金蝶K3采購流程演講人：日期：采購流程概述供應商管理與選擇采購計劃制定與執行訂單處理與跟蹤監控質量檢驗與入庫管理流程付款結算與對賬工作規范化推進持續改進方向和目標設定目錄CONTENTS01采購流程概述CHAPTER01ERP系統組成部分金蝶K3是ERP系統的重要組成部分，涵蓋了企業采購、銷售、庫存、財務等多個管理模塊。金蝶K3系統簡介02數據集成平臺K3系統實現了數據的集中管理和共享，確保各部門間信息的實時傳遞與同步更新。03操作流程化、自動化通過系統設定，將采購流程中的各個環節進行標準化、自動化處理，提高工作效率。流程定義采購流程是指在金蝶K3系統中，從采購需求提出、供應商選擇、采購合同簽訂到采購入庫、財務結算的全過程管理。目標確保采購流程規范、高效、透明，降低采購成本，提高采購質量，同時保證企業正常的生產運營。采購流程定義與目標采購部門財務部門倉儲部門需求部門負責采購計劃的制定、供應商的選擇與管理、采購合同簽訂、采購訂單下達及采購過程監控。負責采購資金的支付、財務結算及賬務處理，確保采購流程的合規性和財務數據的準確性。負責采購物資的入庫驗收、庫存管理及出庫發貨等工作，確保物資的安全與完整。提出采購需求，參與采購計劃的制定和采購過程的監督，確保采購物資符合實際需求。流程涉及部門及職責02供應商管理與選擇CHAPTER供應商資質審查與評估審查內容包括供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證等。審查流程收集證書復印件、核對原件、網上查詢、實地考察等。評估標準質量、交貨期、價格、服務、生產能力、財務狀況等。評估方法評分制度、實地考察、問卷調查等。A類為關鍵供應商，B類為重要供應商，C類為普通供應商。分類方法供貨質量、交貨及時性、價格水平、售后服務等。評級依據01020304根據供應商的產品類型、合作方式等進行分類。分類標準每年一次或根據實際情況調整。評級周期供應商分類與評級標準合格供應商名錄建立及更新名錄內容包括供應商名稱、地址、聯系方式、供應產品、合作情況等信息。建立方式根據評估結果確定合格供應商，建立名錄。更新方式定期評估、更新，及時刪除不合格供應商，增加新供應商。名錄管理確保名錄的準確性和有效性，為采購提供依據。03采購計劃制定與執行CHAPTER需求收集各部門根據業務需求提出采購需求，包括商品名稱、規格、數量、期望到貨時間等。需求分析對采購需求進行詳細分析，考慮商品的市場情況、供應商的產能、采購周期等因素。預算編制根據需求分析結果，結合公司的財務預算，制定采購預算和采購計劃。030201需求分析與預算編制01審批環節采購計劃提交至上級審批，審批流程根據公司規模和制度而定。采購計劃審批流程02審批要點審批人員重點關注采購計劃的合理性、預算執行情況、供應商選擇等方面。03審批結果審批通過后，采購計劃正式生效，各部門按照計劃執行。在執行過程中，如遇到市場需求變化、供應商產能不足等情況，需對采購計劃進行調整。調整條件根據實際情況，采取增加采購量、更換供應商、調整采購規格等策略。調整策略調整后的采購計劃需重新進行審批，審批通過后，按照新的計劃執行。實施方法計劃調整策略及實施方法01020304訂單處理與跟蹤監控CHAPTER訂單錄入在金蝶K3系統中，采購訂單可以由采購部門或者供應鏈管理部門進行錄入，包括供應商信息、采購物品、數量、價格等關鍵信息。訂單錄入、審核及下達操作指南訂單審核訂單錄入后需要進行嚴格的審核，包括采購合同、供應商資質、價格等多個方面的核查，以確保采購的合法性和合規性。審核通過后，訂單將進入下一個環節。訂單下達審核通過的采購訂單可以進行下達操作，將采購需求轉化為具體的采購任務，并向供應商發送采購訂單，以便供應商進行備貨和發貨。