辦公室文書(shū)管理制度與操作流程TOC\o"1-2"\h\u28222第一章文書(shū)管理制度總則 1264411.1文書(shū)管理目的 1158941.2適用范圍 2292711.3管理原則 228743第二章文書(shū)分類(lèi)與編號(hào) 262202.1文書(shū)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn) 294552.2文書(shū)編號(hào)規(guī)則 2292812.3編號(hào)管理流程 327560第三章文書(shū)的起草與審核 3266003.1文書(shū)起草要求 3215323.2審核流程與職責(zé) 3248573.3審核標(biāo)準(zhǔn) 310246第四章文書(shū)的印發(fā)與歸檔 485754.1印發(fā)流程與規(guī)范 4170274.2歸檔范圍與要求 437384.3歸檔流程 422175第五章文書(shū)的保管與利用 432385.1保管措施與責(zé)任 4182975.2利用流程與規(guī)定 5109375.3保密要求 51664第六章文書(shū)的銷(xiāo)毀 5247106.1銷(xiāo)毀條件與程序 5206246.2監(jiān)督與審批 5295816.3銷(xiāo)毀記錄 610488第七章電子文書(shū)管理 616667.1電子文書(shū)格式與存儲(chǔ) 6106727.2電子文書(shū)的安全管理 6115677.3電子文書(shū)的備份與恢復(fù) 614924第八章附則 6286998.1解釋權(quán)與修訂權(quán) 629228.2生效日期 6181108.3相關(guān)表單與附件 7第一章文書(shū)管理制度總則1.1文書(shū)管理目的文書(shū)管理的目的在于保證公司內(nèi)部各類(lèi)文書(shū)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化處理，提高文書(shū)的質(zhì)量和效率，保證信息的準(zhǔn)確傳遞和有效利用，為公司的經(jīng)營(yíng)管理提供有力的支持。通過(guò)建立科學(xué)的文書(shū)管理制度，實(shí)現(xiàn)文書(shū)的統(tǒng)一管理、分類(lèi)歸檔、安全保管和合理利用，從而提升公司的管理水平和工作效率。1.2適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)文書(shū)的起草、審核、印發(fā)、歸檔、保管、利用和銷(xiāo)毀等管理工作。包括但不限于行政公文、業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告等。同時(shí)本制度也適用于公司下屬各部門(mén)及分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)管理工作。1.3管理原則文書(shū)管理應(yīng)遵循以下原則：（1）規(guī)范化原則：文書(shū)的格式、內(nèi)容、編號(hào)等應(yīng)符合公司的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，保證文書(shū)的統(tǒng)一性和規(guī)范性。（2）準(zhǔn)確性原則：文書(shū)的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，語(yǔ)言表達(dá)清晰，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，避免出現(xiàn)模糊不清或錯(cuò)誤的信息。（3）及時(shí)性原則：文書(shū)的處理應(yīng)及時(shí)高效，保證信息的及時(shí)傳遞和處理，避免延誤工作。（4）保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密的文書(shū)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保證信息的安全。（5）完整性原則：文書(shū)的歸檔和保管應(yīng)保證其完整性，避免出現(xiàn)缺失或損壞的情況。第二章文書(shū)分類(lèi)與編號(hào)2.1文書(shū)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)文書(shū)分類(lèi)應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容、性質(zhì)和用途進(jìn)行劃分。具體分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)如下：（1）行政公文類(lèi)：包括通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。（2）業(yè)務(wù)文件類(lèi)：如業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目方案、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。（3）會(huì)議紀(jì)要類(lèi)：記錄公司各類(lèi)會(huì)議的主要內(nèi)容和決議。（4）工作報(bào)告類(lèi)：包括部門(mén)工作報(bào)告、個(gè)人工作總結(jié)等。（5）其他類(lèi)：如公司內(nèi)部的規(guī)章制度、宣傳資料等。2.2文書(shū)編號(hào)規(guī)則文書(shū)編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，以保證編號(hào)的唯一性和可識(shí)別性。編號(hào)規(guī)則如下：（1）編號(hào)由部門(mén)代碼、年份、文書(shū)類(lèi)型代碼和流水號(hào)組成。