?？讨茊挝粦獓栏癜凑展疽蟮囊幐?、材質、樣式進行制作，確保印章質量清晰、規范。印章刻制完成后，行政部門應及時組織對印章進行驗收。驗收內容包括印章的規格、字體、圖案、材質等是否符合要求，以及印章的清晰度和完整性。驗收合格后，填寫《印章驗收單》，由行政部門負責人簽字確認。2.印章啟用新印章啟用前，行政部門應在公司內部發布《印章啟用通知》，明確印章的名稱、啟用日期、使用范圍、保管責任人等信息。通知應發送至公司各部門及下屬分支機構，確保相關人員知曉。新印章啟用時，行政部門應在印章使用登記簿上詳細記錄印章啟用的日期、啟用人、交接情況等信息，并由相關人員簽字確認。同時，將印章啟用信息錄入公司印章管理系統，建立印章檔案。三、印章的保管1.保管原則公司印章實行專人保管制度，確保印章安全、妥善存放。印章保管人員應具備高度的責任心，嚴格遵守印章管理規定，不得擅自將印章交予他人使用。各類印章應分別存放于安全可靠的保險柜或專用印章盒內，并按照規定進行加鎖保管。存放印章的保險柜或印章盒鑰匙應由保管人員妥善保管，不得隨意放置或轉借他人。嚴禁將印章攜帶外出使用，如因特殊情況確需攜帶外出的，必須經公司分管領導批準，并按照本制度規定的審批流程辦理相關手續。2.保管責任人公司公章、法定代表人章由行政部門負責人指定專人保管；合同專用章由合同管理部門負責人指定專人保管；財務專用章、發票專用章由財務部門負責人指定專人保管。其他專用章由相關業務部門負責人指定專人保管。印章保管人員應保持相對穩定，如有變動，應及時辦理印章交接手續，確保印章保管工作的連續性和安全性。3.保管要求印章保管人員應熟悉印章使用規定和流程，嚴格按照制度要求使用印章。在使用印章前，應對用印文件進行認真審核，確保文件內容合法、合規、準確，并符合公司審批程序。印章保管人員應妥善保管印章使用登記簿，詳細記錄每一次印章使用的日期、文件名稱、文號、用印內容、批準人、經辦人等信息。登記簿應定期整理歸檔，保存期限不少于[X]年。印章保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章的完好無損。如發現印章有損壞、遺失等情況，應立即報告上級領導，并采取相應的措施進行處理。四、印章的使用1.使用范圍公司公章適用于以公司名義對外發布的各類文件、信函、證明、報告等；簽訂合同、協議、意向書等法律文件；辦理公司相關的資質證書、營業執照等證照的年檢、變更、注銷等手續；以及其他需要以公司名義進行的重大事項。法定代表人章適用于辦理公司法定代表人授權范圍內的事項，如簽署合同、文件、支票等。合同專用章適用于公司對外簽訂的各類合同、協議、意向書等經濟合同文件。財務專用章適用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務相關業務。發票專用章適用于公司開具各類發票時使用。其他專用章根據其具體用途，在規定的業務范圍內使用。2.使用流程申請：用印人需填寫《印章使用申請表》，詳細注明用印文件的名稱、文號、內容、用途、用印日期等信息，并在申請表上簽字確認。同時，提交用印文件的紙質版或電子版，以便印章保管人員進行審核。審核：印章保管人員收到《印章使用申請表》后，應按照規定對用印文件進行認真審核。審核內容包括文件內容是否符合公司規定和審批程序，文件格式是否規范，簽字、蓋章是否齊全等。如發現問題，應及時與用印人溝通，要求其進行修改或補充完善。審核通過后，印章保管人員在申請表上簽署審核意見，并注明審核日期。審批：根據公司授權和審批權限，用印申請需經相關領導審批。審批流程如下：一般性文件用印，由部門負責人審批；涉及公司重要事項、重大決策、合同協議等文件用印，需經公司分管領導審批；涉及公司重大資金支出、對外投資、融資等事項的文件用印，需經公司總經理審批；涉及公司法定代表人授權委托等事項的文件用印，需經公司法定代表人審批。用?。航泴徟夂?，印章保管人員方可在用印文件上加蓋相應印章。用印時，應確保印章端正、清晰，與文件內容一致。同時，在《印章使用登記簿》上詳細記錄用印日期、文件名稱、文號、用印內容、批準人、經辦人等信息，并由用印人簽字確認。登記備案：印章保管人員在用印完成后，應及時將《印章使用申請表》、用印文件等相關資料進行整理歸檔，并將用印信息錄入公司印章管理系統，進行登記備案。3.特殊情況用印如遇緊急情況，無法按照正常審批流程辦理用印手續時，用印人應電話請示相關領導同意后，先行用印，并在事后及時補辦審批手續。補辦審批手續時，應在《印章使用申請表》上注明緊急情況的原因和用印時間，并由相關領導簽字確認。對于異地用印的情況，用印人可通過傳真、掃描等方式將用印文件及《印章使用申請表》發送給印章保管人員，經審核、審批同意后，由印章保管人員將印章加蓋在文件上，并通過快遞等方式將文件寄回給用印人。同時，印章保管人員應在《印章使用登記簿》上詳細記錄異地用印的相關信息。五、印章的停用與銷毀1.停用因公司名稱變更、業務調整、印章損壞等原因，需要停用印章時，由行政部門負責提出申請，填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息，并經公司分管領導審批。行政部門根據審批意見，發布《印章停用通知》，明確印章停用的日期和范圍，并通知公司各部門及下屬分支機構。同時，在公司內部發布公告，告知員工印章停用的相關事宜。印章停用后，保管人員應立即將印章存放于保險柜或專用印章盒內，并妥善保管。嚴禁繼續使用停用的印章。2.銷毀對于不再使用或已損壞的印章，行政部門應及時組織進行銷毀。銷毀印章前，行政部門應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、規格、停用原因、銷毀方式等信息，并經公司分管領導審批。印章銷毀應采用適當的方式進行，確保印章無法恢復使用。一般可采用粉碎、熔化等方式進行銷毀。銷毀過程應進行拍照或錄像記錄，并由行政部門負責人、印章保管人員等相關人員簽字確認。印章銷毀后，行政部門應在《印章使用登記簿》上注明印章銷毀的日期、方式、參與人員等信息，并將銷毀記錄存檔保存，保存期限不少于[X]年。六、監督與檢查1.監督機制公司設立印章管理監督小組，由行政部門、財務部門、審計部門等相關人員組成。監督小組負責對公司印章管理與使用情況進行定期檢查和不定期抽查，確保印章管理制度的嚴格執行。行政部門作為印章管理的歸口部門，負責對印章使用情況進行日常監督和管理。對發現的問題應及時進行糾正，并向上級領導報告。2.檢查內容印章保管情況，包括印章存放是否安全、保管人員是否符合規定、保險柜或印章盒鑰匙是否妥善保管等。印章使用流程執行情況，包括用印申請、審核、審批、用印、登記備案等環節是否規范、完整。印章使用登記簿記錄情況，包括用印日期、文件名稱、文號、用印內容、批準人、經辦人等信息是否準確、齊全。印章檔案管理情況，包括印章刻制、啟用、停用、銷毀等相關資料是否齊全、完整，是否按照規定進行歸檔保存。3.違規處理對于違反本制度規定使用印章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等。因違規使用印章給公司造成經濟損失或其他不良影響的，違規責任人應承