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文檔簡介

辦公室秘書科工作職責辦公室秘書科的職責范圍涵蓋但不限于以下關鍵領域：1.會議與活動的組織與協調：負責設定會議及活動的日程，確定地點，邀請參與者，準備并分發相關資料，記錄會議要點，并對會議決策的執行情況進行跟進。2.辦公環境的行政管理：確保辦公設備的運行良好，如打印機、傳真機和復印機等，同時管理辦公用品和文具的采購與庫存，以維持一個整潔有序的工作環境。3.文件與資料的管控：處理文件和信函的收發，保管辦公室的文件資料，建立并維護有效的檔案系統，以保證文件的安全性和可訪問性。4.提供行政支持：為管理層和同事提供必要的行政協助，包括行程規劃、接待訪客、預訂差旅等，同時高效完成上級指派的其他工作，并定期匯報工作進度。5.信息溝通與協調：協調內部與外部的溝通，處理電話、傳真和電子郵件的往來，與其他部門和外部機構建立并保持良好的協作關系。6.績效統計與辦公室管理：執行辦公室的績效評估任務，收集、分析與辦公室運營相關的數據，編制報告以供決策參考。7.處理臨時性任務：根據工作需求，靈活應對各種臨時性工作，如會議室預訂、禮品采購、文件歸檔等。請注意，辦公室秘書科的具體職責可能因各個機構和部門的特定要求而有所差異，但上述任務是秘書科通常需要承擔的工作內容。辦公室秘書科工作職責（二）一、接待與通信管理1.管理來訪人員，了解其目的，并引導至相應位置。2.承接電話，理解來電者需求并提供必要的支持。二、行政協助1.協助辦公室主管組織日常會議和活動。2.確保辦公室文件和資料的安全性和完整性。3.負責會議紀要的記錄和會議通知的發送。4.安排并管理員工的出差行程，預訂相關服務。5.支持部門管理層處理文件和郵件工作。三、行政運營1.管理和維護辦公室設備。2.協助購買辦公用品和設備。3.處理辦公室維護和安全相關事務。4.協助處理員工考勤記錄和請假申請。四、文件管理與備案1.確保文件的安全存儲和有效歸檔。2.協助文件的管理和分發工作。3.處理文件的復制、打印和掃描需求。五、行政報告與分析1.協助收集和整理行政數據和信息。2.負責編寫和匯總行政報告，進行相關分析。3.協助評估行政服務，提出優化建議。六、人力資源支持1.負責新員工入職的文檔準備和接待事務。2.協助處理員工離職手續及文件管理。3.支持內部和外部培訓的組織和執行。七、財務協助1.協助處理日常財務報銷，保持準確的記錄。2.協助準備財務報告和支出分析。八、其他行政任務1.解決辦公室日常問題，應對緊急情況。2.提供行政相關的咨詢和支持。3.承擔額外的行政職責和項目。九、工作環境維護1.保持辦公區域的清潔和有序。2.定期清理辦公區域，妥善處理垃圾。十、專業素養與團隊協作1.保持專業的工作禮儀和形象。2.與團隊成員建立積極的協作關系。3.不斷提升

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