校友會聚會合同編號：__________

甲方：XX大學校友會

地址：XX省XX市XX區XX路XX號

乙方：XX大學校友會籌備組

地址：XX省XX市XX區XX路XX號

鑒于甲方為XX大學校友會，旨在加強校友之間的聯系與交流，提高校友凝聚力；乙方為XX大學校友會籌備組，負責本次聚會的具體籌備工作。為明確雙方的權利、義務和責任，經雙方友好協商，達成如下協議：

一、合同目的：舉辦XX大學校友會聚會，增進校友之間的友誼，加強校友之間的聯系與交流。

雙方的責任和義務：

甲方責任和義務：

1.負責提供本次聚會的組織領導，確保聚會活動按照既定計劃順利進行。

2.負責制定聚會活動方案，包括時間、地點、議程、費用預算等，并提前向乙方提供相關資料。

3.負責協調解決聚會過程中可能出現的突發問題，確保聚會活動的順利進行。

4.負責對聚會活動進行宣傳，提高校友參與度，擴大校友會影響力。

5.負責對聚會活動產生的費用進行審核和報銷，確保資金使用合法合規。

乙方責任和義務：

1.負責根據甲方提供的要求，制定詳細的聚會籌備方案，包括場地預訂、物資采購、人員安排等。

2.負責落實甲方提供的聚會活動方案，確保各項活動內容按照計劃執行。

3.負責對聚會現場進行管理，確?，F場秩序和安全，保障校友的人身財產安全。

4.負責對聚會活動產生的費用進行核算，并及時向甲方提交費用報銷申請。

5.負責在聚會結束后，向甲方提交活動總結報告，包括活動成果、存在問題及改進措施等。

雙方權利：

1.甲方有權要求乙方按照約定時間、地點、議程等要求，履行籌備和執行聚會的責任。

2.甲方有權對乙方的籌備和執行工作進行監督，確保聚會活動的質量和效果。

3.乙方有權要求甲方提供必要的籌備資料和費用支持，確保聚會活動的順利進行。

雙方義務：

1.甲方應按時支付乙方籌備和執行聚會所需費用，不得無故拖延。

2.乙方應按照甲方要求，保質保量完成聚會籌備和執行工作。

3.雙方應相互配合，共同解決聚會過程中出現的問題，確保聚會活動順利進行。

4.雙方應遵守國家法律法規，不得利用聚會活動進行違法亂紀行為。

5.雙方應對本次聚會活動所涉及的商業秘密和隱私進行保密。

合同金額與支付方式：

一、合同金額

本次校友會聚會的總金額為人民幣XX萬元整（￥XX,000.00），包括但不限于場地租賃費、物資采購費、活動策劃費、宣傳費、安保費、餐飲費及其他相關費用。

二、支付方式

1.預付款：乙方在接到甲方確認的聚會活動方案后，需在10個工作日內向甲方支付總金額的30%作為預付款，用于啟動活動籌備工作。

2.進度款：在聚會活動籌備過程中，甲方將根據乙方的實際工作進度，每完成一個重要階段的工作后，支付該階段對應金額的30%作為進度款。

3.結算款：聚會活動結束后，乙方需向甲方提交詳細的費用清單和結算報告。甲方在收到報告后的15個工作日內，對費用進行審核，確認無誤后支付剩余的40%作為結算款。

4.退款條款：若因不可抗力因素導致聚會活動取消，甲方應根據實際發生費用情況，退還乙方已支付的預付款和進度款，扣除必要的籌備費用。

三、支付條件

1.甲方支付款項時，應提供合法有效的支付憑證，如銀行轉賬記錄或發票等。

2.乙方收到款項后，應出具收款憑證，確認已收到甲方支付的款項。

3.甲方支付款項后，如因乙方原因導致活動無法正常進行，甲方有權要求乙方承擔違約責任，并追回已支付的款項。

四、額外費用

1.如在聚會活動籌備過程中產生超出原合同金額的額外費用，經雙方協商一致后，由甲方承擔。

2.乙方應在產生額外費用后及時通知甲方，并提供相應的費用明細和原因說明。

五、財務審計

1.甲方有權要求乙方對聚會活動的財務狀況進行審計，以確保費用使用的透明和合法。

2.乙方應積極配合甲方的審計要求，提供必要的財務資料和說明。

