秘書手冊

（試講稿）

聯(lián)想電腦公司企劃部秘書處

目錄

前言3

第一章秘書必備的素質(zhì)4

第二章秘書的重要職業(yè)技能5

第一部分日常事務(wù)處理5

電話、傳真、郵件、文件管理管控、名片

第二部分日程安排7

總體日程安排7

出差日程安排8

會(huì)議安排13

媒體采訪18

大型活動(dòng)21

突發(fā)來訪接待24

第三部分溝通與協(xié)調(diào)25

內(nèi)部溝通25

外部溝通25

秘書應(yīng)具備的禮儀26

秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng)27

第四部分文字支持27

第五部分會(huì)議支持30

前者在許多人眼里，秘書仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業(yè)。秘

書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，是

領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保持溝通的橋梁，為此，他們必須全心全意并準(zhǔn)確無誤地提供

支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其自身價(jià)值。優(yōu)秀的秘書會(huì)使人想到干練、精明、繁

忙的處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時(shí)彬彬有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一慣

展現(xiàn)胸有成竹的樣子……無論如何，秘書這個(gè)詞會(huì)讓許多正準(zhǔn)備從事這個(gè)職業(yè)

的人們有著太多的想像。然而，秘書的工作到包括哪些，在秘書的工作背后還有

些什么，這是被很多人忽略的。在聯(lián)想，秘書及行政助理、部門文員是一只龐

大的隊(duì)伍，在聯(lián)想的大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著許多日常繁雜事項(xiàng)的處

理。在領(lǐng)導(dǎo)處理每一項(xiàng)工作的時(shí)侯，我們會(huì)隨時(shí)身處其中，自然而然成為此件

事情的某一環(huán)節(jié)，而不可或缺，有時(shí)我們需要扮演更多角色，，以適應(yīng)工作安排

和領(lǐng)導(dǎo)需要。別看都是秘書，但由于所服務(wù)的對象不同，各部門性質(zhì)不同,其所進(jìn)

行的工作任務(wù)也必然存在著很大差異，但由于秘書工作是以服務(wù)為其根本性質(zhì)，

這在共性的尋找上為我們提供了依據(jù)。事實(shí)上有很多相似的工作不同之處只是

因?yàn)槭录喞系牟顒e，本質(zhì)上都是可以歸于一類的。無論什么時(shí)候，謹(jǐn)慎認(rèn)

真的工作態(tài)度是秘書們不遺不棄的職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書的職業(yè)要求在尊奉這

一理念的基礎(chǔ)上更要加強(qiáng)這一能力的綜合運(yùn)用和發(fā)揮。因此，什么是一個(gè)出色

地秘書的該具備的職業(yè)素質(zhì)，什么樣的秘書會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，在聯(lián)想，不同崗

位的秘書在提高工作效率的呼聲下又該做什么呢？這些是我們一直以來需要

探索的問題，也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫本手冊的想法。

我們--作為企劃部秘書處的秘書，在長期的工作之中，在領(lǐng)導(dǎo)日常所給的幫

助中以及自身在各項(xiàng)工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方

法，積累了一些工作經(jīng)驗(yàn)和技巧，在處理許多類似情況時(shí)形成了一些慣用做法

和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點(diǎn)滴一一收集，在經(jīng)過了反復(fù)總結(jié)和提練、否

定和借鑒的過程后，已將其做成了本部門工作的一種標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)成了在方法和流

程上的統(tǒng)一。我們相信，在我們自己的不懈努力和市秘書工作的熱愛之下;為聯(lián)

想,為我們的事業(yè)未來的發(fā)展進(jìn)行一番奮斗后，我們定會(huì)做出成績.我們迫切地相

想早日讓這本小冊子與大家見面，希望它能為同行們的工作中提供方便快捷的

參考之用，同時(shí)我們非常愿意將這些經(jīng)驗(yàn)和技巧共享出來和大家一起探討，也

希望能利用這樣一個(gè)機(jī)會(huì)使我們的工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專家的指點(diǎn)，以發(fā)現(xiàn)問題，