訂單狀態監控金蝶K3系統提供實時的訂單狀態監控功能，采購部門可以隨時查看訂單的采購進度、發貨情況、到貨情況等信息，以便及時發現問題并進行處理。01.訂單狀態實時更新機制物流信息跟蹤系統可以與物流公司的系統進行對接，實時獲取物流信息，包括貨物的運輸狀態、位置、預計到達時間等，方便采購部門進行物流跟蹤和安排收貨。02.異常預警當采購訂單出現異常情況時，如延遲發貨、貨物丟失等，系統會自動進行預警，并通知相關人員進行處理，以確保采購流程的順利進行。03.異常情況處理預案設計供應商異常情況處理當供應商出現交貨延遲、產品質量問題等情況時，采購部門可以根據預案采取相應的措施，如與供應商進行協商、調整采購計劃、尋找替代供應商等。采購物品異常情況處理當采購的物品出現質量問題、數量不符或規格不匹配等情況時，采購部門可以依據預案進行退貨、換貨、索賠等操作，以保障企業的利益和采購質量。系統故障或數據丟失處理針對系統故障或數據丟失的情況，企業應建立相應的備份機制和恢復方案，以保障采購數據的完整性和安全性。同時，應及時與供應商進行溝通，避免因此產生的誤解和糾紛。05質量檢驗與入庫管理流程CHAPTER質量檢驗標準制定制定明確的采購檢驗標準、抽樣方法和檢驗程序，確保采購產品符合公司質量要求。執行情況回顧定期對采購檢驗標準執行情況進行回顧，評估檢驗標準的適用性和有效性，對存在的問題進行及時修訂。質量檢驗標準制定和執行情況回顧對檢驗出的不合格品進行明確標識，避免與合格品混淆。不合格品標識制定不合格品處理流程，包括退貨、換貨、報廢等處理措施，確保不合格品得到妥善處理。不合格品處理針對不合格品產生的原因，采取預防措施，降低再次發生的風險。預防措施不合格品處理程序規范化建設對采購到貨數量進行核對，確保實際入庫數量與采購訂單數量一致。入庫數量核對及時將入庫信息錄入系統，確保庫存信息的準確性，同時進行財務處理，如采購成本核算等。賬務處理入庫數量核對以及賬務處理06付款結算與對賬工作規范化推進CHAPTER付款方式選擇根據供應商情況、采購合同及財務資金狀況，選擇適合的付款方式，包括預付賬款、貨到付款、分期付款等。付款申請審批業務部門提交付款申請，財務部門對付款申請進行審批，確保付款金額、支付方式和支付時間符合公司內部控制要求。付款方式選擇和申請審批流程業務部門收到供應商提供的發票后，需進行發票驗證，包括發票真偽、開票日期、金額、稅率等信息的核對。發票驗證業務部門將驗證后的發票提交財務部門進行報銷，財務部門需對發票進行合規性審核，并按照公司報銷制度進行報銷。報銷管理業務部門需將發票進行歸檔管理，以便后續查詢和審計。發票歸檔發票驗證、報銷以及歸檔管理要求對賬周期設置根據與供應商約定的結算周期，設置對賬周期，如月度、季度、年度等。對賬流程財務部門根據采購訂單、入庫單、發票等單據與供應商進行對賬，確認采購金額、已付款金額和未付款金額等。差異處理對賬過程中發現的差異，需及時與供應商進行溝通和核實，并按照規定進行處理。對賬周期設置和差異處理機制07持續改進方向和目標設定CHAPTER采購流程繁瑣供應商管理不足信息不透明成本控制不力對采購流程進行精簡和優化，減少不必要的環節和審批，提高效率。加強對供應商的開發、評估和管理，建立長期穩定的戰略合作關系，提高采購質量和效益。加強信息共享和溝通，建立透明、公開的采購信息平臺，保障內外部各方利益。建立成本分析和控制機制，加強對采購成本的監控和管理，降低采購成本。現有問題剖析及改進措施提數字化轉型積極擁抱數字化、信息化采購，利用大數據、人工智能等技術提高采購效率。未來發展趨勢預測和戰略規劃01綠色環保采購關注環保和可持續發展，推動綠色采購，為企業長遠發展奠定基礎。02供應鏈管理優化加強與供應商的協同和合作，優化供應鏈管理，提高供應鏈的響應速度和靈活性。03國際化采購隨著企業國際化程度的提高，積極開展國際采