企業內部控制實務

采購業務控制任務6-1采購業務控制概述任務6-2采購業務流程任務6-3采購業務主要風險與控制措施任務6-4采購業務控制制度設計

教學目標

采購業務控制1.知識目標：（1）了解采購業務的業務流程；（2）掌握采購業務內部控制的總體要求；（3）重點掌握采購業務的主要風險、關鍵控制點和控制措施。2.能力目標（1）理解采購業務控制制度的設計目標；（2）初步掌握采購業務控制制度的設計方法。【教學引導】

2007年10月1日，國際酒店在鮮花的簇擁和鞭炮的喧囂中正式對外營業了。這是一家集團公司投資成立的涉外星級酒店，擁有裝潢豪華、設施一流的套房和標準客房，下設的老寧波餐廳更是特色經營傳統寧波菜和海派家常菜肴，能為中外客商提供各式專業和體貼的服務。由于集團公司資金雄厚實力強大，因此在開業當天，不僅社會各界知名人士到場剪彩慶祝，更吸引了大批新聞媒體競相采訪報道。一時之間，國際酒店門前是人頭攢動，星光熠熠。最讓酒店感到驕傲和榮耀的是酒店大堂天花板上猶如天宇星際一般的燈光裝飾，和一個圓圓的、超級真實的月亮水晶燈，使得整個酒店絢麗奪目、熠熠生光。

國際酒店水晶燈飾采購案帶給人們的思考這些天花板上裝飾所用的材料以及星球燈飾均是由水晶材料雕琢而成，是公司王副總經理親自組織貨源，最終從瑞士某珠寶公司高價購買的，貨款總價高達150萬美元。這樣的超級豪華水晶燈飾不僅是在全國罕見，即使是國外，也只有在少數幾家五星級酒店里能見到。開業當天，來往賓客無不對這個豪華的水晶天花板燈飾贊不絕口，稱羨不已。尤其是經過媒體報道，更成為當天的頭條新聞，國際酒店在這一天也像那盞水晶燈飾一樣，一舉成名，當天客房入住率就達到了80%以上。王副總經理也因此受到了公司領導的高度贊揚，一連幾天，王總的臉上都洋溢著快樂而滿足的笑容。然而，好景不長。兩個月后，這些高價值的水晶燈飾就出了狀況。首先是失去了原來的光澤，變得灰蒙蒙的，即使用清潔布使勁擦拭都不復往日光彩。其次，部分連接的金屬燈桿出現了銹斑，還有一些燈珠破裂甚至脫落。人們看到這破了相的水晶燈，議論紛紛，這就是破費百萬美元買來的高檔水晶燈嗎？鑒于情況嚴重，公司領導責令王副總經理限期內對此事做出合理解釋，并停止了他的一切職務。這個時候，王副總經理是再也笑不出來了。事件真相很快就水落石出，原來這盞價值百萬元人民幣的水晶燈根本不是從瑞士某珠寶公司購得的，而是通過奧爾公司代理購入的贗品水晶燈。國際酒店在未經過公開招標的情況下，即與奧爾公司簽訂了價值為150萬美元的代購合同。依照合同規定，奧爾公司必須提供瑞士某著名珠寶公司出產的水晶燈，并由奧爾公司向國際酒店出具該公司的驗證證明書，其中200萬元人民幣為支付給奧爾公司的代理費。然而，交易發生后，奧爾公司并未向國際酒店出具有關水晶燈的任何品質鑒定資料，國際酒店也始終沒有同奧爾公司辦理必要的查驗手續。經查實，這筆交易是由王副總經理一人操縱的，從簽訂合同到驗收入庫再到支付貨款都是由他一個人說了算，而他之所以會這樣做，正是因為收受了奧爾公司的巨額好處費。雖然出事之后，王副總經理得到了法律的嚴懲，然而國際酒店不僅因此遭受了數千萬元的巨額損失，更為嚴重的是酒店名譽蒙受重創，成為同行的笑柄。這對于一個新開業的酒店而言，不啻是個致命的打擊。一筆采購業務，特別是金額較大的業務，通常涉及采購計劃的編制、物資的請購、訂貨或采購、驗收入庫、貨款結算等。因此，企業應當針對各個具體環節的活動，建立完整的采購程序、方法和規范，并嚴格依照執行。只有這樣，才能防止錯弊，保證企業經營活動的正常進行。