補(bǔ)己之短。

秘書手冊適用于公司各部秘書及行政人員，致力于給予任何一個(gè)聯(lián)想人關(guān)于

行政方面的指導(dǎo)。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成的，在此其間我們得到

了來自部門同仁及上下各部門的相關(guān)人員的大力支持，在此，我們深表謝意，

關(guān)于本手冊所收集的合適的內(nèi)容，由于水平有限，不妥之處請及時(shí)向我們提出，

我們熱忱盼望著您的意見。這木手冊隨著工作需要我們還將不斷補(bǔ)充完善，使

手冊真正能夠成為一部聯(lián)想秘書的行為指南，為您服務(wù)，為你所用。

第一章秘書必備的素質(zhì)

一、職業(yè)化秘書的標(biāo)準(zhǔn):

L敬業(yè)精神L正直—公平，堅(jiān)持既定政策和原則

L表率作用誠實(shí)一實(shí)靠求是

L領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范L敬業(yè)一以工作為榮，枕充兩的工作水在

L業(yè)務(wù)能力L守信一不失為、不違妁、不食言、不泄密

廠指揮與控制能力L勤奮一努力工作，不斷學(xué)習(xí)

L合作精神「有序一利落，有條不齋

L學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力L高效一追求效率和效益

L知人善任的能力L可靠一按約定完成工作，保質(zhì)、保置、及町

L對待意見與批評

L大局觀

二、秘書的職業(yè)態(tài)度

l主動(dòng)性(Initiative)

l適應(yīng)性(FlexibiIity)

l團(tuán)隊(duì)精神(Teamwork)

l尊重他人(RespectforPeopIe)

l創(chuàng)新精神(Creativity)

l堅(jiān)持原則(Un.promisingIntegrity)

l服務(wù)與貢獻(xiàn)(Service&Contribution)

l認(rèn)同與分享(Sharing)

l雙贏與相互依存(Win-win&Interdependence)

L溫柔的心和自省

第二章秘書的重要職業(yè)技能

第一部分：日常事務(wù)處理

一、撥打/接聽電話的程序和技巧

1、打電話前的準(zhǔn)備

?準(zhǔn)備好電話記錄本和筆

?把要與對方說明的事情、合適的內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對

無遺漏。

?準(zhǔn)備好通話時(shí)需要的文件資料。

?查閱對方電話號碼，確認(rèn)無誤，開始撥打。

2、正式撥打電話：

?撥通電話后，確認(rèn)對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說：“你好！我是

聯(lián)想電腦公司**部

?如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。

?如告知對方的合適的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動(dòng)提醒對方做好記錄

?逐一將事情說明，注意語言簡明、準(zhǔn)確；

?通話結(jié)束后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放電話C

3、接聽電話

?3聲鈴響內(nèi)將電話接起,平和有禮貌的:“你好!我是**部**J

?判斷WHO,分以下幾種情況:

來電人員總經(jīng)理可接電話時(shí)總經(jīng)理不在時(shí)

直接轉(zhuǎn)入記錄留言

直接上級

如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速

及平級

聯(lián)系總經(jīng)理回電。

問清事情梗概，轉(zhuǎn)接時(shí)向總問清梗概，如不緊急，記錄卜來

內(nèi)經(jīng)理說明梗概后轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)告總經(jīng)理

直接下屬

部如事情緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系方

法。

問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總

普通員工

經(jīng)理；其他可視情況處理

問清概要，向總經(jīng)理說明后，記錄留言

重要且緊

然后轉(zhuǎn)入如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速

密

聯(lián)系總經(jīng)理回電。

外

重要但不問清概要，向總經(jīng)理說明后，記錄留言，向總經(jīng)理匯報(bào)。

部

緊密依總經(jīng)理指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入

不重要且問清概要，酌情處理

不緊密

?若通話合適的內(nèi)容較定雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點(diǎn)重電一便,

以免遺漏或有偏差。

?通話結(jié)束后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放電話。

4、通話技巧：

?口常禮貌用語：

詢問對方時(shí)，可用「請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？爾請問有什么事？”

