行政接待管理制度?一、總則1.目的為規范公司行政接待工作，樹立公司良好形象，加強與外界的溝通與交流，促進公司業務發展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的行政接待工作，包括但不限于來訪客戶、合作伙伴、上級領導、政府部門等的接待安排。3.原則熱情周到：以熱情友好的態度接待來訪人員，提供周到細致的服務，讓客人感受到公司的尊重和關懷。規范有序：接待工作要遵循一定的流程和規范，確保各項安排有條不紊，提高工作效率。勤儉節約：在接待過程中，要合理控制費用，杜絕鋪張浪費，做到既熱情接待又節約成本。對口接待：根據來訪人員的身份和目的，安排相應的部門或人員進行對口接待，確保接待工作的專業性和針對性。

二、接待職責分工1.行政部門負責制定和完善行政接待管理制度，并監督執行。統籌安排公司重要接待活動，協調各部門之間的工作。負責接待費用的預算編制、審核和報銷。負責接待場所的安排和布置，包括會議室、接待室等。負責接待車輛的調度和安排。負責接待禮品的采購、管理和發放。2.對口業務部門根據來訪人員的業務需求，負責接待工作的具體組織和實施。提前與來訪人員溝通，了解其行程安排、來訪目的和需求，制定詳細的接待方案，并報行政部門備案。負責與來訪人員進行業務洽談、交流和溝通，解答相關問題，提供專業的服務和支持。負責安排陪同人員，確保接待工作的順利進行。3.其他相關部門根據接待工作的需要，配合行政部門和對口業務部門做好相關工作，如提供技術支持、資料準備等。負責本部門接待工作的費用控制和報銷。

三、接待流程1.接待申請對口業務部門如需安排接待活動，應提前填寫《接待申請表》，詳細說明來訪人員的基本信息、來訪目的、行程安排、接待規格、預計費用等內容，并報部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將《接待申請表》提交至行政部門。2.接待審批行政部門收到《接待申請表》后，根據接待規格和公司相關規定進行審批。對于重要客人或大型接待活動，需報公司領導審批。審批通過后，行政部門將《接待申請表》反饋給對口業務部門，并開始著手安排接待工作。3.接待準備信息溝通：對口業務部門及時與來訪人員取得聯系，進一步確認其行程安排、特殊需求等信息，并將相關信息告知行政部門。方案制定：行政部門根據審批通過的《接待申請表》和溝通了解到的信息，制定詳細的接待方案，包括接待時間、地點、人員安排、活動內容、餐飲住宿安排、車輛調度等，并明確各部門的職責和分工。場地安排：根據接待規格和來訪人員數量，合理安排接待場所，如會議室、接待室、餐廳等，并進行相應的布置，確保環境整潔、舒適、美觀。車輛調度：根據來訪人員的行程安排，提前安排好接待車輛，并確保車輛性能良好、干凈整潔。資料準備：對口業務部門根據來訪人員的業務需求，準備好相關的資料、文件、樣品等，以便在接待過程中進行展示和交流。禮品準備：根據公司規定和接待對象的情況，準備合適的接待禮品，并確保禮品的質量和檔次符合要求。餐飲住宿安排：根據接待規格和來訪人員的飲食習慣，安排好餐飲，并提前預訂好住宿酒店，確保住宿環境舒適、安全。4.接待實施迎接引導：按照接待方案的安排，在指定時間和地點迎接來訪人員，并安排專人引導至接待場所。介紹交流：向來訪人員介紹公司的基本情況、業務范圍、發展歷程等，并安排相關人員與來訪人員進行業務洽談、交流和溝通。參觀考察：根據來訪人員的需求，安排參觀公司的生產車間、研發中心、展示廳等場所，讓來訪人員深入了解公司的實力和產品。餐飲安排：按照接待方案的要求，安排好餐飲，并注意飲食衛生和禮儀規范。住宿安排：如有需要，安排專人協助來訪人員辦理入住手續，并確保住宿安全、舒適。活動組織：根據接待方案的安排，組織開展相關的活動，如座談會、研討會、商務宴請等，增進與來訪人員的感情和合作。陪同服務：安排專人全程陪同來訪人員，及時解答疑問，提供必要的幫助和服務。5.接待總結接待活動結束后，對口業務部門負責對接待工作進行總結，填寫《接待工作總結表》，內容包括接待過程、取得的成果、存在的問題及改進措施等，并報行政部門備案。行政部門對各部門的接待工作進行檢查和評估，總結經驗教訓，不斷完善接待工作流程和制度。對于接待工作中涉及的費用，行政部門負責按照公司財務制度進行報銷和結算。

