PAGE1-2025年學校公文寫作基礎知識與學校辦公室工作指南（精華版）第一部分學校公文寫作基礎知識一、公文的概念“公文”是公務文書的簡稱，是國家機關和團體組織在行政管理過程中為處理公務而按規(guī)定格式制作的書面材料。二、公文的種類根據《國家行政機關公文處理辦法》的表述，公文的種類主要包括：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。工作計劃、工作要點、工作總結、講話稿等也是常用的公文種類。（一）命令（令）：適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員（只有省級以上人民政府有權發(fā)布）。（二）決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。決定的寫作分為首部和正文兩個部分。1.首部：包括標題和成文時間兩部分。標題：一般有兩種構成形式：一種是由發(fā)文機關、事由加文種構成；另一種是由事由加文種構成。成文時間：指發(fā)布決定的時間。在標題上方注明成文的年、月、日，或者在標題下放用括號在注明某年某月某日某會議通過字樣。正文：正文的寫作一般由三部分組成。一是開頭部分，簡要交代決定的緣由、目的、根據；二是主體部分，主要寫決定的內容，落實決定的要求和措施，要求具體、明白、層次清楚，便于有關單位執(zhí)行；三是結尾部分，用于提出希望、要求或執(zhí)行說明。有的決定需要帶附件。有附件的決定，應當于正文之后、發(fā)文機關署名之前注明附件的名稱或依據，并將附件附在主件之后。（三）公告：適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。（四）通告：適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。通告的發(fā)布者通常是國家機關中的業(yè)務（只能）部門，也可以是基層單位、群眾團體。行文關系可以是下行文也可以是平行文。1.標題：通告的標題樣式較多，如：國家行政機關以及比較大的單位一般都冠以發(fā)布單位，并體現出內容，格式為“***關于****的通告”，如：《國家教委關于維護中小學正常教學秩序的通告》、《水利電力部、公安部關于嚴禁在農村安裝電網的通告》等，這樣的標題是人一看便知通告的內容。有的標題只有發(fā)布單位，而不體現內容，如***市通告、***市公安局通告等。標題只寫“通告”兩字的情況也比較常見。2.征文：一般寫明通告的緣由、通告的事項、執(zhí)行通告事項的要求等內容。3.落款：標題有發(fā)布單位的，后面則無落款；標題沒有發(fā)布單位的，落款要注明發(fā)布單位。發(fā)布通告的時間，寫在標題之后、內容之前，也可寫在落款的后面。（五）通知：適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免和聘用干部的公文。1.標題：通常有三種形式，一是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成；二是由事由和文種構成；三是由文種“通知”作標題。2.正文：由開頭、主題和結尾三部分組成。開頭主要交代通知緣由、根據；主體說明通知事項；結尾提出執(zhí)行要求。在寫正文之前，要在標題之下、正文之上頂格寫出被通知對象的名稱，在名稱后加冒號。3.落款：寫出發(fā)文機關名稱和發(fā)文時間。如已在標題中寫了機關名稱和時間，這里也可以省略不寫。（六）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者重要情況所下發(fā)的一種下行文。1.標題：有規(guī)范的完整標題。也有不完整的、由事由加文種的標題，如《關于糾正省政府機關建房分房中不正之風的情況通報》。有時也可以只寫“通報”二字。2.主送單位：一般通報都有主送單位，少數普法性通報可以不寫此項。3.正文：一般由四部分構成，一是引言部分，主要是概括通報的內容、性質、作用和要求。二是實事部分，表揚性通報先寫先進事跡；批評性通報寫錯誤事實。寫作時應注意的問題是：既要把主要事實寫清楚，又要寫得概括精煉。三是分析及處理部分。對先進事跡的先進性或錯誤事實的本質，進行恰如其分的分析；有的還寫出先進事跡或范錯誤的原因，并且提出處理意見。表揚性通報寫出給予精神或物質獎勵的決定，批評性通報寫出處分決定。四是號召或者要求部分。根據通報的精神要求如何去做，或者號召為實現什么目標而奮斗。4.結尾：此處寫發(fā)文單位和日期。如果發(fā)文單位在標題前已加上去，此處可以只寫日期。下發(fā)或張貼的通報要加蓋公章。（七）議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。