等

?對總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在口常工作中盡量熟

悉，達(dá)到聞其聲知其人，并及時(shí)予以轉(zhuǎn)接。

?如對方有事需要你傳達(dá)，必要時(shí)需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳

達(dá)的事再重復(fù)一遍，以便必要時(shí)再與對方聯(lián)系。

?如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”

或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請示

總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。

?如遇總經(jīng)理不愿接聽對方電話，則可用委婉的語氣：“實(shí)在抱歉，**總經(jīng)理

這是不知上哪去了，我見到他時(shí)再給您回個(gè)電話；如果您方便的話，能否讓

我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。

?在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；

也可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也

可達(dá)到目的。

?在對方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復(fù)詢問后未果，可委婉結(jié)束通話。

?如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不

起，我還有急事要辦”等結(jié)束通話。

?如一個(gè)未完又來一個(gè)，應(yīng)視電話合適的內(nèi)容和對方身份，讓緊急的、重要的

人員先講，同時(shí)禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對方電話，稍侯打過去，

?整理電話留言，在總經(jīng)理回來后匯報(bào)相關(guān)信息。

二、傳真

1、將傳真分類：

1）需要總經(jīng)理本人審閱的，根據(jù)總經(jīng)理授意處理

2）由秘書來待為處理的：

A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人

B、由秘書本人回復(fù)

?使用電腦公司標(biāo)準(zhǔn)CI格式

?遵守公文寫作規(guī)范

?保密文件需要傳真時(shí)，應(yīng)先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機(jī)上，發(fā)送后

再與對方確認(rèn)。

?需請對方協(xié)助抄送時(shí)，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍

,務(wù)必在傳真件首頁上標(biāo)明總頁碼，并在每一頁文件上標(biāo)注頁碼。

2、必要的傳真分類存檔

三、郵件

1、根據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報(bào)表、報(bào)

告/總結(jié)、新聞/通報(bào)、私人郵件等等）或按具體相關(guān)項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。

2、將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：

1）需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復(fù)郵

件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜。

?以總經(jīng)理名義回復(fù)時(shí)，要在語氣上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出;

?以秘書名義發(fā)送時(shí)，要說明郵件合適的內(nèi)容為總經(jīng)理授意。

2）由秘書來待為處理的：

A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人；B、由秘書本人回復(fù)

3、如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對

方未能及時(shí)查看，需電話說明。

4、需要總經(jīng)理審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回夏或傳達(dá)；

5、重要郵件及時(shí)進(jìn)行存檔

四、文件管理管控（參看集團(tuán)《秘書手冊》第33-36頁）（附文件處理流程）

1、閱讀文件，判斷是否應(yīng)由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、合

適的內(nèi)容表述是否清晰、完整。

2、對文件進(jìn)行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要

背景資料、審批原由），便于總經(jīng)理

3、按總經(jīng)理批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理管控規(guī)定），必要

的事情進(jìn)行追蹤，反饋結(jié)果。

4、必要文件進(jìn)行存檔。

注：傳真、郵件、信函等合適的內(nèi)容為外文的，應(yīng)及時(shí)譯出

五、名片

1、分類：可根據(jù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等;

2、存放：

?名片盒

?錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時(shí)間）

3、應(yīng)準(zhǔn)備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查

找時(shí)方便快捷。

第二部分日程安排

控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作。

“日程安排”是指時(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作相關(guān)計(jì)劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、

工作成果的一種反映，是時(shí)間管理管控藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書的職責(zé)是當(dāng)好“管

家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準(zhǔn)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。本文將從總體

日程安排、出差日程安排、會(huì)議安排、媒體采訪、大型活動(dòng)和突發(fā)來訪六部分

加以詳細(xì)說明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供參考。

日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃、安排

領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書的一項(xiàng)基本工作。這項(xiàng)工作看似簡單，但卻十分重要，

它是秘書輔助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理的口程，意味著秘書將和總經(jīng)