違約與爭議解決機制：

一、違約責任

1.若甲方未按時支付乙方預付款或進度款，每逾期一日，應向乙方支付未付款項的1%作為違約金。

2.若乙方未按時完成聚會活動的籌備工作，導致活動無法按期舉行，乙方應向甲方支付總金額的10%作為違約金。

3.若任何一方違反合同約定的保密義務，造成對方損失的，應承擔相應的賠償責任。

4.若因任何一方原因導致聚會活動無法正常進行，造成對方損失的，違約方應承擔全部賠償責任。

二、爭議解決

1.雙方應本著友好協商的原則，共同解決合同履行過程中產生的爭議。

2.如協商不成，任何一方均可向合同簽訂地人民法院提起訴訟，訴訟費用由敗訴方承擔。

3.雙方同意將爭議提交至XX仲裁委員會進行仲裁，仲裁裁決為終局裁決，對雙方均有約束力。

4.仲裁費用由敗訴方承擔，或根據仲裁委員會的裁決由雙方分擔。

三、適用法律

本合同的訂立、效力、解釋、履行、變更、解除及爭議的解決均適用中華人民共和國法律。

四、管轄法院

本合同的簽訂地為XX省XX市，對于因本合同產生的或與本合同有關的任何爭議，雙方同意提交XX省XX市人民法院管轄。

五、不可抗力

1.任何一方因不可抗力導致不能履行或部分不能履行本合同，應及時通知對方，并提供相關證明。

2.不可抗力事件持續期間，雙方應暫停履行合同；不可抗力事件結束后，雙方應盡快恢復履行合同。

3.因不可抗力導致合同不能履行或部分不能履行的，雙方互不承擔違約責任，但應協商解決由此產生的損失。

附則：

一、生效條件

本合同自雙方簽字（或蓋章）之日起生效。甲方在收到乙方提供的聚會活動方案并確認無誤后，合同正式生效。

二、有效期

本合同的有效期為自合同生效之日起至聚會活動結束后30日止。在此期間，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的權利和義務。

三、變更

1.本合同的任何變更，必須以書面形式經雙方協商一致，并簽署書面協議，方可生效。

2.任何一方未經對方同意，不得擅自變更合同內容。

四、終止

1.本合同因以下原因終止：

a.合同約定的履行期限屆滿；

b.雙方協商一致解除合同；

c.因不可抗力導致合同無法履行；

d.一方違約，另一方根據本合同約定解除合同。

2.合同終止后，雙方應按照約定辦理結算手續，并互不追究對方責任。

五、通知

1.雙方應確保通知的及時性和準確性，任何一方變更地址、聯系方式等，應在3個工作日內書面通知對方。

2.通知應以書面形式發送，可通過郵寄、傳真或電子郵件等方式進行。

六、爭議解決

本合同的爭議解決機制適用于合同履行期間發生的任何爭議。

七、其他

1.本合同一式兩份，甲乙雙方各執一份，具有同等法律效力。

2.本合同未盡事宜，由雙方另行協商解決。

3.本合同自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，自終止之日起失效。

甲方（蓋章）：____________________

乙方（蓋章）：____________________

簽字（或蓋章）日期：_______________

簽字（或蓋章）日期：_______________

附件：

一、需求文檔

1.聚會活動方案

2.聚會場地需求說明

3.參會人員名單及聯系方式

4.聚會活動預算明細

二、設計方案

1.聚會現場布置效果圖

2.活動流程及時間安排表

3.宣傳物料設計稿

三、技術規格

1.聚會場地設施清單

2.影音設備配置及使用說明

3.安全保衛措施及應急預案

四、各類證件復印件

1.甲方及乙方營業執照復印件

2.相關組織機構代碼證復印件

3.稅務登記證復印件

4.開戶許可證復印件

5.法定代表人