四、接待規格與標準1.接待規格高規格接待：主要適用于重要客戶、合作伙伴、上級領導、政府部門等，安排公司高層領導全程陪同，接待活動較為隆重，包括參觀公司重要場所、舉行座談會或商務宴請等。中規格接待：適用于一般客戶、合作伙伴等，安排公司中層管理人員陪同，接待活動相對簡潔，包括介紹公司情況、業務洽談、工作餐等。低規格接待：適用于一般性來訪人員，由相關業務人員或行政人員進行接待，主要是提供必要的信息和協助，接待活動較為簡單。2.接待標準住宿標準高規格接待：根據客人的身份和需求，安排入住五星級酒店或當地最好的酒店。中規格接待：安排入住四星級酒店或同等檔次的酒店。低規格接待：安排入住三星級酒店或經濟實惠型酒店。餐飲標準高規格接待：安排商務宴請，菜品豐富、檔次較高，酒水飲料選擇知名品牌，人均消費不低于[X]元。中規格接待：安排工作餐，菜品質量較好，有一定的特色，人均消費不低于[X]元。低規格接待：提供普通工作餐，人均消費不超過[X]元。交通標準高規格接待：安排專車接送，車輛使用豪華型轎車或商務車。中規格接待：根據客人數量安排合適的車輛接送，車輛使用舒適型轎車或商務車。低規格接待：根據實際情況安排車輛接送，如乘坐公共交通工具或使用普通轎車。禮品標準高規格接待：贈送高檔禮品，如名貴茶葉、高檔工藝品、知名品牌紀念品等，禮品價值不低于[X]元。中規格接待：贈送中等檔次禮品，如特色禮品、品牌文具、實用生活用品等，禮品價值不低于[X]元。低規格接待：贈送一般性禮品，如公司宣傳資料、小紀念品等，禮品價值不超過[X]元。

五、接待費用管理1.預算編制行政部門根據年度接待計劃和預計接待任務，編制接待費用預算，明確各項接待費用的支出標準和總額，并報公司領導審批。接待費用預算應包括住宿、餐飲、交通、禮品、場地布置、活動組織等方面的費用。2.費用控制接待工作要嚴格按照預算控制費用支出，不得超支。如因特殊情況需要調整預算，應提前報公司領導審批。對口業務部門在接待過程中，要合理安排接待活動，避免不必要的浪費，嚴格控制各項費用的支出。行政部門負責對接待費用的支出情況進行監督和檢查，確保費用使用合理、合規。3.報銷流程接待活動結束后，接待人員應及時整理相關票據，并填寫費用報銷單，附上《接待申請表》和《接待工作總結表》等相關資料，報部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將費用報銷單提交至行政部門進行審核。行政部門審核無誤后，報公司領導審批。公司領導審批通過后，財務部門按照公司財務制度進行報銷。

六、接待禮品管理1.禮品采購行政部門負責接待禮品的統一采購，根據接待標準和實際需求，選擇合適的禮品供應商，并簽訂采購合同。禮品采購應注重品質和檔次，同時要符合公司的文化和形象，不得采購低俗、劣質的禮品。采購禮品時，要嚴格按照公司的采購流程進行，確保采購過程的合規、透明。2.禮品保管行政部門設立專門的禮品倉庫，負責對接待禮品進行分類保管，并建立禮品臺賬，詳細記錄禮品的名稱、規格、數量、采購日期、發放情況等信息。禮品倉庫要保持通風、干燥、整潔，確保禮品不受潮、損壞或丟失。3.禮品發放根據接待方案和實際情況，行政部門負責將接待禮品發放給來訪人員，并做好發放記錄。禮品發放時，要注意禮儀規范，向來訪人員介紹禮品的特點和用途，并表達公司的祝福和感謝。

七、接待場所管理1.會議室管理行政部門負責會議室的日常管理和維護，確保會議室設施齊全、環境整潔、秩序良好。會議室使用前，使用部門應提前預約，并填寫《會議室使用申請表》，說明使用時間、會議主題、參會人數等信息，報行政部門審批。行政部門根據申請情況，合理安排會議室，并提前做好準備工作，如調試設備、擺放桌椅、準備茶水等。使用部門在會議結束后，要及時清理會議室，保持會議室整潔衛生。2.接待室管理行政部門負責接待室的布置和管理，營造舒適、溫馨的接待環境。接待室使用前，行政部門應根據接待規格和來訪人員的需求，做好相應的準備工作，如擺放鮮花、水果、飲料等。接待人員要熱情接待來訪人員，為其提供周到的服務，及時解答疑問，滿足其合理需求。接待結束后，接待人員要及時清理接待室，整理相關物品，保持接待室整潔有序。

八、接待車輛管理1.車輛調度行政部門負責接待車輛的統一調度和安排，根據來訪人員的行程和需求，合理調配車輛，確保車輛按時、準確到達指定地點。車輛調度要遵循安全、高效、節約的原則，優先使用公司自有車輛，如自有車輛無法滿足需求，可考慮租用外部車輛。行政部門應建立車輛調度臺賬，詳細記錄車輛的使用情況，包括出車時間、地點、任務、司機等信息。2.車輛維護行政部門負責對接待車輛進行定期維護和保養，確保車輛性能良好、安全可靠。司機要每天對車輛進行檢查，及時發現并排除車輛故障，確保車輛正常運行。車輛出現故障或需要維修時，司機應及時向行政部門報告，行政部門安排專人負責聯系維修廠家進行維修，并做好維修記錄。3.司機管理司機應具備良好的駕駛技能和服務意識，嚴格遵守交通規則，確保行車安全。司機要提前到達指定地點等候客人，按照規定的路線行駛，不得擅自改變行程。司機在接待過程中要熱情、禮貌，為客人提供優質的服務，如開關車門、搬運行李等。司機要保持車輛整潔衛生，定期清理車內雜物，更換座套等。

九、監督與考核1.監督檢查行政部門定期對各部門的接待工作進行監督檢查，檢查內容包括接待流程執行情況、接待規格和標準遵守情況、接待費用控制情況、接待禮品管理情況、接待場所和車輛管理情況等。對于發現的問題，行政部門及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價公司將接待工作納入各部門的績效考核體系