付款管理制度

付款管理制度1

1.0目的

為標準財務行為，健全財務管理機制，清楚各項辦事流程，便于公司

各項財務業務的開展，結合公司實際情況制定本制度。2.0適用范圍

公司各部門及員工辦理財務事務，必需遵守本制度。3.0定義和縮寫

無4.0職責與權限

4.1財務管理部負責本制度觸及業務的復核與執行；

4.2各部門負責人負責本制度觸及業務的復核、特定業務的登記；4.3財

務管理部具有審計權，對各部門費用運用負審核責任。

4.4按《公司授權事項統計表》被授權人負責本制度觸及業務的最終審

批。5.0工作程序5.1費用報銷業務5.2員工借款業務5.3對外付款業務5.4

內部特別付款業務

5.1.1費用報銷審批權限及通用流程5.1.1.1費用報銷的審批權限

部門經理及以下員工的費用由公司管理層審批，管理層費用由公司董

事長審批，公司董事長費用由集團董事長審批。權限內流程完畢同意開支。

〔詳細審批權限參照《公司授權事項統計表》）。

5.1.1.2費用報銷總流程見下列圖：

5.1.2《費用報銷單》（QRXCWX02）的運用范圍：員工已自行墊款的

業務或公司內部發生的費用，如：辦公用品費、手續費、差旅費、車輛費

用、交通費用、餐費補貼、誤餐費、業務款待費、員工獎金、福利費、教育

1

經費、離職員工薪酬、員工活動費用、選購等各類零星、金額小的付款業

務。

5.1.2.1差旅費、交通補貼、餐費補貼根據綜合管理部公布相關文件執

行。報備綜

合管理部專人審核和記錄，報銷時需綜合管理部簽字確認，同時需提

供財務管理部認可的合法報銷單據。（員工的交通補貼、餐費補貼及誤餐

費由綜合管理部統一報銷）5.1.2.2員工出差費用原則上根據綜合管理部公

布相關文件執行。5.123出租車費報銷

5.1.2.3.1享受自備車補貼的人員不得報銷市內出租車費，但發生在出

差地的交通費用除

夕卜。

5.1.2.3.2員工如確因事項緊急，而公務車輛無法滿意的.情況下，必需

征得部門經理同意后，可申請報銷出租車費，報銷時應分次（或分單）注

明來回地點、事由。5.124業務款待費：依據實際需要實報實銷。

5.124.1款待費用報銷程序：全部業務款待費用（含出差發生的），在

填寫《費用報銷單》（QRXCWX02）時，“用途”欄目僅注明“款待費”字樣、

以及相應金額即可，但同時必需附有《款待費、誤餐費說明單》

（QRXCWX01）,并報公司領導審批，該清單須由報銷人、部門負責人共

同簽字。費用報銷審批同費用報銷必需一事一單與其他費用分開填列有關

單據，在報銷時必需附有填寫完好的《款待費、誤餐費說明單》

（QRXCWX01）o5.125選購費用

5.1.2.5.1各職能部門的辦公用品應由綜合管理部統一選購和管理；如

2

無法統一選購的，需綜合管理部予以確認方可報銷。

5.125.2辦公裝備（如：電腦、復印機、打印機、傳真機、攝像機、數

碼相機、U盤、計算器等；網絡裝備（如：計算機房裝各、視頻會議系統、

0A系統等的選購等）由各需要公司、部門按流程申報計劃或提交選購申請,

由綜合管理部統一選購和掌握管理。管理層審批通過后由綜合管理部負責

落實購置。

5.1.2.5.3負責辦公用品領發的人員，每月需填報辦公用品、印刷品的購

進、領用、庫存報表，按部門分類歸檔，報送各有關部門及人員。5.1.3各

項費用報銷掌握

5.1.3.1費用的合同管理：同類性質的費用單筆單項超過XXXOO元的

〔如印刷費用、廣告費、選購費、裝修費、詢問費、參謀費、培訓費、審計

費、驗資費、評估費等），須簽訂書面合同或協議，并以列明細清單走審批

流程（審批手續按“選購管理規定”）報銷時需提交相關書面資料方可報銷。

5.1.4費用報銷要求及原則5.1.4.1報銷時間要求

各種當月費用報銷原則上在當月送呈有關領導審批，各級領導應按時

審批，防止造成費用入帳逾期現象，發票開票時間超過三個月的不予報銷。

〔如員工固定費用定于當月25日或次月10日送呈有關審批人審批，其他

費用定每周四送呈有關審批人審批）

