ICS03.220.20

CCSP66

JT45

廣西壯族自治區(qū)交通運(yùn)輸行業(yè)指南

DBJT45/T029.1—2021

公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理指南

第1部分：一般規(guī)定

Guidelinesforarchivemanagementofhighwayconstructionproject

—Part1：Generalprovisions

2021-11-12發(fā)布2021-12-10實(shí)施

廣西壯族自治區(qū)交通運(yùn)輸廳發(fā)布

DBJT45/T029.1—2021

公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理指南第1部分：一般規(guī)定

1范圍

本文件規(guī)定了公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的術(shù)語(yǔ)和定義、總則、組織保障與管理體系、項(xiàng)目文件收集和

整理的一般要求、項(xiàng)目電子文件形成和歸檔、項(xiàng)目聲像檔案建設(shè)、電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案、項(xiàng)目檔

案的接收、項(xiàng)目檔案的保管與保護(hù)、項(xiàng)目檔案的利用。

本文件適用于新建、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造的二級(jí)及以上公路建設(shè)項(xiàng)目，其他公路可參照?qǐng)?zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范

GB/T39784電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求

DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

DA/T54照片類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)方案

DA/T63錄音錄像類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)方案

JTGF80/1公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)第一冊(cè)土建工程

3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

3.1

項(xiàng)目投資人projectinvestor

獲得投資建設(shè)經(jīng)營(yíng)特定公路建設(shè)項(xiàng)目資格的企業(yè)，包括政府融資平臺(tái)公司或社會(huì)資本方。

3.2

建設(shè)單位projectowner

承擔(dān)工程建設(shè)管理職責(zé)的項(xiàng)目法人及其派駐工程現(xiàn)場(chǎng)指揮、協(xié)調(diào)、管理各參建單位完成工程建設(shè)任

務(wù)的管理機(jī)構(gòu)（指揮部、項(xiàng)目辦、管理處等）。

3.3

參建單位projectparticipant

參與項(xiàng)目建設(shè)并承擔(dān)項(xiàng)目特定法律責(zé)任的所有單位及其派駐工程現(xiàn)場(chǎng)的管理機(jī)構(gòu)（施工總承包部、

項(xiàng)目經(jīng)理部、合法分包經(jīng)理部、總監(jiān)辦、監(jiān)理處、駐地辦、中心試驗(yàn)室、設(shè)計(jì)代表、材料設(shè)備供應(yīng)商駐

地代表等），主要包括勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、中心試驗(yàn)室、設(shè)備制造或供應(yīng)、檢測(cè)、咨詢(xún)、科研等

單位。

3.4

公路建設(shè)項(xiàng)目constructionproject

依據(jù)國(guó)家或地方公路發(fā)展規(guī)劃，相對(duì)獨(dú)立投資、建設(shè)、核算，可以獨(dú)立運(yùn)營(yíng)的，由一個(gè)或若干個(gè)互

有內(nèi)在聯(lián)系的單項(xiàng)工程組成的工程總和。

1

DBJT45/T029.1—2021

3.5

建設(shè)期projectconstructionperiod

項(xiàng)目從籌備、立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、征地拆遷、工程準(zhǔn)備、建設(shè)施工，至竣（交）工為止的整個(gè)時(shí)期。

3.6

聲像文件imageandvideorecord

以聲音和影像方式記錄公路建設(shè)活動(dòng)，具有保存價(jià)值，并輔以文字說(shuō)明的照片、錄音、錄像的文件。

其包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片、膠卷、錄音帶、錄像帶和現(xiàn)代采用數(shù)碼形式存儲(chǔ)于云管理、本地服務(wù)器存儲(chǔ)和

脫機(jī)存儲(chǔ)于光盤(pán)、U盤(pán)等磁性介質(zhì)。

3.7

項(xiàng)目紙質(zhì)檔案paper-basedarchive

建設(shè)過(guò)程中以紙質(zhì)為主要記錄載體的圖表、證書(shū)、書(shū)稿、日記、筆記等原本和原稿，經(jīng)鑒定、整理、

歸檔而形成的檔案。

3.8

項(xiàng)目電子文件digitalprojectrecord

建設(shè)過(guò)程中在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的信息

記錄，由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。

3.9

項(xiàng)目電子檔案digitalprojectarchive

建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的，經(jīng)鑒定、整理并歸檔，由多組有關(guān)聯(lián)的電子文件及其相關(guān)過(guò)程信息組成的集合。

3.10

電子簽名electronicsignature

利用圖像處理、加密技術(shù)對(duì)電子文件以電子形式的簽名，同時(shí)利用電子簽名技術(shù)保障電子信息的真

實(shí)性、完整性以及簽名人的不可否認(rèn)性，符合具有合法性的CA認(rèn)證。

3.11

標(biāo)識(shí)編碼identificationcoding

將人、物、空間等物理世界的實(shí)體進(jìn)行“數(shù)字化”的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)“標(biāo)識(shí)對(duì)象”的ID化。

3.12

電子檔案管理單軌制digitalarchivemanagementmonorailsystem

由電子設(shè)備生成的電子文件，形成合法的電子檔案后，僅以互聯(lián)網(wǎng)為載體，通過(guò)云管理、區(qū)塊鏈或

本地服務(wù)器存儲(chǔ)，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等設(shè)備完成檢索、傳輸、閱讀的電子檔案管理行為體系。

4總則

4.1列入國(guó)家和地方基本建設(shè)計(jì)劃的新建、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造公路建設(shè)期所形成的檔案，應(yīng)具有

查考、利用價(jià)值，并能滿(mǎn)足項(xiàng)目從籌備至竣（交）工驗(yàn)收結(jié)束全程重要、關(guān)鍵的建設(shè)活動(dòng)的溯源。

4.2項(xiàng)目投資人、建設(shè)單位及參建單位應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)范圍，配備滿(mǎn)足文件采集與歸檔、存儲(chǔ)與開(kāi)發(fā)

應(yīng)用等活動(dòng)所需的人員、經(jīng)費(fèi)、辦公場(chǎng)所、檔案庫(kù)房、設(shè)施、設(shè)備、信息化建設(shè)等資源。建設(shè)單位及參

建單位應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目文件過(guò)程管理，通過(guò)節(jié)點(diǎn)控制強(qiáng)化項(xiàng)目文件管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件從形成到歸檔管理的

全過(guò)程控制。

4.3加強(qiáng)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作與業(yè)務(wù)流程融合銜接，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件“形成-歸檔”一體化，規(guī)范項(xiàng)目

檔案“接收-保管-利用”的全流程管理。

4.4項(xiàng)目檔案建設(shè)應(yīng)積極引進(jìn)和推廣計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理技術(shù)，開(kāi)展基于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的電子檔案數(shù)據(jù)

挖掘研究，朝著電子檔案管理單軌制運(yùn)行方向建設(shè)公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案，更好地服務(wù)社會(huì)。

2

DBJT45/T029.1—2021

4.5研究和采用新技術(shù)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化開(kāi)發(fā)檔案信息資源，編制檢索工具，做好檔案的利用工