（八）報告：是下級向上級機關匯報工作，反映情況、提出建議、回答上級機關詢問的上行公文。報告由標題、主送機關、正文、落款和日期等部分構成。1.標題：報告的標題，通常只是寫事由和文種。也有標題包括發(fā)文機關、事由和文種三部分。有的報告內容緊急，則在標題中的“報告”前冠以“緊急”字樣。2.主送機關：在標題下正文前頂格書寫受文對象，一般是上級機關或業(yè)務主管部門。3.各種報告的正文寫法有所不同，但一般都由報告目的、報告內容和結尾三部分組成。開頭說明報告（九）請示：適用于向上級機關請求指示、批準。（十）批復：適用于答復下級機關的請示事項。（十一）意見：是上級領導機關或主管部門針對當前即將進行的主要工作和亟待解決的重大問題，提出原則性的要求和具體的處理辦法，并直接發(fā)至下級機關或轉發(fā)到有關部門遵照執(zhí)行的一種具有指示作用的公文。1.標題：通常有兩種形式構成：（1）發(fā)文機關+事由+文種。（2）事由+文種。2.主送機關：主送機關已標注在批轉通知中，不再標注主送機關。如直接下發(fā)的意見，要標注主送機關。3.開頭：講明針對的問題，布置工作的意義和重要性，提出意見的目的和依據。4.主體：包括明確工作任務，提出原則性要求或措施、處理辦法或步驟等。5.結尾：篇幅較長的意見通常以提出號召、希望、督查要求為結尾。局部性意見大多沒有專設的結尾，而是自然結束正文。6.落款：至發(fā)行意見，一般都在文后署名和標注成文日期。轉發(fā)性意見，通常不在文后落款，而將發(fā)文機關名置于標題之下。（十二）函：適用于不相隸屬機關和平行機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。函的特點是不受公文規(guī)定的嚴格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標題，因此用起來極為簡便。（十三）會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。三、學校常用的公文種類決定、公告、通告、通報、報告、請示、意見、函、會議紀要、工作計劃要點、講話稿、工作總結四、公文的結構與格式（一）公文的結構公文的結構一般包括：文件版頭、發(fā)文字號、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關（或機關用章）、成文日期、版記、附件、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。1.文件版頭。正式公文一般都有版頭，由發(fā)文機關標識和紅色反線兩部分組成。發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，如“環(huán)江毛南族自治縣教育局文件”、“中共環(huán)江毛南族自治縣教育工作委員會文件”；對一些特定的公文（如“函”）可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識為紅色標識，紅色反線位于發(fā)文機關標識下方，線長與版心的寬度相同（156mm）。黨的機關在紅色反線中加一五角星襯托。2.發(fā)文字號。一般包括機關代字、年號、順序號。發(fā)文字號中的數字用阿拉伯數字。如：“環(huán)政發(fā)〔2011〕5號”，代表的是環(huán)江毛南族自治縣人民政府2011年第5號發(fā)文。“環(huán)政”是環(huán)江毛南族自治縣人民政府的代字，“〔2011〕”是年號，（年號要使用六角括號“〔〕”，不能用方括號“[]”），“5號”是發(fā)文順序號。發(fā)文順序號不能放“第”字，如不能寫為“第5號”，順序號不留虛位，即不能寫成“05號”或“005號”。幾個機關聯合發(fā)文的，只注明主辦機關的發(fā)文字號。3.標題。公文標題由發(fā)文機關、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題“三要素”。如：《環(huán)江毛南族自治縣人民政府關于表彰2010年優(yōu)秀教師、先進教育工作者和優(yōu)秀班主任的決定》這一文件標題中，“環(huán)江毛南族自治縣人民政府”是發(fā)文機關，“關于表彰2010年優(yōu)秀教師、先進教育工作者和優(yōu)秀班主任”是發(fā)文事由，“決定”是公文種類。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容。公文標題的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。4.主送機關。