【問題思考】1.國際酒店水晶燈飾采購案在哪些采購環節出現了舞弊或不規范行為？2.針對各采購環節出現的舞弊或不規范行為，企業應當采取哪些控制措施？任務6-1

采購業務控制概述一、采購業務的含義采購是指企業購買物資、接受勞務及支付款項等相關活動。其中，物資主要包括企業的原材料、商品、工程物資、固定資產等。采購環節是企業生產經營活動的起點，它既是企業“實物流”的重要組成部分，又與“資金流”密切關聯。為銷售而生產，為生產而采購是企業生產經營活動一個環環相扣的物料輸入輸出的動態過程。不僅采購流程是否順暢直接影響到企業整個生產經營活動的順利運行，而且采購業務是否科學、規范、嚴謹、節儉，也直接影響著企業的經濟效益和可持續發展。采購業務涉及到采購計劃、物資請購、物資質量、物資數量和價格、供應商選擇、采購合同訂立、物資運輸、驗收入庫、貨款支付等供應鏈活動，出現舞弊和差錯的風險較大。因此，加強采購業務內部控制，對于規范企業采購行為、保證采購質量、降低采購成本、規避采購風險、提高經濟效益有著十分重要的意義。

（一）規范采購行為，規避采購風險采購風險是指由于采購業務構成要素存在的不確定性，而給企業采購業務帶來的不確定性或損失。采購業務是企業較為頻繁、常見的業務，采購過程復雜，手續繁多，多元利益糾結，容易出現違法違紀現象。因此，構建完善的采購業務內部控制制度，針對采購業務內部控制各環節的控制缺失，設計有效的應對策略，使采購業務各流程形成系統化、一體化的監督體系，并通過準確的采購計劃、完善的采購流程、嚴格的采購審批和合同審計，對采購活動進行嚴格規范，有利于規范企業采購行為，有效規避采購風險。

（二）保證采購質量，提高市場競爭力企業將采購的物資（材料或半成品）投入到生產過程中，經過一系列的加工，最終將形成產成品。可以說，沒有高質量的材料，就難以生產出高質量的產品。采購物資的質量對企業的生產經營至關重要，它直接影響著所生產產品的質量，關系著企業生產經營活動的順利進行。因此，通過建立和完善采購業務內部控制制度，對采購過程中的審批、驗收等環節進行嚴格規范，有利于保證采購物資質量，有助于保證產品質量，提高企業的市場競爭力。

（三）降低采購成本，提高經濟效益一般而言，制造業企業的采購成本占到產品成本的50%-80%左右。毫無疑問，采購成本是企業產品成本的主要組成部分。隨著全球性競爭的日益激烈，通過降低成本來增加收益已成為各企業保持競爭力的有效手段。構建采購業務內部控制制度，就是從設計采購流程、加強供應商管理、制定科學合理的定價策略和采購批量策略等多方面規范企業的采購業務，在采購活動中實現對企業有利的采購價格和采購批量，這將有助于降低物資采購成本，提高企業經濟效益。二、采購業務內部控制的總體要求

（一）保證采購業務的合規性一是采購業務必須符合國家法律法規和國際慣例；二是采購業務必須符合企業有關采購及資金管理制度的規定；三是必須遵守采購業務流程，確保采購業務按照規定的程序和權限進行。

（二）保證采購業務的計劃性企業的采購活動必須按計劃進行，杜絕無計劃、超計劃采購，避免物資積壓、浪費。

（三）保證采購業務的及時性

采購業務必須滿足生產、銷售和管理的需要，防止因為采購不及時或不符合要求等影響生產經營活動的正常進行。

（四）保證采購業務的效益性

在滿足需要的前提下，盡量降低采購成本，減少采購資金的占用和采購環節的損失，以實現效益最大化。

（五）防止采購業務的舞弊行為

要規范采購流程，防止采購環節中違法亂紀、信用詐騙、中飽私囊、損害企業利益等違法舞弊行為；要避免基于個人私利的不恰當采購活動給企業造成經濟損失。

（六）保證采購物資的安全性

一是保證企業付出的貨款能夠取得相應的貨物；二是保證應付賬款的真實性和貨款支付的嚴密性；三是保證購進貨物在裝卸、運輸、驗收等環節的質量、數量安全；四是確保支付資金的安全、完整。

（七）保證會計信息的真實、及時和完整

采購業務中的會計信息與實際采購業務活動要保持一致性、真實性和完整性，實現賬賬相符、賬實相符，會計記錄和財務報告要合理揭示采購業務所享有的優惠政策，完整、準確地反映采購業務活動中的貨物索賠、返利、折扣和折讓等優惠政策的實際情況。任務6-2

