檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理指南目 次前言 II范圍 1規(guī)范性引用文件 1術(shù)語和定義 1總則 1歸檔范圍 2管理 3應(yīng)用 4維護(hù)與改進(jìn) 4保管與處置 4附錄A（資料性）儀器設(shè)備檔案目錄 5參考文獻(xiàn) 6I檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理指南范圍本文件適用檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案的管理。規(guī)范性引用文件（包括所有的修改單適用于本文件。GB/T18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范RB/T214—2107 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求CNAS-CL01：2018 檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1儀器設(shè)備檔案從事檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)的機(jī)構(gòu)在與檢驗(yàn)相關(guān)的儀器設(shè)備購(gòu)置、調(diào)試、驗(yàn)收、運(yùn)行、檢定/校準(zhǔn)、維護(hù)保養(yǎng)、維修、改造、報(bào)廢/返還等動(dòng)態(tài)、持續(xù)管理全過程中形成的具有使用和保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等形式的文件材料。總則檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)宜明確儀器設(shè)備檔案全程化和集中化管理的職能部門。負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的部門宜指定專人進(jìn)行檔案的管理工作。負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案管理的工作人員熟有條件的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)宜建立儀器設(shè)備檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。其管理規(guī)范宜滿GB/T18894的要求。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)確保儀器設(shè)備檔案全面、完整、客觀、真實(shí)、可用是至關(guān)重要的。歸檔范圍、管理、利用與服務(wù)、維護(hù)與改進(jìn)、保管與處置是檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理的關(guān)5章～9章。15RB/T214—2017和/CNAS-CL01：2018的要求是十分必要的。A4歸檔范圍購(gòu)置和租賃階段購(gòu)置階段宜考慮以下內(nèi)容：——購(gòu)置申請(qǐng)書；——可行性分析材料；技術(shù)論證材料；——購(gòu)置合同。租賃階段宜考慮以下內(nèi)容：——租賃技術(shù)論證材料；——租賃合規(guī)性分析材料；——租賃合同等。驗(yàn)收調(diào)試階段開箱驗(yàn)收階段宜考慮以下內(nèi)容：——到貨通知書、提貨單、進(jìn)口儀器設(shè)備報(bào)關(guān)單、發(fā)票單據(jù)及運(yùn)單等相關(guān)資料；——裝箱單；——質(zhì)量檢驗(yàn)證書或合格證；——使用操作說明書（外文說明書需有其操作部分的中文翻譯）；——保修單；——光盤等電子信息載體類；——檢測(cè)設(shè)備的相關(guān)結(jié)構(gòu)原理圖及線路圖、維修保養(yǎng)信息資料；——設(shè)備基礎(chǔ)施工圖、安裝條件要求文件等。技術(shù)驗(yàn)收階段宜考慮以下內(nèi)容：——安裝調(diào)試記錄；——準(zhǔn)確度、量程、精密度及穩(wěn)定性等技術(shù)性能方面的試驗(yàn)記錄；——首次檢定/校準(zhǔn)證書；——首次檢定/校準(zhǔn)結(jié)果確認(rèn)記錄；——軟件確認(rèn)記錄、版本號(hào)等。運(yùn)行/使用階段運(yùn)行階段宜考慮以下內(nèi)容：——運(yùn)行/使用記錄；——外部現(xiàn)場(chǎng)使用核查記錄；——運(yùn)行環(huán)境監(jiān)控記錄；——操作規(guī)程；——軟件運(yùn)行日志、升級(jí)日志等。檢定/校準(zhǔn)階段宜考慮以下內(nèi)容：2——檢定/校準(zhǔn)證書；——檢定/校準(zhǔn)結(jié)果確認(rèn)記錄；——修正信息使用記錄；——期間核查計(jì)劃、方案及記錄等。