辦公往來文書規(guī)范指南一、公文格式規(guī)范1.1紙張規(guī)格與排版公文用紙一般采用國際標準A4型，尺寸為210mm×297mm。排版時，頁邊距上白邊為37mm±1mm，下白邊為35mm±1mm，左白邊為28mm±1mm，右白邊為26mm±1mm。正文文字每行一般用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。公文排版應做到版心尺寸規(guī)范、文字整齊清晰、行距適中。1.2字體字號與行距公文標題一般用2號小標宋體字，正文用3號仿宋體字，如有特殊要求可根據(jù)規(guī)定調整。行距一般為固定值30磅，以保證文字排版的美觀和易讀性。同時在公文的不同部分應使用統(tǒng)一的字體和字號，避免出現(xiàn)字體字號混亂的情況。1.3頁眉頁腳與頁碼頁眉上應標注發(fā)文機關名稱，一般用4號楷體字，居右排列。頁腳應包括頁碼，用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，單頁碼居右，雙頁碼居左。頁碼應連續(xù)編排，不得隨意更改或遺漏。1.4其他格式要求公文的版頭、主體、版記等部分應按照規(guī)定的格式進行排版，如版頭的顏色、字體、字號等，主體部分的標題、正文、附件等的排版要求，以及版記的位置、格式等。同時在公文的印刷和裝訂過程中，應注意保持公文的整潔、美觀和規(guī)范。二、文種使用規(guī)范2.1通知的使用通知是適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文的文種。通知的使用范圍廣泛，可用于傳達上級機關的指示、部署工作、告知事項等。在使用通知時，應明確通知的對象、事項、要求等，語言表達應簡潔明了，避免模糊不清或歧義。2.2報告的寫法報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問時使用的文種。報告的內容應真實、準確、全面，重點突出，層次分明。寫作時應遵循“實事求是、突出重點、條理清晰”的原則，語言表達應規(guī)范、嚴謹、簡潔。2.3請示的要點請示是下級機關向上級機關請求指示、批準時使用的文種。請示應一文一事，不得在報告等其他公文中夾帶請示事項。請示的內容應明確、具體，理由應充分、合理，請求應符合法律法規(guī)和政策規(guī)定。在寫作請示時，應注意語言表達的禮貌性和規(guī)范性，避免使用命令式或強制性的語言。三、行文規(guī)則規(guī)范3.1上行文的要求上行文是指下級機關向所屬上級機關的行文。上行文應遵循“一文一事”、“逐級行文”、“確有必要”等原則。不得越級行文，如確需越級行文，應同時抄送被越過的上級機關。上行文的語言應莊重、嚴謹、規(guī)范，不得使用口語化或隨意性的語言。3.2平行文的注意事項平行文是指同級機關或者不相隸屬機關之間的行文。平行文應遵循“協(xié)商一致”、“平等對待”、“互相尊重”等原則。在行文時，應注意語言表達的禮貌性和規(guī)范性，避免使用命令式或強制性的語言。同時應注意公文的格式和排版要求，保證公文的整潔、美觀和規(guī)范。3.3下行文的規(guī)范下行文是指上級機關對所屬下級機關的行文。下行文應遵循“明確具體”、“準確無誤”、“注重實效”等原則。在行文時，應明確行文的目的、對象、內容等，語言表達應簡潔明了，避免冗長和復雜。同時應注意公文的格式和排版要求，保證公文的整潔、美觀和規(guī)范。四、語言表達規(guī)范4.1語言簡潔明了公文語言應簡潔明了，避免使用冗長、復雜的句子和詞匯。應直截了當?shù)乇磉_意思，避免含糊不清或歧義。同時應注意語言的準確性和規(guī)范性，避免使用錯別字、語病等。4.2避免使用口語化詞匯公文語言應具有正式性和規(guī)范性，避免使用口語化、俚語化或方言化的詞匯。