采購業務流程一、采購業務流程概述采購業務流程是指采購活動的業務流向和先后順序，包括工作環節、步驟和程序。企業的采購業務流程一般包括準備、實施、考核三個基本階段。其中，準備階段包括采購需求分析、制定采購計劃、確定采購策略和選擇供應商等環節；實施階段包括采購談判、訂立采購合同、管理供應過程、驗收、入庫、貨款結算、會計控制等環節；考核階段主要是對采購過程及采購成本進行評估、評價和考核。三個階段的內容相互銜接、相互作用，形成一個循環，實現對采購業務的科學管理和有效控制。二、采購業務流程的環節與內容企業采購業務主要包括分析采購需求、編制采購計劃、審批采購計劃、采購準備、實施采購過程、物資驗收、支付貨款、會計系統控制和采購業務評估等環節。

（一）分析采購需求需求是采購的前提，沒有需求就沒有采購。在需求方提出采購需求后，采購部門就要根據市場需求規律和資源市場的變化情況，結合企業產品生產物資消耗定額、物資庫存定額等因素，對所申請采購的物資進行逐一審核分析，確認采購需求的合理性和可行性。明確應當采購什么、采購多少、什么時候采購以及怎樣采購的問題，最終得到一份確實可靠、科學合理的采購任務清單，為后面選擇采購方法、制定采購計劃和分派采購任務提供決策支持。

（二）編制采購計劃采購業務是從編制需求計劃和采購計劃開始的。一般需要經過兩個步驟：一是每月下旬，物資需求部門根據銷售計劃、生產計劃及管理需要編制下月份的物資需求計劃；二是采購部門根據各部門的物資需求計劃、平衡庫存物資情況、考慮市場供應情況統籌編制物資采購計劃。

（三）審批采購計劃審批采購計劃一般需要經過三個步驟：一是企業計劃管理部門綜合平衡供產銷各項計劃，保證各項計劃之間相互銜接和平衡；二是公司領導召集計劃審批會議，審批包括物資采購計劃在內的生產經營計劃；三是企業將包括物資采購計劃在內的各項計劃納入全面預算管理，從資金上保證采購計劃的實施。（四）采購準備

1.請購：是指企業采購部門根據采購計劃和實際需要，填寫《物資采購申請單》，向有關部門和領導提出物資采購申請的過程。

2.選擇供應商：也就是確定物資采購渠道和采購方式，它是企業采購業務流程中非常重要的環節，在一定程度上決定著企業采購業務的成敗。

3.確定采購價格：即企業有關部門通過詢價、報價、談判、核價等程序確定物資采購價格的過程。如何以最優“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。

4.訂立采購合同或框架協議：采購合同是企業根據采購物品、采購數量、采購方式、采購價格、結算方式等情況與供應商簽訂的具有法律約束力的協議，一般適用于大宗物資采購業務和標的金額較大的物資采購業務；框架協議是企業與供應商之間為建立長期物資購銷關系而做出的一種約定，一般適用于供需之間比較穩定的供需關系，以及零星物資的定點采購業務。

5.采購業務審批：物資請購單、供應商、采購價格和采購合同等采購業務都要經過企業有關部門和領導按照授權審批的職責權限進行審批。（五）實施采購過程采購過程主要包括采購部門按照批準的物資請購單和采購合同，根據市場情況和企業實際需要，按時、按量將物資采購到位。在采購過程中，企業應當建立嚴格的采購合同跟蹤制度，科學評價供應商的供貨情況，合理選擇運輸方式，妥善辦理運輸保險事宜，實時掌握物資采購供應過程情況。

（六）物資驗收物資驗收是指企業對采購物資入庫前的品種、規格、數量、質量等相關內容進行質量檢驗、計量驗收工作。其中，質量檢驗由質量檢驗部門負責，檢驗結果需開具質量檢驗單；計量驗收由計量部門負責，并開具過磅單；綜合驗收由物資管理部門（倉庫）負責，主要根據質量檢驗單、過磅單和采購計劃等依據驗收采購的物資。對驗收不合格的物資要實施退貨程序，辦理索賠事宜。

（七）支付貨款支付貨款是指企業在對采購物資、合同、預算、相關單據憑證、審批程序等內容審核無誤后，按照采購合同的規定及時向供應商辦理貨款支付的過程。

（八）會計系統控制會計系統控制是指利用會計系統和會計方法對企業所發生的采購業務進行確認、記錄、歸集、付款、核算、對賬、報告等實施的系統控制。

（九）評估采購業務評估采購業務是為了全面反映和檢查采購部門工作實績、工作效率和效益，運用科學、規范的績效評估方法，對照一定的標準，按照績效的內在原則，對企業采購行為過程及其效果進行科學、客觀、公正的衡量比較和綜合評價。在此基礎上提出下一階段的采購業務的目標與計劃，循環往復不斷改進。企業采購業務流程如圖任務6-3