維護(hù)保養(yǎng)階段宜考慮以下內(nèi)容：——維護(hù)保養(yǎng)作業(yè)指導(dǎo)書；——維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、記錄等。維修、改造階段宜考慮以下內(nèi)容：——故障、維修記錄；——降級(jí)處理分析報(bào)告、審批記錄、改造驗(yàn)收記錄；——升級(jí)改造分析報(bào)告、審批記錄、改造驗(yàn)收記錄等。搬遷/移動(dòng)階段宜考慮以下內(nèi)容：——搬遷/移動(dòng)記錄；——搬遷/移動(dòng)驗(yàn)證記錄；——搬遷/移動(dòng)后重新檢定/校準(zhǔn)證書；——檢定/校準(zhǔn)結(jié)果確認(rèn)記錄；——修正信息使用記錄等。內(nèi)部流轉(zhuǎn)階段宜考慮以下內(nèi)容：——內(nèi)部流轉(zhuǎn)交接單；——驗(yàn)收確認(rèn)記錄等。報(bào)廢/返還階段報(bào)廢階段宜考慮以下內(nèi)容：——報(bào)廢申請(qǐng)書；——報(bào)廢審批資料；——報(bào)廢轉(zhuǎn)交單；——返還證明等。管理收集55.1中涉及到的資料。5.2中涉及到的資料。儀器設(shè)備儀器設(shè)備運(yùn)行使用過程中生成的運(yùn)行記錄、運(yùn)行環(huán)境監(jiān)控記錄、維修記錄、改造記錄、維護(hù)保5.3收到檢定/校準(zhǔn)證書后，儀器設(shè)備檔案管理人員宜保留檢定/校準(zhǔn)證書原件，將復(fù)印件交給儀器3設(shè)備操作使用人員使用。設(shè)備搬遷/移動(dòng)前，儀器設(shè)備檔案管理人員宜清點(diǎn)儀器設(shè)備檔案。搬遷/移動(dòng)完成后，儀器設(shè)備5.3e)中相關(guān)的材料。5.4中的相關(guān)資料交給儀器設(shè)備檔案管理人員。整理與歸檔儀器設(shè)備檔案宜集中管理、分類整理歸檔、專柜保管。儀器設(shè)備檔案宜按照一機(jī)一檔的原則進(jìn)行整理并歸檔。同類型的多個(gè)小型儀器設(shè)備如鋼卷尺、溫度計(jì)等，宜分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一集中管理。儀器設(shè)備檔案材料宜進(jìn)行分類，依據(jù)檔案材料形成的時(shí)間、材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排列，做A進(jìn)行分類。購(gòu)置、租賃以及驗(yàn)收階段中批量生成的資料宜進(jìn)行一次性收納整理入檔。其余資料宜實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)整理歸檔。儀器設(shè)備完成報(bào)廢/返還程序后，其檔案宜專柜保管。應(yīng)用儀器設(shè)備檔案的應(yīng)用遵守資質(zhì)認(rèn)定和實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可相關(guān)保密原則是至關(guān)重要的。借閱、歸還時(shí)宜履行登記手續(xù)。資質(zhì)認(rèn)定管理部門和中國(guó)合格評(píng)定國(guó)家認(rèn)可委員評(píng)審組開展現(xiàn)場(chǎng)或遠(yuǎn)程評(píng)審時(shí)，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)宜按照評(píng)審專家的要求，提供相關(guān)儀器設(shè)備的檔案。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)按策劃的周期開展內(nèi)部審核和管理評(píng)審時(shí)，關(guān)注儀器設(shè)備檔案的管理情況是至關(guān)重要的。/當(dāng)結(jié)果出現(xiàn)不滿意或有疑問時(shí)，查閱所涉及到的儀器設(shè)備檔案中相關(guān)技術(shù)數(shù)據(jù)，分析不滿意或疑問的原因是十分必要的。維護(hù)與改進(jìn)保管與處置/或?qū)嶒?yàn)室認(rèn)可6年。當(dāng)儀器設(shè)備檔案滿足保管周期后銷毀時(shí)，宜參照國(guó)家關(guān)于檔案銷毀的相關(guān)規(guī)定和程序執(zhí)行。4附錄 A（資料性）儀器設(shè)備檔案目錄儀器設(shè)備檔案目錄格式見表A.1儀器設(shè)備檔案目錄。表A.1儀器設(shè)備檔案目錄儀器設(shè)備名稱： 儀器設(shè)備編號(hào)：序號(hào)相關(guān)資料數(shù)量備注1儀器設(shè)備檔案（履歷）卡□2購(gòu)置申請(qǐng)書□技術(shù)論證材料□購(gòu)置批準(zhǔn)書□購(gòu)置合同□提貨單□進(jìn)口儀器設(shè)備的報(bào)關(guān)單□發(fā)票單據(jù)及運(yùn)單等相關(guān)資料□3儀器設(shè)備租賃技術(shù)論證材料□租賃合同□4流轉(zhuǎn)交接單□5安裝驗(yàn)收調(diào)試記錄□6產(chǎn)品說明書□產(chǎn)品合格證□裝箱單□7操作規(guī)程