ISO14001環境管理體系文件編寫培訓成亞明無錫亞明管理咨詢有限公司2024/12/11版權所有201

一、文件編寫概述重要性、組織工作二、文件編寫推薦格式環境管理手冊、程序文件、三層次文件三、文件編寫要點

文件編寫培訓目錄2024/12/11版權所有301

文件化的含義：將體系的各個方面，即ISO14001標準的17個要素所涉及、覆蓋的內容形成文件，構成一個文字描述的體系。文件化的重要性：

1、在建立體系的PDCA過程中處于第一步（寫你要做的、做你所寫的、記你所做的）；

2、為實施日常管理、日常監控、內外審核提供依據；

3、是改善環境行為、完善環境管理工作的重要依據、見證，便于實施和考核。文件編寫概述2024/12/11版權所有401

文件的層次、結構

1、ISO14001標準本身未對體系文件的結構給予規定。

2、環境管理體系文件一般采用3級的模式，即環境管理手冊、程序文件和三層次文件。規模較大的組織可采用更多層次的文件體系。

3、體系文件通常以文本的形式存在，如有條件也可以以電子版的形式存在，但使用、管理、版本控制等相應管理措施、技術要具備。文件編寫概述2024/12/11版權所有501

各級文件的作用、功能環境管理手冊：環境管理體系全面、概要性的描述，是開展環境管理的綱領性文件。其內容缺乏指導作用，但為程序文件規定了管理原則和方向，為文件化的體系明確了方向，并給出下一級支撐性程序文件的導引路徑。文件編寫概述2024/12/11版權所有601

各級文件的作用、功能程序文件：是環境管理體系中在邏輯上相對獨立的管理內容而制訂的管理性文件。其內容可以涉及環境管理體系的一個要素或要素的一部分，也可以針對一個主題事項、涉及若干體系要素。程序文件是環境管理手冊的支持文件，是環境管理手冊局部的細化、補充。

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各級文件的作用、功能第三層次文件：是對程序文件的展開、補充及細化。是針對操作崗位、工作點的技術性、操作性的文件，是程序文件在局部區域或一個類型工作點的具體細化。一個程序文件可有多個作業指導書支持。

一般有2種形式：針對管理側面；針對工作現場。文件編寫概述2024/12/11版權所有801

各級文件的作用、功能各級文件的關系：各級文件內容具有連貫性、一致性，通過逐級細化，構成系統的文件化體系。環境管理手冊中要素描述部分注明有關支持程序并給出查詢關系。程序文件中給出有關三級文件的導引關系，程序文件之間也要明確說明相互導引的關系。文件編寫概述2024/12/11版權所有901