5.1.4.2費用報銷單據的運用要求

5.1.4.2.1《費用報銷單》（QRXCWX02）的填寫內容，不得涂改。

5.1.422報銷單的時間、內容、所屬公司及部門、金額等事項必需逐一

填寫清晰。5.1.423若《費用報銷單》（QRXCWX02）的付款內容包含有

3

理。

5.1.4.3.2《費用報銷單》（QRXCWX02）和“《銷單據粘貼單》

1QRXCWX04）運用財務管理部統一購置或編制的憑證，粘貼應整齊標準,

填寫報銷單應運用黑色或藍色墨水的鋼筆或簽字筆，不能運用圓珠筆。

5.1.4.3.3單據張數的填寫:依據內附單據的實際數量以小寫數字填寫。

付款管理制度2

一、定義：

1、應收款：公司銷售產品向客戶收取協議的款項，或者公司為客戶提

供服務而簽訂合同（或協議）應收取的款項。

2、應付款：公司選購產品向供應方支付協議的款項，或者公司為獲得

服務支持而簽訂合同（或協以）應支付的款項。

二、現金收款管理

1.送貨人員在為客戶送完貨驗收完成后，應要求客戶方收貨人員簽回

《送貨單》。

2.貨款額低于5000元者，應盡量要求客戶現金或支票支付。3.對于第

一次購置的客戶要求其預付貨款的30%才可以送貨，屢次購置且信譽差的

客戶要求其預付貨款的70%才可以送貨；屢次購置且信譽好的客戶可依據

客戶財務規定進行月結付款，客戶財務信譽由會計審核評定。

4.原則上現金支付必需由財務人員親自辦理，若送貨人員接受托付在

收取客戶現金貨款后，必需在回到公司后第一時間上繳到財務部，并填寫

《現金繳款單》，與公司出納進行交接，不得以任何形式私自坐支公款。

5.出納應在收款后第一時間知會會計，便于應收帳務處理。

5

6.會計應定期統計整理欠款客戶名單、欠款金額、欠款時間、預處理方

式等。

三、月結收款管理

1.對于月結付款客戶或者欠款客戶，由會計建立應收賬款管理臺帳，列

出明細，按客戶財務月結時間之前一周由前臺向客戶發出《請款單》傳真，

由會計向對方相應人員催欠。

2.在對方明確表示貨款清結時間后確定收款方式，為客戶寄送貨款發

票，如需要進行現款叵I收時公司派出收款人員收款，以下為公司托付員工

向客戶收取貨款的規定：

①有關人員進行收款業務時，須先到前臺文員處辦理客戶回簽白單的

領出登記以及有關托付手續。對于未收到款項的白單在回到公司后按時返

還給前臺文員，并作出還單登記；對于已收到的款項，收款人要憑有出納

蓋章確認的《現金繳款單》到前臺文員處進行銷單手續。②有關人員收到

的貨款，必需在回到公司后第一時間上繳到財務部，不得私自坐支公款。

③如所收款項屬打折收取的，必需經得總經理簽名認可，否則財務部

將按單據的實際金額向收款人收繳。

3.在公司發出《請款單》且對方無法明確貨款清結時間時，會計將此項

貨款催欠工作移交給該項業務聯系的業務員，進入欠款處理流程。

四、選購付款管理

1.選購部必需依據多途徑，少環節，貨比三家，適時、適質、過量、適

價保證原物料的供應，提供報價單至少有三家可選擇比擬。

2.選購部必需有完好的選購結算檔案，并建立有效的選購分析檔案。選

6

購部應在每批原料收貨后一周內及每月底與供應商核對帳務，防止顯現過

失。選購部和財務部應于每月末與供應商核對供貨數量、應付貨款和商務

處理等資料，選購部應對供貨市場，供應商情況，需購原物料質量、價格、

數量、運輸資料、進銷數據、原物料庫存、原物料耗用情況等作出定期分

析，并按時提交原物料的市場行情、月原物料選購計劃、外欠貨款及資金

需求計劃給總經理（助理）。

3.一批原物料驗收完畢，選購部應按時整理各種單據，打印“付款申請

單”一并送財會部做為付款憑證G原料的、付款憑證有：選購申請單、合同、

原料收貨報告、發票；物料的付款憑證有：選購申請單、合同、驗收單、發

票。

4.選購部依據所訂原料的到貨期及付款條件，填報“選購用款計戈爐報財

會部籌款，每周應提報“付款計劃”報財會部和總經理。原物料選購須遵循

“貨到付款''的原則，嚴格掌握原物料預付貨款。在部分原物料緊急處于賣