采購業務主要風險與控制措施一、采購業務的主要風險企業采購業務至少應當關注下列風險：

（一）計劃安排不合理風險采購計劃安排不合理、審核把關不嚴格或越權審批，可能造成庫存物資短缺或積壓，導致企業生產經營活動停滯或資源浪費。

（二）供應商選擇不當風險缺乏供應商評估和準入制度，供應商選擇不當，可能導致采購物資質次價高、少斤短兩、串通舞弊、商業賄賂、信用欺詐等違法違紀事件的發生。

（三）采購價格失控風險企業缺乏科學合理的價格控制體系，招投標制度不完善，定價機制不科學，授權審批不規范，缺乏對重要物資價格的跟蹤監控，可能導致串通舞弊、商業賄賂行為，造成物資采購價格過高。

（四）合同訂立不當風險采購業務合同訂立缺乏嚴格的操作規程，應當訂立采購合同的沒有訂立采購合同，或未經授權批準就越權訂立采購合同，或采購合同條款、格式及內容存在重大疏漏、缺陷或欺詐行為等，可能導致企業遭受經濟損失或遭遇法律訴訟等風險。（五）物資驗收不規范風險物資驗收環節沒有科學有效的管控措施，缺乏科學規范的退貨索賠制度，可能導致供應商與質檢人員、計量人員、保管員串通舞弊，以次充好、以少充多等舞弊行為的發生；導致不合格物資退貨不及時，損害索賠不落實；導致采購物資賬實不符及采購物資損失。

（六）貨款支付不當風險貨款支付缺乏科學、規范的管理制度，或付款審核不嚴格、付款方式不恰當、付款金額控制不嚴、不按合同規定付款等，可能導致付款環節的舞弊行為，造成企業資金損失或信用受損。

（七）會計系統失控風險缺乏有效的會計系統控制，未能全面真實地記錄和反映采購各環節的資金流和實物流情況，會計記錄與相關采購記錄、倉儲記錄不一致，可能導致企業采購業務未能如實反映，造成采購物資受損、短缺或資金流失。二、采購業務的關鍵控制點、控制目標及控制措施關鍵控制點控制目標控制措施1.審批采購計劃采購計劃與其他計劃相互銜接、綜合平衡1.制定科學、合理的物資庫存定額及消耗定額；2.根據實際需求和定額標準，準確、及時地編制物資需求計劃；3.采購計劃必須與生產、銷售計劃以及庫存情況相互銜接、綜合平衡；4.物資采購計劃應納入全面預算管理；5.采購計劃必須經過嚴格的授權審批程序。2.請購采購申請規范化1.建立規范的采購申請制度；2.嚴格按計劃、按預算申請采購事項；3.嚴格執行授權審批制度。關鍵控制點控制目標控制措施3.選擇供應商選擇合適的供應商1.建立科學的供應商評估和準入制度；2.按照公平、公正、公開和競爭的原則，擇優確定供應商，并與供應商簽訂質量保證協議；3.建立供應商管理信息系統和供應商淘汰制度。4.確定采購價格以合理的價格采購合格的產品1.建立健全采購定價機制和招投標制度；2.建立物資采購價格數據庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析并加以合理利用；3.采取協議采購、招標采購、比價采購、動態競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。關鍵控制點控制目標控制措施5.訂立采購合同或框架協議合法合規，維護企業利益1.應引入競爭機制，確保供應商具備履約能力；2.根據確定的供應商、采購方式、采購價格等情況，擬訂采購合同或簽署框架協議；3.對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應當作出統一規定；4.采購合同要準確描述合同條款，明確雙方權利、義務和違約責任。6.實施采購過程確保采購合同的有效履行1.依據采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況；2.嚴格按合同辦理預付款、運輸、監督、投保等事宜；3.落實物資供應責任制度；4.實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。關鍵控制點控制目標控制措施7.物資驗收確保入庫物資的品種、數量和質量符合規定標準1.制定驗收制度，明確驗收標準；2.落實驗收人員責任制，確保驗收內容齊全、過程規范、結果真實；3.建立驗收責任追究制度。8.支付貨款付款方式恰當，資金、信譽不受損失。1.制定規范的付款制度，落實付款審批人和付款人職責權限；2.嚴格審核采購合同、發票等單據憑證的真實性、合法性和有效性；3.嚴格按照合同條款、預算安排和審查無誤的采購憑證辦理付款；4.合理選擇付款方式，及時辦理付款業務；5.加強預付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預付款項，應當定期進行追蹤核查，確保資金安全。三、采購業務的會計系統控制