作。

5組織保障與管理體系

5.1組織保障

5.1.1項(xiàng)目檔案建設(shè)實(shí)行建設(shè)單位負(fù)責(zé)制，成立以建設(shè)單位負(fù)責(zé)人或常務(wù)負(fù)責(zé)人為核心的項(xiàng)目檔案建

設(shè)組織機(jī)構(gòu)。

5.1.2建設(shè)單位及參建單位根據(jù)合同約定，以滿(mǎn)足工作需求為目標(biāo)，明確檔案建設(shè)活動(dòng)中的工作組織、

人員素質(zhì)要求及人員配備最少數(shù)量要求。表1為工作組織及人員結(jié)構(gòu)配置參考表。

表1建設(shè)單位及參建單位檔案建設(shè)人員配置表

歸檔單位負(fù)責(zé)人檔案業(yè)務(wù)人員公路專(zhuān)職資料員備注

負(fù)責(zé)人或常務(wù)負(fù)

建設(shè)單位1人1～3人/項(xiàng)目每百公里計(jì)算

責(zé)人

1人/(總監(jiān)辦?駐機(jī)電、房建等監(jiān)理宜按

監(jiān)理單位總監(jiān)、駐地高監(jiān)1～3人/(總監(jiān)辦?駐地辦?試驗(yàn)室)

地辦)照實(shí)際需求確定

1人/2km～4km高速或一級(jí)；1人/獨(dú)

綠化等宜按實(shí)際需求

施工單位項(xiàng)目經(jīng)理1人/標(biāo)段立長(zhǎng)隧道或特大橋項(xiàng)目；1人/3km～

確定

5km二級(jí)公路

注1：檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)崗位培訓(xùn)，公路專(zhuān)職資料員應(yīng)熟悉公路業(yè)務(wù)，具有較高的公路專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

注2：每個(gè)總監(jiān)辦的總監(jiān)，包括二級(jí)監(jiān)理模式駐地高級(jí)監(jiān)理工程師。

注3：勘察設(shè)計(jì)、材料設(shè)備供應(yīng)商等參建單位應(yīng)按照建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔要求提交合格的檔案。

5.2管理制度體系

5.2.1項(xiàng)目投資人或建設(shè)單位應(yīng)結(jié)合企業(yè)和項(xiàng)目特點(diǎn)，建立和完善涵蓋公路建設(shè)項(xiàng)目文件的“形成—

歸檔”和項(xiàng)目檔案“接收—保管—利用”全流程一體化建設(shè)的管理制度體系。

5.2.2項(xiàng)目文件業(yè)務(wù)規(guī)范行為應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：

a)項(xiàng)目文件和表格管理的形成、格式、編號(hào)、歸檔要求；

b)竣工圖的編制要求，編制單位審查流程和責(zé)任；

c)聲像文件采集的責(zé)任主體、階段、節(jié)點(diǎn)、部位、內(nèi)容、技術(shù)參數(shù)、歸檔要求；

d)合同段、單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程劃分和臺(tái)帳的建立；

e)項(xiàng)目業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的建立和信息的儲(chǔ)存。

5.2.3項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范行為應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：

a)項(xiàng)目檔案管理辦法，包括項(xiàng)目文件歸檔職責(zé)和要求，檔案管理崗位責(zé)任制，項(xiàng)目文件形成和歸

檔的控制措施及項(xiàng)目檔案的保管、安全、利用等制度；

b)項(xiàng)目檔案分類(lèi)方案；

c)歸檔范圍和檔案保管期限、項(xiàng)目檔案整理細(xì)則；

d)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的建立和檔案的預(yù)歸檔。

5.2.4建設(shè)單位應(yīng)按照《交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》和《廣西壯族自治區(qū)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管

理登記暫行辦法》的規(guī)定，分別于開(kāi)工后6個(gè)月內(nèi)，合同段交工驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)和項(xiàng)目檔案通過(guò)專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)

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收后1個(gè)月內(nèi)，完成公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記填報(bào)工作，具體格式規(guī)定如附錄F。

5.2.5項(xiàng)目投資人應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的審批、計(jì)劃工期及進(jìn)度情況，組織、督促、指導(dǎo)建設(shè)單位及時(shí)開(kāi)展公

路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記工作。

5.2.6參建單位應(yīng)在執(zhí)行項(xiàng)目投資人和建設(shè)單位檔案管理制度的前提下，細(xì)化本單位文件“形成—?dú)w

檔”流程，制定具操作性的實(shí)施辦法和責(zé)任制。

5.3工作組織與職責(zé)

5.3.1項(xiàng)目投資人應(yīng)遵照國(guó)家檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，對(duì)建設(shè)單位檔案管理負(fù)

有管理、指導(dǎo)和監(jiān)督職能。其主要職責(zé)如下：

a)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案的法律、法規(guī)和部頒標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；

b)檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)建設(shè)過(guò)程中項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔等工作；

c)協(xié)調(diào)并參加項(xiàng)目工程交工、竣工檔案審查和專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作；

d)組織對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、公開(kāi)或銷(xiāo)毀工作。

5.3.2建設(shè)單位與參建單位簽訂合同協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立檔案建設(shè)專(zhuān)用條款，明確項(xiàng)目文件“形成-歸檔”

責(zé)任，包括項(xiàng)目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、時(shí)間、套數(shù)，整理標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)、格式、費(fèi)用及違約責(zé)

任等內(nèi)容。建設(shè)單位應(yīng)承擔(dān)項(xiàng)目檔案建設(shè)責(zé)任，具體任務(wù)包括：

a)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案的法律、法規(guī)文件和交通運(yùn)輸部、檔案管理部門(mén)發(fā)布的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)

規(guī)范，制定完善項(xiàng)目文件管理和檔案管理的制度，編制項(xiàng)目檔案建設(shè)實(shí)施細(xì)則，組織協(xié)調(diào)工程

管理相關(guān)部門(mén)和參建單位具體實(shí)施、收集、歸檔本單位形成的項(xiàng)目文件；

b)指導(dǎo)、培訓(xùn)、考評(píng)參建單位項(xiàng)目文件收集、歸檔工作；

c)考核檔案建設(shè)合同履約情況；

d)申請(qǐng)和組織項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收的準(zhǔn)備和整改工作；

e)移交項(xiàng)目檔案,將通過(guò)專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收的項(xiàng)目檔案向上級(jí)主管、運(yùn)營(yíng)管養(yǎng)單位移交。

5.3.3監(jiān)理單位應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)施工單位所形成的項(xiàng)目文件采集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)和檢查，項(xiàng)目竣（交）

工驗(yàn)收、專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收前對(duì)施工單位形成的檔案進(jìn)行審查，向建設(shè)單位提交檔案審查報(bào)告。

5.3.4總包、分包和聯(lián)合體等模式承擔(dān)施工任務(wù)時(shí)，應(yīng)建立整個(gè)標(biāo)段的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，并由總包