理一起進(jìn)行有序的工作。作為秘書一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格,

調(diào)整自己的工作方法，主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。在沒有達(dá)成默契的情況下，

最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對可

能會(huì)遇到的一些情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，為日后工作的順利開展做鋪墊。此

外，勤于思考，多做總結(jié)對于秘書口常工作效率的提高是十分必要的，把看得

出的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時(shí)常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長這不

僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時(shí)也對領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用。

一、總體日程安排

領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作，即事先有相關(guān)計(jì)劃的相對固定的工作（如

會(huì)議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時(shí)安排的事情）兩類。而秘書的通常

做法是將有相關(guān)計(jì)劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時(shí)細(xì)致靈活地安排好

突發(fā)隨機(jī)事件。

（一）總體原則：

A了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，

■優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)

拍；

-了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的

工作興奮點(diǎn)；

A對相關(guān)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時(shí)整理H程表，以免安排沖突；

A明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排

處理；

A定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共

識(shí)，以利工作開展；

A注意日程安排的時(shí)間松緊，適當(dāng)安排；

（二）經(jīng)驗(yàn)與技巧

?周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過多的事務(wù)；

》在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長引起時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出整

理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理口常事務(wù)；

》根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；

》對于總經(jīng)理的各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提醒已定下來的安排，防止沖突；每日

安排相對固定時(shí)間與總經(jīng)理核對口程，保證秘書與總經(jīng)理口程表合適的內(nèi)容一

致；

》不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理的同意下針對其工作習(xí)慣和時(shí)間對各種預(yù)約酌

情處理；

》控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；

A掌握近期要回避的人物；

月/周相關(guān)計(jì)劃安排模版

》可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可；

A也可按照總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表；

二、出差日程安排

做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項(xiàng)工作，同時(shí)也是需要更加細(xì)致的

一項(xiàng)工作。通過秘書的相關(guān)計(jì)劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，

愉快而圓滿，這是秘書工作的目標(biāo)，也是工作價(jià)值的一個(gè)體現(xiàn)。

（一）國內(nèi)出差

?出差前：》確定出差目的和日期；

A確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人

?與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐

安排、所到地地址、需

要的路程時(shí)間、接待人員等信息。）

?確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店

（選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒

店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人

的聯(lián)系方式）；

A完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對方參會(huì)人、議程等）（見

范例）。

?根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。

A擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出

郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部

等）。（見范例）

?出差中A在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人

及其它相關(guān)人員。

A根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；

A配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。

?根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排；

?出差后A及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；

》出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)

人員或存檔；

A向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。

A各種差旅費(fèi)用報(bào)銷；

A跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；

（二）國外出差

出差國外與國內(nèi)出差安排順序及合適的內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注

意以下幾點(diǎn)：

》根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)冬PRESETATION（中/英文），與對方確認(rèn)演示設(shè)備,

必要時(shí)準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。

》機(jī)票購買時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長途飛行選擇好的

機(jī)型；

A注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；

A根據(jù)客人的級別和國家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物；

A準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國家風(fēng)情資料；

A確認(rèn)對方還是我方提供翻譯服務(wù)；

A回國后向邀請方致謝。

（三）陪同出差

陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面

介紹的注意事項(xiàng)外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項(xiàng)：

A登機(jī)前，為總經(jīng)理辦理機(jī)場建設(shè)費(fèi)購買、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確

認(rèn)接車人；

》到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話

及時(shí)告知總經(jīng)理；

》每日及時(shí)核對本日及第二天的日程安排；

A提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐；

》根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車輛；

;及時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排；

A攜帶總經(jīng)理名片?、必要的會(huì)議資料（報(bào)告稿件、會(huì)面?zhèn)渫⒉稍L提綱）；

》注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）

》著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；

A出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤，并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷、

資料整理。

附件一：出差物品攜帶表

名片若干日程表

證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、筆記本電腦和ppt（保存在

邊防正等）桌面）、ppt備份軟盤2張

往返機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保留在秘書手書面講話稿及素材2份

中）

活動(dòng)或會(huì)議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄

準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩

色筆

禮品*包應(yīng)急藥及常用藥品

裝

附件二：授權(quán)書模版

發(fā)文

斌墨號臂皿6。°23雉2。。。6伍建篇通知

審核批準(zhǔn)