（一）準確核算采購業務企業應按照國家統一的會計準則，對采購業務進行準確的會計核算與賬務處理，要通過相應的會計賬戶準確進行物資采購核算和貨款支付等業務活動。（二）妥善保管采購合同、憑證等資料財會部門要對采購業務的合同、協議、驗收證明、入庫憑證、退貨情況、商業票據、購貨發票、付款憑證等文件資料登記造冊、專人負責、妥善保管，以備查用。（三）實行采購資金預算管理制度

財會部門要實行采購資金預算管理制度，嚴格按預算、按合同條款，按審核無誤的付款憑證和付款審批制度辦理貨款支付。（四）定期核對應付賬款和庫存物資賬目

財會部門的采購核算崗位要定期向供應商寄發對賬函，或面對面核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項，確保實現賬賬相符；存貨核算崗位要定期與倉庫保管員核對物資賬目，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致、賬實相符。

【案例分析6-1】白云公司的物資采購業務按如下程序和規定辦理：1.首先，由倉庫根據庫存和生產需要提出材料采購業務申請，填寫一份《物資需求單》交采購部；然后，采購部根據每月的采購計劃，對《物資需求單》進行審批。如果符合采購計劃，便組織采購；如果不符合采購計劃，便經過公司領導批準后再組織采購。2.決定采購的材料，由采購部填寫一式二聯的《物資訂購單》，其中一聯采購部留存；另一聯由交采購員，采購員憑《物資訂購單》與供應商簽訂供貨合同。3.供貨合同的正本留采購部保存并與《物資訂購單》核對一致；供貨合同的副本分別轉交倉庫和財務部以備查。4.采購物資運抵倉庫后，由倉庫保管員驗收入庫。驗收時，將采購的物資與采購合同副本、供應商交來的《貨運單》相互核對無誤。然后填寫一式三聯的《物資入庫單》，一聯倉庫留存，作為登記物資保管賬的依據；一聯轉送采購部；一聯轉送財務部。

【分析提示】

（一）控制缺陷1.倉庫只填一份《物資需求單》，無法核對采購部所采購的物資是否為本公司所需，也不易發現采購部是否存在自行訂貨的行為；2.盡管采購部按照每月的采購計劃采購物資，但具體采購業務的批準與執行均由一個部門來負責，因而缺乏必要的審核和制約；3.采購部門的供應商選擇、采購價格確定和合同簽署缺乏必要的審批、制約程序；4.倉庫保管員既負責物資驗收，又負責辦理物資入庫手續，程序上缺乏必要的制約，況且，物資的內在質量問題保管員是無法檢驗的?！痉治鲆蟆扛鶕炔靠刂频挠嘘P規范和原理，對白云公司物資采購業務進行評審，指出其內部控制的缺陷，并提出改進建議。

（二）改進建議1.倉庫填制的《物資需求單》應改為“一式二聯”，其中一份本部門留存；2.采購業務的組織應事前履行審批手續，由采購部填寫《物資請購單》，經綜合計劃部、預算管理部審核無誤后，報經公司領導批準；3.《物資請購單》批準后，采購部要做好選擇供應商、價格談判、合同簽訂等采購業務活動，而上述業務活動也必須履行相關審核批準手續；4.采購物資運抵倉庫后，首先由質量管理部門進行質量檢驗，并出具質量檢驗單；需要計量的，由計量部門負責計量，并出具計量單；只有質量檢驗合格、計量準確的采購物資，倉庫保管員才能辦理綜合驗收入庫手續。任務6-4

采購業務控制制度設計一、采購業務控制制度設計的方法與內容采購業務控制制度設計主要包括現狀調研、風險評估和制度設計三大基本環節。各環節的工作方法與內容是：

（一）現狀調研制度設計者首先要整理描述采購業務方面的內部管理制度或相關文件，梳理采購業務的現狀以及業務流程，編制采購業務內部管理制度或相關文件情況表，編制采購業務流程目錄、繪制采購業務流程圖等采購業務控制制度設計的基礎性工作。

1.整理描述制度文件。制度設計者要認真梳理企業現有的控制制度或文件，重點關注有無采購業務方面的相關制度，制度設計的是否完善，制度是否得到有效執行，有無具體的操作文件、表單及監控檔案等。

2.梳理描述業務流程。分析企業采購業務現行流程包括哪些環節，是否能夠有效控制采購業務風險，并要將企業采購業務方面的現狀業務流程用圖表的形式描繪出來。

3.確定業務流程目錄。在梳理企業采購業務管理制度和業務流程現狀的基礎上，制度設計者應根據內部控制制度設計的要求，編制采購業務流程目錄，繪制采購業務流程圖。

（二）風險評估采購業務風險評估的基本程序為：識別采購業務風險，并進行具體描述；分析采購業務風險，編制采購業務風險分析表；評價采購業務風險，編制采購業務風險評價表；確定采購業務風險應對策略；編制采購業務風險數據庫等。