方市場時，供應商堅持要求先款后貨，因此需要帶款提貨（帶款提貨必需

確保選購資金的安全，本款提貨人假如是新進員工，款額不得超出當月工

資），其所需貨款須由選購部、財會部和總經理嚴格檢查批準方能辦理。

5.必要的原物料預付貨款應遵循以下幾點：

（1）必需是信譽良好的固定供應商，對貿易公司性質的供應商不得采

納預付貨款的結算形式。

（2）必需事先派專人或信譽良好的第三方，如派選購、品管人員一起

去實地調查供應商的實物供應，質量保證情況和目前的經濟狀態等情況，

并將調查報告提交總經理（助理）。（3）必需有完好的正式合同，重要合

7

同須經國家認可的公證機關予以公證。在合同中必需有明確的交貨地點，

交貨期限，質量標準，和在需方所在地的法院管轄范圍內履約。

（4）每一項預付款的額度掌握，須由總經理確定，必要時作出相應對

策既要保證生產的需要，又要保證貨款安全。

（5）原物料預付貨款支付以后，選購部和財會部必需同時明確專人負

責該項原物料和貨款的追蹤記錄，并依據實際情況按天或周，或旬將記錄

提交給總經理（助理），直至該合同履行完畢。

6.匯票特戶和信譽卡轉帳，在詳細付款之前，須經部門經理審核，呈報

總經理批準，由財會部授權辦理。

7.如發生付款后進貨量缺乏等情況造成公司多付款或供應商欠款，財

務部要責成詳細經辦人員盡快追回，必要時應采納法律手段追回。8.經辦人

員依據選購憑證、入庫單或相關協議（合同）與財務部確定付款方式，由

財務部填寫《請款單》，按財務權限審核。

9.要求供應商或請款方提供正規的發票，同會計審核請款手續。10.全

部手續合格后，出納付款。

11.對于頻繁業務往來或超過5000元以上的應付款，公司原則上進行

月結或分批付款，特別情況由總經理批準后進行。

五、其他付款管理

L公司人員工資、獎金的發放，須嚴格根據規定執行。每月的工資、獎

金由行政主管部門填寫發放表，經會計師、總經理簽字同意后，財務部審

核發放。2.需交納的各項稅費，按國家稅法有關規定辦理，經財務部會計師

審核，總經理批準后繳納。

8

3.因工程需要所發生的生產、技術和管理人員外出培訓費用由公司分

管領導、會計師、總經理按管理預算費用標準嚴格掌握批準。4.收到貸款利

息通知單，財務部會計簽字認可后進行帳務處理。支付貸款利息時，由財

務部會計簽字，總經理批準。

5.各項業務前期費用、工程開發管理費、技術服務費、生產準備費等不

直接記入資產本錢、需按規定分攤的其他費用開支，由經辦部門按規定程

序簽字后由會計師、總經理審批。

6.全部付款憑證必需由財務部負責人（或被授權人）簽字、總經理審批

后才進行辦理。

7.應填寫資金開支申請表的付款業務，經辦人員必需將資金申請表和

付款單據一并交財務部，由財務人員辦理詳細的資金支付手續。無資金申

請表，財務人員不予付款。

8.經辦部門持發票報銷時，發票內容必需與資金申請表內容相同，且金

額不得超出資金開支申請表金額。發票必需有效、填寫齊全、標準，不符

合財務報銷規定時，必需更換發票，否則財務人員不予受理。

9.經辦部門要根據要求認真填寫付款憑證，由經辦部門負責人簽字，未

注明相應合同編號、訂單編號以及不按合同規定辦理預付款和結算款的，

財務人員不予受理。

10.本規定由公司財務部負責解釋。

付款管理制度3

1目的

為強化資金支出管理，明確資金支付程序，提高資金的運用效益，特

9

制定木制度。

2職責

集團公司施行資金支出統一管理，由財務部詳細負責。

3工作程序

3.1現金管理

3.1.1必需根據《現金管理條例》規定的現金開支范圍開支運用現金,

支付現金開支范圍以外的款項，必需通過銀行轉賬結算，不得以現金支付.

特別情況需要超限額支付現金，必需報財務部領導批準。

3.1.2公司所屬二級單位、控股子公司財務科庫存現金限額為人民幣

1500元，每日現金結余金額不得超過庫存限額，超過限額的必需于當天送

存資金管理室或銀行。

3.1.3嚴禁坐支現金，不得以白條抵庫，不得私設小金庫，不得公款私

存.