（2）部門(mén)代碼采用公司規(guī)定的縮寫(xiě)形式，年份采用四位數(shù)字表示，文書(shū)類(lèi)型代碼根據(jù)文書(shū)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)定，流水號(hào)為三位數(shù)字，從001開(kāi)始依次遞增。例如，行政部2023年的第一份通知文書(shū)編號(hào)為：XZ2023TZ001。2.3編號(hào)管理流程（1）文書(shū)起草人在起草文書(shū)時(shí)，根據(jù)文書(shū)的類(lèi)型和部門(mén)，確定文書(shū)編號(hào)。（2）編號(hào)確定后，填寫(xiě)在文書(shū)的指定位置，并在文書(shū)管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。（3）審核人員在審核文書(shū)時(shí)，對(duì)編號(hào)的正確性進(jìn)行核對(duì)。（4）印發(fā)人員在印發(fā)文書(shū)時(shí)，再次確認(rèn)編號(hào)的準(zhǔn)確性，并在文書(shū)上加蓋編號(hào)章。第三章文書(shū)的起草與審核3.1文書(shū)起草要求（1）文書(shū)起草人應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，明確文書(shū)的主題和目的，保證文書(shū)內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。（2）文書(shū)的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、條理清晰、語(yǔ)言規(guī)范，避免使用模糊、含混的詞匯和語(yǔ)句。（3）起草人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文書(shū)中的數(shù)據(jù)、事實(shí)和引用的文件資料，保證其準(zhǔn)確性和可靠性。（4）文書(shū)的格式應(yīng)符合公司的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，包括字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等。3.2審核流程與職責(zé)（1）文書(shū)起草完成后，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門(mén)負(fù)責(zé)人主要審核文書(shū)的內(nèi)容是否符合部門(mén)工作要求，語(yǔ)言表達(dá)是否清晰，格式是否規(guī)范等。（2）部門(mén)初審?fù)ㄟ^(guò)后，提交相關(guān)職能部門(mén)進(jìn)行復(fù)審。職能部門(mén)主要審核文書(shū)的內(nèi)容是否符合公司的政策、法規(guī)和業(yè)務(wù)要求，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，邏輯是否嚴(yán)密等。（3）復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。公司領(lǐng)導(dǎo)主要審核文書(shū)的重要性、必要性和可行性，以及是否符合公司的發(fā)展戰(zhàn)略和整體利益。3.3審核標(biāo)準(zhǔn)（1）內(nèi)容審核：審核文書(shū)的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，是否符合公司的政策、法規(guī)和業(yè)務(wù)要求，是否具有可行性和可操作性。（2）語(yǔ)言審核：審核文書(shū)的語(yǔ)言表達(dá)是否清晰、簡(jiǎn)潔、規(guī)范，是否存在錯(cuò)別字、語(yǔ)病和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用錯(cuò)誤等問(wèn)題。（3）格式審核：審核文書(shū)的格式是否符合公司的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，包括字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距、頁(yè)碼等。（4）流程審核：審核文書(shū)的起草、審核、印發(fā)等流程是否符合公司的規(guī)定和要求，是否存在違規(guī)操作的情況。第四章文書(shū)的印發(fā)與歸檔4.1印發(fā)流程與規(guī)范（1）文書(shū)經(jīng)審核通過(guò)后，由印發(fā)部門(mén)按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印發(fā)。（2）印發(fā)時(shí)應(yīng)保證文書(shū)的字跡清晰、排版整齊、裝訂牢固，符合質(zhì)量要求。（3）印發(fā)后的文書(shū)應(yīng)及時(shí)發(fā)放到相關(guān)部門(mén)和人員手中，并做好發(fā)放記錄。4.2歸檔范圍與要求（1）歸檔范圍包括公司內(nèi)部各類(lèi)文書(shū)的原件、復(fù)印件及電子文件。（2）歸檔的文書(shū)應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映公司的各項(xiàng)工作活動(dòng)。（3）歸檔的文書(shū)應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，并注明文書(shū)的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、頁(yè)數(shù)等信息。4.3歸檔流程（1）文書(shū)使用部門(mén)在文書(shū)辦理完畢后，將文書(shū)移交至檔案管理部門(mén)。（2）檔案管理部門(mén)對(duì)移交的文書(shū)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行登記歸檔。