上級機關對下級機關發(fā)出的公文，其下屬機關就是發(fā)文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，其上級機關就是發(fā)文的主送機關。報告或請示一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可采用抄報形式。主送機關一般寫在標題之下、正文之前、左側頂格寫。多個主送機關之間用逗號隔開，同一個主送機關的多個部門用頓號隔開，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。5.正文。就是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發(fā)文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數事。6.發(fā)文機關。寫在正文的下面偏右處（比正文右邊低5個字符），又稱落款。發(fā)文機關一般要寫全稱。7.成文日期。公文必須注明成文日期。成文日期位于公文的末尾、發(fā)文機關名稱的下面，發(fā)文日期中的數字一般用阿拉伯數字標注。成文日期必須寫全稱，以免日后考察時間發(fā)生困難。8.版記。位于正文后面、文件末頁的最后一行，由抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期和橫線、印制份數（或發(fā)文方式）等內容組成。9.附件。是指附屬于正文的文字材料，一般作為正文的補充說明或參考材料。公文如有附件，應當在正文之后、發(fā)文機關之前空一行左空2字注明。10.機密等級。縣級以上黨政機關可以印發(fā)含有機密等級的公文。機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發(fā)文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定，并據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文首頁的左上角醒目處。機密公文還要按份數編上號碼，印在文件密級的上方，以便查對、清退。11.緊急程度。這是對公文送達和辦理時限的要求，分為“特提”（要求1天內辦結）、“特急”（要求3天內辦結）、“加急”（要求5天內辦結）、“平急”（要求10天內辦結）幾種。緊急程度的標明，通常也是放在公文首頁的左上角的明顯處。12.閱讀范圍。根據工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發(fā)至縣團級）”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。（二）公文用紙1.公文用紙的質量要求公文用紙一般使用紙張定量為60g／m2一80g／m2的膠版印刷紙或復印紙（保證質量），紙張白度為85％一90％（防止反光、晃眼），橫向耐折度≥15次（便于傳閱和保存），不透明度≥85％（防止正反兩面所印的文字相互洇透），pH值為7．5—9．5（便于長期保存）。2.公文用紙的幅面要求公文用紙為A4型紙（幅面尺寸為：210mm×297mm）。（三）公文的格式（以A4型紙為例）1.公文頁邊與版心尺寸天頭(上白邊)為：37mm±lmm訂口(左白邊)為：28mm±1mm版心為：156mm×225mm(不含頁碼)（每行28個3號字，每頁22行）2.公文的版面分為版頭、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱版頭（也稱眉首）；置于紅色反線(不含)以下至版記(不含)之間的各要素統稱主體；正文后面各要素統稱版記。3.公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。公文在一般情況下，除了發(fā)文機關標識、眉首的反線和發(fā)文機關印章為紅色外，其余部分均為黑色。4.公文排版及裝訂規(guī)格（1）發(fā)文機關標識。發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字（也有用大標宋體的），用紅色標識。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm×15mm(高×寬)。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。（2）發(fā)文字號。發(fā)文字號位于發(fā)文機關標識下空2行處，用3號仿宋字，居中排布。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。（3）公文標題。