2024年會議費用承擔協議本合同目錄一覽1.會議費用定義與范圍1.1會議費用的定義1.2會議費用的范圍2.費用承擔主體2.1費用的承擔主體2.2承擔主體的權利與義務3.費用計算與支付3.1費用計算方式3.2費用支付方式與時間4.費用報銷與審批4.1費用報銷流程4.2費用審批流程5.會議地點與設施5.1會議地點的選擇5.2會議設施的提供6.會議日程與參會人員6.1會議日程安排6.2參會人員的確定7.會議宣傳與資料準備7.1會議宣傳方式7.2會議資料的準備與發放8.會議住宿與交通8.1住宿安排8.2交通安排9.會議餐飲與活動9.1餐飲服務9.2會議活動安排10.會議安全保障10.1安全保障措施10.2安全事故處理11.會議費用調整11.1費用調整的條件11.2費用調整的程序12.合同的變更與解除12.1合同變更的條件12.2合同解除的條件13.違約責任與爭議解決13.1違約責任13.2爭議解決方式14.其他條款14.1保密條款14.2法律適用與管轄14.3合同的生效與終止第一部分：合同如下：1.會議費用定義與范圍1.1會議費用的定義本合同所指的會議費用包括但不限于會議場地租賃費、會議設備租賃費、會議資料印刷費、會議餐飲費、會議交通費、會議住宿費、會議活動費、工作人員酬勞等與會議直接相關的費用。1.2會議費用的范圍（1）會議場地租賃費用：按照會議規模和需求，租賃合適的會議場地，提供會議所需的設施和設備。（2）會議設備租賃費用：包括但不限于投影儀、音響設備、麥克風等會議所需設備的租賃費用。（3）會議資料印刷費用：包括會議日程、參會人員名單、會議資料等印刷費用。（4）會議餐飲費用：提供會議期間的餐飲服務，包括早餐、午餐、茶歇等。（5）會議交通費用：提供會議代表接送站服務，以及會議期間所需的交通服務。（6）會議住宿費用：為參會人員提供合理的住宿安排，確保住宿條件舒適、安全。（7）會議活動費用：包括會議期間舉辦的活動、晚宴等費用。（8）工作人員酬勞：為會議組織、協調、服務等工作提供合理的工作人員酬勞。2.費用承擔主體2.1費用的承擔主體本合同所涉及的費用承擔主體為雙方簽訂合同的雙方，即甲方和乙方。2.2承擔主體的權利與義務2.2.1甲方的權利與義務（1）甲方應按照合同約定，按時支付會議費用。（2）甲方有權要求乙方按照合同約定提供會議服務。（3）甲方有權對乙方的服務進行監督和評價。2.2.2乙方的權利與義務（1）乙方應按照合同約定，提供優質的會議服務。（2）乙方應按時完成會議費用的報銷和審批流程。（3）乙方應對會議期間的各項費用進行合理控制，確保費用在預算范圍內。8.會議住宿與交通8.1住宿安排甲方應根據參會人員的數量和需求，提供合理的住宿安排。住宿地點應選擇在交通便利、安全可靠的區域，并提供舒適的住宿條件。8.2交通安排甲方應提供會議代表接送站服務，以及會議期間所需的交通服務。交通服務應確保安全、準時，并提供多種交通方式供參會人員選擇。9.會議餐飲與活動9.1餐飲服務甲方應為參會人員提供合理的餐飲服務，包括早餐、午餐、茶歇等。餐飲服務應確保食品安全、營養均衡，并考慮到參會人員的飲食偏好和特殊需求。9.2會議活動安排10.會議安全保障10.1安全保障措施（1）會議場地安全：確保會議場地符合安全標準，提供必要的安全設施和設備。（2）人員安全：提供專業的安全人員，確保參會人員的人身安全。（3）財產安全：采取措施保護會議設備、資料等財產安全。10.2安全事故處理甲方應在發生安全事故時，立即采取措施進行處理，并及時通知相關部門。同時，甲方應承擔因安全事故導致的損失和費用。11.會議費用調整11.1費用調整的條件在合同執行過程中，如遇不可抗力等特殊情況，導致會議費用發生變動，雙方可協商一致進行費用調整。