單位或聯(lián)合體牽頭單位總負(fù)責(zé)，分包單位、聯(lián)合體成員負(fù)責(zé)所施工部分工程的檔案管理工作。

5.3.5實(shí)行施工總承包的單位，檔案建設(shè)任務(wù)由總承包單位執(zhí)行建設(shè)單位要求，負(fù)責(zé)資料收集、整理

和歸檔的日常監(jiān)督、指導(dǎo)工作，所形成的檔案由施工總承包單位統(tǒng)一向建設(shè)單位移交。合法的施工分包

單位應(yīng)在總承包單位的要求和指導(dǎo)下，完成項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔工作，并向總承包單位移交項(xiàng)

目檔案。

6項(xiàng)目文件收集、整理的一般要求

6.1項(xiàng)目文件收集、歸檔范圍

6.1.1建設(shè)單位和參建單位收集、歸檔的項(xiàng)目文件（含電子文件）要求見(jiàn)附錄A、附錄B、附錄C。

6.1.2推行電子文件歸檔和電子檔案管理的建設(shè)項(xiàng)目，建設(shè)單位與參建單位可通過(guò)協(xié)商、合約方式，

共建、共享項(xiàng)目電子檔案。

6.1.3項(xiàng)目電子文件歸檔工作主要包括：

a)統(tǒng)一電子檔案管理系統(tǒng)功能需求，建立線(xiàn)上、線(xiàn)下文件鑒定、歸檔模式；

b)兼容建設(shè)項(xiàng)目所使用專(zhuān)業(yè)軟件、辦公軟件的數(shù)據(jù)接口，數(shù)據(jù)遷移和存儲(chǔ)的路徑、格式；

c)集成各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)所生成的電子文件，經(jīng)鑒別后歸檔、導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)；

d)業(yè)務(wù)案件辦理完結(jié)后，電子文件形成的責(zé)任單位承擔(dān)鑒定、錄入、上傳責(zé)任和義務(wù)。

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6.1.4不具備推行電子檔案管理的公路建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)采用不可擦寫(xiě)光盤(pán)、數(shù)據(jù)流磁帶、硬磁盤(pán)等介質(zhì)存

儲(chǔ)電子檔案，一式三份，異質(zhì)存儲(chǔ)，其中一套利用，一套存儲(chǔ)備份，一套異地保存。定期抽查校驗(yàn)和遷

移數(shù)據(jù)。

6.1.5紙質(zhì)文件收集、整理和歸檔工作按照現(xiàn)行有效的國(guó)家和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范執(zhí)行。

6.2項(xiàng)目文件存儲(chǔ)方式選擇

6.2.1項(xiàng)目文件類(lèi)型可劃分為以紙質(zhì)為載體的紙質(zhì)文件和依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理的原生電

子文件及數(shù)字化處理的電子文件。

6.2.2項(xiàng)目文件宜合理選擇紙質(zhì)文件、電子文件和電子-紙質(zhì)混合文件等類(lèi)型。項(xiàng)目文件類(lèi)型可參照表

2選擇合適的存儲(chǔ)方式，具體詳細(xì)規(guī)定可參見(jiàn)附錄E。

表2項(xiàng)目文件載體方式選擇匯總表

檔案存儲(chǔ)

載體方式適用范圍

最低條件要求

國(guó)家秘密、涉密的文件、企業(yè)核心利益、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、文物類(lèi)文件等不可再

紙質(zhì)文件生的紙質(zhì)文件；現(xiàn)場(chǎng)以紙質(zhì)為載體的檢測(cè)、日記、旁站、巡視等原始記錄；標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房

電子-紙質(zhì)混合制文件的紙質(zhì)文件；未推行單套制電子檔案的紙質(zhì)檔案

安全、可靠，符合國(guó)家電子簽名法，具備信息安全存儲(chǔ)，備份，國(guó)家文件專(zhuān)業(yè)檔案系統(tǒng)，云計(jì)

單套制電子文件

或標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)可的項(xiàng)目電子文件算，大數(shù)據(jù)支撐

紙質(zhì)-電子混合型無(wú)法全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件與有效、合法的電子文件同時(shí)一一對(duì)應(yīng)收集歸檔，專(zhuān)業(yè)檔案系統(tǒng)軟件，互

文件將紙質(zhì)文件和部分電子文件同時(shí)歸檔的項(xiàng)目文件適用于混合存儲(chǔ)方式聯(lián)網(wǎng)載體

注1：建設(shè)單位、參建單位在各類(lèi)OA系統(tǒng)直接形成-歸檔的電子文件。

注2：其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)所形成的電子文件，經(jīng)鑒定后應(yīng)直接導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)。

6.3實(shí)物檔案建設(shè)

6.3.1建設(shè)期產(chǎn)生的，反映建設(shè)期建設(shè)單位和參建單位重要職能活動(dòng)獲得的各類(lèi)榮譽(yù)獎(jiǎng)品、紀(jì)念品及

重要結(jié)構(gòu)的巖芯標(biāo)本、特殊土質(zhì)樣品、特種材料樣品，標(biāo)志性特大橋、隧道陳列館（室）、沙盤(pán)等實(shí)物，

其收集范圍見(jiàn)附錄C。

6.3.2實(shí)物應(yīng)先拍照或者掃描，每件歸檔實(shí)物與對(duì)應(yīng)電子文件同時(shí)歸檔。

6.3.3實(shí)物檔案一般一式一份，原則上由實(shí)物權(quán)屬單位歸檔和保管。

6.3.4有重大社會(huì)價(jià)值，對(duì)公路養(yǎng)護(hù)、維修、加固、改建有重大依據(jù)作用的重要橋隧結(jié)構(gòu)的地質(zhì)巖芯、

特殊土質(zhì)樣品，關(guān)鍵部位特殊材料樣品等實(shí)物檔案，可由責(zé)任單位收集歸檔，由建設(shè)單位保管。

6.3.5歸檔的實(shí)物應(yīng)以件為單位進(jìn)行整理，應(yīng)在空白處粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽號(hào)與檔號(hào)相一致，按照年度、

材質(zhì)類(lèi)別，排列上架。

6.4工程變更

6.4.1工程變更文件應(yīng)由變更申請(qǐng)及其相關(guān)的變更圖、數(shù)量表、單價(jià)分析、變更批復(fù)、變更實(shí)施和變

更結(jié)算等內(nèi)容組成。

6.4.2工程變更文件內(nèi)容應(yīng)與相關(guān)的聲像文件、竣工圖、會(huì)議紀(jì)要、日志、質(zhì)保資料等相關(guān)文件保持

一致。

6.4.3工程變更文件可按綜合、單位、分部、分項(xiàng)工程分類(lèi)組卷。實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的項(xiàng)目，變更文件

也可按變更令順序號(hào)組卷。

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6.4.4建設(shè)單位應(yīng)收集和接收所有工程變更文件所形成的檔案，涵蓋變更申請(qǐng)、變更批復(fù)和變更實(shí)施

階段形成的文件，并由變更提出單位統(tǒng)一收集和歸檔。

6.4.5未獲得批復(fù)的變更文件，可由變更申請(qǐng)單位鑒定其價(jià)值自行確定是否歸檔、自行保存。

6.5竣工圖編制

6.5.1竣工圖宜由施工單位采用CAD編繪。經(jīng)建設(shè)單位同意，標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖，在竣

