ICS01.140.20

CCSA14

DB4403

深圳市地方標準

DB4403/T225—2021

退役軍人檔案管理規(guī)范

Specificationforarchivemanagementofveteran

2021-12-30發(fā)布2022-02-01實施

深圳市市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB4403/T225—2021

退役軍人檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了退役軍人檔案的管理要求、收集、整理、保管、利用及轉遞的內容。

本文件適用于指導退役安置地為深圳市的退役軍人檔案管理工作的開展。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

DA/T22—2015歸檔文件整理規(guī)則

DA/T25—2000檔案修裱技術規(guī)范

DA/T31—2017紙質檔案數字化規(guī)范

3術語和定義

下列術語和定義適用于本文件。

3.1

退役軍人veteran

從中國人民解放軍依法退出的現(xiàn)役的軍官、軍士和義務兵等人員。

[來源：中華人民共和國退役軍人保障法]

3.2

退役軍人檔案archiveofveteran

軍隊與地方退役軍人管理機構在軍人管理、退役軍人安置人才服務等工作中形成的，反映退役軍人

個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵

紀守法、家庭狀況、社會關系以及安置、優(yōu)撫、社保認定等情況的歷史記錄材料。

4管理要求

4.1退役軍人檔案管理應遵循以下原則：

——依規(guī)依法、全面從嚴；

——分級負責、集中管理；

——真實準確、完整規(guī)范；

——方便利用、安全保密。

4.2退役軍人的檔案應包括以下類型：

——退役軍人人事類檔案；

——退役軍人安置類檔案；

——退役軍人優(yōu)撫類檔案；

1

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——退役軍人教育培訓類檔案。

4.3應配備專職人員負責退役軍人檔案的管理。專職人員應符合以下要求：

——具備大專及以上學歷；

——具備檔案管理專業(yè)知識；

——熟悉人力資源和社會保障政策法規(guī)；

——掌握計算機基本知識，并能熟練操作。

5收集

5.1應收集退役軍人的人事類材料、安置類材料、優(yōu)撫類材料及教育培訓類材料，各類材料原則上為

原件。

5.2人事類材料包括以下內容：

——入伍材料；

——黨團材料；

——軍銜、職務晉升（調整）材料；

——獎懲材料；

——訓練、考核材料；

——生活待遇材料；

——病情鑒定和評殘材料；

——退出現(xiàn)役材料；

——其他相關材料。

5.3安置類材料包括以下內容：

——安排工作材料；

——自主就業(yè)材料：

——領取退役金材料；

——退休材料；

——供養(yǎng)材料；

——其他相關材料。

5.4優(yōu)撫類材料包括以下內容：

——養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育等社會保險材料；

——公共交通、文化和旅游等優(yōu)待材料；

——殘疾退役軍人撫恤材料；

——其他相關材料。

5.5教育培訓類材料包括以下內容：

——職業(yè)教育材料；

——技能培訓材料；

——其他相關材料。

5.6各類材料的歸檔范圍應符合附錄A的要求。

5.7材料收集時，應對材料進行鑒別，鑒別的內容及要求包括但不限于：

a)材料的齊全、完整。對照附錄A歸檔范圍，發(fā)現(xiàn)有缺失的，應在《文件歸檔材料登記表》（見

附錄B的表B.1）上及時登記，并收集補充；

2

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b)材料是否屬于歸檔范圍。不屬于附錄A歸檔范圍、重復多余以及同名異人、張冠李戴的材料，

按以下方式及時清理：

1)對有保存價值的文件資料，交檔案部門或有關部門保存；

2)對比較重要的證件、文章等材料，且組織不需要保存的，退還本人；

3)對無保存價值又不宜退回本人的材料，應登記并報主管領導批準銷毀。

5.8材料鑒別無誤后，應填寫《材料接收登記表》（見附錄B的表B.2）。

6整理

6.1整理原則

6.1.1材料整理的原則應符合DA/T22—2015第4章的要求。

6.1.2人事類文件材料收集后，應予以鑒定，確保符合要求后1個月內歸檔。安置類、優(yōu)撫類及教育

培訓類材料應在收集齊全后于次年6月底前整理歸檔。

6.2整理流程

6.2.1鑒定

應對接收的材料進行鑒定。鑒定的內容及要求包括但不限于：

a)材料的真?zhèn)危鸿b定材料是否屬實及對象是否明確；

b)材料的規(guī)范：審查材料的文字是否清晰、填寫是否規(guī)范；

c)材料手續(xù)的完備：審查各類材料的手續(xù)是否完備。

6.2.2分類

應按照附錄A表A.1的要求對所接收的材料進行分類。

6.2.3整理及排序

對分類后的材料進行整理，整理方式可包括：

——按“卷”整理：根據文件形成規(guī)律，將一組相關文件組成基本保管單位的整理方法；

——按“件”整理：根據文件形成規(guī)律，將“單份文件”作為基本保管單位的整理方法。

對整理后的案卷或文件，應根據材料內容的內在聯(lián)系和材料之間的銜接進行排序。按“卷”