公文標題位于紅色反線下空2行處，用2號小標宋字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文標題盡量不使用標點符號。除法律法規(guī)以及書名外，不使用書名號。（4）正文。正文用3號仿宋字，文中如有小標題可用3號小標宋字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字（頁面上、下、左、右的邊距分別為3.7厘米、2.5厘米、2.8厘米、2.5厘米，行間距為1.45）。（5）附件。公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。公文正文中的一些內容，如圖表、名單、規(guī)定等，應作為附件單獨表述。（6）落款、成文日期與蓋章。單一機關發(fā)文，落款處(即成文日期之上)可不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。成文日期的橫向距離是右空4字；縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標準是印章加蓋在成文日期上，上距正文l行之內，也就是不到l行的空白。這是為了防止變造公文，因為如果空白過大，就容易被人私自加入其他內容，即“變造”公文。公文的成文日期中的數字一般用阿拉伯數字。蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一頁，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。具體的調整方法是：當正文之后的空白只有一兩行時，可以加寬行距，至少將一行文字移到下一頁；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。這樣，使印章與正文務必同處一頁，不留任何空白，堵上私加公文也就是變造公文的漏洞。（7）版記。版記一般包含上下橫線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、印制份數等要素，版記文字為4號仿宋字。公文如有抄送機關，放在版記上下橫線內第1行，左右各空1字。“抄送”二字后用全角冒號，抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至版記內，應先放主送機關，后放抄送機關，標識方法同抄送機關一致。印發(fā)機關位于抄送機關之下，占1行位置，左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。印制份數位于印發(fā)日期下1行，加（），右空1字。版記的位置。版記應置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。如果公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁標識版記。如果公文有附件，版記應置于該附件最后的空白處。如果附件是被轉發(fā)的文件，該文件后面也有版記，此時被轉發(fā)文件的版記不能代替轉發(fā)文件的版記，轉發(fā)文件還應標識自己的版記。（8）裝訂。公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。五、公文寫作的基本要求不同種類的公文，有不同的具體要求和寫作方法，但是，不論哪一種類的公文，都必須做到以下幾點：（一）要符合黨和國家的方針政策、法律法令和上級機關的有關規(guī)定。（二）要符合客觀實際，符合工作規(guī)律。（三）公文的撰寫和修改必須及時、迅速，反對拖拉、積壓。（四）詞章必須準確、嚴密、鮮明、生動。1.條理要清楚。公文內容要有主有次，層次分明，中心突出，一目了然。內容多的公文要分條陳述，先主后次，主要的內容細寫，次要的內容略寫。敘述要層次分明，先總體后具體，先目的后做法，先原因后結果，先現象后本質，先事由后請求。2.文字要精煉，篇幅要簡短。（1）慎用“的”和“了”。例句：①高舉中國特色社會主義（的）偉大旗幟,是集我國社會主義建設58年的歷史經驗、特別是改革開放29年的基本經驗而得出的必然結論。②以改革創(chuàng)新（的）精神全面推進黨的建設（的）新的偉大工程。③校舍安全工程項目的實施，使我縣項目學校的基礎設施建設得到（了）進一步加強，危房校舍基本排除，學校教學環(huán)境及師生生活、學習環(huán)境得到（了）較大改善。④學校環(huán)境更整潔了，草木更綠了，校園更美了，文化氛圍更濃了，常規(guī)管理工作出現（了）新的飛躍。（2）準確概括，言簡意賅。（3）避免語意重復。例句：①現如今，我校辦學條件極大改善，辦學質量日益提高。“現”和“如今”語意重復。