灰洞水電站檔案實施細則?一、總則（一）目的為加強灰洞水電站檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在工程建設、生產運營、維護管理等方面的作用，特制定本實施細則。（二）適用范圍本細則適用于灰洞水電站項目建設及運營管理過程中形成的各類文件材料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。（三）依據文件1.《中華人民共和國檔案法》2.《企業檔案工作規范》（DA/T42）3.《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦〔2005〕480號）4.其他相關法律法規及行業標準二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善灰洞水電站檔案管理制度、實施細則和工作流程。2.統籌規劃檔案管理工作，組織檔案業務培訓，指導各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。3.負責接收、整理、保管各類檔案，建立檔案檢索系統，確保檔案的安全和有效利用。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，做好檔案統計工作。5.參與重大項目驗收、設備采購、合同簽訂等工作，審查相關文件材料的完整性和準確性。（二）各部門職責1.負責本部門在工作中形成的文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，確保文件材料的真實、完整、準確，并按規定時間移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理和與檔案管理部門的溝通協調。3.在項目建設、生產運營等各項工作中，嚴格執行檔案管理制度，確保文件材料的規范形成和及時歸檔。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.工程前期文件項目立項、可行性研究、環境影響評價等文件。工程勘察、設計文件，包括地質勘察報告、初步設計、施工圖設計等。2.工程建設文件工程招投標文件，如招標文件、投標文件、中標通知書等。工程合同文件，包括施工合同、監理合同、設備采購合同等。工程施工文件，如施工組織設計、施工技術交底、工程變更通知、施工日志、工程質量檢驗記錄等。工程監理文件，如監理規劃、監理細則、監理月報、監理日志、工程質量評估報告等。工程竣工驗收文件，包括竣工驗收申請報告、竣工驗收鑒定書、竣工決算報告等。3.設備文件設備采購文件，如設備采購合同、技術協議、設備監造文件等。設備安裝調試文件，如設備安裝說明書、調試記錄、試運行報告等。設備維護保養文件，如設備維護計劃、維修記錄、設備檔案卡片等。4.生產運行文件生產調度文件，如調度指令、運行記錄、生產報表等。安全管理文件，如安全規章制度、安全檢查記錄、事故報告與處理文件等。質量管理文件，如質量管理制度、質量檢驗記錄、質量事故處理文件等。運行技術資料，如運行操作規程、技術手冊、技術改造文件等。5.行政管理文件公司文件，包括公司章程、股東會決議、董事會決議、總經理辦公會紀要等。行政公文，如通知、報告、請示、批復、函等。人事管理文件，如員工招聘、培訓、考核、任免、薪酬福利等文件。財務管理文件，如財務預算、決算、財務報表、審計報告等。黨群工作文件，如黨組織建設、工會工作、共青團工作等文件。6.其他文件上級主管部門文件、與外單位往來文件等。聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等，記錄工程建設、生產運營等重要活動和場景。電子檔案，存儲在電子介質上的各類文件，與紙質檔案具有同等效力。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，由大類代碼、屬類代碼、年度、順序號組成。具體編號規則如下：1.大類代碼：用大寫字母表示，如"GQ"表示工程前期文件，"GC"表示工程建設文件，"SB"表示設備文件，"SC"表示生產運行文件，"XZ"表示行政管理文件，"QT"表示其他文件。2.屬類代碼：根據大類下的具體分類，用兩位數字表示，如"GC01"表示工程招投標文件，"GC02"表示工程合同文件等。3.年度：用四位數字表示文件形成的年份，如"2023"。4.順序號：用三位數字表示同一類文件在該年度內的順序編號，從"001"開始。例如，一份2023年形成的工程建設類合同文件，其編號為"GC022023005"。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應按照檔案管理范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.文件材料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對電子文件應同時收集其元數據、背景信息等相關資料，并確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（二）整理要求1.檔案整理應遵循文件材料的形成規律和有機聯系，保持文件之間的歷史銜接，便于保管和利用。2.歸檔文件應進行分類、組卷、編號、編目等工作。分類：按照檔案分類方案，將文件材料歸入相應的類別。組卷：同一事由、同一類型的文件材料應組成一卷或數卷，卷內文件應排列有序。編號：按照檔案編號規則，對每卷檔案進行編號。編目：編制卷內文件目錄，包括文件編號、責任者、文號、題名、日期、頁號等項目。3.歸檔文件應編制頁碼，單面書寫的文件在右下角編寫頁碼，雙面書寫的文件正面在右下角、背面在左下角編寫頁碼。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.工程前期文件、工程建設文件中的招投標文件、合同文件等應在文件形成后及時歸檔。2.工程施工文件、監理文件應隨工程進度同步歸檔，工程竣工驗收前應完成全部歸檔工作。3.設備文件應在設備到貨驗收、安裝調試、竣工驗收等環節及時歸檔。4.生產運行文件、行政管理文件應按月或按季度歸檔。5.其他文件應根據文件性質和形成時間及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的文件材料進行初步審核，確保文件材料符合歸檔要求。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數量、題名、日期等信息，并簽字確認。3.將檔案移交清單和檔案一起送交檔案管理部門。4.檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核，核對檔案的完整性、準確性和規范性，對不符合要求的檔案退回原部門補充完善。5.審核無誤后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字蓋章，將檔案入庫保管，并更新檔案檢索系統。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度調節設備、消防設備、防蟲藥品、照明設備等。3.檔案庫房應保持清潔衛生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案保管方式1.紙質檔案應分類存放在檔案密集架上，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。2.聲像檔案應按照類別和時間順序整理，采用光盤、磁帶等載體存儲，并注明相關信息。3.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，建立電子檔案數據庫，進行分類管理，并定期進行備份，防止數據丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映灰洞水電站主要職能活動和歷史面貌的，對本企業和國家具有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。如工程前期文件、工程竣工驗收文件、重大設備采購合同、企業章程等。長期保管的檔案：凡是反映企業一般工作活動，在較長時間內對本企業工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。保管期限為16年至50年。如工程建設文件中的一般性施工文件、設備安裝調試文件、生產運行文件中的重要技術資料等。短期保管的檔案：凡是在較短時間內對本企業有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。保管期限為5年至15年。如行政管理文件中的一般性文件、臨時性工作文件等。2.檔案保管期限的劃定應嚴格按照國家有關規定和本細則執行，對保管期限有疑問的檔案，應組織相關人員進行鑒定。七、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、安全、高效的原則，確保檔案信息的安全和合法使用。2.嚴格執行檔案查閱審批制度，未經批準，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，查閱人應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應指定專人負責提供檔案，并在查閱現場進行監督。查閱人不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，借閱人應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、損壞，按時歸還檔案。3.復制：因工作需要復制檔案的，復制人應填寫檔案復制申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續。檔案管理部門應按照規定的格式和數量進行復制，并加蓋檔案復制專用章。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細登記，包括查閱（借閱、復制）日期、查閱（借閱、復制）人姓名、所在部門、查閱（借閱、復制）內容、歸還日期等信息。登記記錄應妥善保管，以備查考。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人、檔案管理人員等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應根據檔案保管期限表，對到期檔案進行逐卷審查，分析檔案的價值和保存意義。2.對于仍有利用價值的檔案，應延長其保管期限；對于確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊。（三）銷毀程序1.檔案銷毀清冊應經檔案鑒定工作小組審核，報主管領導批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.監銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀情況報告主管領導。九、檔案統計