檔案管理制度?1.目的為了加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報告、報表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。對檔案進行鑒定和銷毀，定期對檔案進行清查和盤點。開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司決策提供參考依據(jù)。負責(zé)對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.各部門檔案管理職責(zé)負責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、保管和移交工作。明確一名檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案管理的具體工作。按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門檔案移交公司檔案管理部門。積極配合公司檔案管理部門開展檔案管理工作，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案收集1.收集范圍公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件。公司各項管理制度、規(guī)定、辦法等文件。公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。公司內(nèi)部的會議文件、記錄、紀要等。公司的工作計劃、總結(jié)、報告、報表等。公司的技術(shù)文件、圖紙、資料等。公司的財務(wù)文件、憑證、報表等。公司的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。公司的行政文件、信函、傳真等。公司的宣傳資料、廣告、畫冊等。公司的照片、音像資料等。其他具有保存價值的文件和資料。2.收集要求各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案收集齊全，整理規(guī)范。檔案收集應(yīng)保持文件的原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。對于重要文件和資料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，并確保兩者內(nèi)容一致。檔案收集后，應(yīng)及時移交公司檔案管理部門。四、檔案整理1.整理原則遵循文件形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分不同價值，便于保管和利用。便于檢索和統(tǒng)計。2.整理方法分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類、人事勞資類、黨群工作類等類別。編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱。上架：將整理好的檔案上架存放，便于保管和利用。五、檔案分類及編號1.行政管理類檔案分類：公司文件、會議文件、重要活動文件、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、行政事務(wù)文件、對外聯(lián)絡(luò)文件、信訪文件、印章管理文件等。編號：XZGL001、XZGL002、......2.經(jīng)營管理類檔案分類：市場調(diào)研與分析報告、營銷策劃方案、銷售合同、客戶資料、招投標文件、商務(wù)談判記錄等。編號：JYGL001、JYGL002、......3.生產(chǎn)技術(shù)類檔案分類：產(chǎn)品設(shè)計文件、工藝文件、生產(chǎn)計劃與調(diào)度文件、質(zhì)量控制文件、設(shè)備管理文件、技術(shù)改造文件等。編號：SCJS001、SCJS002、......4.財務(wù)審計類檔案分類：財務(wù)預(yù)算與決算文件、會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)文件等。編號：CWSJ001、CWSJ002、......5.人事勞資類檔案分類：員工招聘文件、勞動合同、培訓(xùn)檔案、績效考核文件、薪酬福利文件、人事任免文件等。編號：RSLZ001、RSLZ002、......6.黨群工作類檔案分類：黨組織建設(shè)文件、黨員教育與管理文件、工會工作文件、共青團工作文件等。編號：DQGZ001、DQGZ002、......六、檔案保管期限1.永久保管公司設(shè)立、變更、注銷的文件。公司年度財務(wù)決算報告。公司重要的合同、協(xié)議。公司的歷史沿革、大事記。其他具有重要保存價值的文件和資料。2.長期保管公司的規(guī)章制度、工作計劃與總結(jié)。公司的經(jīng)營管理文件、生產(chǎn)技術(shù)文件。公司的財務(wù)審計文件、人事勞資文件。公司的黨群工作文件。公司與外部單位簽訂的一般合同、協(xié)議。公司的培訓(xùn)檔案、績效考核檔案。其他需要長期保存的文件和資料。保管期限為10年至50年。3.短期保管公司一般性的行政事務(wù)文件、對外聯(lián)絡(luò)文件。公司的日常財務(wù)憑證、賬簿、報表。公司的一般性會議文件、記錄、紀要。公司的一般性宣傳資料、廣告、畫冊。其他需要短期保存的文件和資料。保管期限為1年至10年。七、檔案借閱與利用1.借閱權(quán)限公司員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到公司檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。公司中層以上管理人員借閱檔案，可直接到公司檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。外部單位因工作需要查閱公司檔案，需持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到公司檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案應(yīng)在公司檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出公司。2.借閱期限一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，需重新辦理借閱手續(xù)。重要檔案的借閱期限根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。3.借閱要求借閱人應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、偽造、撕毀、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.利用規(guī)定檔案管理人員應(yīng)積極為公司員工和外部單位提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時準確地提供檔案資料。檔案利用者應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，不得利用檔案從事違法違規(guī)活動。檔案利用者如需對檔案進行復(fù)印、摘抄等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。八、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。根據(jù)檔案的保管期限和價值，對檔案進行分類鑒定。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、綜合分析、準確判定的原則。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負責(zé)人、各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。檔案鑒定小組負責(zé)制定檔案鑒定計劃，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進行審核和批準。3.鑒定方法檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限和價值，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。對于保管期限已滿且無保存價值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后予以銷毀。對于保管期限未滿但已失去保存價值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后予以銷毀。4.銷毀程序檔案銷毀前，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組組長和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，方可進行檔案銷毀。檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案銷毀過程中，應(yīng)有檔案管理部門人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員在場監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。檔案銷毀后，《檔案銷毀清單》應(yīng)作為檔案保存，以備查考。九、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查詢和利用。確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露。2.信息化建設(shè)內(nèi)容檔案信息錄入：將公司現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化處理，錄入檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息維護：定期對檔案信息管理系統(tǒng)中的檔案信息進行更新和維護，確保檔案信息的準確性和完整性。檔案信息檢索：建立檔案信息檢索系統(tǒng)，方便用戶通過關(guān)鍵詞、分類號等方式快速查詢檔案信息。檔案信息安全管理：采取安全防護措施，確保檔案信息管理系統(tǒng)的安全運行，防止檔案信息泄露。3.信息化管理要求檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準確錄入和及時更新。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案信息安全管理制度，不得擅自泄露檔案信息。公司員工應(yīng)通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢和利用檔案信息，不得擅自復(fù)制、下載檔案信息。十、檔案安全管理1.安全防護措施檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施。檔案庫房應(yīng)安裝防火報警裝置、滅火器材等消防設(shè)備，并定期進行檢查和維護。檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保庫房內(nèi)溫濕度符合檔案保管要求。檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全防范設(shè)施，確保檔案庫房的安全。2.人員安全管理檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自離崗、脫崗。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。檔案管理人員應(yīng)掌握基本的安全知識和技能，如火災(zāi)撲救、防盜報警等。3.信息安全管理加強檔案信息安全管理，采取加密存儲、訪問控制等措施，防止檔案信息泄露。定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞。嚴格控制檔案信息的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問檔案信息。十一、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的監(jiān)