1.識別采購業務風險。評估采購業務風險，首先要把采購業務的具體風險識別出來，然后整理出整體層面的風險。采購業務具體風險是多種多樣的，因企業的不同而有所不同。在采購業務內部控制構建與實施過程中，企業應根據內部控制應用指引中有關采購業務風險的提示，結合采購業務的實際情況，識別并具體描述采購業務方面存在的風險，以便完善采購業務的內部控制，以有效地控制采購業務風險。

2.分析采購業務風險。采購業務風險分析的內容很多，一般應從成因和結果兩個方面進行，并編制采購業務風險分析表。

3.評價采購業務風險。采購業務風險評價應從可能性和影響程度兩個維度進行，根據評價結果進行風險排序、劃分風險等級，并編制采購業務風險評價表。

4.選擇風險應對策略。采購業務風險應對是根據風險評價的結果，針對不同等級風險選擇采購業務風險應對策略的過程。要針對不同等級的采購業務風險相應采取風險規避、風險降低、風險分擔和風險承受四種應對策略，并編制采購業務風險應對表。

5.編制風險數據庫。依據采購業務風險評估的結果編制采購業務層面的風險數據庫。采購業務層面數據庫基本要素包括業務流程、風險描述、風險分析、風險排序、應對策略、剩余風險等，同時也可以加上內部控制設計完成后的控制措施、控制部門或崗位等。（三）制度設計

采購業務內部控制制度設計，就是在評估采購業務風險的基礎上，對采購業務內部控制進行設計的過程，是采購業務內部控制設計的關鍵環節。采購業務內部控制制度設計基本程序包括：確定采購業務關鍵控制；明確采購業務控制目標；提出采購業務控制措施；設計采購業務控制證據；完善采購業務相關制度；繪制采購業務控制流程圖；編制采購業務控制矩陣。

1.確定關鍵控制點。企業在構建與實施采購業務內部控制過程中，要針對采購業務風險評估的結果，確定采購業務的一般控制點和關鍵控制點，并編制采購業務控制要點表。一般來說，采購業務的關鍵控制點至少應當包括請購、審批、購買、驗收、付款等環節。

2.明確控制目標。采購業務控制的基本目標就是要實現采購業務的計劃性、合法性、安全性和效益性，有效控制可能發生的庫存短缺或積壓、采購物資質次價高、發生營私舞弊或遭受欺詐、采購物資損失、資金損失或信用受損等方面的風險。

3.提出控制措施。構建采購業務內部控制體系，必須強化對采購業務控制點，尤其是關鍵控制點的風險控制，并采取相應的控制措施。采購業務內部控制措施要與采購業務相融合，并嵌入到采購業務流程當中。企業應結合實際情況，全面梳理采購業務流程，完善采購業務相關管理制度，統籌安排采購計劃，明確請購/審批/購買/驗收/付款/采購后評估等環節的職責和審批權限，按照規定的審批權限和程序辦理采購業務，建立價格監督機制，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環節，采取有效控制措施，確保物資采購滿足企業生產經營需要。4.設計控制證據。為了保證采購業務制度能夠有效實施，企業需要制定必要的表單，為采購業務流程留下控制證據。采購業務的相關表單很多，包括物資采購申請單、請購單、采購計劃、采購合同、價格申報單、采購發票、運費單、檢驗報告單、入庫單、退貨單、付款憑單、轉賬憑證、應付賬款明細賬、材料采購明細賬、對賬單等。

5.優化控制制度。企業要將內部控制的思想、方法和措施嵌入到采購業務管理制度中去。采購業務控制制度應制定多少個、內容包括哪些，會因企業的不同而不同。從務實的角度考慮，采購業務控制制度不宜過多，可制定一個統一的采購業務控制制度，內容至少應明確請購、審批、購買、驗收、付款等環節的職責和審批權限。

6.繪制控制流程圖。采購業務控制流程圖要根據采購業務流程、風險點、控制點及其相關的控制措施，結合具體單位的實際情況來繪制。特別要強調的是，應將采購業務內部控制流程和采購業務流程整合在一起，并在圖上標示風險點和控制點。

7.編制控制矩陣。采購業務控制矩陣是對采購業務流程圖中風險點、控制措施和控制證據等的詳細說明與描述，是采購業務內部控制設計結果的集中體現，也是企業內部控制管理手冊重要的組成部分。二、采購業務控制制度的設計目標