應使用標準的漢語詞匯和語法，保證公文的語言表達符合規(guī)范。4.3注意語法和標點公文語言應符合語法規(guī)則和標點符號的使用規(guī)范。應注意句子的結構、成分、搭配等，避免出現(xiàn)語法錯誤。同時應正確使用標點符號，如逗號、句號、問號、感嘆號等，以保證公文的表達清晰、準確。五、公文結構規(guī)范5.1標題的擬定公文標題應簡明扼要地概括公文的主要內容，一般由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。標題應居中排列，字體字號應與正文保持一致。在擬定標題時，應注意語言表達的準確性和規(guī)范性，避免出現(xiàn)歧義或誤解。5.2正文的組織公文正文應按照“開頭、主體、結尾”的結構進行組織。開頭部分應簡要說明行文的目的和依據(jù)，主體部分應詳細闡述公文的內容和要求，結尾部分應提出希望或要求，或者表示感謝等。正文的語言應簡潔明了，層次分明，重點突出。5.3結尾的處理公文結尾應根據(jù)行文的目的和內容進行處理。一般來說，結尾可以用“特此通知”、“請予批準”、“望遵照執(zhí)行”等詞語表示希望或要求；也可以用“以上報告，請審閱”、“以上請示，請批復”等詞語表示匯報或請求；還可以用“特此函達”、“此復”等詞語表示回復或答復。結尾的語言應簡潔明了，語氣應莊重、嚴肅。六、附件與附件說明規(guī)范6.1附件的格式附件是公文正文的補充材料，應與公文正文一起裝訂，并在公文正文之后注明“附件：×××”。附件的格式應與公文正文一致，包括字體字號、排版等方面。附件的名稱應準確、簡明，避免使用模糊或歧義的名稱。6.2附件說明的寫法附件說明應在正文之后、發(fā)文機關署名之前注明附件的名稱和順序。附件說明的字體字號應與正文一致，排版應整齊美觀。在注明附件名稱時，應使用全稱或規(guī)范化簡稱；在注明附件順序時，應使用阿拉伯數(shù)字標注。6.3附件的管理附件應與公文正文一起歸檔，按照規(guī)定的檔案管理要求進行保管和利用。在管理附件時，應注意附件的完整性和準確性，避免出現(xiàn)附件丟失或損壞的情況。同時應建立附件的目錄和索引，以便于查閱和利用。七、發(fā)文與收文規(guī)范7.1發(fā)文流程與審批發(fā)文流程包括擬稿、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)。在發(fā)文過程中，應嚴格按照規(guī)定的流程和審批程序進行，保證公文的質量和合法性。審核人員應認真審核公文的內容和格式，保證公文的準確性和規(guī)范性；簽發(fā)人員應認真履行簽發(fā)職責，保證公文的合法性和權威性。7.2收文登記與處理收文登記是對收到的公文進行登記和管理的過程。收文登記應包括公文的標題、文號、來文單位、收文日期等信息。在收文處理過程中，應根據(jù)公文的內容和要求，及時進行分辦、傳閱、催辦等工作，保證公文的及時處理和落實。7.3公文的傳閱與催辦公文的傳閱是指將公文按照規(guī)定的范圍和程序傳遞給相關人員閱讀和處理的過程。傳閱應按照“先急后緩、先主后次”的原則進行，保證公文的及時傳閱和處理。催辦是指對公文的辦理情況進行督促和檢查的過程。催辦應根據(jù)公文的辦理期限和要求，及時進行催辦和反饋，保證公文的按時辦理和落實。八、檔案管理規(guī)范8.1公文的歸檔要求公文歸檔是將已經(jīng)辦理完畢的公文按照規(guī)定的要求進行整理、立卷、歸檔的過程。公文歸檔應符合檔案管理的有關規(guī)定，包括歸檔的范圍、時間、程序等方面。歸檔的公文應保持齊全、完整、準確，不得遺漏或損壞。8.2檔案的保管與利用檔案的保管是對歸檔的公文進行妥善保管，保證檔案的安全和完整。檔案保管應采取防火、防盜、防潮、防蟲等措施，定期對檔案進行檢查和維護。檔案的利用是指根據(jù)需要對檔案進行查閱、復制、借閱等操作。在檔案利用過程中，應嚴格遵