監理企業檔案管理制度?一、總則1.目的本制度旨在加強監理企業檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，有效發揮檔案在企業經營管理、工程監理等各項工作中的作用。2.適用范圍本制度適用于本監理企業各部門、各項目監理機構在工作中形成的各類檔案的管理。3.檔案定義本制度所指檔案是指在監理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善企業檔案管理制度，并監督執行。集中統一管理企業各類檔案，對檔案進行收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等工作。建立檔案信息檢索系統，方便檔案的查詢和利用。定期對檔案進行鑒定，提出檔案保管期限的調整意見，對已到保管期限的檔案進行處置。組織開展檔案管理培訓，提高員工檔案管理意識和技能。參與檔案的銷毀、移交等工作。2.項目監理機構職責負責本項目監理過程中形成檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。在項目結束后，及時將整理好的項目檔案移交企業檔案管理部門。配合企業檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。3.各部門職責負責本部門工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交企業檔案管理部門。協助檔案管理部門做好檔案管理相關工作，如提供檔案信息、參與檔案鑒定等。

三、檔案的收集與整理1.收集范圍工程監理合同、監理大綱、監理規劃、監理實施細則等文件。工程開工、復工報審表，施工組織設計（方案）報審表等。工程材料、構配件、設備報審表及質量證明文件。工程檢驗批、分項、分部工程質量驗收記錄。工程質量問題處理記錄，質量事故報告及處理方案。工程進度計劃、進度報表、工程暫停令、工程復工令等。工程費用支付證書、工程款支付申請表等費用文件。監理月報、監理會議紀要、專題會議紀要等。來往函件、通知、報告等文件。與工程相關的聲像、電子資料等。2.收集要求項目監理機構及各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整收集。收集的檔案應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備。對電子文件應同時收集其元數據等相關信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.整理原則與方法遵循文件形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。按照工程建設程序，分階段、分專業進行整理。歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修復，字跡模糊或易退變的文件應予復制。整理后的檔案應編制卷內文件目錄，填寫備考表，裝訂整齊。

四、檔案的分類與編號1.分類工程監理檔案分為工程前期文件、監理過程文件、工程驗收文件、其他文件四大類。工程前期文件包括工程監理合同、項目立項文件等。監理過程文件包括監理規劃、實施細則、月報、會議紀要等。工程驗收文件包括工程質量驗收記錄、工程竣工報告等。其他文件包括與工程相關的聲像資料、電子文件等。2.編號檔案編號采用分類編號法，由類別代碼、年度代碼、項目代碼、順序號組成。類別代碼：用大寫字母表示各類檔案，如"QD"表示工程前期文件，"JL"表示監理過程文件等。年度代碼：用四位阿拉伯數字表示檔案形成年度，如"2023"。項目代碼：根據項目名稱編制唯一代碼。順序號：按照檔案形成順序依次編號。

五、檔案的裝訂與裝盒1.裝訂要求歸檔文件應按件裝訂，拆除金屬物，采用線裝或縫紉機軋邊裝訂。幅面過大的文件，應折疊成A4規格，小于A4的文件應粘貼在A4紙上。裝訂應牢固、整齊，不影響閱讀。2.裝盒要求檔案盒應采用符合國家標準的無酸檔案盒。一個項目的檔案可根據數量裝入若干個檔案盒，同一項目的檔案應集中裝盒。在檔案盒脊背上填寫檔案類別、年度、項目名稱、起止卷號等信息。

六、檔案的存儲與保管1.存儲環境檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備。2.保管方式檔案應分類存放，上架排列，便于查找。對重要檔案應采取備份存儲，可采用電子存儲和紙質存儲相結合的方式。定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理。3.檔案安全嚴格執行檔案查閱、借閱、歸還制度，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。加強對檔案庫房的安全管理，設置門禁系統，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。對電子檔案應采取加密存儲、定期備份等安全措施，防止數據丟失和損壞。

七、檔案的利用1.利用原則檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全。優先滿足企業內部經營管理、工程監理等工作需要。2.利用方式查閱：檔案管理人員應根據查閱者的需求，提供檔案原件或復印件供查閱。借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經批準后辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長的，應辦理續借手續。出具證明：根據需要，可為有關單位或個人出具檔案證明。3.利用記錄對檔案查閱、借閱等利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用者姓名、利用目的、查閱或借閱檔案內容等。利用記錄應妥善保存，以便日后查詢和統計分析。

八、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作定期對檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務人員等組成。鑒定小組根據檔案的保存價值、保管期限等因素，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.銷毀程序對已到保管期限且無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，經批準后進行銷毀。檔案銷毀應指定專人負責，在監銷人員監督下進行，確保檔案徹底銷毀。銷毀后，監銷人員應在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。

九、檔案的移交1.移交范圍工程竣工后，項目監理機構應將全部項目檔案移交企業檔案管理部門。企業因合并、分立、撤銷等原因終止的，應將檔案移交有關部門或單位。2.移交要求移交檔案應編制檔案移交清單，清單內容包括檔案名稱、數量、保管期限等。移交雙方應按照清單進行核對，辦理交接手續，簽字確認。3.接收單位職責接收單位應認真核對移交的檔案，對不符合