學(xué)校檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案工作，全面、系統(tǒng)、規(guī)范地管理學(xué)校各類檔案，提高檔案利用效率，為學(xué)校的發(fā)展提供有力的支持和保障，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級組、各班級以及全體教職工和學(xué)生。3.檔案定義學(xué)校檔案是指學(xué)校在教育教學(xué)、行政管理、后勤服務(wù)等各項活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以校長為組長，各分管副校長為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)校檔案工作，制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，研究解決檔案工作中的重大問題。2.檔案室學(xué)校設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全學(xué)校檔案管理制度，并組織實施。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管學(xué)校各類檔案，確保檔案的完整、安全。開發(fā)檔案信息資源，編制各類檔案檢索工具和參考資料，積極為學(xué)校各項工作提供檔案利用服務(wù)。定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。負(fù)責(zé)對學(xué)校各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。3.各部門檔案工作兼職人員各部門確定一名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，并接受學(xué)校檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案的分類與編號1.檔案分類學(xué)校檔案分為黨群工作類、行政管理類、教育教學(xué)類、學(xué)生管理類、教師業(yè)務(wù)類、后勤管理類、聲像檔案類、實物檔案類等八大類。黨群工作類：主要包括學(xué)校黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。行政管理類：涵蓋學(xué)校行政事務(wù)管理、發(fā)展規(guī)劃、規(guī)章制度、會議記錄、人事管理、財務(wù)管理、安全保衛(wèi)等文件材料。教育教學(xué)類：包含學(xué)校教學(xué)計劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)大綱、教材教案、教學(xué)研究、教學(xué)評估、考試考核等文件材料。學(xué)生管理類：涉及學(xué)生招生、學(xué)籍管理、獎懲管理、品德教育、社會實踐、心理健康等文件材料。教師業(yè)務(wù)類：有教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案、科研成果、培訓(xùn)進(jìn)修、師德師風(fēng)等文件材料。后勤管理類：包括校園建設(shè)、資產(chǎn)管理、后勤服務(wù)、物資采購、節(jié)能減排等文件材料。聲像檔案類：記錄學(xué)校重要活動、會議、教學(xué)實踐、校園風(fēng)貌等的照片、錄音、錄像等聲像資料。實物檔案類：學(xué)校獲得的榮譽(yù)獎牌、證書、獎杯，重要領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓的題詞、字畫等實物。2.檔案編號檔案編號采用"年度類別保管期限順序號"的結(jié)構(gòu)。例如：2023JYJX長期001，表示2023年教育教學(xué)類長期保管的第1份檔案。四、檔案的收集與整理1.收集范圍各部門應(yīng)按照學(xué)校檔案管理的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。具體收集范圍如下：黨群工作類：黨組織的會議記錄、工作計劃、總結(jié)、黨員名冊、入黨申請書、轉(zhuǎn)正材料等。行政管理類：學(xué)校的行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度、人事任免文件、工資報表、財務(wù)憑證、審計報告、安全檢查記錄等。教育教學(xué)類：教學(xué)計劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教案、教學(xué)課件、教學(xué)論文、教學(xué)成果獎申報材料、學(xué)生成績單、試卷分析等。學(xué)生管理類：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績單、獎懲記錄、綜合素質(zhì)評價材料、畢業(yè)生登記表等。教師業(yè)務(wù)類：教師個人教學(xué)工作計劃、總結(jié)、教案、教學(xué)反思、聽課記錄、教學(xué)成果、科研項目申報書及結(jié)題報告、發(fā)表的論文、參加培訓(xùn)的證書等。后勤管理類：校園建設(shè)規(guī)劃圖紙、工程合同、竣工驗收報告、資產(chǎn)登記臺賬、物資采購合同、維修記錄等。聲像檔案類：學(xué)校組織的重大活動、會議、教學(xué)實踐、校園風(fēng)貌等的照片、錄音、錄像資料，以及相關(guān)的文字說明。實物檔案類：學(xué)校獲得的榮譽(yù)獎牌、證書、獎杯，重要領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓的題詞、字畫等實物及其相關(guān)說明材料。2.收集要求各部門應(yīng)明確兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，并建立檔案收集臺賬，記錄檔案的收集時間、內(nèi)容、數(shù)量等信息。兼職檔案人員應(yīng)定期對本部門的文件材料進(jìn)行收集整理，確保無遺漏。對于重要文件材料，應(yīng)及時收集歸檔，不得積壓。各部門之間應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)作，避免文件材料的重復(fù)收集或遺漏。對于涉及多個部門的文件材料，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理后，移交檔案室統(tǒng)一保管。3.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。具體整理要求如下：分類科學(xué)：按照檔案分類方案，將收集到的文件材料進(jìn)行分類，確保分類準(zhǔn)確、合理。排列有序：在每一類檔案中，按照文件材料的時間順序、重要程度等進(jìn)行排列，使檔案排列有序，便于查找。編號規(guī)范：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、唯一，便于識別和管理。編目詳細(xì)：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、頁數(shù)等信息，以便快速檢索檔案。裝訂整齊：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，無掉頁、缺頁現(xiàn)象。對于破損或褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制后再裝訂。五、檔案的保管1.保管場所學(xué)校檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件的專用庫房，并配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。2.保管要求檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整、安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。按照檔案保管期限，對檔案進(jìn)行分類存放。永久保管的檔案應(yīng)單獨存放，定期進(jìn)行清查核對；定期保管的檔案應(yīng)按照到期時間順序排列，便于到期鑒定銷毀。建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱時間。借閱檔案時，借閱人應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱時間、借閱內(nèi)容、歸還時間等信息。檔案管理人員應(yīng)及時催還借閱的檔案，確保檔案按時歸還。做好檔案庫房的溫濕度管理工作，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。如溫濕度不符合要求，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用需求，確定檔案的保管期限。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學(xué)校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組長擔(dān)任組長，檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案工作兼職人員等為成員。負(fù)責(zé)對學(xué)校檔案進(jìn)行定期鑒定。3.鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、形式等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，分析檔案的保存價值。對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點審查其是否仍具有查考利用價值。對于仍有價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。在鑒定過程中，應(yīng)充分聽取各部門的意見和建議，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。4.銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理人員填寫檔案銷毀清冊，詳細(xì)注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組長審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案的利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、高效、規(guī)范的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校各項工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.利用范圍學(xué)校檔案的利用范圍主要包括：學(xué)校內(nèi)部各部門開展工作、教學(xué)研究、學(xué)生管理、教師評職晉級、查閱歷史資料等；校外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案，須經(jīng)學(xué)校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.利用方式查閱：利用者可直接到檔案室查閱檔案。查閱時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。利用者不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定收取復(fù)印費用。借閱：對于因工作需要較長時間使用檔案的利用者，可辦理檔案借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。出具證明：根據(jù)利用者的需求，檔案室可出具檔案證明。檔案證明應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映檔案的內(nèi)容，并加蓋學(xué)校檔案室印章。4.利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱。八、檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備的條件熱愛檔案工作，具有較強(qiáng)的責(zé)任心和敬業(yè)精神。熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識和技能。具備一定的計算機(jī)操作能力，能夠熟練使用檔案管理軟件。保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員的崗位職責(zé)認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，嚴(yán)格遵守學(xué)校檔案管理制度。負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。積極開發(fā)檔案信息資源，編制各類檔案檢索工具和參考資料，為學(xué)校各項工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的完整、安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并向