工圖總目錄中列出圖紙所在的檔號(hào)和圖號(hào)。無(wú)變更的低等級(jí)公路施工圖設(shè)計(jì)可直接作為項(xiàng)目竣工圖。

6.5.2建設(shè)單位與勘察設(shè)計(jì)單位簽訂合同時(shí)，可約定勘察設(shè)計(jì)單位向發(fā)包方提供完整的可供編輯的與

紙質(zhì)版一致的CAD電子版勘察、設(shè)計(jì)電子文件。

6.5.3竣工圖應(yīng)與設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單、技術(shù)審定單、洽商單、材料變更、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、施

工及質(zhì)檢記錄、聲像等相關(guān)聯(lián)的全部文件保持一致。同一結(jié)構(gòu)物部位經(jīng)多次變更，且每次變更均涉及到

計(jì)量支付時(shí)，則變更過(guò)程中的所有圖紙應(yīng)作為原設(shè)計(jì)圖依次保留，以最終實(shí)際變更編繪竣工圖。

6.5.4竣工圖編制說(shuō)明應(yīng)由總說(shuō)明和各篇章說(shuō)明組成，主要體現(xiàn)已完工項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程及完工時(shí)的實(shí)

際情況，包括但不限于工程概況、主要建設(shè)內(nèi)容、完成工程量、主要材料廠(chǎng)家及試驗(yàn)情況、執(zhí)行的規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)、主要施工方案、設(shè)計(jì)執(zhí)行情況、變更情況、施工情況、特殊問(wèn)題的處理、完工時(shí)間及新技術(shù)、新

工藝、新材料、新設(shè)備等“四新”推廣應(yīng)用情況及竣工圖編制單位、編制人員、編制方法、套數(shù)、保管單

位等。

6.5.5竣工圖應(yīng)參照施工圖設(shè)計(jì)排序。附錄G給出了竣工圖組成格式，包括但不限于：

a)封面的題名能準(zhǔn)確揭示本文件的內(nèi)容組成，避免類(lèi)似冊(cè)、分冊(cè)這些模糊的題名；

b)扉頁(yè)是對(duì)本竣工圖負(fù)責(zé)施工的法定單位及授權(quán)的項(xiàng)目經(jīng)理、總工程師和負(fù)責(zé)監(jiān)理的法定單位

及總監(jiān)理工程師、副總監(jiān)；

c)施工里程與養(yǎng)護(hù)里程對(duì)照表中，與里程有關(guān)的竣工圖，編寫(xiě)施工里程與養(yǎng)護(hù)里程對(duì)照一覽表；

d)圖例排列于目錄之前；

e)竣工圖總目錄里，多卷獨(dú)立竣工圖時(shí)每本圖紙應(yīng)有竣工圖總目錄；

f)本冊(cè)目錄里，參照施工圖設(shè)計(jì)格式，本冊(cè)目錄增加頁(yè)次；

g)竣工圖表包括本冊(cè)竣工圖說(shuō)明，竣工圖、表，一律按照A3規(guī)格（長(zhǎng)、寬大于A3規(guī)格的圖紙

折疊成圖標(biāo)外露的A3規(guī)格）；

h)備考表。

6.5.6《設(shè)計(jì)變更文件與竣工圖檔號(hào)對(duì)照一覽表》和《設(shè)計(jì)變更一覽表》應(yīng)單獨(dú)組卷。

6.5.7直接利用施工圖、標(biāo)準(zhǔn)圖作為竣工圖時(shí)，編制單位應(yīng)在圖面空白處逐張加蓋并簽署竣工圖章。

重新編繪的竣工圖其標(biāo)題欄已包含編制人和審核人，監(jiān)理單位應(yīng)在竣工圖空白處逐頁(yè)加蓋監(jiān)理單位相關(guān)

責(zé)任人審核簽字的竣工圖審核章。竣工圖章和竣工圖審核章應(yīng)按照國(guó)家檔案局規(guī)定的式樣刻章。

6.5.8紙質(zhì)竣工圖和可編輯的CAD編繪竣工圖原生電子文件、顯示PDF或OFD的電子文件同步歸檔。

符合國(guó)家電子簽名法簽名的竣工圖可實(shí)行電子檔案單軌制運(yùn)行。

6.5.9紙質(zhì)竣工圖數(shù)量應(yīng)根據(jù)建設(shè)單位與施工單位的合同約定，并滿(mǎn)足檔案、交通運(yùn)輸行業(yè)主管部門(mén)

要求。

6.5.10積極引進(jìn)和推廣竣工圖編制新技術(shù)，竣工圖可與BIM、聲像檔案、施工資料高度共享，多維度

溯源項(xiàng)目建設(shè)。

6.6項(xiàng)目檔案唯一性標(biāo)識(shí)編碼

6.6.1項(xiàng)目文本文件（含電子文件）采用“項(xiàng)目號(hào)—類(lèi)別號(hào)—分類(lèi)號(hào)—順序號(hào)”等四段位唯一性標(biāo)識(shí)

編碼，左至右依次為上位代碼和下位代碼，上下代碼之間用“—”短中橫線(xiàn)或中隔點(diǎn)“?”相隔。

6.6.2項(xiàng)目號(hào)由“公路路線(xiàn)代碼＋行政區(qū)劃代碼＋建設(shè)項(xiàng)目簡(jiǎn)稱(chēng)的起訖地名首字拼音大寫(xiě)字母組合”

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等三個(gè)級(jí)位組成。各級(jí)位組成：

a)公路路線(xiàn)代碼，查國(guó)家及地方交通運(yùn)輸行業(yè)主管部門(mén)或地方政府批準(zhǔn)的國(guó)家高速公路網(wǎng)、國(guó)道、

省道、縣道、鄉(xiāng)道和村道公路命名和編號(hào)；

b)行政區(qū)劃代碼，廣西行政區(qū)劃代碼為GX；

c)建設(shè)項(xiàng)目簡(jiǎn)稱(chēng)，采用項(xiàng)目簡(jiǎn)稱(chēng)的起訖地名首字拼音字母組合。當(dāng)出現(xiàn)重名時(shí)，可取第二個(gè)字母，

依次類(lèi)推。

6.6.3類(lèi)別號(hào)由“文件類(lèi)別代碼＋流水號(hào)”等兩個(gè)級(jí)位組成：

a)文件類(lèi)別代碼按照《關(guān)于印發(fā)公路工程竣交工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則的通知》中附件2《公路工程

項(xiàng)目文件歸檔范圍》的五大部分，具體代碼規(guī)定如表3；

b)流水號(hào)，每類(lèi)文件對(duì)應(yīng)歸檔單位的2位順序流水號(hào)，從00開(kāi)始，最大值為99。

表3四段位唯一性標(biāo)識(shí)編碼結(jié)構(gòu)

文件類(lèi)別綜合文件決算與審計(jì)文件監(jiān)理資料施工資料科研、新技術(shù)資料

歸檔單位建設(shè)單位建設(shè)單位監(jiān)理單位施工單位科研單位

代碼12345

6.6.4分類(lèi)號(hào)由“文件類(lèi)型層次＋文件類(lèi)別＋表格編號(hào)”等三個(gè)級(jí)位組成：

a)文件類(lèi)型層次，可按照《關(guān)于印發(fā)公路工程竣交工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則的通知》中附件2《公路