3.1.4現金出納業務必需堅持日清月結制度。

3.1.5支出在500元以下的，可由各財務科以現金支付：支出在500元

以上，20XX元以下，由各財務科開具內部銀行現金支票，通過資金管理室

支取現金；支出在20XX元以上的，先由各財務科開具內部銀行付款托付

書，再由資金管理室開具銀行現金支票，通過銀行支取現金。控股子公司

支出在XXX0元以下的，可以現金支付，支出在XXX0元以上的，應開具

銀行現金支票，通過銀行支取現金。

3.1.6會計主管每月對現金進行定期和不定期盤點，編制現金盤點表并

和出納簽字確認，確保現金賬面余額與實際庫存相符。發現不符，按時查

10

明原因，作出處理。

3.1.7財務部主管部長每季會同會計主管抽查一次走存現金，編制現金

盤點表并簽字確認。對差異情況進行分析，形成庫存現金盤點報告，提出

改進看法，以書

面形式呈報總會計師。

3.2各二級單位和控股子公司，要制定付款審批制度和付款程序，依據

資金預算由所駐財務科按規定辦理。

3.2.1凡能夠網上支付的，應通過網上提交付款指令，經過系統預算自

動檢測后，財務部資金管理室審批付出。

3.2.2不能完成網上支付的，按規定由所在單位出納依據會計傳遞的付

款憑證開出相關的銀行付款票據，經財務主管審批后人工傳遞到商業銀行

辦理付款手續。

3.3公司全部支出納入資金預算管理，遵循以下程序辦理：

3.3.1電費依據財務部本錢管理室的付款信息付出，每月15日預付當

月電費的50%,每月30日前結清本月電費。

332鐵路運費按預算金額依據財務部銷售核算室的付款信息由財務部

資金管理室依據資金頭寸以現款支付。

333稅金依據財務部會計核算室和集團會計核算室的納稅申報和完稅

憑證，由財務部資金管理室按時以現款上繳。

334工資及獎金、養老保險金、住房公積金、待業保險金等工資性規

費，依據財務部費用報銷室相關的付款信息由財務部資金管理室布置現款

支付，其中工資每月18日、22日支付，養老保險金每月20日支付，住房

11

公積金每月29日支付。

3.3.5退休工資依據離退休處的付款信息分別在每月6日、16日、26日

前由財務部資金管理室以現款付出。

3.3.6支付借款利息時，由財務部資金管理室和資產管理室依據合同予

以復核。

3.3.7選購款的、支付堅持選購集中統一歸口管理的原則，凡公司未授權

的選購托付，招標中心不得組織招標，審計部不得審核，財務部不得付款。

并在選購合同中按下述規定明確付款條件和付款方式：

3.3.7.1國內裝備選購

3.3.7.1.1XXX萬元以下的裝備選購合同，不支付預付款。

3.3.7.1.2XXX萬元以上的裝備選購合同，預付款不得超過合同總額的

20X30%,裝備制造過程中不支付進度款，裝備到廠驗收合格后支付到合同

總額的60%,裝備到廠安裝合格，取得供方開出的發票并入帳后布置付款，

但最多到合同總額的90%,余額10%為質量保證金，保質期滿后布置支付。

特別情況需經主管副總經

理和總會計師雙簽字前方可支付。

337.2進口物資選購依據合同商定開出信譽證按議定條件支付。

337.3原燃材料、備件選購、其他選購（辦公用品等）不得預付款，

貨物驗收合格取得供方開出的發票布置付款。其中：無線通訊用品還須公

司無線通訊委員會檢查，集團公司領導批準。特別情況需經主管副總經理

和總會計師雙簽字前方可支付預付款。

3.3.8選購部門按市場情況分不同類型的客戶次月分期布置付款，特別

12

情況需經主管副總經理和總會計師雙簽字前方可支付。

339資金支付方式原則上承兌匯票不小于60%,期限為4X6個月，進

口物資的外匯付款部分全額現款支付，通過國內貿易商選購的進口物資和

中轉費承兌匯票不小于60%。

3.3.10選購款應按選購付款程序由選購部門和財務部門依據資金預算

管理制度共同辦理支付手續。