②全體教職工創(chuàng)造條件，迎難而上，全面圓滿地完成了工作任務。“全面”和“圓滿”語意重復。（4）避免不必要的用詞重復例句：對于未按標準交費的同志，要由其所在單位的領導進行批評教育，并責令其進行補交。兩個“進行”屬不必要的重復，后一個可改為“予以”。3.遣詞用句要準確。公文要講究提法、分寸，措詞用語要準確地反映客觀實際，做到文如其事，恰如其分。切忌感情沖動，使用過頭的語言。例句：①經反復核查證明，張某、李某曾在1987年9月間收受過××公司的巨額賄款（每人分別收受現金50000元），已構成受賄罪。案發(fā)后，二人還與××公司業(yè)務員××訂立攻守同盟，妄圖掩蓋過錯。本句中的“過錯”一詞用語輕了，應為“罪行”。②蘇聯十月革命以后，世界形勢發(fā)生了巨大的變化。本句說法不合實際，俄國發(fā)生過十月革命，革命后才產生了蘇聯。③據了解，各地對××問題反映很強烈，請注意清理這些流言，并及時報告我局政策研究室。本句中的“流言”是貶意詞，屬誤用。應為中性詞，可改為“言論”。4.論理要合符邏輯。公文的觀點要明確，概念要準確，切忌模棱兩可，含糊其詞，產生歧義，耽誤工作。例句：①這個地區(qū)氣候宜人，除氣溫偏低外很適合發(fā)展水產養(yǎng)殖業(yè)。（自相矛盾）②由于我們沒有建立健全安全保衛(wèi)制度，結果給慣偷、流氓和壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的可趁之機。（種概念與屬概念并列，違背了本來的包含關系，慣偷、流氓無不是壞人）③衡量一個企業(yè)是否經營得好，要從這樣一些方面考察：第一，人盡其才；第二，有正確的經營方針；第三，有強有力的領導班子。（前后不對應，前面講“是否”后面則只講了“是”而沒講“否”）④剛從大城市來到這荒僻的山區(qū)工作的確會有些不習慣，但這種不習慣實在只是個時間問題。（這里的“時間問題”語義含混，應直接講“但這種不習慣是暫時的。”）⑤1986年9月8日A先生和D先生的法律顧問曾來過出事現場。（有歧意）5.句子成分要搭配得當。以下幾個例句是搭配不當的典型，在公文寫作中應注意避免出現類似語法錯誤。“認真讀書、刻苦鉆研的風氣已蔚然成風。”（主謂不搭配）“在這個車間里，勤儉節(jié)約的精神日益濃厚。”（主謂搭配不當）“這項主體工程也是本省化工行業(yè)中最大最先進的一項節(jié)能措施。”（主賓不搭配）“隨著我校辦學規(guī)模的逐步擴大，在校生人數的逐年增加，我校的教師數量和質量也應當作相應調整。”（動賓不搭配）“這場技術競賽是在酷熱的氣溫中進行的。”（定語與名詞中心語不搭配）6.句子成分要完整。不能漏掉或隱去語句中必須有的成分，否則將出現成分殘缺的語法錯誤。例句：“從這份文件里，使全廠干部了解到開展政治思想工作的重要性。（因濫用了“使”，造成缺主語）“這個班組的工人普遍有健康的情趣，大家在業(yè)余時間里從不屑于那些烏七八糟的小報。（“不屑于”后缺謂語“看”）“目前，××市正在開展整頓交通秩序。”（遺漏賓語“活動”）“我們必須排除種種因素，在第一季度建成東方貿易大廈。”（“因素”前缺定語“不利”）“這是一支過得硬的隊伍，他們每建造一座發(fā)電站，力求全優(yōu)，不留任何質量隱患。（“力求全優(yōu)”前缺狀語“都”因而不能同“每”相呼應）7.語序安排要妥當。語序指詞語組合的次序。它既反映了一定的語言習慣，又反映了事物間的邏輯關系。語序有時可以決定語義，變更語序后語義會產生很大的變化，有時語序變更后雖不改變語義但卻可改變語言的表達效果。因此，無論從語法的、邏輯的，還是修辭的角度看，語序的正確安排都是重要的。以下幾個例句都存在語序不當問題：“黨的紀律處分有五種：嚴重警告、警告、撤銷黨內職務和向黨外組織建議撤銷黨外職務、開除黨籍、留黨察看。”（輕重混亂，應按由輕遞重的順序陳述）“這是一份很好的材料，它能催人奮進，促人猛醒，引人深思。”（不符合由淺入深、由此及彼、由表及里的認識順序）“我們在野外作業(yè)中迷了路，分不清西東北南。”（“西東北南”不符合語言習慣，應為“東西南北”）“這樣的活動樂于使廣大農民群眾接受。”（“樂于”應移至“接受”之前）“我院已于9月30日召開了表彰先進個人先進集體大會，××院長和其他學院的領導同志出席了這次會議。（“其他”應移至“學院的”之后，否則將有歧義產生）“5月3日，我們訪問了參加過“五四”運動的當年的愛國老人。“（應將“當年”移至“參加”之前）我們一些學校報上來的請示材料中，語無輪次，表述混亂的情況更為糟糕。例：根據自治縣常委2009年3月《會議紀要》精神，在不撤銷縣教師進修學校的前提下，對兩校教育資源進行整合的要求，應當保留縣教師進修學校20個編制數的同時，結合自治縣機構編制委員（環(huán)編發(fā)〔2010〕37號）文件批復的教職工編制數49個作為縣職業(yè)教育中心的總實名編制數，即69個，才更符合當前我校教師的實際配備，……如何修改？