電子文件歸檔與管理規(guī)范?一、引言隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。電子文件的歸檔與管理對(duì)于保障信息的完整性、真實(shí)性、可讀性和可用性具有重要意義。為了規(guī)范電子文件的歸檔與管理工作，確保電子文件能夠長(zhǎng)期保存和有效利用，特制定本規(guī)范。

二、適用范圍本規(guī)范適用于各類(lèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的電子文件歸檔與管理。

三、術(shù)語(yǔ)和定義1.電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。2.歸檔：指各單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種形式和載體的文件材料，以"件"為單位進(jìn)行整理、裝訂、編目、裝盒，使之有序化后向本單位檔案部門(mén)移交的過(guò)程。3.電子檔案：指具有保存價(jià)值的已歸檔電子文件及相應(yīng)的元數(shù)據(jù)、背景信息等。

四、電子文件的形成與收集1.形成要求電子文件應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中自然形成，確保其內(nèi)容與業(yè)務(wù)活動(dòng)緊密相關(guān)，反映真實(shí)的業(yè)務(wù)過(guò)程。電子文件的格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和本單位的實(shí)際需求，便于長(zhǎng)期保存和利用。電子文件的內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、真實(shí)，不得隨意更改或刪減。2.收集范圍按照國(guó)家和本單位檔案管理的規(guī)定，明確電子文件的收集范圍，包括但不限于各類(lèi)公文、合同、報(bào)表、圖紙、音頻、視頻等。收集電子文件時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集其相關(guān)的元數(shù)據(jù)，如文件的題名、日期、作者、格式等，以確保電子文件的可讀性和可理解性。對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)收集其背景信息，如文件產(chǎn)生的目的、過(guò)程、相關(guān)審批材料等，以便更好地了解文件的價(jià)值和意義。

五、電子文件的整理1.分類(lèi)方案根據(jù)電子文件的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間等因素，制定科學(xué)合理的分類(lèi)方案。分類(lèi)方案應(yīng)具有邏輯性和系統(tǒng)性，便于電子文件的組織和檢索。常見(jiàn)的分類(lèi)方法包括年度分類(lèi)法、組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法、問(wèn)題分類(lèi)法等。各單位可根據(jù)自身實(shí)際情況選擇合適的分類(lèi)方法或多種分類(lèi)方法相結(jié)合。2.編號(hào)規(guī)則為電子文件編制唯一的標(biāo)識(shí)符，確保電子文件的標(biāo)識(shí)性和可追溯性。編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于記憶和管理。編號(hào)規(guī)則應(yīng)涵蓋電子文件的類(lèi)別、年度、順序號(hào)等信息，例如："A2023001"，其中"A"表示文件類(lèi)別，"2023"表示年度，"001"表示該年度該類(lèi)文件的順序號(hào)。3.整理流程對(duì)收集到的電子文件進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。根據(jù)分類(lèi)方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)和編號(hào)。將電子文件及其相關(guān)的元數(shù)據(jù)、背景信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，形成有機(jī)的整體。對(duì)電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，確保文件的安全性和可靠性。

六、電子文件的歸檔1.歸檔時(shí)間電子文件應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)歸檔，確保文件的時(shí)效性和完整性。對(duì)于一些具有特定時(shí)間要求的電子文件，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定時(shí)間歸檔。一般情況下，當(dāng)年形成的電子文件應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.歸檔方式物理歸檔：將電子文件從計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備中轉(zhuǎn)移至磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等脫機(jī)載體上進(jìn)行保存的過(guò)程。物理歸檔應(yīng)確保電子文件的內(nèi)容與原數(shù)字設(shè)備中的文件一致。邏輯歸檔：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。邏輯歸檔可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將電子文件的相關(guān)信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行集中管理。3.歸檔要求歸檔的電子文件應(yīng)符合本規(guī)范的要求，包括格式規(guī)范、內(nèi)容完整、標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確等。歸檔的電子文件應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，確保文件的可讀性和可用性。對(duì)于不符合要求的電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改或重新生成。歸檔時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)電子文件歸檔登記表，詳細(xì)記錄電子文件的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。