11.2費用調整的程序費用調整應通過雙方協商一致，并以書面形式進行確認。雙方應就費用調整的原因、金額和支付方式等進行明確約定。12.合同的變更與解除12.1合同變更的條件在合同執行過程中，如雙方同意變更合同內容，應通過書面形式進行確認，并由雙方簽字蓋章。12.2合同解除的條件（1）不可抗力導致合同無法履行；（2）一方明確表示不履行合同主要義務；（3）一方違反合同約定，嚴重影響到合同的履行。13.違約責任與爭議解決13.1違約責任雙方應嚴格按照合同約定履行各自的權利和義務。如一方違約，應承擔違約責任，并賠償對方因此所遭受的損失。13.2爭議解決方式如合同執行過程中發生爭議，雙方應通過友好協商解決。如協商不成，任何一方均有權向合同簽訂地的人民法院提起訴訟。14.其他條款14.1保密條款雙方應對合同內容和雙方之間的商業秘密予以保密，未經對方同意，不得向第三方披露。14.2法律適用與管轄本合同的簽訂、效力、解釋、履行和爭議的解決均適用中華人民共和國法律，并由合同簽訂地的人民法院管轄。14.3合同的生效與終止本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，合同終止后，雙方仍應履行合同約定的義務。第二部分：其他補充性說明和解釋說明一：附件列表：1.附件一：會議場地租賃合同詳細要求和說明：包括但不限于場地的面積、布置要求、設施配置、租賃時間等。2.附件二：會議設備租賃清單詳細要求和說明：包括租賃設備的種類、數量、功能要求、租賃時間等。3.附件三：會議資料印刷合同詳細要求和說明：包括印刷資料的種類、數量、質量要求、交貨時間等。4.附件四：餐飲服務合同詳細要求和說明：包括餐飲服務的標準、菜品種類、服務質量要求等。5.附件五：交通服務合同詳細要求和說明：包括接送站服務的車輛類型、服務時間、安全標準等。6.附件六：住宿安排合同詳細要求和說明：包括住宿酒店的選擇標準、房間類型、服務質量等。7.附件七：會議活動策劃方案詳細要求和說明：包括活動內容、場地布置、活動流程等。8.附件八：會議安全保障措施方案詳細要求和說明：包括安全保障措施的具體內容、安全設施的配置等。9.附件九：費用報銷和審批流程說明詳細要求和說明：包括費用報銷的流程、審批的時間要求、報銷單據的要求等。10.附件十：會議費用調整申請表詳細要求和說明：包括費用調整的原因、金額計算、審批流程等。說明二：違約行為及責任認定：1.甲方未按時支付會議費用違約責任：甲方應按照合同約定的時間支付會議費用，如未按時支付，應按照逾期付款金額的千分之五支付違約金。示例說明：如果甲方應于2024年4月30日前支付會議費用，若甲方未能按時支付，則應按照逾期付款金額的千分之五支付違約金。2.乙方未按時提供會議服務違約責任：乙方應按照合同約定的時間提供會議服務，如未按時提供，應承擔相應的違約責任，包括但不限于賠償甲方因此所遭受的損失。示例說明：如果乙方承諾于2024年5月1日提供會議設備租賃服務，但未能按時提供，則乙方應承擔相應的違約責任。3.甲方未按約定履行保密義務違約責任：甲方應嚴格履行保密義務，如違反保密義務，應承擔違約責任，并賠償乙方因此所遭受的損失。示例說明：如果甲方泄露了合同中的商業秘密，導致乙方遭受損失，則甲方應承擔違約責任并賠償乙方損失。說明三：法律名詞及解釋：1.不可抗力解釋：不可抗力是指不能預見、不能避免并不能克服的客觀情況，如自然災害、社會事件等。應用：在本合同中，不可抗力事件可能導致會議費用的調整或者合同的解除。2.違約金解釋：違約金是指違約方按照合同約定向守約方支付的賠償金。應用：在本合同中，甲方未按時支付會議費用時，應支付逾期付款金額的千分之五作為違約金。