整理的，對卷內文件進行排序；按“件”整理的，對文件進行排序。

文件排序的規(guī)則可包括：

——按文件形成時間排序；

——按業(yè)務推進程序的先后順序排序。

注：卷內文件是指案卷內的文件材料。

6.2.4編制題名

以卷為單位整理的歸檔文件，應編制案卷題名。案卷題名應準確概括卷內文件內容和成分，

結構宜為“責任者+主題（內容）+文種”。

以件為單位整理的歸檔文件，題名為文件的標題。

6.2.5編號

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應對各類歸檔文件編制檔號。

人事類歸檔文件的檔號根據市組織工作主管部門的規(guī)定編排。

安置類、優(yōu)撫類、教育培訓類歸檔文件的檔號可包括以下信息要素：

——全宗號：按市檔案管理部門的規(guī)定實施；

——年度：文件材料形成年度，由四位阿拉伯數字組成，如跨年整理歸檔，年度為文件材料辦結

年度；

——類別號：檔案類別的代碼，如，安置檔案類別號為11，優(yōu)撫檔案類別號為12；

——案卷號：案卷排列的順序號，由三位阿拉伯數字組成，如，第1卷編為001；

——件號：文件排列次序的編號，由四位阿拉伯數字組成，如，第4份文件，編為0004。

安置類、優(yōu)撫類、教育培訓類歸檔文件的檔號可按以下規(guī)則編排：

——以卷為單位整理歸檔的，檔號結構為“全宗號+年度+類別號+案卷號”，各信息要素之間用“-”

連接；

示例：福田區(qū)的全宗號為FC66，安置類檔案類別號為11，其2019年歸檔的安置類檔案第2卷，檔號為

“FC66-2019-11-002”。

——以件為單位整理歸檔的，檔號結構為“全宗號+年度+類別號+件號”，各信息要素之間用“-”

