辦公室印章管理制度?1.目的為加強公司辦公室印章管理，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益和形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構辦公室印章的管理，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、部門章等各類印章。3.印章管理原則印章管理遵循"誰使用、誰負責"的原則，嚴格審批流程，確保印章使用合法合規、用途明確、登記清晰。二、印章的種類及用途1.公司公章用于公司對外的正式文件、信函、合同、協議、報表等的簽署，代表公司的法人意志，具有最高的法律效力。2.法定代表人章用于公司重要文件、合同等的法定代表人簽署，與公司公章配合使用，增強文件的法律效力。3.合同專用章專門用于公司簽訂各類經濟合同，明確合同簽訂的主體為公司，保障合同的合法性和有效性。4.財務專用章用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務相關業務，是公司財務管理的重要印鑒。5.部門章由各部門根據工作需要申請刻制，用于部門內部文件、通知、報表等的簽署，代表部門行使一定的管理職能。三、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司因工作需要刻制印章，由申請部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規格等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司辦公室審核。辦公室審核通過后，報公司領導審批。領導審批同意后，由辦公室統一安排刻制。印章刻制必須選擇具有資質的正規印章制作單位，確保印章質量和安全性。2.印章啟用新刻制的印章啟用前，辦公室應填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、使用范圍等信息，并附印章印模。經公司領導審批后，由辦公室發布印章啟用通知，明確印章的啟用時間、使用范圍和管理要求。印章啟用后，原印章如有停用、作廢等情況，辦公室應及時辦理相關手續，并按規定進行封存或銷毀。四、印章的保管1.保管原則各類印章應指定專人保管，保管人員必須具備高度的責任心和保密意識，確保印章安全。印章保管人員不得將印章轉借他人使用，不得在空白紙張、文件上加蓋印章。因工作需要臨時交接印章時，應辦理交接手續，明確交接雙方的責任。2.保管人員職責負責印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章丟失、被盜或損壞。嚴格按照印章使用審批流程辦理印章使用手續，對不符合規定的用印申請有權拒絕。定期對印章使用情況進行登記和統計，及時向辦公室負責人匯報印章使用情況。發現印章存在問題或異常情況時，應及時向辦公室負責人報告，并采取相應的措施。3.保管地點公司公章、法定代表人章、合同專用章等重要印章應存放在保險柜中，實行雙人保管制度，鑰匙分別由兩人掌管。財務專用章由財務部門指定專人保管，存放于財務保險柜中。部門章由各部門指定專人保管，存放于部門辦公室的安全地點。五、印章的使用1.使用流程用印部門填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、份數、用途等信息，并經部門負責人簽字確認。根據用印事項的性質和審批權限，報公司領導或相關部門審批。審批通過后，申請表交印章保管人員。印章保管人員對申請表進行審核，確認審批手續齊全、用印內容合法合規后，在用印登記簿上進行登記，并在用印位置加蓋印章。用印完成后，印章保管人員將申請表存檔，并妥善保管用印文件。2.審批權限公司公章、法定代表人章、合同專用章的使用，涉及公司重大事項、對外合同協議等，需經公司總經理審批。財務專用章的使用，按照公司財務管理制度執行，涉及資金收付、票據開具等重要財務業務，需經財務負責人審批。部門章的使用，由各部門負責人審批，涉及部門重要文件、對外聯絡等事項，需報分管領導審批。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要使用印章，但無法及時辦理審批手續時，用印部門應電話請示相關領導同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續。對于涉及金額較大、風險較高的合同協議等文件，在使用印章前，法律部門應進行審核，確保文件合法合規。六、印章的停用與銷毀1.停用條件公司名稱變更、機構調整等原因導致印章不再使用。印章損壞、遺失或被盜。因其他原因需要停用印章。2.停用程序印章保管人員發現印章需要停用時，應及時填寫《印章停用申請表》，注明停用原因、停用日期等信息，并報辦公室審核。辦公室審核通過后，報公司領導審批。領導審批同意后，發布印章停用通知，明確印章停用時間和后續處理要求。3.銷毀程序對于停用的印章，由辦公室統一組織銷毀。銷毀前，應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、數量、銷毀原因等信息，并附印章印模。經公司領導審批后，由辦公室會同相關部門共同進行印章銷毀。銷毀過程應進行現場監督，并拍照或錄像留存。印章銷毀后，辦公室應在《印章銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并將申請表存檔。七、印章使用登記與檔案管理1.使用登記印章保管人員應建立印章使用登記簿，對每一次印章使用情況進行詳細登記，包括用印日期、用印部門、用印事項、文件名稱、份數、審批人等信息。登記應及時、準確、完整，不得遺漏或涂改。登記完畢后，應將登記簿妥善保管，以備查閱。2.檔案管理辦公室應建立印章管理檔案，將印章刻制申請表、啟用申請表、停用申請表、銷毀申請表、用印登記簿等相關文件資料進行歸檔保存。印章管理檔案應按照檔案管理規定進行分類、編號、裝訂，便于查閱和管理。檔案保管期限按照公司檔案管理制度執行。八、監督與檢查1.內部監督公司辦公室負責對印章管理情況進行定期檢查，檢查內容包括印章保管是否安全、使用審批流程是否規范、登記記錄是否完整等。對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反印章管理制度的行為，視情節輕重給予相應的處罰。2.外部審計公司財務部門和審計部門應定期對印章使用情況進行審計，檢查印章使用是否符合規定，是否存在違規用印導致公司利益受損的情況。審計部門應將審計結果及時反饋給公司領導，并提出改進建議。對發現的違規問題，應依法依規進