擬文人

VERI//APF,ROVE—

FROM:

FIED:D:

的6場門臺(tái)式電腦事業(yè)部、筆記本

收文人仝侏人口

TO：全體人貝粉招事業(yè)部、軟件事業(yè)部、服

1h務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部

附件

公.送總裁室、企劃部秘書處、財(cái)務(wù)

ATTACHME//

NT:

□頁

□傳閱區(qū)閱后存檔□保密口其

1數(shù)

保密期限他〃

NO.OF1

CIRCULARFILINGOTH

PAGE

CONFIDENTIALTERMERS

S

授權(quán)通知

電腦公司副總裁一在200()年6月15日?16日期間因公外出，此期間將臺(tái)式

電腦事業(yè)部資材，質(zhì)控、經(jīng)營管理管控等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理臺(tái)式電

腦事業(yè)部其他相關(guān)財(cái)務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理一，除臺(tái)式電腦事業(yè)部

外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文件審批委托副總裁一處理。

特此通知

2000.6.14

附件三：國內(nèi)出差日程范例

劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（4月25-27日）

時(shí)間日程地點(diǎn)備注

417：25北京一深圳機(jī)場接機(jī)人：…1360

月CA1305入住新世紀(jì)酒店

25該車在深圳期間隨行

日

21：30夜宵自行安排

4lb30嘉利會(huì)面及新世紀(jì)酒店上嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、

月午餐海餐廳寧波廳鄧秉覺

26聯(lián)想：—、—

B議題：嘉利最新情況通報(bào)

對方聯(lián)系人：鄧秉覺139方997514

13：20出發(fā)前往EMCoffice、--陪同前往

14：00EMC會(huì)面深圳沙頭角保聯(lián)想?yún)⒓尤耍骸ⅰⅰ?/p>

稅區(qū)21-23棟北一、

座EMC參加人：總經(jīng)理余昭信

副總經(jīng)理陸楊

業(yè)管處經(jīng)理張界楊

技術(shù)處協(xié)理郭宗欽

研發(fā)部經(jīng)理張濱

會(huì)面安排：

14:00-15:00雙方公司介紹交流

15:00-16:00參觀工廠

16:00-17:00產(chǎn)品研討（顯示器/電

腦相關(guān)產(chǎn)品）及未來業(yè)務(wù)合作磋商

17：20返回新世紀(jì)，梁青陪同

18：00晚餐新世紀(jì)酒店餐美國國家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員

廳聯(lián)想：一、——

414：00東莞金和涂深圳長安鎮(zhèn)沙金和參加人：總經(jīng)理董合枝

月料有限公司頭南區(qū)（地圖附生產(chǎn)經(jīng)理董博霖

27會(huì)面后）嘉利廠參加人：采購部主管黃寶球

B工程總監(jiān)鄧秉覺

聯(lián)想?yún)⒓尤耍?一、一一、一一

議程安排：

14：00-14：05雙方介紹

14：05-14：25金和介紹（工廠歷史、

油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵

技術(shù)、發(fā)展趨勢等）

14：25-14：55雙方討論

14：55-15：25參觀金和新廠

15：35瑞和塑膠五深圳長安鎮(zhèn)沙15：35-15：40聯(lián)想與瑞和人員互相

金電子廠頭南區(qū)介紹

15：40-16：10參觀瑞和工廠

16：10-16：25機(jī)動(dòng)

16：25前往機(jī)場，車程約30分鐘

17：40CA1303一-安排接機(jī)

深圳一北

京

隨行及重要聯(lián)系電話:

附件四：國外出差日程安排表

…執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）

訪問時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注

17：50北京——漢城KIMPOLG商事MnJ.S.PARK等

720：40Airport在機(jī)場左邊出口舉牌接

月(Tel:0193367896)