（3）歸檔后的文書(shū)應(yīng)按照規(guī)定的存放位置進(jìn)行存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄，便于查詢和利用。第五章文書(shū)的保管與利用5.1保管措施與責(zé)任（1）檔案管理部門(mén)應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，保證文書(shū)的安全保管。（2）庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等條件，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（3）檔案管理部門(mén)應(yīng)明保證管人員的職責(zé)，建立健全保管制度，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止文書(shū)丟失、泄露和損壞。5.2利用流程與規(guī)定（1）公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文書(shū)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（2）查閱文書(shū)檔案時(shí)，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得隨意帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（3）外部單位查閱文書(shū)檔案時(shí)，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并提供相關(guān)證明材料，在檔案管理部門(mén)的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。5.3保密要求（1）文書(shū)檔案涉及公司的商業(yè)秘密和內(nèi)部信息，保管人員和查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（2）對(duì)涉及機(jī)密的文書(shū)檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，限制查閱人員的范圍，并嚴(yán)格審批程序。（3）如發(fā)覺(jué)文書(shū)檔案泄露情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。第六章文書(shū)的銷(xiāo)毀6.1銷(xiāo)毀條件與程序（1）對(duì)于超過(guò)保存期限的文書(shū)檔案，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（2）銷(xiāo)毀文書(shū)檔案應(yīng)由檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（3）銷(xiāo)毀文書(shū)檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清單》，記錄銷(xiāo)毀的文書(shū)檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間等信息。6.2監(jiān)督與審批（1）文書(shū)銷(xiāo)毀工作應(yīng)接受公司內(nèi)部的監(jiān)督和檢查，保證銷(xiāo)毀工作的合法性和規(guī)范性。（2）銷(xiāo)毀申請(qǐng)應(yīng)由相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，保證銷(xiāo)毀工作的必要性和合理性。6.3銷(xiāo)毀記錄（1）銷(xiāo)毀工作完成后，應(yīng)將《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《檔案銷(xiāo)毀清單》等相關(guān)文件資料進(jìn)行整理歸檔，作為銷(xiāo)毀工作的憑證和記錄。（2）銷(xiāo)毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以便日后查閱和追溯。第七章電子文書(shū)管理7.1電子文書(shū)格式與存儲(chǔ)（1）電子文書(shū)的格式應(yīng)符合公司的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，保證文件的兼容性和可讀性。（2）電子文書(shū)應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，保證數(shù)據(jù)的安全和可靠。（3）存儲(chǔ)電子文書(shū)的設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。7.2電子文書(shū)的安全管理（1）應(yīng)采取必要的安全措施，如設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、加密存儲(chǔ)、防火墻等，保證電子文書(shū)的安全。（2）對(duì)電子文書(shū)的訪問(wèn)應(yīng)進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)和修改電子文書(shū)。（3）定期對(duì)電子文書(shū)的安全性進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)覺(jué)和解決安全隱患。7.3電子文書(shū)的備份與恢復(fù)（1）應(yīng)定期對(duì)電子文書(shū)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地的安全設(shè)備中，以防止本地?cái)?shù)據(jù)丟失或損壞。（2）在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下，應(yīng)能夠及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，保證電子文