（一）夯實基礎管理，確保采購業務有序進行開展采購業務需要制定各類物資儲備定額，制定采購業務審批制度、采購價格管理制度、采購合同管理制度、供應商核準制度、物資采購招標制度、物資管理制度、質量驗收制度，明確采購業務職責分工與權限，編制采購業務流程和工作手冊，建立采購業務績效考核體系和采購信息數據庫等基礎管理工作，只有健全和加強采購基礎工作，才能保證采購業務的有序進行。

（二）加強計劃管理，保證采購業務與生產經營需要保持高度一致在市場高度發達的當今社會，大部分企業的經營活動都是以市場為導向，以銷售為龍頭。企業供產銷三大環節的先后順序是：首先，根據市場預測和企業生產能力編制銷售計劃；然后，根據銷售計劃和庫存情況編制生產計劃；再后，根據生產計劃編制物資需求計劃；最后，根據物資需求計劃和庫存情況編制采購計劃。因此，企業必須加強計劃管理，確保根據生產經營活動的實際需要進行物資采購活動。（三）嚴格采購業務審批，確保企業采購業務合法、合規進行企業要明確采購業務審批程序，確保采購業務從形式到內容都要符合國家法律法規和國際慣例，符合企業有關采購業務、價格管理、合同管理、資金管理的制度規定，遵守采購業務流程，確保采購業務按照規定的程序和權限進行，確保采購行為的合法性和合規性。

（四）選擇合適的供應商，保證企業生產經營活動的正常運行采購活動的基本任務是適價、適質、適量、適時、適地的采購物資，以保證企業生產經營活動的正常運行。要達成上述基本任務，選擇供應商是關鍵。供應商選擇不當，可能導致采購物資質次價高，甚至出現舞弊行為。因此，企業應建立科學的供應商評估和準入制度，對供應商資質信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應商清單，健全企業統一的供應商網絡。應當按照公平、公正和競爭的原則，擇優確定供應商，在切實防范舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質量保證協議。要與主要供應商建立戰略聯盟，培育安全、有效，互利共贏、長久穩定的供貨渠道，確保生產經營活動物料需求。

（五）加強風險防范，保證采購活動的安全性采購業務的資金支付是以獲得相應數量、質量和價值的物品或勞務為條件。對那些確實需要預付款才能采購的材料、商品或勞務，應制定嚴格的報批、審核制度，防止和杜絕以預付款名義挪用、詐騙企業資金的行為發生。要嚴格不相容職務分離控制和授權審批控制制度，防止串通舞弊，同時，要防止錯記或人為篡改實物或勞務的金額和數量，保證賬面記錄的數字與實際獲得的物資或勞務的金額和數量一致。

（六）控制適當的價格，獲得有利的采購成本

采購價格的高低是影響采購成本的主要因素，采購價格過高，加大了企業的生產成本，產品將失去競爭力，供應商也將失去一個穩定的客戶，這種供需關系也不能長久。采購價過低，供應商利潤空間小或無利可圖，將會影響供應商供貨的積極性，甚至出現以次充好，降低產品質量以維護供應，這樣企業將是最終的受害者，因此，以適當的價格完成采購任務也是采購控制的重要目標之一。企業應當制定科學的采購定價機制，采取協議采購、招標采購、詢比價采購、動態競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。采購價格應遵循“三同三比”的原則，即同樣的物品比質量，同樣的質量比價格，同樣的價格比服務，分別采取詢價、招標、專家會審、最高限價等形式確定合理、適當的采購價格。

（七）嚴格采購合同管理，維護供需雙方合法權益企業應根據采購需要、確定的供應商、采購方式、采購價格等情況與供應商簽訂具有法律約束力的采購合同，該合同要對雙方的權利、義務和違約責任等情況作出明確規定。對大宗商品的采購應當采用招投標方式并簽訂合同協議，一般商品的采購可以采用詢價或定向采購方式并簽訂合同協議。雙方協商簽訂的合同條款，應符合國家和企業的相關規定。

（八）及時結算貨款，維護企業良好信譽采購貨款結算不及時，不僅會損傷企業信譽，損害與供應商的合作關系，更嚴重的是會影響企業生產經營的穩定性和持續性。因此，企業應當嚴格按合同規定的條件和時間，及時與供應商結算付款。在辦理付款業務時，要嚴格審核約定的付款條件，以及采購發票、結算憑證、驗收證明等的真實性、完整性、合法性及合規性，選擇合理的付款方式付款。