七、電子文件的存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)介質(zhì)選擇根據(jù)電子文件的類(lèi)型、數(shù)量、保存期限等因素，選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)。常見(jiàn)的存儲(chǔ)介質(zhì)包括磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等。對(duì)于重要的長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)優(yōu)先選擇耐久性好、可靠性高的存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁帶或光盤(pán)。2.存儲(chǔ)環(huán)境要求存儲(chǔ)電子文件的環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。一般溫度應(yīng)控制在14℃24℃，濕度應(yīng)控制在40%60%。應(yīng)采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防盜等措施，確保存儲(chǔ)介質(zhì)和電子文件的安全。3.保管期限確定根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位的實(shí)際情況，確定電子文件的保管期限。保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的電子文件應(yīng)是具有重要?dú)v史價(jià)值、法律意義或長(zhǎng)期利用價(jià)值的文件；長(zhǎng)期保管的電子文件保管期限一般為16年至50年；短期保管的電子文件保管期限一般為15年以下。4.定期檢查與維護(hù)定期對(duì)存儲(chǔ)的電子文件進(jìn)行檢查，查看文件的可讀性、完整性和存儲(chǔ)介質(zhì)的狀態(tài)。檢查周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般每年至少檢查一次。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如文件損壞的修復(fù)、存儲(chǔ)介質(zhì)的更換等。按照規(guī)定的時(shí)間和方式對(duì)電子文件進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)等方式，防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。

八、電子文件的利用1.利用原則遵循保密、安全、合法的原則，確保電子文件的利用符合國(guó)家法律法規(guī)和本單位的保密規(guī)定。提供利用應(yīng)方便快捷，滿(mǎn)足用戶(hù)的合理需求，提高電子文件的利用效率。2.利用方式通過(guò)檔案管理系統(tǒng)提供在線查詢(xún)、借閱等服務(wù)，用戶(hù)可根據(jù)授權(quán)訪問(wèn)和利用電子文件。對(duì)于需要離線利用的電子文件，可提供刻錄光盤(pán)、拷貝存儲(chǔ)介質(zhì)等方式，但應(yīng)做好相關(guān)記錄和跟蹤管理。3.利用審批用戶(hù)利用電子文件時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定填寫(xiě)利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容、期限等信息。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)用戶(hù)的申請(qǐng)進(jìn)行審批，對(duì)于涉及保密等重要文件的利用，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保利用安全。

九、電子文件的鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定工作定期對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定，判斷文件是否仍具有保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同進(jìn)行。鑒定時(shí)，應(yīng)根據(jù)電子文件的保管期限、內(nèi)容重要性、利用頻率等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。2.銷(xiāo)毀程序?qū)τ诮?jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明文件的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量等信息。銷(xiāo)毀電子文件應(yīng)采用安全可靠的方式，如物理銷(xiāo)毀存儲(chǔ)介質(zhì)等，確保文件內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、操作人員等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。

十、電子文件管理系統(tǒng)1.系統(tǒng)功能要求電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等全過(guò)程管理功能。系統(tǒng)應(yīng)支持多種格式電子文件的存儲(chǔ)和管理，具備良好的兼容性和擴(kuò)展性。系統(tǒng)應(yīng)具有權(quán)限管理功能，能夠根據(jù)用戶(hù)的角色和職責(zé)分配不同的操作權(quán)限，確保電子文件的安全性。2.系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際需求進(jìn)行建設(shè)，確保系統(tǒng)功能滿(mǎn)足業(yè)務(wù)要求。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。定期對(duì)電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，優(yōu)化系統(tǒng)性能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

十一、人員職責(zé)1.文件形成部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)電子文件的形成、收集和整理工作，確保電子文件的質(zhì)量和完整性。按照規(guī)定的時(shí)間和要求將電子文件移交至檔案管理部門(mén)。配合檔案管理部門(mén)做好電子文件的歸檔、存儲(chǔ)、利用等工作。2.檔案管理部門(mén)職責(zé)制定電子文件歸檔與管理的制度和流程，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)電子文件的接收、整理、歸檔、存儲(chǔ)、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。提供電子文件的利用服務(wù)，保障電子文件的安全和有效利用。對(duì)電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)、維護(hù)和管理。3.信息技術(shù)部門(mén)職責(zé)提供電子文件管理所需的技術(shù)支持和保障，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。協(xié)助檔案管理部門(mén)做好電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)管理和數(shù)據(jù)備份等工作。參與電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)和優(yōu)化，提供相關(guān)技術(shù)建議。

十二、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督各單位應(yīng)建立健全電子文件歸檔與管理的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)電子文件管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括電子文件的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況，以及相關(guān)制度和流程的執(zhí)行情況。2.外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等的監(jiān)督檢查，