14到達(dá)酒店辦理入住下榻處：Holidayin

日21：00（因通訊不便，LG商事HolidaySeoul(佳樂)

21：30提供一部手機(jī)在漢城期innTel:82—02—

間使用，號碼為：Seoul7179441

0192335098Fax:82—02—

7159441

8：0()——9：與LGLCD部Holiday

00B.KwonA^.President及inn

LG商事K.M.Ahn/Seoul

Sr.MGR>J.S.Park共進(jìn)or

早餐及會(huì)談LG路程：3小時(shí)

9：00——12：Twin

730前往LG位于龜尾的Towers中餐

LCD廠

月12：30——13：

20與LGLCD負(fù)責(zé)人午餐主持人：Mr.K.S.Park

15龜尾

13:20——14：參觀及會(huì)談（陪同及參加

日40者:LGLCD廠總經(jīng)理

Mr.K.S.Park/Exe.Directo

r、LG商事路程：3小時(shí)

K.M.Ann/Sr.MGR、

J.S.Park）主持人：Mr.M.H.Park

14：40——16：

40前往LG電子位于平澤的

CDROM廠

16:40——18：

00參觀及會(huì)談（陪同及參加

者：LG電子

Mr.M.H.Park/Sr.Directo

rMnJ.H.Cheng/G.MGR

LG商事：K.M.Ahn/

Sr.MGR>J.S.Park）

訪問時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注

718：0019：與LG電子人員共進(jìn)晚餐平澤

月30

15回酒店

H19：30——21：

00

8：00——9：自酒店前往三星電子七星

20LCD工廠所在地(Kiheu聯(lián)絡(luò)人：MnJ.Y.Park

ng)Tel:82—02—7507313

9：30——10：高層領(lǐng)導(dǎo)見面（LCD

00Marketing

W.H.Hong/Sr.MGR>崔

10：30——10：敏洙先生等）

50一作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)

710：50——11：品的介紹

20針對相關(guān)問題進(jìn)行會(huì)談

月11：20——11：參觀

50

16與會(huì)者共進(jìn)午餐

11：50——13：

日00乘車前往LG總部

13：00——14：

00

14：30會(huì)談（參加者：LG商事LG總部聯(lián)絡(luò)人:LG商事

17：00D.H.KangA^.PresidentMr.J.S.Park

LG電子

M.H.Park/Exe.DirectorHoliday

17：00等）inn

17：30Seoul

回酒店休息

主持人:Mr.D.H.Kang

19：00與LG商事人員共進(jìn)晚餐

21：00(D.H.Kang/V.President

、K.M.Ahn/Sr.MGR

Y.H.Kim/Sr.MGR)

訪問時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注

1():00-——18：參觀韓國電子市場/漢城漢城市陪同人：導(dǎo)游、

700市區(qū)及近郊觀光游覽區(qū)及近LG商事

月郊Mr.J.S.Park

17（17日為韓國國慶

日18：00-——19：酒店結(jié)帳、乘車前往金浦日）

00機(jī)場

自酒店到機(jī)場約40分鐘

21：4022：漢城北爾路程

40

三、會(huì)議安排

召開和參加會(huì)議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。組織會(huì)議和處理與會(huì)議有

關(guān)的事務(wù)幾乎成為秘書的經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會(huì)務(wù)工作是秘書組織

工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯集一身。保證會(huì)議順利的舉行，需

要多方面的準(zhǔn)備工作。這就需要秘書是八面玲瓏的天才，同時(shí)善用平時(shí)培養(yǎng)出

的細(xì)心與責(zé)任心，沉著應(yīng)對,以不變應(yīng)萬變！以下分內(nèi)部會(huì)議與外部會(huì)議分別

介紹。

（一）內(nèi)部會(huì)議安排

?總經(jīng)理主持的會(huì)議

修改

下發(fā)

編號：

時(shí)同；2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第27頁共60頁

注意事項(xiàng)：

A會(huì)前與GM及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會(huì)議合適的內(nèi)容、議程和參加人；

A綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間；

A下發(fā)會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知，對特別重要的參會(huì)人，可通

過電話確認(rèn)；

A會(huì)中協(xié)助放映PPT,并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；

A對會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤，并反饋給GM；

?總經(jīng)理參加的會(huì)議

接收通知

確認(rèn)時(shí)間

回復(fù)或改請

判斷與總經(jīng)理

業(yè)務(wù)是否有關(guān)

與對方確認(rèn)后

回復(fù)邀請部門并準(zhǔn)備材料

另行安排

會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備

第27頁共60頁

編號：

時(shí)瓦2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第28頁共60頁

會(huì)前提醒時(shí)間沖突

總經(jīng)理參會(huì)

請示總經(jīng)理

是否參加

N

Y

注意：把握前往

會(huì)議地點(diǎn)出發(fā)時(shí)間的安排。

第28頁共60頁

編號：

時(shí)值：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第29頁共60頁

（二）外部會(huì)面安排

?總經(jīng)理主持的外部會(huì)面

接受會(huì)而請求N0-A婉拒我該請他人注意：講明原

因，以

免對方誤解

注意：在收到會(huì)面請求時(shí)，經(jīng)與部門相關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討決定,

同時(shí)提供背景材料以供GM做出判斷

Y

與對方確認(rèn)時(shí)間、

地點(diǎn)、人員、議科，

并落實(shí)我方人員、地點(diǎn)

擬定meetingagenda,pptJ_修改

（中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回顧）

第29頁共60頁

編號：

時(shí)間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第30頁共60頁

發(fā)會(huì)議通知，

并落實(shí)參會(huì)人員

會(huì)前準(zhǔn)備工作1

會(huì)中達(dá)成共識(shí)的

跟蹤反饋

注意事項(xiàng)：

?綜合考慮各種因素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室：

?注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；

?會(huì)前與對方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；

?根據(jù)來訪公司的習(xí)慣及來訪者的級別準(zhǔn)備禮物；

?在與來訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送

時(shí)間，并通知對方確切的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)；

?考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；

?如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀陪

同人;

第30頁共60頁

編號：

時(shí)間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第31頁共60頁

?會(huì)前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理

溝通洽談事宜；

?在會(huì)前擬制meetingagenda（見模版）

?在制作PPT時(shí)根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加合適的內(nèi)

容，注意合適的內(nèi)容的及時(shí)更新，并根據(jù)來訪者需求制作中/英文；

―初次會(huì)面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；

一再次會(huì)面應(yīng)注意：有針對性的業(yè)務(wù)回顧（可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資

料）。

?幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提醒會(huì)面時(shí)攜帶；

?提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人

謙和有禮的態(tài)度；

?提醒總經(jīng)理參會(huì)，在GM同意后陪同參會(huì)，參會(huì)中協(xié)助放映ppt,并關(guān)

注會(huì)場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種情況；

?會(huì)面結(jié)束后，代息經(jīng)理或陪同送客人離去：之后整理筆記本電腦等儀

器設(shè)備；

?總經(jīng)理參加的外部會(huì)面

總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會(huì)面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那

樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn)：

征詢GM第31頁共60頁

是否參會(huì)

編號：

時(shí)同：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第32頁共60頁

接到參會(huì)邀請婉拒并請對方改請

回復(fù)對方參會(huì)，并

寫入H程表

關(guān)注對方會(huì)議組織

情況，并適時(shí)提出

建議

在會(huì)面前給GM提

供背景材料

提醒GM參會(huì)

總經(jīng)理參會(huì)

結(jié)束

第32頁共60頁

編號：

時(shí)值：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第33頁共60頁

注意事項(xiàng)：

?會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；

?會(huì)前了解會(huì)議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間;

?對會(huì)中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時(shí)跟進(jìn)并反饋；

外部會(huì)面會(huì)議備忘模版

GuestMeetingTable

Guest'sCompany:AMD

Legend'sParticipantand

Guest'sNameandPosition

Position

Mr.HectordeJ.RuizMr.