文件編寫的依據：

1、基礎依據：

ISO14001:2004標準，法律與其他要求，組織的實際情況、工作職責、環境狀況。

2、輔助依據：

ISO14001:2004標準的附錄A，現有的管理制度、規定文件。文件編寫概述2024/12/11版權所有1001

文件編寫要求：

1、體系文件要對14001標準的所有核心要素進行描述，缺一不可；同時要對各文件相互關系進行描述；

2、要涉及組織的所有活動、產品和服務，也包括對相關方的管理，保證環境管理體系的控制范圍足夠充分；

3、各級文件之間以及同級文件之間能夠做到邏輯關聯、層次清楚、接口明確、協調有序；

4、各級文件應具有一貫性，如風格、格式、職責、管理內容等。文件編寫概述2024/12/11版權所有1101

文件編寫應注意：

1、標準要求有程序的要制訂程序，在手冊中可以簡要描述，詳細內容在程序文件中描述。

2、在描述某一要素時，重點應放在本要素的功能上，涉及其它功能要素時概要性地描述，并導引出相關要素、文件。另外，描述文件的語言要明白易懂，專用名詞不得擅自改動。

3、環境管理文件應與現有管理制度合理銜接，能夠充分利用現有資源。文件編寫概述2024/12/11版權所有1201

文件編寫應注意：

4、制定文件應避免編制繁瑣而不切實際的文件，需避免在文件中提出過高要求或規定不必要的控制方法，導致不可操作甚至授人以柄。

5、體系文件的繁簡程度、深度與廣度，應取決于組織自身的實際情況以及人員素質。文件編寫概述2024/12/11版權所有1301

文件編寫的組織工作

1、各級管理者要對文件編寫工作的復雜性、工作量有足夠認識，提供所需的人員和資源；

2、文件編寫人員要了解有關的管理知識、技術知識；

3、注意各級文件之間內容的連貫性，合理安排各文件的側重點并合理銜接，避免文件之間發生矛盾或相互推委，并確保切實可行；

4、采用集中討論分工－分散編寫－集中統稿的過程。應從組織的整體出發，統籌策劃、合理分工、協調配合。文件編寫概述2024/12/11版權所有1401

1、扉頁：名稱，依據標準，手冊版本號，發布日期，受控狀態，編制人，編號，組織名稱。

2、發布令：對體系涉及范圍，建立情況等進行概要性描述。可包括：

1)為什么建立環境管理體系；

2)手冊的作用、功能，重要性；

3)對各級人員的要求。由最高管理者簽字，簽署日期文件編寫推薦格式手冊2024/12/11版權所有1501

3、環境方針正文、環境管理者代表任命書，由最高管理者簽字認可。

4、組織簡介：包括組織基本資料，如單位名稱，地址（可附地理位置圖和平面圖），建廠日期，投資形式，投資規模，廠區面積，主要產品、產量、產值，員工人數；組織業績（是否通過質量體系認證），環境現狀、環境管理狀況等。文件編寫推薦格式手冊2024/12/11版權所有1601

5、手冊目錄：應有一定的文本格式頁眉：組織名稱、文件名稱、文件編號、版本號、頁號及編審批準等設置；頁腳：可有修改日期、修改標記、更改文件號、簽字、日期。

可以區分目錄頁和內容頁分別規定不同的格式。文件編寫推薦格式手冊2024/12/11版權所有1701

6、概述（4.1總要求）：

1)闡明建立環境管理體系的目的、意義及承諾；

2)建立體系遵循的標準、范圍、說明體系覆蓋范圍和應用領域

3)說明手冊的制訂、修改、廢除等相關規定。文件編寫推薦格式手冊2024/12/11版權所有1801

7、手冊正文：按ISO14001標準要素逐一進行描述一般格式為：總則，管理內容，相關文件。

1)總則：本要素在環境管理體系中的地位和作用；

2)管理內容：就每一要素中最重要的環節加以闡述，并，涵蓋標準的主要要求。包括主要職責、管理方法的簡要描述。明確各要素之間的接口，體現管理體系的完整性。

3)相關文件：導引附件及下一級程序文件。文件編寫推薦格式手冊2024/12/11版權所有1901

8、手冊附錄，可包括：

1)環境因素、重要環境因素清單；

2)適用法律法規清單；

3)目標、指標、環境管理方案清單；

4)管理者代表任命書、環境管理組織機構圖；

5)環境管理體系文件清單；

6)其它可有的圖表，社區/廠區平面圖、地下管網圖、工藝流程圖等。文件編寫推薦格式手冊2024/12/11版權所有2001

程序：GB/T6583（ISO8402），為進行某項活動所規定的途徑。程序文件的文本風格類似于手冊，一般手冊與程序的版面格式是同時設計的，具有一致性。文件編寫推薦格式程序2024/12/11版權所有2101

1、目的：制定本程序是用于那方面活動的管理、達到什么目的。

2、適用范圍：管理范圍、區域范圍。

3、職責：根據程序內容摘取主要管理方面的職責。

4、管理內容：規定既定管理方向的活動或過程的具體管理方式、方法。

5、相關文件：給出文件涉及和導引的文件的名稱。

6、附表：表格空白表。程序文件編寫推薦格式2024/12/11版權所有2201

基本要求：

1、程序文件明確闡明要素運行的職責、方法，要具備可操作性和可檢驗性（who,how,what,when,which,why），是為實施環境管理所涉及的一個完整的活動和過程。針對運行控制程序還應提出明確的運行標準。