工程項(xiàng)目文件歸檔范圍》每部分的第一層次大綱，用數(shù)字標(biāo)識(shí)，規(guī)定如下表4；

b)文件類(lèi)別，歸屬為單位分部分項(xiàng)工序類(lèi)、年度批次類(lèi)、聲像類(lèi)、散裝類(lèi)和其他類(lèi)中的其中之一

類(lèi)，其代碼按6.6.5規(guī)定；

c)表格編號(hào)，統(tǒng)一兩個(gè)字母＋兩位數(shù)字，應(yīng)按照本文件第2部分規(guī)定。

表4文件類(lèi)型層次劃分表

層次代號(hào)123456

建設(shè)單位竣（交）工建設(shè)依據(jù)及上征地拆遷

工程管理文件//

（綜合文件）驗(yàn)收文件級(jí)有關(guān)指示資料

建設(shè)單位支付報(bào)表及設(shè)計(jì)變更及工財(cái)務(wù)決算項(xiàng)目審計(jì)

工程決算文件其他文件

（決算及審計(jì)文件）計(jì)算單程變更文件文件

建設(shè)單位新技術(shù)應(yīng)用

科研資料////

（科研、新技術(shù)資料）資料

監(jiān)理管理工程質(zhì)量管理工程進(jìn)度計(jì)工程合同管理

監(jiān)理單位其他文件其他資料

文件文件劃管理文件文件

施工質(zhì)量控施工安全和文進(jìn)度控制計(jì)量支付

施工單位竣工圖表工程管理文件

制文件明施工文件文件文件

6.6.5文件類(lèi)別標(biāo)識(shí)編碼規(guī)定如下：

a)單位工程代碼，采用“字母＋兩位流水號(hào)”標(biāo)識(shí)，按照J(rèn)TGF80/1單位工程用代碼標(biāo)識(shí)，見(jiàn)表

5。順序流水號(hào)為每個(gè)施工標(biāo)段各單位工程的順序流水號(hào)，從01開(kāi)始；

b)分部、分項(xiàng)、工序代碼，分別采用“字母+兩位流水號(hào)”，字母從A開(kāi)始，按照順序排列。下

位為空缺時(shí)，用“000”補(bǔ)足位數(shù)；工序直接用流水順序字母標(biāo)識(shí)，空缺用“0”補(bǔ)足位數(shù)；

c)年度批次類(lèi)代碼，采用國(guó)際通用的年度標(biāo)識(shí)方式＋批次順序號(hào)，來(lái)文、發(fā)文直接引用其編碼。

分期、分批的項(xiàng)目文件，項(xiàng)目無(wú)單獨(dú)規(guī)定時(shí)，可采用“主題詞＋〔年度〕＋批次＋表號(hào)”；

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d)聲像類(lèi)，由“照片或錄像組別＋保管期限＋照片ZP或錄像LX編號(hào)”組成；

e)散裝類(lèi)一般為圖紙類(lèi)，按照檔號(hào)章方式，由“檔號(hào)＋順序號(hào)”組成；

f)其他類(lèi)由文件特征首字字母＋流水號(hào)組成。

表5單位工程代碼表

單位工程類(lèi)別路基工程路面工程橋梁工程隧道工程綠化工程

代碼JMQSL

單位工程類(lèi)別聲屏障工程交通安全設(shè)施交通機(jī)電工程附屬設(shè)施

代碼ZADF

6.6.6順序號(hào)記錄每一個(gè)文件每一頁(yè)或每一件的流水號(hào)，每次從1開(kāi)始，不計(jì)虛位。

6.6.7案卷檔號(hào)由“全宗號(hào)—項(xiàng)目號(hào)—類(lèi)別號(hào)—案卷目錄號(hào)—案卷號(hào)”等五段位組成。作為獨(dú)立運(yùn)營(yíng)

的項(xiàng)目檔案，全宗號(hào)可作為缺省項(xiàng)。案卷目錄號(hào)直接取分類(lèi)號(hào)的第一個(gè)級(jí)位。案卷號(hào)為案卷順序號(hào)，每

個(gè)歸檔單位的案卷順序號(hào)，均從1開(kāi)始，不計(jì)虛位。

示例：G59GX××?401?3—115，其含義為：國(guó)高網(wǎng)呼和浩特至北海高速公路廣西××至××段（G59GX××），第

一施工合同段（401），工程質(zhì)量控制文件（3），第115案卷。

6.6.8案卷目錄號(hào)由“文件類(lèi)型層次＋2位流水號(hào)”兩個(gè)級(jí)位組成：

a)文件類(lèi)型層次如表5定義；

b)流水號(hào)。

示例：G59GXLY?401?3Q01A01AO5ZQ01A1?1—115，其含義為：國(guó)高網(wǎng)呼和浩特至北海高速公路廣西××至××段項(xiàng)目

（G59GX××），第一施工合同段（401），工程質(zhì)量控制文件（3）第一座橋左幅（Q01）基礎(chǔ)及下部構(gòu)造（A01）

樁基（A05）成孔現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告單（A1），第1頁(yè)。

6.6.9實(shí)物檔案檔號(hào)的分類(lèi)號(hào)由“年度—實(shí)物檔案代號(hào)—件號(hào)”組成。

示例：G59GX××?100?2019?11—1，其含義為：國(guó)高網(wǎng)呼和浩特至北海高速公路廣西××至××段項(xiàng)目（G59GX××），

建設(shè)單位（100），2019年度獲得的磁性獎(jiǎng)杯（11），排序第一件。

6.7項(xiàng)目文件“形成—?dú)w檔”的一體化建設(shè)

6.7.1紙質(zhì)檔案立卷單位應(yīng)在項(xiàng)目文件形成后，將項(xiàng)目文件分類(lèi)，分期、分批組卷，裝入預(yù)設(shè)檔案裝

具，其步驟如下：

a)檔案裝具準(zhǔn)備，預(yù)估檔案數(shù)量，購(gòu)置合格的卷皮，脊背及封面擬寫(xiě)、粘貼，檔案專(zhuān)用相冊(cè)，檔

案專(zhuān)用光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)；

b)項(xiàng)目紙質(zhì)文件結(jié)案后，進(jìn)入鑒定、分類(lèi)、組卷和編目環(huán)節(jié)；

c)紙質(zhì)文件分期裝入檔案裝具；

d)檔案案卷著錄。

6.7.2電子檔案歸檔單位應(yīng)在項(xiàng)目文件形成環(huán)節(jié)，將項(xiàng)目文件分類(lèi)，分期、分批歸檔，錄（導(dǎo)）入檔

案管理系統(tǒng)，其步驟如下：

a)電子檔案管理系統(tǒng)準(zhǔn)備；

b)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)案的電子文件進(jìn)入鑒定、分類(lèi)；

c)電子文件導(dǎo)（錄）入檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄和封裝，形成電子檔案，元數(shù)

據(jù)方案參照GB/T18894。

6.7.3將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行組件、排列、編號(hào)、編目。其中紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝

訂、編頁(yè)、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等。

6.7.4歸檔文件應(yīng)以每份文件為一件：

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a)正文與附件；

b)文件正本與定稿；

c)轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文；

d)原件與復(fù)制件；

e)正本與翻譯本；

f)中文本與外文本；

g)每期的報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)（作為文件附件時(shí)除外）；

h)簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等文件/期；

i)會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄/次；

j)來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）；

k)文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件。

6.7.5每件文件應(yīng)按照下列規(guī)則排序：

a)正文在前，附件在后；

b)正本在前，定稿在后；

c)轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；

d)原件在前，復(fù)制件在后；

e)不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢字文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文

本在后；

f)復(fù)文在前，來(lái)文在后；

g)文件處理單在前，收文在后；

h)正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后；

i)正文在前，圖表在后。

6.7.6試驗(yàn)資料應(yīng)根據(jù)責(zé)任分工分別由建設(shè)單位和參建單位獨(dú)立歸檔和保管：

a)現(xiàn)場(chǎng)抽檢的工序或分項(xiàng)工程的試驗(yàn)評(píng)定報(bào)告及檢測(cè)報(bào)告，與工序或分項(xiàng)工程其他檢查項(xiàng)目抽檢

資料一起組成工序或分項(xiàng)文件，母體試驗(yàn)室應(yīng)按照行業(yè)文件、規(guī)范要求收集、歸檔和保管試驗(yàn)

資料；

b)原材料、半成品及成品材料的試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)報(bào)告及混凝土配合比設(shè)計(jì)報(bào)告，由試驗(yàn)

室收集、整理、歸檔，形成檔案后移交建設(shè)單位保管與運(yùn)營(yíng)；

c)監(jiān)理審批的標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)報(bào)告，將標(biāo)段的配合比申請(qǐng)與監(jiān)理的平行對(duì)比試驗(yàn)一起組卷；

d)工地試驗(yàn)室的資質(zhì)批復(fù)、備案通知書(shū)、儀器設(shè)備標(biāo)定定期統(tǒng)一整理、歸檔。

6.7.7下列文件應(yīng)根據(jù)責(zé)任分工分別由建設(shè)單位和參建單位獨(dú)立歸檔和保管：

a)建設(shè)單位印發(fā)的普發(fā)性文件由建設(shè)單位歸檔，接收單位自行鑒定其內(nèi)容確定其存檔價(jià)值，建設(shè)

單位接收上級(jí)印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的有關(guān)文件，同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)各參建單位，由接收單位鑒定其內(nèi)容確定存檔

價(jià)值；

b)建設(shè)單位與參建單位之間的往來(lái)文件應(yīng)由發(fā)文單位將回復(fù)文件與針對(duì)性發(fā)文文件一并整理、歸

檔，形成檔案，建設(shè)單位與上級(jí)部門(mén)或政府、企（事）業(yè)等相關(guān)單位的往來(lái)文件，由立卷單位

根據(jù)內(nèi)容確定存檔價(jià)值；

c)各類(lèi)專(zhuān)題會(huì)議、例會(huì)所形成的會(huì)議紀(jì)要，由會(huì)議組織召開(kāi)單位歸檔和存儲(chǔ)檔案，抄送、報(bào)送和

核備單位根據(jù)內(nèi)容鑒定其保存價(jià)值；

d)房建等附屬單位工程所產(chǎn)生的項(xiàng)目文件，按照建筑行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)收集、歸檔，存儲(chǔ)和運(yùn)行檔案。

6.7.8建設(shè)單位整理以下文件時(shí)，其分類(lèi)歸檔方式為：

a)竣（交）工驗(yàn)收文件獨(dú)立組卷，必要時(shí)裝訂出版，其組成見(jiàn)附錄D；

b)各類(lèi)咨詢(xún)報(bào)告、建議書(shū)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等前期文件按照不同階段和專(zhuān)業(yè)組卷；

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c)未中標(biāo)的投標(biāo)文件，由招標(biāo)單位按照國(guó)家規(guī)定整理、歸檔。

6.7.9征地拆遷單位整理征地拆遷資料時(shí)應(yīng)分別按照以下方式歸檔：

a)征地拆遷的國(guó)家法令、針對(duì)性文件、補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)及管理性文件；

b)行政村鎮(zhèn)集體、權(quán)屬人的征拆合同協(xié)議書(shū)（含簽字時(shí)聲像文件）、征用土地?cái)?shù)量表、拆遷數(shù)量

表、地表附著物數(shù)量表、被征收權(quán)屬人身份證、銀行卡或單位組織、銀行賬戶(hù)，占地圖及土地

使用證；

c)電力、通信、供排水等管線(xiàn)遷移合同協(xié)議書(shū)、設(shè)計(jì)圖（作為合同附件時(shí)）；

d)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、村辦企業(yè)征拆合同協(xié)議書(shū)、征用土地?cái)?shù)量表、拆遷數(shù)量表、拆遷建筑物數(shù)量表。

6.7.10施工單位整理施工原始文件時(shí)宜按照以下方式歸檔：

a)單位、分部（類(lèi)）工程開(kāi)工批準(zhǔn)文件及申請(qǐng)開(kāi)工申請(qǐng)獨(dú)立整理組卷；

b)分項(xiàng)工程開(kāi)工批準(zhǔn)文件及申請(qǐng)開(kāi)工申請(qǐng)與相應(yīng)的工序、分項(xiàng)施工工序資料一起整理組卷；

c)施工工序資料，按照“現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告單＋評(píng)定報(bào)告＋檢測(cè)報(bào)告＋檢測(cè)記錄＋施工記錄”整

理，遵循施工流程，組成以分項(xiàng)或分部、單位工程案卷；

d)有查考利用價(jià)值的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、專(zhuān)項(xiàng)施工技術(shù)方案按單項(xiàng)工程分類(lèi)組卷。

6.8案卷信息著錄

6.8.1實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)檢索、查考和利用的紙質(zhì)案卷，其卷脊和卷盒封面可只填寫(xiě)案卷的檔號(hào)和

歸檔單位。

6.8.2案卷卷脊中檔號(hào)、案卷題名的里程樁號(hào)，字母、數(shù)字類(lèi)應(yīng)順時(shí)針轉(zhuǎn)90°打印，式樣見(jiàn)附錄H.1。

6.8.3案卷封面的著錄，可參考附錄H.2式樣，應(yīng)特別注意和規(guī)范以下細(xì)節(jié)：

a)案卷題名，一般不宜超過(guò)三行，每行不超過(guò)26個(gè)中文字符，第一行為建設(shè)項(xiàng)目名稱(chēng)，由路線(xiàn)