COOVicePresidentofLegend

Computersystem

Mr.RaymondLeeGeneralManagerofDesktop

V.PofAsiaSales&MarketingbusinessDivision

Mr.KelvinKwokMr.

第33頁共60頁

編號：

時(shí)間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第34頁共60頁

SalesDirectorofAsiaVicePresidentofLegend

Computersystem

Mr.ThomsonChanGeneralManagerof

MarketingDirectorofAsiaNotebookbusinessDivision

Mr.PerryChanMr.

CountryManagerofChinaGeneralManagerofMaterial

ManagementDivisionofDTB

Mr.JackLee

AssistantSalesManagerMiss.

ManagerofMaterial

ManagementDivisionofDTB

Mr.

Interpreter

AppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2.2000

Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputer

SystemsLimited

第34頁共60頁

編號：

時(shí)間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第35頁共60頁

MeetingAgenda:

>15:00-15:05Introduction

>15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)

>15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)

>15:30-15:45Legendupdate(Mr.)

>15:45-16:00Discussionaboutcooperationbetween

AMDand

Legend

四、媒體采訪

總經(jīng)理總經(jīng)理秘書品牌市場部

第35頁共60頁

編號：

時(shí)間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第36頁共60頁

第36頁共60頁

編號：

時(shí)瓦2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第37頁共60頁

第37頁共60頁

編號：

時(shí)瓦2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第38頁共60頁

媒體采訪流程說明:

1、接受采訪

第38頁共60頁

編號：

時(shí)值：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第39頁共60頁

?聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安

排；除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理；

對直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定，請對方理解；

應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對方聯(lián)系品推接口人；

?從品推得到采訪提綱；

.將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；

.對總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排

在一起；

對總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要

時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。

2、采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）

.落實(shí)品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；

.配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改；對

于常見問題的回答應(yīng)該有所備份并及時(shí)更新：

.了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：

對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會(huì)有要求，在預(yù)定采訪場地時(shí)應(yīng)該

注意；

有些記者會(huì)要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者

提供；

對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版：

3、采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）

.幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案；

第39頁共60頁

編號：

時(shí)間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第40頁共60頁

?對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；

?如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會(huì)議設(shè)備；

如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車；

如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源;

4、采訪當(dāng)天

.采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪時(shí)間；

.如果是電話采訪需要檢查會(huì)議設(shè)備；

到采訪時(shí)間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；

.如果采訪在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出發(fā)；

.如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地；

如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場地是否合適，對

方是否需要其它背景資料；

安排停當(dāng)后請總經(jīng)理出面接受采訪；

送記者離開，并了解播出或見報(bào)時(shí)間：

5、采訪結(jié)束

.與記者溝通，及時(shí)了解播出或見報(bào)的確切時(shí)間；

.通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理；

必要時(shí)可通知公司全體或部門員工收看。

注意事項(xiàng)：

?對記者的界面要非常友好。

第40頁共60頁

編號：

時(shí)恒：2021年x月x日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第41頁共60頁

五、大型活動(dòng)

第41頁共60頁

編號：

時(shí)間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第42頁共60頁

陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)流程說明:

1、接受活動(dòng)邀請

.得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理意見;

.對于總經(jīng)理同意參加的活動(dòng)事先安排日程；

2、活動(dòng)前一天的準(zhǔn)備工作

.做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車輛等；

.提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動(dòng)的那幾項(xiàng)；

3、活動(dòng)當(dāng)天

第42頁共60頁

編號：

時(shí)瓦2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第43頁共60頁

?著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；

?帶好活動(dòng)議程、名片等資料；

?活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要時(shí)為總經(jīng)理

擋駕；

4、活動(dòng)后

.整理業(yè)務(wù)資料和名片。

（二）參與支持的大型活動(dòng):

總經(jīng)理秘書總經(jīng)理

時(shí)序\

第43頁共60頁

編號：

時(shí)間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第44頁共60頁

參與支持的大型活動(dòng)流程說明:

第44頁共60頁

編號：

時(shí)毫2021年X月X日書山有路勤