3.3.11嚴格掌握工程立項和投資，在合同中按下述規定明確付款條件

和付款方式：

3311.150萬元以下的工程（含技改、大修、中小修工程）不預付備料

款和進度款。

3311.250萬元以上的工程簽訂合同后預付15X25%的備料款，按工程

管理部門審批的工程進度支付進度款，但進度款最高不超過合同總價或進

度總額的80%（含備料款），工程完工驗收合格一個月后布置支付竣工款

5%,工程結算并審核完畢取得發票二個月后布置支付結算款5X10%,余款

5X10%為質保金，質保期滿后布置支付。

3.3.11.3資金支付優先保證公司重點技改工程，財務部依據工程主管部

門、規劃部、等有關領導簽字或蓋章后支付工程進度款，決算款應由監察

審計部部長簽字的審計付款通知書后才能支付。

3.3.11.4資金支付方式原則上承兌匯票不小于60%,期限為4X6個月。

3.3.12臨時工工資、勞務費支出，須經人力資源部審核，原則次月布置

支付。

3.3.13福利費、電話費、其他支出等，財務部依據相關的付款信息辦理

13

付款。

3.3.14有選購權的子公司付款時必需有審計部門簽章的合同及資金預

算。

3.3.15其他支出由財務部依據當月資金預算合理布置。

3.4銷售結算余額的退回，按《國內銷售貨款管理制度》有關規定執行。

4本制度由財務部負責解釋

5、本制度自發布之日起開頭執行。

付款管理制度4

第一部分總則

第一條為了強化公司內部管理，標準公司財務付款流程，提倡以企業

利潤最大化為的目標，盡量降低費用消耗，開源節流，合理掌握費用支出，

特制定本制度。

第二條本制度依據公司的相關的經濟業務屬性分類，將財務付款分為

員工借款、工資支出、費用報銷、選購付款及專項支出等，以下按經濟業

務屬性分別說明各項支出詳細的財務報銷制度和報銷流程。

第二部分借款管理規定、流程

第一條借款管理規定

（-）出差借款：出差人員憑審批后的《借款審批單》按批準額度辦理

借款，出差返回5個工作日內辦理報銷及銷賬手續。

（二）其他臨時借款，如業務費、周轉金等，借款人員應按時辦理報

帳，除周轉金外其他借款原則上應在辦理借款手續之日不答應跨月借支。

（三）各項借款金額超過3000元應提前一天通知財務部備款。

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（四）借款結清規定：

1.借款結清時，應以實際發生的費用據實辦理費用報銷手續，以手續

完備、審批無誤的費用報銷單為依據，辦理結清手續，多退少補。

2.借款運用用途發生完畢后，原則上應在5個工作日內辦理結清手續。

自借款發生之日起超過30日未辦理結清手續視為逾期未還。

（五）借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借

款從工資中扣回。

第二條借款流程

（-）借款人按規定填寫《借款單審批單》，注明借款事由、借款金額

【大小寫須完全全都，不得涂改）用途、歸還日期等事項。

（二）審批流程：

主管部門經理審核簽字T財務經理復核一（副）總經理審批T出納付

款第六條審批權限

不超過5000元（含）的借款由部門負責人、財務負責人、副總經理審

批，財務部門可付款：

超過5000元的借款由部門負責人、財務負責人、總經理審批，財務部

門方可付款。

第三部分日常費用報銷制度及流程

第一條日常費用主要包括交通費、差旅費、誤餐費及聚餐費、通訊費、

業務款待費、辦公費、低值易耗品及備品備件、培訓費、資料費等。

第二條費用報銷的一般規定：

（一）報銷人必需取得相應的稅務部門監制的發票或省級以上財政部

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門監制的行政收據等國家財稅法規認可的合法票據，原則上不接受收據等