連接。

示例：福田區(qū)的全宗號為FC66，優(yōu)撫類檔案類別號為12，其2019年歸檔的優(yōu)撫類檔案的第4份文件，檔號為

“FC66-2019-12-0004”。

6.2.6編目

以卷為單位整理的歸檔文件，應編制案卷目錄和卷內文件目錄；以件為單位整理的歸檔文件，

應編制歸檔文件目錄。

案卷目錄包括但不限于以下要素：

——檔號；

——案卷題名；

——年度；

——總頁數；

——保管期限；

——備注。

卷內文件目錄包括但不限于以下要素：

——順序號：以卷內文件排列先后順次填寫的序號，亦即件號；

——文號：文件制發(fā)機關的發(fā)文字號，沒有文號的，則填寫“/”；

——責任者：對檔案內容進行創(chuàng)造或負有責任的團體和個人，亦即文件的署名者；

——卷內文件題名：卷內文件的標題，應照實抄錄；沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，

可自擬標題，外加方括號“[]”；

——日期：文件形成的日期，由8位阿拉伯數字組成，如日期為2010年8月10日，則填寫“20100810”；

沒有明確日期的，予以簡要說明；

——頁號：填寫每件文件首頁所對應的頁碼；

——備注：留待對卷內文件變化時作說明之用。

以件為單位整理的歸檔文件目錄按DA/T22—2015編制。

案卷目錄模板、卷內文件目錄模板分別參見附錄C中表C.1、表C.2。

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6.2.7技術處理

紙質檔案修整

紙質檔案材料裝訂前，按以下要求進行修整：

——材料載體變質或字跡褪色不清的材料，進行補救，一般可采用修復、打印、抄寫、復印等方

法。通過打印、抄寫的材料，應核對無誤，并注明復制單位和日期；

——破損、卷角、折皺和小于A4規(guī)格的材料，按照DA/T25—2000予以修復；

——超出A4規(guī)格的材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可進行裁剪；不可裁剪的

材料，應進行折疊；折疊后的材料應保持平整，便于展開閱讀，不可損壞文字及照片；

——過窄或破損未空出裝訂線的材料，進行加邊；

——按保管期限要求去除金屬或塑料裝訂用品。

檔案數字化技術加工

.1紙質檔案材料裝訂前，應對材料進行數字化加工。數字化加工應符合DA/T31—2017第7

章、第8章、第9章及第10章的要求。

.2宜配備滿足現(xiàn)代化管理、檔案數字化、電子文件、電子檔案管理需求的基礎設施設備和對

應的信息化系統(tǒng)。

6.2.8裝訂及入庫

裝訂前應按以下要求檢查檔案材料排序：

——卷內文件目錄在卷首；

——材料排列順序與目錄相符。

檔案材料裝訂應符合以下要求：

——材料不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后材料平整，原裝訂方式符合要求的，保持不變；

——根據材料保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配，相同期限的材料裝訂方

式保持一致，不同期限的裝訂方式相對統(tǒng)一；

——不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝

訂。

案卷內文件可按以下兩種方式進行裝訂：

——整卷裝訂：采用“三孔一線”的方式；

——以件為單位裝訂：使用經檢測合格的不銹鋼訂書釘或不銹鋼夾。已裝訂成冊的文件原則上無

需拆釘，如移交時已生銹的，應拆除。

檔案材料裝訂后，宜采用裝盒方式進行封裝。裝盒應符合DA/T22—2015的6.4要求。

檔案經驗收合格后，應根據安全保密、便于查找的原則，進行入庫保存。

7保管

7.1檔案保管應符合以下要求：

——有專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜或檔案密集架；

——檔案庫房保持清潔，配備必要設備，采取安全措施，符合防火、防潮、防蛀、防盜、防光、

防高溫要求；

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——檔案存放編排有序、便于查找；

——定期將檔案實物與檔案名冊、檔案目錄數據庫進行核對；

——檔案管理人員變動時，履行交接手續(xù)。交接材料由交接雙方簽字確認后歸入文書檔案。

7.2檔案保管的防火應符合以下要求：

——庫房遠離鍋爐房、變配電室、車庫等火災易發(fā)生區(qū)；

——庫房安裝火災報警裝置，配備必要的消防設備，并按設備要求定期檢查、更換；

——定期檢查庫房電器線路，庫房不設置明火設施或存放易燃易爆物品和其他雜物；

——檔案管理人員熟悉有關消防知識，能正確使用消防器材。

7.3檔案保管的防潮應符合以下要求：

——庫房安裝溫濕度記錄儀器；

——庫房配備加濕機、去濕機等設備，溫度保持在14℃～24℃間，相對濕度保持在45％～65％。

7.4檔案保管的防蛀應符合以下要求：

——庫房內不存放食物和易霉物品；

——定期施放驅蟲、防霉藥劑，采取防蟲防霉防鼠措施。

7.5檔案保管的防盜應符合以下要求：

——庫房安裝防盜門窗。配備防盜報警裝置和監(jiān)控設備；

——管理人員下班前檢查門窗及相關設備的安全。

7.6檔案保管的防光應符合以下要求：

——庫房的人工照明選用紫外線含量低的光源；

——庫房避免陽光直射檔案。有外窗時配備窗簾等遮陽設施。

7.7檔案保管的防高溫應符合以下要求：

——庫房配備通風降溫設備，并定期檢修保養(yǎng)；

——庫房溫度保持在14℃～24℃。

8利用

8.1檔案利用包括對檔案的查（借）閱、復制和摘錄等。

8.2檔案利用出庫時應登記，利用結束后當天入庫保存。

8.3可利用檔案的對象包括：

——退役軍人當事人及代理人；

——國家安全、公安、檢察、審批、紀檢、監(jiān)察部門；

——檔案移交部門；

——律師。

8.4辦理以下事項時可利用檔案：

——退役軍人考察、任免、調動、政治審查、組織處理、入黨、出國（境）、退（離）休、工資

待遇、治喪、制作檔案副本等組織人事工作；

——辦理案件；

——辦理社會保險、公證。

8.5檔案的利用符合以下要求：

——利用人員應申明利用理由；

——按照檔案的類別，退役軍人當事人利用檔案應符合以下要求：

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人事類檔案：退役軍人當事人不可查閱本人及其親屬檔案，但本人及其親屬因辦理公證、