代號(hào)及路線(xiàn)名稱(chēng)和建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)名稱(chēng)組成，第二、第三行為精準(zhǔn)揭示、提煉本案卷內(nèi)容；

b)立卷單位為中標(biāo)單位，不須標(biāo)注合同段，經(jīng)理部字樣；

c)保管期限具體規(guī)定見(jiàn)附錄A，不宜空缺；

d)密級(jí)，除特別文件外，項(xiàng)目檔案的密級(jí)一般定義為“內(nèi)部”。

6.8.4卷內(nèi)目錄的擬寫(xiě)，可參見(jiàn)附錄H.3式樣，應(yīng)特別注意和規(guī)范以下細(xì)節(jié)：

a)表框頂面的檔號(hào)與封面檔號(hào)一致；

b)卷內(nèi)目錄的序號(hào)，為文件的順序號(hào)，統(tǒng)一用數(shù)字表達(dá)；

c)每個(gè)文件頁(yè)數(shù)一般不宜超過(guò)30頁(yè)，自身有目錄、頁(yè)碼的散裝文件以?xún)?cè)為一個(gè)文件，備注欄需

注明散裝每?jī)?cè)從封面起算的頁(yè)數(shù)；

d)文件編號(hào)為文件的原始編號(hào)或圖號(hào)，有多個(gè)單位形成的組合式文件，以作為主件的形成單位編

號(hào)為文件編號(hào)；

e)責(zé)任者為歸檔文件形成的責(zé)任單位，有多個(gè)單位形成的組合式文件，以作為主件的形成單位為

責(zé)任單位；

f)文件題名應(yīng)準(zhǔn)確揭示和凝練文件所涵蓋的內(nèi)容，自擬題名時(shí)應(yīng)將整個(gè)標(biāo)題加方括號(hào)[]；

g)日期填寫(xiě)主件的最終形成時(shí)間，統(tǒng)一用國(guó)際通用的8位數(shù)字；

h)頁(yè)次填寫(xiě)每個(gè)文件的首頁(yè)，最后文件的首頁(yè)和尾頁(yè)，散裝獨(dú)立成冊(cè)的文件，頁(yè)次填寫(xiě)每?jī)?cè)檔號(hào)

章的順序號(hào)，備注欄注明本冊(cè)頁(yè)數(shù)。

6.8.5備考表的擬寫(xiě)，可參見(jiàn)附錄H.4式樣，應(yīng)特別注意和規(guī)范以下細(xì)節(jié)：

a)互見(jiàn)號(hào)填寫(xiě)本案卷內(nèi)容與其他案卷或聲像載體檔案的文件有關(guān)的檔號(hào)；

b)“說(shuō)明”以今后使用者提供索引服務(wù)而擬寫(xiě)，歸檔人、檢查人一定要本人簽字或使用合法的電

子簽名；

c)備考表不裝訂，不打碼。

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6.8.6《項(xiàng)目檔案管理卷》應(yīng)涵蓋項(xiàng)目檔案使用說(shuō)明書(shū)、建設(shè)單位和參建單位的檔案工作報(bào)告、案卷

總目錄（含紙質(zhì)檔案總目錄、聲像檔案總目錄、電子檔案總目錄和全引目錄），其格式可參見(jiàn)附錄I。

項(xiàng)目檔案使用說(shuō)明可參照附錄J、附錄K提綱擬寫(xiě)。

7項(xiàng)目電子文件形成和歸檔

7.1項(xiàng)目電子文件的形成

7.1.1公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件一般可劃分計(jì)算機(jī)原生電子文件（如辦公OA系統(tǒng)、各類(lèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和儀器

設(shè)備導(dǎo)入）和通過(guò)掃描、拍照等方式數(shù)字化處理數(shù)碼信息文件等兩大類(lèi)。

7.1.2公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件類(lèi)型和格式一般可選用表6格式。

表6公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件的類(lèi)型和格式參考表

序號(hào)公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件類(lèi)型格式

1通用格式PDF、PDF/A、OFD

版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、

2文本、位圖文件形成的文書(shū)、科技、專(zhuān)業(yè)類(lèi)電子文件

TIF、PNG等

3計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與制造過(guò)程中形成的二維矢量文件SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等

4計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與制造過(guò)程中形成的三維矢量文件轉(zhuǎn)換為STEP

5數(shù)據(jù)庫(kù)文件版式文件、ET、XLS、DBF、XML等

6錄音類(lèi)電子文件WAV、MP3等格式

7錄像類(lèi)電子文件MPG、MP4、FLV、AVI等

8電子郵件EML

9網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類(lèi)電子文件HTML等

10專(zhuān)用軟件生成的電子文件通用格式、版式文件

7.1.3以?huà)呙琛⑴恼盏确绞綌?shù)字化處理的公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件，其分辨率和格式應(yīng)符合表7要求。

用數(shù)字證書(shū)對(duì)掃描后的PDF文件或OFD文件進(jìn)行電子簽名，確認(rèn)其與該掃描內(nèi)容件相符。

表7采集數(shù)字化公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件的分辨率和格式參考表

序號(hào)公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件基本要求分辨率格式

應(yīng)保證掃描后圖像清晰、完整，并綜合考慮數(shù)字圖像后期

1不小于200dpiTIFF、JPEG或

利用方式等因素

JPEG2000等通用格

2文字偏小、密集、清晰度較差時(shí)不小于300dpi

式

3有COM輸出、仿真復(fù)制、印刷出版等其他用途小小于300dpi

4需要進(jìn)行高精度仿真復(fù)制不小于600dpi

需要進(jìn)行印刷出版的檔案應(yīng)結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、

5不小于600dpi

印刷精度要求等

7.1.4公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件形成過(guò)程中應(yīng)采用如下技術(shù)，同步實(shí)現(xiàn)電子簽名：

a)從數(shù)字證書(shū)認(rèn)證中心（CA機(jī)構(gòu)）購(gòu)買(mǎi)用戶(hù)數(shù)字證書(shū)；

b)外購(gòu)符合標(biāo)準(zhǔn)的電子簽名插件和USBKey，兼容第三方數(shù)字證書(shū)；

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c)在公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)中嵌入電子簽名技術(shù)，單位用戶(hù)使用USBKey＋單位身份證

書(shū)通過(guò)電子簽名插件進(jìn)行電子簽名，個(gè)人用戶(hù)使用USBKey＋個(gè)人身份證書(shū)通過(guò)電子簽名插件。

也可以直接在智能手機(jī)安裝個(gè)人身份證書(shū)，實(shí)現(xiàn)手機(jī)數(shù)字簽名或者手機(jī)手寫(xiě)簽名功能；

d)公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行于互聯(lián)網(wǎng)，持有有效用戶(hù)證書(shū)的系統(tǒng)用戶(hù)，可以在PC端

或者手機(jī)端隨時(shí)隨地登錄系統(tǒng)進(jìn)行電子簽名，電子簽名推薦方式如圖1所示。

圖1電子簽名推薦方式

7.1.5公路建設(shè)項(xiàng)目電子簽名技術(shù)必須符合國(guó)家電子簽名法的規(guī)定。

7.1.6公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)專(zhuān)用軟件登錄到電子簽名專(zhuān)用的USBKey后，可結(jié)合人臉識(shí)

別、指紋識(shí)別、掌紋識(shí)別、虹膜識(shí)別、聲音識(shí)別等生物識(shí)別技術(shù)，確保電子文件的真實(shí)性和不可抵賴(lài)性。