6.不要隨便生造一些難解其意的縮略語，對涉及一些平時用簡稱的單位應使用全稱。要多用書面語，少用或不用口頭語。要正確使用正式列入現代漢語書面詞匯體系中的規(guī)范詞語，力戒生造或使用不規(guī)范的詞語，特別是不規(guī)范的簡稱、方言土語，以及隨意改變成語的結構形式等。7.公文語言既生動又平實，講究文采，但不抒發(fā)感情。8.公文中的數量和年份一般應用阿拉伯數字表示。序號、成語及專用語除外。例句：①全縣現有小學290所，其中村完小在以上學校153所，教學點137個,小學在校生25900多人；普通初級中學18所，初中在校生13300多人；……②2005年10月、2007年6月，我縣“兩基”工作分別通過了自治區(qū)級和國家級評估驗收。2006年11月，我縣“普實”工作也通過了自治區(qū)級評估驗收。（五）正確使用標點符號和序號。1.公文中經常出錯的標點符號（1）發(fā)文字號中的括號公文發(fā)文字號中，年份外的括號應用六角括號“〔〕”而不是用圓括號“（）”或方括號“[]”如：環(huán)教字（2011）20號（錯誤）環(huán)教字[2011]20號（錯誤）環(huán)教字〔2005〕20號（正確）（2）文件正文開頭“為了……”一句后面應用逗號，而不是句號。“為了……”不管有多長，它都只是一句話的狀語，故不能用句號。例句（摘于《環(huán)江毛南族自治縣城鎮(zhèn)化建設工作方案》評選活動工作方案）：為認真貫徹落實自治區(qū)黨委、自治縣人民政府《關于加快推進我區(qū)城鎮(zhèn)化跨越發(fā)展的決定》（桂發(fā)〔2010〕33號）及相關配套文件精神，進一步提高我縣城鎮(zhèn)規(guī)劃、建設和管理水平，加快推進城鎮(zhèn)化進程，縣委、縣人民政府定于2011年8月19日至21日舉辦《環(huán)江毛南族自治縣城鎮(zhèn)化工作方案》評選活動，為確保此項活動順利實施，特制定如下工作方案。以上一句話中，“為”字一直管到“加快推進城鎮(zhèn)化進程”這個地方，盡管很長，但“加快推進城鎮(zhèn)化進程”后面只能放逗號，不能放句號，因為這句話一直到“舉辦……評選活動”處才結束。“評選活動”后面應放句號。2.“一逗到底，最后句號”現象。一些學校的公文經常出現以上現象，一段話不管有多長，往往是前面每一句都用逗號，只有最后一句用句號。這是語意層次不清、思維不嚴密的表現。標點符號的一般用法是：一句話中間停頓要用逗號“，”，幾個用逗號的句子集中停頓要用分號“；”，一句說完要用句號“。”，并列的詞語間要用頓號“、”。3.文字材料中序號標點的正確使用。（1）“第一”、“第二”，“首先”、“其次”等后面應用逗號。（2）“一”、“二”、“三”等后面應用頓號。（3）“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”等后面應用齊線墨點（．）。（4）序號如加括號，如（一）、（二）、（三）和（1）、（2）、（3）等后面不加標點符號。4.文中的層次序號的用法第一層：一、二、三（后邊加頓號，也可用空一個空格代替）第二層：（一）（二）（三）（括號后邊不再用頓號）第三層：1.2.3.（后邊用齊線圓點而不用頓號）第四層：（1）（2）（3）（括號后邊不再用頓號）第五層：①②③（括號后邊不再用頓號）（文章引文標注也可用［1］［2］［3］或（1）（2）（3）（五）要符合保密制度的要求。（六）各種稱謂、職務要表述正確。六、學校常用公文寫作指導（一）報告1.報告的特點報告屬陳述性公文，用于向領導機關反饋本機關的工作信息，總結經驗教訓，提出意見與建議，為領導機關制定決策和指導工作提供依據。報告的主要特點是：（1）報告是下級機關向上級機關反饋信息、溝通上下機關縱向聯系的一種重要形式。（2）報告一般制發(fā)于工作任務完成或問題解決之后，不要求批復，因此，報告與請示不能結合使用，在報告中不得夾帶請求事項。（3）報告以敘述為主要表達方式，概括地敘述工作的進程、成績、有關動態(tài)與經驗教訓以及建議。即使是先要闡明觀點和論證道理時，也必須在敘述事實的基礎上，做到敘議結合。2.工作報告的結構工作報告即用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見與建議的報告。可分為綜合性工作報告與專題性報告。工作報告的結構包括：（1）標題。寫明制發(fā)機關名稱、針對時間或事由、文種。（2）主送機關。（3）正文。一般寫明下述四部分：工作進程、成績；工作措施與經驗（體會）；工作中的缺點與不足；今后工作安排。其中重點是前兩部分，最后以“特此報告”結尾。（4）制發(fā)機關名稱與成文日期。（二）請示1.