酒店低值易耗品采購流程一、制定目的及范圍為了提升酒店低值易耗品（如洗漱用品、清潔用品、文具等）的采購效率，控制采購成本，并確保采購管理的規(guī)范化，特制定本流程。該流程適用于酒店各部門的低值易耗品采購環(huán)節(jié)，涵蓋采購申請、審批、詢價(jià)、下單、驗(yàn)收等各個(gè)步驟。二、采購原則采購工作須遵循以下原則：1.公正、公平、公開，確保所有采購環(huán)節(jié)透明。2.采購物品必須從信譽(yù)良好的供應(yīng)商處采購，所有物品需開具正規(guī)發(fā)票。3.各部門需指定專人負(fù)責(zé)采購，申購人與采購人不得為同一人。三、采購流程1.采購申請?jiān)谶M(jìn)行采購前，相關(guān)部門應(yīng)首先對庫存進(jìn)行核查，了解當(dāng)前物品的存量及使用情況。若需采購，申購人填寫《低值易耗品申購單》，詳細(xì)列明所需物品、數(shù)量、用途及預(yù)算金額。該申購單需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，以確保采購的合理性和必要性。2.申購審批申購單填寫完成后，需提交至酒店的采購部門進(jìn)行審批。采購部門對申購內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)物品的必要性及預(yù)算的合理性。根據(jù)酒店內(nèi)部規(guī)定，采購部門應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果反饋給申購人。3.詢價(jià)在審批通過后，采購人員需對所需采購的物品進(jìn)行詢價(jià)。此步驟要求采購人員至少聯(lián)系三家符合資質(zhì)的供應(yīng)商，獲取報(bào)價(jià)信息，確保價(jià)格的合理性與市場競爭性。采購人員應(yīng)將報(bào)價(jià)信息整理匯總，并附上供應(yīng)商的資質(zhì)證明，確保信息的真實(shí)可靠。4.核價(jià)與選擇供應(yīng)商采購人員將獲取的報(bào)價(jià)信息與市場歷史價(jià)格進(jìn)行對比，分析價(jià)格波動(dòng)情況，確保選擇的供應(yīng)商在價(jià)格和質(zhì)量上均符合酒店要求。根據(jù)綜合評估結(jié)果，采購人員在報(bào)價(jià)中選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并填寫《供應(yīng)商選擇報(bào)告》，報(bào)告需附上詢價(jià)記錄、報(bào)價(jià)單及供應(yīng)商資質(zhì)文件。5.審批與下單供應(yīng)商選擇完成后，采購人員將《供應(yīng)商選擇報(bào)告》提交給采購部門進(jìn)行最終審批。審批通過后，采購人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系，確認(rèn)訂單信息，包括所需物品、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期等。采購人員需確保與供應(yīng)商簽訂正式的采購合同以保護(hù)雙方權(quán)益。6.驗(yàn)收入庫物品到貨后，相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)訂單確認(rèn)貨物的數(shù)量與質(zhì)量。驗(yàn)收過程需記錄在《驗(yàn)收單》中，確保所有到貨物品與采購訂單一致。驗(yàn)收合格后，物品應(yīng)及時(shí)入庫，并在倉庫管理系統(tǒng)中更新庫存信息。若發(fā)現(xiàn)物品質(zhì)量問題，采購人員需立即與供應(yīng)商溝通處理。7.報(bào)銷流程采購物品到貨并入庫后，采購人員需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成報(bào)銷申請。報(bào)銷申請需附上相關(guān)單據(jù)，如采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)在五個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并將審核結(jié)果反饋給采購人員。若審核未通過，需說明原因，并由采購人員進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。8.數(shù)據(jù)記錄與分析所有采購活動(dòng)完成后，采購人員需將《申購單》、《驗(yàn)收單》、《供應(yīng)商選擇報(bào)告》及相關(guān)發(fā)票等資料進(jìn)行歸檔，以便于日后的審計(jì)與查詢。同時(shí)，定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以評估采購效率、成本控制情況，并為后續(xù)采購決策提供數(shù)據(jù)支持。四、備案管理所有低值易耗品采購?fù)瓿珊螅嚓P(guān)資料應(yīng)整理歸檔，確保所有單據(jù)、合同、驗(yàn)收記錄等文件都有備份。采購部門需定期檢查檔案，確保文件的完整性和可追溯性，為未來的審計(jì)提供依據(jù)。五、采購紀(jì)律與責(zé)任1.采購人員職責(zé)采購人員需建立供應(yīng)商資料檔案，定期進(jìn)行市場調(diào)查，確保所采購物品的質(zhì)量符合酒店標(biāo)準(zhǔn)。采購人員應(yīng)定期進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)與采購技能。2.禁止行為采購人員不得接受供應(yīng)商的任何饋贈(zèng)或回扣，違者將面臨嚴(yán)肅處理。所有采購活動(dòng)須保持高度的道德標(biāo)準(zhǔn)，確保采購過程的公正性和透明性。六、反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購流程的有效性，酒店需建立反饋機(jī)制，定期收集各部門對采購流程的意見與建議。采購部門應(yīng)根據(jù)反饋結(jié)果，對采購流程進(jìn)行評估與優(yōu)化，確保流程能夠適應(yīng)