2、程序文件展開的廣度和深度取決于組織任務的復雜性，采用的工作方式、方法，執行人員的能力、技術及進行培訓所能達到的程度，一般明確的要求在程序中需明確說明。程序文件編寫推薦格式2024/12/11版權所有2301

三級文件的編寫要求

1.三級文件的格式一般無嚴格要求，可參考已有文件擬定，但應注意滿足諸如文件版次、受控形式等環境管理體系文件的要求。

2.三級文件的內容應足夠充分，能夠滿足有關人員使用之需，切實可行。三級文件文件編寫2024/12/11版權所有2401

4.2環境方針要點《手冊》1、方針的制訂

制訂的責任、過程，制訂的依據

2、方針的傳達、貫徹

對外宣傳、對內傳達，組織內部的貫徹實施

3、方針的修訂

修訂的時機（定期、特殊情況），修訂的管理過程、依據文件編寫要點2024/12/11版權所有2501

4.3.1環境因素要點《程序》1、環境因素的識別

識別過程、方法簡述，識別的范圍、要求簡述2、環境因素的評價

評價依據，評價實施方法、步驟簡述因素控制（目標指標、管理方案；運行控制）3、環境因素的更新

定期更新，隨時更新文件編寫要點2024/12/11版權所有2601

4.3.2法律法規及其他要求要點《程序》1、法律法規的獲取

法律法規的類型，獲取途徑、責任（主動、被動）2、法律法規的適用性確認

與環境因素相關聯的具體條款，形成關聯表3、法律法規的傳達、貫徹和更新

以何種形式、何人傳達，貫徹法律法規定期更新，更新的過程、方法4、其它要求的收集、識別，形成清單文件編寫要點2024/12/11版權所有2701

4.3.3目標指標和方案要點《手冊》1、目標指標的制訂制訂依據/要求、過程及職責2、目標指標的落實—逐項制定管理方案

目標指標的落實通過管理方案、部門改善計劃保證實現3、目標、指標的監控

總提目標指標完成情況的監控，導引監控程序4、評審與修訂定期更新，特殊情況，導引監控程序文件編寫要點2024/12/11版權所有2801

4.3.３目標指標和方案要點《手冊》1、環境管理方案的制訂

制訂過程和職責，制訂環境管理方案的要求，成文下發，導引管理方案一覽表2、環境管理方案的實施

按照方案嚴格執行，各部門協調配合、定期匯報3、環境管理方案的監控總提，導引監控程序4、管理方案的修訂定期更新，特殊情況文件編寫要點2024/12/11版權所有2901

4.4.1資源、作用、職責和權限要點《手冊》

按各級職能部門分寫其職責1、最高管理者職責

制定環境方針、主持環境管理評審、為體系的建立與實施提供必要的資源（人力、物力、財力和基礎設施）、任命環境管理代表并給環境管理代表以充分授權、確定環境管理體系組織機構與各級干部的職責。文件編寫要點2024/12/11版權所有3001

4.4.1資源、作用、職責和權限要點《手冊》

2、環境管理代表

負責環境管理體系的建立實施和維護、主持環境管理體系目標指標和管理方案的制定和評審、向最高管理者匯報環境管理體系的運行情況等3、各部門職責分述（可分通用職責、特有職責）分局、科分述，其內容根據各程序文件摘錄相關文件：管理者代表任命書、環境管理組織結構圖文件編寫要點2024/12/11版權所有3101

4.4.2能力，培訓和意識要點《程序》1、關鍵崗位的確定，崗位人員的能力要求2、培訓的對象、內容、實施方式概要性描述，可引用標準語言3、培訓計劃

培訓計劃制訂過程、要求；培訓計劃如何追加，如何跟蹤培訓效果4、培訓實施

培訓的執行，實施及考核方法，記錄管理等方面內容文件編寫要點2024/12/11版權所有3201

4.4.3信息交流要點《程序》1、信息的主要類型、內容與窗口部門2、內部信息的傳遞

內部信息的傳遞方式方法（經營會、例會、板報、通訊、廣播；決議、通知單、聯絡書；建議、提案）體系其它要素、文件直接涉及的部分，在其它文件中規定（應急信息、文件管理等）3、外部信息的傳遞