請示的特點請示屬于下級機關向上級領導機關請求指示或批準的呈請性公文，其主要特點是：（1）使用范圍廣泛。各機關對自己無權或無法決定與處理的問題，均應制發(fā)請示公文，向上級機關請求指示或批準。（2）請示是屬于要求領導機關予以回復的公文，具有強制回復的性質。接受請示的機關應對請示事項表明是否批準的態(tài)度或予以明確的指示。（3）請示的內容必須是屬于本機關職權范圍內無權或確實難以處理的問題與事項，不能超越職權請示不屬本機關職權范圍的事項，也不應請示自己經過努力能夠解決也有條件解決的問題。2.請示的結構（1）標題。寫明制發(fā)機關名稱、事由與文種。（2）主送機關。（3）正文。寫明制發(fā)請示的理由、請示事項，并在結尾處概括表明請示的具體要求，如要求批準、批復或者予以指示等。（4）制發(fā)機關名稱與成文日期。3.撰寫要求（1）觀點明確，申請的理由與事項清楚具體。首先，應寫明提出請示的理由，即為什么要請示。應在說明必要性的同時，陳述解決申請事項所具備的有利條件及實現的可能性，為領導機關的批復提供有說服力的事實與根據。在闡述請示事項時，要根據本地區(qū)本單位的情況，提出執(zhí)行和辦理的具體意見，供領導機關批復時參考，在結尾處應明確提出行文的具體要求。全文應層次清楚，條理分明。（2）請示的內容，要求主題集中，一件請示就申請解決一個問題，以免由于內容復雜而拖延批復的時間。（3）應正確標注主送機關與抄送機關。一般應主送一個主管的上級機關，不要多頭主送；受雙重領導的機關在報送請示時應根據內容寫明主送機關與抄送機關，由主送機關負責答復請示事項；除領導交辦的事項外，請示不得直接報送領導者個人，也不要同時抄送下級機關。請示應按機關的隸屬關系逐級報送，在一般情況下不能越級報送請示。（4）文字表述簡明、得體。（三）通知1.通知的特點通知是機關常用公文，具有多種功能，其主要特點：一是應用廣泛，使用頻率高。通知不受內容繁簡的制約，可用于布置工作，傳達重要指示，也可用于知照一般事項。二是作者廣泛，不受機關性質與級別層次的限制。三是內容單純，行文簡便。一件通知一般只用于布置或知照一項工作與事項，在寫作的格式上也較其他領導指導性公文靈活簡便。四是具有執(zhí)行性。通知多用于下行文，要求下屬單位予以辦理或執(zhí)行。2.結構（1）標題。寫明發(fā)文機關名稱、事由與文種。如果通知內容簡單，不以正式公文格式印發(fā)，也可只寫“通知”“會議通知”“任免通知”。（2）主送機關。（3）正文。寫明制發(fā)通知的根據與目的、通知事項，通常用“特此通知”結尾。也可以在結尾處再次明確主題或作必要的說明。（4）制發(fā)機關與成文日期。3.撰寫要求（1）主題集中。每件通知要求明確說明一件事情，布置一項工作，不要試圖在一件通知中表述許多事情和達到多種目的。（2）重點突出，措施具體。通知的寫作要點在于將通知事項交代清楚，使受文者能夠正確理解并準確執(zhí)行。（3）講求時效。為了加快執(zhí)行與辦理的節(jié)奏，對于通知的撰制、傳遞都要求及時、快捷，提高效率，以免貽誤時機。4.學校常用的通知類型（1）指示性通知指示性通知亦稱布置工作的通知，主要用于：傳達上級機關的決定或指示；布置需要執(zhí)行與辦理的一般性工作或具體事項；上級主管業(yè)務部門向下級主管業(yè)務部門對口指導業(yè)務事項；布置具體工作。撰寫這種通知，要求明確闡述制發(fā)通知的政策依據、法規(guī)依據與行文目的，具體交代工作任務與執(zhí)行要求。觀點要明確，所提方法措施應切實可行。（2）發(fā)布規(guī)章制度的通知以通知的形式向所屬下級部門發(fā)布所制訂的規(guī)章制度，說明意義，提出要求以增強其權威性與執(zhí)行效用。撰寫這種通知，一般需說明印發(fā)的意義和施行的要求，或只說明后者，用以履行發(fā)布生效的程序。（3）會議通知為了保證預定的會議能夠有準備地如期召開，凡重要會議均需在會前制發(fā)通知。會議通知的繁簡程度，應視會議內容與規(guī)模決定。一般應包括以下內容：會議名稱、召開會議的根據與目的、會議時間、地點（報到的時間、地點）、與會人員、差旅費報銷辦法、與會者準備工作與注意事項、聯系單位、聯系人與聯系電話號碼等。如屬規(guī)模較大的會議。還應在通知中附上會議日程安排和與會的有關證件。會議通知的內容，要求準確、具體，無一錯漏，并必須在會前送達，留出充裕的時間，以使與會者做好充分準備。會議通知發(fā)出后，還應追蹤了解落實的情況，如是否接到通知，屆時能否準時到會等，以便發(fā)現問題及時解決，保證會議按計劃召開。（四）通報1.通報的特點通報屬普發(fā)性下行文。可分為表揚性通報、批評性通報與情況通報。通報的主要特點：一是具有教育性。通報運用具有代表性、傾向性的事例、新穎的典型經驗以及重大情況予以表揚、批評、倡導或強調，以引起人們的警覺與注意，在干部中發(fā)揮宣傳教育、啟發(fā)引導、溝通情況和交流經驗的作用。