訴訟取證等有關個人合法權益保障事項的，可按照有關規(guī)定提請相應組織人事部門查閱

檔案；

安置、優(yōu)撫及教育培訓類檔案：退役軍人當事人可提請檔案管理部門利用檔案。

——國家安全、公安、檢察、審判、紀檢、監(jiān)察部門可利用退役軍人檔案的全部材料，利用時應

由兩個或以上工作人員共同出席；

——律師可利用法院調查令載明的與訴訟有關的檔案；

——利用安置、優(yōu)撫及教育培訓類檔案，應根據利用檔案的對象類型，分別提交以下材料：

利用檔案的對象為退役軍人當事人的，有工作單位的出具單位行政介紹信，無工作單位

的可持戶口所在地街道黨委介紹信；

利用檔案的對象為退役軍人代理人的，除提交退役軍人單位行政介紹信外，還應出具本人

身份證原件及經公證部門公證的當事人授權委托書；

利用檔案的對象為國家安全、公安、檢察、審判、紀檢、監(jiān)察部門的，出具單位介紹信和

利用人工作證件及證明查閱檔案必要性的相關文件；

利用檔案的對象為檔案移交部門的，出具單位介紹信及利用人工作證件；

利用退役軍人檔案的對象為律師的，出具律師證、法院調查令、委托函等。

——嚴格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定。不應涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、增添檔案材料，未經

批準不可復制檔案材料，不可泄露或擅自向外散布檔案內容。

8.6利用檔案申報流程應符合以下要求：

a)利用檔案的對象持有效證件，填寫《檔案利用登記表》（見附錄B的表B.3），申請檔案利用；

b)檔案管理人員對《檔案利用登記表》和利用檔案的對象有關證件進行審核，審核無誤后提供相

應的利用服務。

9轉遞

9.1檔案轉遞應符合以下要求：

——檔案轉遞的適用對象為退役安置地在深圳市且具有深圳戶籍的退役軍人；

——檔案通過機要交通轉遞或派專人移交至退役軍人安置地縣級以上人民政府退役軍人安置工作

主管部門，不交由退役軍人自帶；

——轉出的檔案完整齊全，并按規(guī)定整理裝訂，不扣留材料或分批轉出；

——轉遞材料時填寫檔案轉遞通知單（模版參見附錄D），并嚴密包封。

9.2根據退役軍人的安置結果，檔案轉遞應符合以下要求：

——退役軍人屬于復員干部、自主擇業(yè)及離退休人員的，其檔案轉遞至相應的部門管理；

——退役軍人轉業(yè)至符合政府安排工作條件的機關、團體及企事業(yè)單位的，其檔案轉遞至具有檔

案保管權限的所在單位人事部門管理。

9.3檔案轉遞的流程應符合以下要求：

a)檔案調入單位發(fā)出商調函至調出單位；

b)調出單位同意后，按附錄A的歸檔范圍整理檔案材料，并填寫《檔案轉遞登記表》（見附錄B

表B.4）；

c)調出單位填寫檔案轉遞通知單，安排檔案移交；

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d)調入單位接收到調出單位移交的檔案后，填寫《檔案接收登記表》并出具檔案轉遞回執(zhí)至調

出單位。

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附錄A

（規(guī)范性）

退役軍人文件材料歸檔范圍及保管期限表

退役軍人文件材料歸檔范圍及保管期限表見表A.1。

表A.1退役軍人文件材料歸檔范圍及保管期限表

檔案類別一級類別序號歸檔范圍保管期限備注

1應征公民入伍登記表永久—

1990年3月以前入伍為應

2應征公民入伍批準書永久

征公民入伍登記表

1990年3月以前入伍為應

3應征公民政治審查表永久

征公民入伍登記表

4應征公民體格檢查表永久—

1990年冬季以前入伍的

5士兵登記表（志愿兵登記表）永久

士兵無此表

除入伍材料類別序號1-5給出

的材料外，從非軍事部門直接《士兵登記表》應有打印

招收的士官還應有《招收士官永久或加蓋印章的“招收士

學歷專業(yè)審定表》、《招收士官”字樣

官專業(yè)技能考核評定表》等

6除入伍材料類別序號1-5給出

的材料外，院校畢業(yè)的士官還1998年、1999年為軍士長

永久

應有士官學員入學批準書、士學員入學批準書

一、退役

（一）入伍材料官學員畢業(yè)分配表

軍人人事

類

1979年前及1990年后選

改的志愿兵提交《士官選

取注冊登記表》；1991

年至1998年選取的士官

提交《選改專業(yè)軍士報告

表》；1999年至2009年選

7各級、各期士官選取表永久取的士官提交《士官選取

報告表》；1991年前及

2009年后選取的士官提

交《士官選取注冊登記

表》；代理過干部職務的

士官，還應補充提交《士

官代理干部職務報告表》

8其他相關應歸檔材料永久—

9

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表A.1退役軍人文件材料歸檔范圍及保管期限表（續(xù)）