憑證。

（二）費用報銷的一般流程：

取得原始費用憑證一經辦人填制報銷單T按規定粕貼原始憑證一填寫

報銷事項、時間、金額、所附原始憑證張數，經辦人姓名等內容一本部門

負責人審批一經財務部管賬人員或會計主管人員審核一財務部門負責人審

批一報公司（副）總經理審批一出納付款

（三）除另有規定外，單筆費用不超過20XX元（含）經部門負責人、

財務主管人員、財務負責人、主管副總經理審批可報銷，單筆費用超過20XX

元的必需由部門負責人、財務主管人員、財務負責人、總經理審批出納方

可付款，相關人員不得蓄意將費用分解若干筆報銷。

（四）副總經理費用須由總經理審批同意前方可報銷。

（五）須辦理申請或出入庫手續的應附批準后的申請單或出入庫單。

（六）填寫報銷單應留意：依據費用性質填寫對應單據；嚴格按單據

要求工程認真寫，注明附件張數：金額大小寫須完全全都（不得涂改）：簡

述費用內容或事由。

（七）報銷3000元以上需提前一天通知財務部以便備款，每周一及周

四為財務報銷日。

第三條各項費用報銷標準

（一）交通費：

1.公司員工在中山市內出差辦事，應盡量選擇乘坐公司車或公交車,

原則上不提倡乘坐出租車，如確因工作需要乘坐出租車的，應事先請示部

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門負責人，并在報銷單上注明已請示領導。

2.報銷時出租車票不得連號。

3.發生交通費用，應立刻填寫報銷單。如頻繁外出，可與財務部門協

商，每周報銷壹次。

4.如乘坐出租車，須取得稅控出租車票，報銷人應在稅控車票的反面

寫上起止地點并簽名。手撕發票一律不予以報銷。

（二）差旅費：L差旅費報銷標準：

職務

交通工具住宿標準伙食標準

外埠市內交通費用

一般員工火車硬臥/高鐵二等票120元/天

30元/天

30元/天

部門負責人火車硬臥/高鐵二等票150元/天

40元/天

40元/天

總經理助理

飛機

200元/天

50元/天

50元/天

總經理及以上飛機

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實報實銷

實報實銷

實報實銷

注：如去北京、上海、廣州、深圳等一線城市或省會城市出差住宿費及

伙食費標準可上浮20%內據實報銷，但應由總經理簽名同意。

2.出差住宿費用報銷時須提供住宿發票，以實際的發生額據實報銷。

實際發生額未到達住宿標準金額，不予補償；超出住宿標準部分由員工自

行擔當。

3.實際出差天數的計算：以所乘交通工具動身時間至返回時間為準,

12：00以后動身(或12：00從前到達)以半天計，12：00從前動身(或

12：()()以后到達)以一天計。

4.出差期間的伙食費、交通費施行包干制。依據實際出差天數，在公

司費用報銷標準內據實報銷。特別情況：如無相關票據，可按標準內以其

他財務部門認可的發票領取補貼。

5.出差期間由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷

相關費用。

6.工作人員趁出差之便，事先經公司總經理批準就近回家探親辦事的,

其繞道車、船費根據出差直線標準報銷，超支部分自理。如繞道車船費少

于直線單程車船費的可憑票據按實報銷。繞道和在家期間的伙食補助費，

公司不予計發。未經批準，擅自回家探親辦事的，其繞道車船費、住宿費

和市內交通費一律不予報銷，不予計發回家期間的伙食補助費。

7.工作人員外出參與會議、培訓等，己享受會議舉辦方提供餐飲的，

18

公司不再報銷會議期間的伙食補助費；已布置住宿的，公司不再報銷住宿

費用。

8.工作人員不得借出差之便辦理個人事務及私人旅行等，否則，一切

因此開支的費用由個人自理。

9.中山市內出差不管時間長短，均不發差旅補助c

10.顯現虛列住勤天數、粘貼連號多報或虛假票據等事項，對當事人

處以五至十倍罰款。

11.出差人員自返回公司當R起10R內，應到財務部門辦理差旅費審

核及相關審批等報銷手續，并沖減相應借款。未在規定時間內辦理報銷手

續的，公司財務部門應在最近一次發放的工資中扣除該出差人員的借款。

（三）誤餐費及聚餐費：

1.由于工作原因不能回家或不能在公司食堂就餐的，可憑單據據實發

誤餐（中、晚餐）補助費：市內10元/餐，市外15/餐。

2.原則上公司內部人員聚餐標準：20元/人，超過標準應由副總經理

或總經理審批方可報銷。

（四）通訊費：

業務員、選購員的通訊費按XXX元/月的標準進行報銷，享受話費補

貼的員工應隨時接聽公司或客戶的電話。否則取消當月的話費補貼。

（五）款待費：

款待費需由副總經理或總經理批準前方可報銷。

（六）文具、辦公用品、低值易耗品、網絡配件等辦公費：

1.文具、辦公用品、低值易耗品、網絡配件等物料用品一律由公司后勤

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部門統一選購，除專業器材之外，其他員工不得私自選購。

2.報銷時應附填寫完好的選購清單、電腦小票、供應商送貨單，具體列

明所購商品的明細，倉管、結算部門的驗收證明方可報銷。3.后勤部門應做

好各部門的領用存登記，月末提供對賬單、領用明細表、領料單、報銷單

等一起交財務部門。

（七）汽車費用：

1.辦事人員駕駛公司車輛發生的‘燃油費、路橋費、停車費、洗車費據

實報銷。

2.辦事人員駕駛公司車輛發生的違規違章罰款、交通事故罰款及賠償

等公司不予報銷。

（八）其他費用:

L有預算標準的在預算標準內報銷，沒有預算標準的依據實際需要據

實支付。

第四部分工薪福利支出制度及流程

第一條工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，

此類費用根據資金支出制度相關規定執行。

第二條工薪福利支付流程

（一）每月2日前由人力資源部將上月經公司（副）總經理審批后人

事資料（含工資支付標準、、補貼、額度變動、扣款、社會保險、工資銀行

卡號等信息）連同審核無誤的考勤資料轉交財務部、五金車間、組裝車間；

（二）五金車間核算員、組裝車間核算員依據考勤及工資支付標準編

制標準格式的工資表，并在每月4日前交財務部出納匯總、審核。

20

（三）財務部出納依據辦公室管理人員的考勤及工資支付標準編制標

準格式的工資表連同審核無娛的車間人員工資表在每月5日前交財務負責

人審核。

（四）按工薪審批程序審批：

1.車間人員工資：核算員編制工資表1車間負責人復核一財務部出納

復核一財務經理審核一總經理審批2.辦公室人員工資：出納編制工資表一

財務經理審核一總經理審批

（五）每月月末前由財務部通過銀行代發形式支付工資：

（六）每月末之前員工到財務部領上月工資條；

（七）臨時及辭退、辭工人員工資支付流程同工資支付流程。

第五部分專項支出財務報銷制度及流程

第一條專項支出主要包括軟件及固定資產購置、詢問參謀費用、廣告

宣傳活動費及其他專項費用等。

第二條軟件及固定資產購置報銷財務制度及流程。

（一）填寫購置申請：按公司相關規定填寫《合同評審表》附選購合同

并報批。

（二）報銷標準：相關的合同協議及批準生效的購置申請。

（三）結賬報銷：

1.資產驗收（軟件應安裝調試）無誤后，經辦人憑發票等資料辦理出入

庫或驗收手續，按規定填寫報銷單（經辦人在發票反面簽字并附出入庫單）;