外部信息窗口部門接收，轉達并采取對策，意見、抱怨、投訴處置及反饋文件編寫要點2024/12/11版權所有3301

4.4.4EMS文件要點《手冊》1、文件的結構及功能

文件的結構說明，包括：手冊、程序文件、三層次文件（公開文件、管理制度）、（記錄），各級文件的功能。2、文件編制、修訂的職責

環境管理手冊、程序文件、三層次文件由什么部門編、審、批，文件的修訂與管理導引文件管理程序3、編制文件的主要要求文件編寫要點2024/12/11版權所有3401

4.4.5文件控制要點《程序》1、文件管理對象

手冊、程序文件、三層次文件及支持性文件（技術文件，安全文件等）；各級文件管理編號、受控方法、版本控制方式簡要說明2、文件發放、使用管理

各級文件的原件管理、發放管理，強調關鍵崗位得到有效版本；各部門使用文件的管理要求3、文件的評審、修訂、更新，修改后文件的管理。文件編寫要點2024/12/11版權所有3501

4.4.6運行控制要點《手冊》《程序》1、運行控制管理內容

對缺乏程序指導可能導致偏離方針、目標、指標的運行與重要環境因素有關的運行與活動對相關方的運行與活動2、運行控制的管理形式、要求：程序文件、作業指導書明確各個部門、崗位的職責,具體的操作要求、人員資格要求；運行控制的參數；發生異常緊急情況怎樣處理。3、運行控制程序：逐一分述目的、功能，導引程序4、運行控制程序的評審、修改，保證適宜性文件編寫要點2024/12/11版權所有3601

4.4.7應急準備與反應要點《程序》1、事故和緊急情況可能發生的類型2、事故或緊急情況的預防

應急計劃，設施、器材準備，人員培訓，應急試驗3、緊急情況的響應

應急聯絡方式、處置原則，應急處理措施，善后處理，程序評審與修訂。文件編寫要點2024/12/11版權所有37014.5.1監控與測量要點《程序》1、監控與測量的內容

技術性：廢水、氣、聲、渣，用水、電…

管理性：目指標、方案執行情況，法律及其他要求符合性，運行控制2、監控的實施：各種監控的實施部門、監測項目、監測頻率；監控匯報、問題糾正，導引不符合管理

監測人員資格、培訓；監測儀器的校準文件編寫要點2024/12/11版權所有3801

4.5.2合規性評價要點《程序》1、合規性評價的組織、頻次和時機

各負責法規（要求）實施的部門至少每年評價一次全年的總評價由體系主控部門組織各部門進行新的、新修改法規（要求）由負責該法規（要求）實施的部門在獲取時進行2、評價的形式

針對與環境因素相關聯的法律、法規和其他要求的具體條款，描述本管委會的貫徹、實施、遵循情況。判斷符合程度。評價記錄為表格，結論為綜述性評價報告。文件編寫要點2024/12/11版權所有3901

4.5.３不符合,糾正與預防措施要點《程序》1、不符合來源

4.5.1、4.5.5、4.6、外審、相關方（抱怨）2、糾正與預防流程（可按不同載體分述）

原因分析、制訂措施、實施整改、效果驗證、調整管理預防再發

糾正力度應與不符合的嚴重程度相對應文件編寫要點2024/12/11版權所有40014.5.４記錄控制要點《程序》1、記錄的主要類型：程序、作業指導文件運行過程記錄環境狀況、環境績效監測記錄（具有可追溯性）2、記錄的標識

記錄名稱應簡潔、應設定記錄格式；字跡清楚、用鋼筆、簽字筆填寫；填寫完整3、記錄的管理

歸檔要求、保管部門、管理要求；過期記錄處置文件編寫要點2024/12/11版權所有4101

4.5.５內部審核要點《程序》1、內部審核的目的、依據、準則2、審核計劃

年度審核計劃；定期審核，追加審核3、實施內審的方法、頻次、人員要求4、審核步驟

審核準備，實施過程，審核總結，不符合驗證文件編寫要點2024/12/11版權所有4201

4.6管理評審要點《手冊》1、評審頻次、方法：不少于外審的頻次、特殊情況增加2、評