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文檔簡介

廣告公司創意工具采購流程一、制定目的及范圍為提升廣告公司在創意項目中的工作效率，確保創意工具的采購流程規范化，特制定本流程。該流程適用于所有創意工具的采購，包括軟件、硬件及相關服務，旨在優化采購環節，降低成本，提高采購透明度。二、采購原則1.采購應遵循“公正、公平、公開”的原則，綜合考慮工具的質量、價格及服務。2.所有采購工具需從信譽良好的供應商處獲取，確保產品的合法性和合規性。3.各部門需指定專人負責采購，申購人與采購人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購流程1.需求確認各項目組需根據項目需求，明確所需創意工具的類型、數量及預算。項目負責人需填寫“采購需求表”，并附上項目背景及使用目的，確保需求的合理性和必要性。2.預算審批采購需求表需提交至財務部門進行預算審核。財務部門根據公司年度預算及項目資金情況，決定是否批準該項采購。預算審批通過后，項目組可進入下一步。3.供應商選擇項目組需對市場進行調研，收集至少三家供應商的報價及產品信息。對比各供應商的產品質量、價格、售后服務等，形成“供應商評估報告”，并提交給采購負責人審核。4.詢價與核價采購負責人需與選定的供應商進行進一步溝通，確認最終報價及交貨時間。根據歷史采購數據及市場行情，進行核價，確保價格的合理性。核價結果需記錄在“采購記錄表”中。5.審批流程完成詢價與核價后，采購負責人需將“采購記錄表”及相關文件提交至公司管理層進行審批。審批流程應逐級進行，確保每個環節的透明性與合規性。6.采購實施審批通過后，采購負責人可向供應商下單。供應商需在約定的時間內交付產品，采購負責人需跟蹤訂單狀態，確保按時交貨。7.驗收與入庫產品到貨后，項目組需對照采購清單進行驗收，確認產品數量及質量符合要求。驗收合格后，相關人員需填寫“驗收報告”，并將產品入庫，確保庫存管理的準確性。8.付款與報銷驗收合格后，采購負責人需向財務部門提交付款申請，附上發票及驗收報告。財務部門在審核無誤后，進行付款。所有采購記錄需在一個月內完成報銷，逾期將不予受理。四、特殊采購流程對于緊急或特殊情況的采購，需遵循以下流程：1.應急采購在突發情況下，項目組可直接聯系供應商進行采購，無需經過常規的詢價流程。應急采購需由項目負責人簽字確認，并在事后補充相關采購記錄。2.集中采購對于常用的創意工具，如設計軟件的年度訂購，各部門需在每年初提交需求匯總，由采購部門統一進行集中采購，以降低成本。五、備案與存檔所有采購完成后，采購負責人需將相關文件（包括采購需求表、供應商評估報告、采購記錄表、驗收報告及發票）進行歸檔，確保后續可追溯性。所有文件需保存至少三年，以備審計和檢查。六、采購紀律1.采購人員職責采購人員需保持與供應商的良好溝通，確保采購工具的質量與服務。同時，需定期對供應商進行評估，更新供應商名錄。2.行為規范采購人員不得接受供應商的任何形式的賄賂或回扣，違者將受到公司紀律處分。所有采購活動需保持透明，確保公司利益不受損害。七、反饋與改進機制為確保采購流程的有效性，需定期收集各部門對采購流

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