二是通過具體的事實表達作者的觀點與意圖，側重于敘事，在敘事的基礎上闡明道理。三是具有較強的時效性。通報主要用于反映新情況、新問題、新經驗、新的苗頭與趨向，因此，強調及時快捷。2.通報的結構（1）標題。寫明發(fā)文機關名稱、表彰或批評的對象與事實性質（情況）以及文種（通報）。如《××××（學校名稱）關于對×××同學見義勇為行為進行嘉獎的通報》。（2）主送機關。（3）正文。要求寫明有關表彰（批評）對象的基本情況、需要表彰或批評的事實或需要引起重視的重要情況、組織結論與予以表彰或處理的決定，同時提出通報的希望與要求。如屬情況通報，有時還要寫明針對所發(fā)生情況的對策。（4）成文日期。3.撰寫要求撰寫表彰性通報，要求將表彰對象的事跡、先進的工作經驗寫深寫細，有根有據，以便使讀者能夠從具體而生動的事實中受到教育。撰寫批評性通報，除去要求事實準確、是非清楚、觀點鮮明、分寸適宜以外，還應特別注意對于公布以后可能產生不良影響的反面事物進行概括敘述。撰寫情況通報，應寫明通報的情況（事項）、應當采取的對策和希望與要求。做到層次清楚，中心明確，文字簡要，所提對策與要求應有明確的針對性和可行性。（五）通告1.通告的特點通告用于在一定范圍內公布需要各機關、團體、企事業(yè)單位與廣大人民群眾遵守或周知的事項。通告的主要特點：一是具有知照性與約束力。通告具有知照性，主要用于公布需要人們周知的事項，但同時也具有約束力，即通告內容所及的機關與人民群眾均須認真遵守，如《關于查禁賭博的通告》《關于打擊盜掘和走私文物活動的通告》均具有強制執(zhí)行的效用。二是具有專業(yè)性。一般由專業(yè)主管部門在一定業(yè)務范圍內公布。2.通告的結構（1）標題。通常由發(fā)文機關名稱、事由、文種組成。有時也可省格事由（如河池市人民政府通告）或只標注文種（通告）。（2）正文。寫明發(fā)布通告的依據、目的、通告事項與結語三部分。結語可用于說明執(zhí)行的要求和有關事項，也可用“特此通告”結束全文。（3）發(fā)布機關名稱與成文日期。3.撰寫要求（1）通告的內容應明確具體。即將通告的目的、依據與需要遵守知曉的事項原原本本具體地交代清楚、使讀者一目了然，不生歧義。（2）一般用分條列項的形式表述，用語要求簡明易懂，有些專業(yè)性通告雖可使用一定的專業(yè)術語，但也應盡量做到方便閱讀與理解。（3）通告屬正式公文，應注意維護其嚴肅性，有些可用“啟事”等應用文公布周知的事項，如遷移、掛失、招生、更改電話號碼等，應避免使用通告。第二部分學校辦公室工作指導一、學校辦公室工作職責學校辦公室是學校黨委和行政的綜合辦事機構。具體負責綜合協調、督查督辦、公文處理、組織會議、信息處理、年鑒匯編、機要保密、對外聯絡、組織重要活動、綜合管理服務等工作。1.起草、審核和印發(fā)各類公文，審核各部門代擬的以學校或校領導名義發(fā)布的各類文稿；組織起草學校全局性重要材料。2.圍繞黨委和行政的中心工作，開展調查研究，為學校決策提供參考和依據。3.組織安排全校重要會議、活動和工作。4.督促落實行政的重大決策、重要工作部署和領導交辦事項。5.根據學校整體工作部署，對全校各單位、各部門工作進行綜合協調。6.負責學校公務接待和校內外的聯絡工作。7.處理機要文書，協調推動全校的保密工作。8.管理和使用學校行政印章和學校領導公用印章，監(jiān)管各單位印章的刻制和使用，開具學校介紹信。9.處理接待校內外的來信、來訪。10.參與制定學校中長期發(fā)展規(guī)劃和全局性的改革方案。11.負責學校年鑒編纂。12.負責規(guī)劃實施電子政務工作。13.完成學校黨委和行政交辦的其它工作。二、學校辦公室主任崗位職責1.在學校黨委和行政的領導下，主持學校辦公室全面工作。2.受學校領導的委托，代表學校處理對內、對外的有關事項。3.負責主持召開主任辦公會議、工作例會以及全體工作人員會議，傳達貫徹上級文件精神工作部署，研究決定安排學校辦公室的重大事項。4.擬定各級來文來電的分送處理意見，組織起草學校黨政工作報告、發(fā)展規(guī)劃、總結、計劃、決議、紀要等文件，審簽學校黨政各類文件，簽發(fā)學校辦公室文件。5.協助校領導組織好校務會及全校性會議，負責校務會議題的初審并分報主管領導審定；審簽會議紀要，督促檢查會議決議的貫徹落實。6.根據學校工作部署，綜合協調各部門、各單位開展工作。7.組織開展調查研究，搜集整理信息，積極發(fā)揮領導參謀助手作用。8.督查督辦上級部門和學校領導批示、學校的重要決定以及校領導安排事項的落實。9.協調安排學校黨政領導工作日程。10.協助校領導組織處理學校突發(fā)事件和重大事故。11.負責校內外的聯絡溝通和公務接待工作。12.負責印信管理、來信來訪、校友聯絡、機要保密、年