（九）搞好會計核算，確保會計核算資料的真實性和完整性財務部門要按照企業會計準則和有關采購業務核算制度處理采購業務，正確編制會計憑證，及時登記會計賬簿，按時核對存貨及應付賬款，確保采購業務及其相關會計賬目的核算真實、完整、規范；保證賬賬相符、賬實相符，財務報告要合理揭示采購業務所享有的折扣與折讓，及時、完整的向信息使用者披露采購活動信息。三、采購業務控制制度的設計案例哈工大首創科技股份有限公司采購業務控制制度第一章總則第一條為了加強哈工大首創科技股份有限公司（以下簡稱“公司”）對采購業務的內部控制，規范請購與審批、采購與驗收、付款等行為，防范采購過程中的差錯和舞弊，根據國家有關法律法規和《企業內部控制基本規范》，制定本制度。第二條本制度所稱采購，主要是指公司外購商品并支付價款的行為。請購是指尚未發生采購行為前的申請購置行為。公司外購服務并支付價款的控制，可以參照本制度的規定執行。第三條公司在日常經營活動中，至少應關注涉及采購業務的下列風險：（一）采購行為違反國家法律法規，可能遭受外部處罰、經濟損失和信譽損失。（二）采購未經適當審批或超越授權審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致損失。（三）請購依據不充分、不合理，相關審批程序不規范、不正確，可能導致公司資產損失、資源浪費或發生舞弊。（四）采購行為違反國家法律法規和公司規章制度的規定，可能受到有關部門的處罰造成資產損失。（五）驗收程序不規范，可能造成賬實不符或資產損失。（六）付款方式不恰當、執行有偏差，可能導致公司資金損失或信用受損。第四條公司在建立與實施采購內部控制過程中，至少應強化對下列關鍵方面或關鍵環節的控制：（一）職責分工、權限范圍和審批程序應明確規范，機構設置和人員配備應科學合理。（二）請購事項應明確，請購依據應充分適當。（三）采購行為應合法合規，采購與驗收流程及有關控制措施應明確規范。（四）付款方式和程序、與供應商的對賬辦法應有明確規定。第二章職責分工與授權批準第五條公司應建立采購業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。公司采購業務的不相容崗位至少包括：（一）請購與審批。（二）供應商的選擇與審批。（三）采購合同協議的擬訂、審核與審批。（四）采購、驗收與相關記錄。（五）付款的申請、審批與執行。第六條公司應建立采購業務的授權制度和審核批準制度，并按照規定的權限和程序辦理采購業務。各分、子公司應盡量集中采購職責權限，以提高采購效率，堵塞管理漏洞，降低成本和費用。第七條公司可以根據具體情況對辦理采購業務的人員定期進行崗位輪換，防范采購人員利用職權和工作便利收受商業賄賂、損害公司利益的風險。第八條公司應按照請購、審批、采購、驗收、付款等規定的程序辦理采購業務，并在采購與付款各環節設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續、采購訂單或采購合同協議、驗收證明、入庫憑證、采購發票等文件和憑證的相互核對工作。第三章請購與審批控制第九條公司應建立采購申請制度，依據購置商品或服務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，并明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。公司采購需求應與公司生產經營計劃相適應，具有必要性和經濟性。需求部門提出的采購需求，應明確采購類別、質量等級、規格、數量、相關要求和標準、到貨時間等。各分、子公司應設置專門的請購部門或請購負責人，對需求部門提出的采購需求進行審核，并進行歸類匯總，統籌安排公司的采購計劃。第十條公司應加強采購業務的預算管理。對于預算內采購項目，具有請購權的部門或人員應嚴格按照預算執行進度辦理請購手續；對于超預算和預算外采購項目，應由審批人對請購申請進行審批，設置請購部門的，應由請購部門對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理請購手續。第十一條公司應建立嚴格的請購審批制度。對于超預算和預算外采購項目，應明確審批權限，由審批人根據其職責、權限以及公司實際需要對請購申請進行審批。第四章采購與驗收控制第十二條公司應建立采購與驗收環節的管理制度，對采購方式確定、供應商選擇、驗收程序及計量方法等作出明確規定，確保采購過程的透明化以及所購商品在數量和質量方面符合采購要求。公司應建立供應商評價制度，由公司的采購部門、請購部門、生產部門、財會部門、倉儲部門等相關部門共同對供應商進行評價，包括對所購商品的質量、價格、交貨及時性、付款條件及供應商的資質、經營狀況、信用等級等進行綜合評價，并根據評價結果對供應商進行調整。公司應對緊急、小額零星采購的范圍、供應商的選擇作出明確規定。第十三條公司應根據商品或服務等的性質及其供應情況確定采購方式。