檔案類別一級類別序號歸檔范圍保管期限備注

1入黨（團）志愿書永久—

2轉正申請書永久—

（二）黨團材料3優(yōu)秀黨（團）員登記表永久—

4黨（團）員發(fā)展考察材料永久—

5其他相關應歸檔材料永久—

1979年至1990選改的志

1士兵軍銜報告（登記）表永久愿兵提交《志愿兵申請

（三）軍銜、職務晉升（調表》

整）材料2士兵任職報告表永久—

3士官軍銜晉升報告表永久—

4其他相關應歸檔材料永久—

1個人獎勵登記(報告)表永久—

（四）獎懲材料2個人處分登記報告(登記)表永久—

3其他相關應歸檔材料永久—

1新兵訓練鑒定表永久—

2學員鑒定表永久—

一、退役（五）訓練、考核材料3初級改選士官培訓鑒定表永久—

軍人人事4參加抗洪搶險人員鑒定表永久—

類5其他相關應歸檔材料永久—

1調整工資審批表永久—

2士官配偶隨軍（調）審批表永久—

士官隨軍配偶生活困難補助

3永久—

（六）生活待遇材料審批報告表

根據退役士兵的不同情

4退休士官增加退休費審批表永久

況提供

5其他相關應歸檔材料永久—

軍人體系醫(yī)院或上級醫(yī)院診

1永久—

斷證明

（七）病情鑒定和評殘材軍人因病喪失工作能力醫(yī)學

2永久—

料鑒定表

3軍人殘疾等級評定表永久—

4其他相關應歸檔材料永久—

1義務兵退出現(xiàn)役登記表永久—

（八）退出現(xiàn)役材料2士官退出現(xiàn)役登記表永久—

3退休士官安置登記表永久—

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表A.1退役軍人文件材料歸檔范圍及保管期限表（續(xù)）

檔案類別一級類別序號歸檔范圍保管期限備注

根據退役士兵的不同

4易地安置材料永久

情況提供。

5其他相關應歸檔材料永久—

1職業(yè)資格材料永久—

2學歷、學位材料永久—

3教育培訓材料永久—

（九）其他相關材料

4軍齡、工齡證明材料永久—

本人公民身份證號碼登記材

5永久—

料

1選崗順序公示表永久

2公開選崗確認書永久

（一）安排工作材料3退役士兵安排工作介紹信永久

4轉業(yè)審批報告表永久

符合以下條件之一人

5其他相關應歸檔材料永久員：

1退役士兵自謀職業(yè)協(xié)議書永久（1）自主擇業(yè)人員安

二、退役

自主就業(yè)退役士兵的一次性置

軍人安置（二）自主就業(yè)材料2永久

經濟補助金簽收表（2）退役士兵安置

類

3其他相關應歸檔材料永久（3）復員干部安置

待安置生活補助金發(fā)放簽收（4）離退休人員安置

1永久

（三）領取退役金材料表

2其他相關應歸檔材料永久

（四）退休材料——永久

（五）供養(yǎng)材料——永久

（六）其他相關材料——永久—

養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、

（一）參戰(zhàn)參試人員生育等社會保險材料：

（二）鈾礦開采人員（1）養(yǎng)老保險材料

（三）60周歲以上農村籍1（2）醫(yī)療保險材料永久—

人員（3）工傷保險材料

（四）帶病回鄉(xiāng)人員（4）失業(yè)保險材料

三、退役

（五）部分烈士（錯殺被（5）生育保險材料

軍人優(yōu)撫

平反人員）子女

類

（六）五老人員

（七）殘疾軍人、傷殘人退役軍人優(yōu)待證或定恤定補

民警察2優(yōu)待證等材料永久—

（八）傷殘國家機關工作

人員

（九）烈士遺屬人員

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表A.1退役軍人文件材料歸檔范圍及保管期限表（續(xù)）

檔案類別一級類別序號歸檔范圍保管期限備注

殘疾退役軍人撫恤材料：

（1）評定、調整傷殘登記

審批表

（2）受理通知書

（十）因公犧牲軍人遺屬

（3）傷殘評定公示書

（十一）病故軍人遺屬

3（4）申請涉核補評殘報告永久—

（十二）享受節(jié)日慰問人

（5）勞動部門出具的工傷

員

認定報告

（6）傷殘鑒定表、傷殘證

明

（7）待遇核準表

4其他相關材料永久—

四、退役（一）職業(yè)教育材料——永久—

軍人教育（二）技能培訓材料——永久—

培訓類（三）其他相關材料——永久—

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附錄B

（資料性）

登記表

文件歸檔材料登記表、材料接收登記表、檔案利用登記表、檔案轉遞登記表分別見表B.1、表B.2、

表B.3及表B.4。

表B.1文件歸檔材料登記表

接收日期檔案姓名身份證材料名形成單份數遞送人歸檔情備注

號號稱位況