7.1.7電子簽名產(chǎn)品必須經(jīng)過(guò)國(guó)家密碼管理主管部門(mén)審查和檢測(cè)，獲得商用密碼產(chǎn)品型號(hào)證書(shū)與商用

密碼銷(xiāo)售許可證的產(chǎn)品。

7.2項(xiàng)目電子文件的歸檔

7.2.1公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件“形成-歸檔”應(yīng)實(shí)現(xiàn)一體化，由文件責(zé)任單位（部門(mén)或歸檔單位）對(duì)有

查考、利用價(jià)值的電子文件進(jìn)行歸檔。

7.2.2公路建設(shè)期電子文件收集范圍、頻率、數(shù)量規(guī)定見(jiàn)附錄A、附錄B和附錄C。

7.2.3電子文件結(jié)案后30個(gè)工作日內(nèi)，文件責(zé)任單位或歸檔單位應(yīng)將采集的電子文件采用以下方式進(jìn)

行多樣性分類(lèi)，并著錄其元數(shù)據(jù)：

a)按照檔案類(lèi)型劃分；

b)科技檔案再按照單位分部分項(xiàng)、年度批次、聲像、文件類(lèi)別、保管期限、密級(jí)、采集單位；

c)存檔單位，分別按照項(xiàng)目投資人、建設(shè)單位和參建單位；

d)文件類(lèi)別，項(xiàng)目前期各類(lèi)政府批文、設(shè)計(jì)技術(shù)咨詢(xún)、征地拆遷、會(huì)議紀(jì)要及建設(shè)期、竣（交）

工期。

7.2.4電子文件歸檔方式應(yīng)遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)以溯源為目標(biāo)

的多樣性、多層狀組卷：

a)電子文件結(jié)案后，流轉(zhuǎn)至系統(tǒng)預(yù)立卷模塊，按照指定的多形式、多層狀組卷方案，自動(dòng)歸檔；

b)不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交（特殊電子文件可采用邏輯

歸檔），邏輯歸檔同時(shí)定期進(jìn)行物理歸檔；

c)把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，并向檔案部門(mén)移交，可采用

網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔和以存儲(chǔ)介質(zhì)移交方式歸檔。

7.2.5公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件形成后，進(jìn)入管理系統(tǒng)并進(jìn)行歸檔。其過(guò)程應(yīng)遵循以下要求：

a)在電子文件擬制、辦理或收集過(guò)程中完成分類(lèi)、元數(shù)據(jù)著錄、排序、命名、存儲(chǔ)等整理活動(dòng)，

如有必要，同步完成會(huì)議記錄、涉密文件等紙質(zhì)文件的整理；

b)電子文件流轉(zhuǎn)的路徑及電子簽名；

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c)明確電子文件的邏輯案卷與實(shí)體案卷的關(guān)系、差異以及與實(shí)體案卷對(duì)應(yīng)關(guān)系；

d)一件事情（包括：結(jié)構(gòu)、部位、工序、批次等）獨(dú)立設(shè)置一個(gè)文件夾；

e)對(duì)文件和文件夾雙重命名；

f)可以隨時(shí)進(jìn)行電子文件辦理以及歸檔。

7.2.6電子文件責(zé)任單位（部門(mén)）完成歸檔后應(yīng)對(duì)所形成的電子檔案進(jìn)行清點(diǎn)、鑒定、登記，清單格

式見(jiàn)附錄L，辦理移交手續(xù)。

7.3項(xiàng)目電子文件元數(shù)據(jù)及封裝

7.3.1歸檔單位應(yīng)在歸檔過(guò)程中著錄電子文件元數(shù)據(jù)，包括但不限于如下主要信息：

a)文件的題名、編號(hào)、責(zé)任者、日期、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限、密級(jí)；

b)格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小、文件創(chuàng)建程序；

c)文件擬制、辦理活動(dòng)的業(yè)務(wù)行為、行為時(shí)間和機(jī)構(gòu)人員名稱(chēng)，如發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、復(fù)

核、登記、用印、核發(fā)；

d)收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)；

e)單位、分部、分項(xiàng)、工序；

f)年度批次類(lèi)，如原材料、標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)、工程變更、會(huì)議紀(jì)要、施工日志、監(jiān)理日志、大事記、氣

候等。

7.3.2電子文件責(zé)任單位應(yīng)包括但不限于表8在系統(tǒng)中錄入其元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)信息。

表8公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件元數(shù)據(jù)表

元數(shù)據(jù)模塊元數(shù)據(jù)子集元素必選或可選系統(tǒng)生成或手動(dòng)錄入

數(shù)字對(duì)象可選系統(tǒng)生成

數(shù)據(jù)對(duì)象

物理對(duì)象信息可選系統(tǒng)生成

結(jié)構(gòu)部分

數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)可選系統(tǒng)生成

表述

語(yǔ)義可選系統(tǒng)生成

標(biāo)題必選手動(dòng)錄入

內(nèi)容描述副標(biāo)題可選手動(dòng)錄入

責(zé)任單位必選手動(dòng)錄入

責(zé)任人必選手動(dòng)錄入

編號(hào)必選手動(dòng)錄入

形成時(shí)間必選系統(tǒng)生成

內(nèi)容結(jié)構(gòu)分類(lèi)號(hào)可選手動(dòng)錄入

版本號(hào)必選系統(tǒng)生成

內(nèi)容部分

附件可選手動(dòng)錄入

文種必選系統(tǒng)生成

內(nèi)容結(jié)構(gòu)大小必選系統(tǒng)生成

大小必選系統(tǒng)生成

內(nèi)容描述格式必選系統(tǒng)生成

語(yǔ)言可選系統(tǒng)生成

創(chuàng)建依據(jù)必選手動(dòng)錄入

創(chuàng)建及流轉(zhuǎn)

創(chuàng)建信息可選系統(tǒng)生成

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表8公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件元數(shù)據(jù)表（續(xù)）

元數(shù)據(jù)模塊元數(shù)據(jù)子集元素必選或可選系統(tǒng)生成或手動(dòng)錄入

流轉(zhuǎn)依據(jù)可選系統(tǒng)生成

流轉(zhuǎn)信息可選系統(tǒng)生成

創(chuàng)建及流轉(zhuǎn)關(guān)聯(lián)信息可選系統(tǒng)生成

標(biāo)識(shí)信息必選系統(tǒng)生成

鑒定信息必選手動(dòng)錄入

歸檔信息必選系統(tǒng)生成

歸檔管理

權(quán)限管理必選系統(tǒng)生成

內(nèi)容部分維護(hù)歷史可選系統(tǒng)生成

使用歷史必選系統(tǒng)生成

數(shù)字簽名必選手動(dòng)錄入

時(shí)間必選系統(tǒng)生成

電子簽名

描述必選系統(tǒng)生成

校驗(yàn)和可選系統(tǒng)生成

7.3.3公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件的封裝策略應(yīng)滿(mǎn)足以下要求：

a)封裝包應(yīng)包含文件、收文處理單、文件擬稿標(biāo)簽及文件元數(shù)據(jù)、電子簽名、封裝描述信息；

b)封裝包文件，依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的信息組織結(jié)構(gòu)對(duì)電子文