2.按費用報銷流程規定審批程序審批；

3.財務部依據審批后的報銷單以支票形式付款；

21

4.若需提前預付款，應按借款規定辦理借支手續，并在驗收合格后5個

工作日內辦理報銷手續。

第六部分材料款的付款程序

第一條材料款分為現金結算的材料款及到期結算的應付賬款。

第二條現金結算部分選購款的支付，比照費用報銷流程辦理審批手續,

附選購訂單、入庫單、發票等原件辦理審批手續后付款。

第三條附信譽條件（即掛賬）結算的供應商貨款審批結算流程：

財務部應付會計編制《應商貨款到期明細表》一財務經理審核一（副）

總經理審批一出納付款

第四條每月5日下午下班前需向總經理提交《應商貨款到期明細表》，

每月10日前支付到期供應商貨款。

第五條若當月因資金原因，對己作計劃布置但實際未付貨款的部分供

應商，則在下月布置選購資金時優先布置支付，以此類推。

第七部分附則

第一條本制度修改、解釋權歸公司財務部門。

第二條本制度經總經理簽字后生效。

總經理簽批

20XXXXXX

付款管理制度5

選購與付款管理制度

第一章總則

第一條為標準公司的選購與付款業務，強化內部管理，防范經營風險，

22

依據《會計法》、《內部會計掌握根本標準》等相關法律法規，制定本公司

選購與付款管理制度。

第二條建立公司選購與付款管理制度應到達以下根本目標：

（一）建立健全相關的內部掌握組織結構，形成科學的決策機制、執

行機制和監督機制，確保經營管理目標的完成；

（二）建立行之有效的風險掌握系統，強化風險管理，確保各項業務

活動的健康運行；

（三）堵塞漏洞、消退隱患，防止并按時發現和訂正各種欺詐、舞弊行

為，愛護財產的安全完好；

（四）確保國家有關法津法規和公司內部規章制度的貫徹執行。

第二章標準選購作業程序

第一節請購

第一條請購部門的劃分

各項材料的請購部門如下：

（一）常備材料：生產管理部門

（二）預備材料：物料管理部門

（三）非常備材料：

L訂貨生產用料：生產管理部門

2.其他用料：運用部門或物料管理部門

第二條請購單的開立、遞送

（一）請購經辦人員應依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開

立請購單，并注明材料的品名、規格、數量、需求日期及留意事項經主管

23

審核后依請購核決權限呈核并編號（依事業部別編訂），”請購單（內購）

【外購）”送選購部門。

（二）需用日期相同且屬同一供應廠商供應的統購材料，請購部門應

以請購單附表，一單多品方式，提出請購。

（三）緊急請購時，由請購部門于“請購單"“說明欄”注明原因，并加蓋

”緊急選購”章。

（四）總務用品由行政管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，

填制”請購單”提出請購。

第三條免開請購單部分

（一）以下總務性物品免開請購單，并可以”總務用品申請單”托付行政

部門辦理,但其核決權限為金額XXX以下（XXX元以上者仍需開請購單）,

其列舉如下：

1.賀奠用物品：花圈、花籃、禮品等。

2.款待用品：飲料、香煙等。

3.書報（含技術性書籍及定期刊物）名片、文具等。

4.打字、刻印、報表等。

（二）金額為XXX元以下的零星選購免開請購單，

第四條請購核決權限

（一）內購：

1.原物料：

（1）請購金額預估在XX萬元以上者，由XX核決。

（2）請購金額預估在XX萬元至XX萬元者，由XX核決。

24

（3）請購金額預估在XX萬元以上者，由XX核決。

2.財產支出：

（1）請購金額預估在XX元以下者，由XX核決。

（2）請購金額預估在XX元至XX萬元者，由XX核決。

（3）請購金額預估在XX萬元以上者，由XX核決。

3.總務性用品：

（1）請購金額預估在XX元以下者，由XX核決。

（2）請購金額預估在XX元至XX萬元者，由XX核決。

（3）請購金額預估在XX萬元以上者，由XX核決。

附注：凡列入固定資產管理的請購工程應以“財產支出”核決權限呈核。

（二）外購：

1.選購金額以CIF美元總價折合在XXX元（含）以下者由XX核決。

2.選購金額以CIF美元總價折合超過XXX元以上者由XX核決。

第五條請購案件的撤銷

（一）請購案件的撤銷應立刻由原請購部門通知選購部門停止選購，

同時于”請購單（內購）“或”請購單（外購）“加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明

撤銷原因。

（二）選購部門辦妥撤銷后，依以下規定辦理：

1.選購部門于原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。

2.原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，選購部門應通知撤銷，并

由物料管理部門據以將原請購單退回原請購部門。

3.原請購單未能撤銷時，選購部門應通知原請購部門，由原請購部門提

25

出相應處理看法。

第二節選購一般規定

第六條選購部門的劃分

（一）內購：由選購部負責辦理。

（二）外購：由選購部下單，進口部門負責辦理。

（三）磁業公司管理層對于重要材料的選購，可直接與供應商或代理

協商價。專案用料，必要時由磁業公司管理層指派專人或指定部門幫助辦

理選購作業。

第七條選購作業方式除一般選購作業方式外，選購部門可依材料運用

及選購特性，選擇以下方式進行選購：

（一）集中計劃選購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理選購

較為有利者，可核定材料工程，依據運用部門的運用計劃制訂年度和月度

購置計劃并通知各請購部門依計劃提出請購，選購部門定期集中辦理選購。

同時選購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈準后通知各請購部

門依需要提出請購。

（二）由選購部牽頭進行選購合同或是框架協議的談判與簽定，全部

合同與框架協議必需報磁業公司管理層審批后才能簽定。

1.選購合同的談判應當由至少兩個部門參與，除選購部外，物品運用

部門和財務部都可以參與合同的談判，大額選購應由三個部門同時參與談

判。大額選購合同必需報法務部會簽同意。

2.大型裝備的選購應當堅持技術談判和商務談判別離的原則，由運用

部門牽頭進行技術談判，選購部門牽頭進行商務談判，談判結果報磁業公

26

司管理層決策。

3.選購部依據簽定的合同，要求供應商按時、按質、按量提供選購物

品O

第八條選購作業處理期限選購部門應依選購地區、材料特性及市場供

需，分類制定材料選購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變

更時，應立刻修正。

第九條價格復核與市場行情資料提供

（一）選購部門應調查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作

為選購及價格審核的參考。

（二）選購部門應就企業內各公司事業部所提重要材料的.工程，提供

市場行情資料，作為材料存量管理及核決價格的參考。

第十條質量復核檢驗部門與質量部門應就企業內所運用的材料質量予

以復核（如材料選用、質量檢驗）等。

第三節國內選購作業處理

第十一條詢價、比價、現價

（一）選購經辦人員接獲”請購單（內購）”后應依請購案件的緩急，并

參考市場行情及過去選購記錄或廠商提供的資料r如已與供應商簽定框架

協議的，根據框架協議辦理，如需詢價的，則需精選三家以上的供應商辦

理比價或經分析后議價。（二）若廠商報價的規格與請購材料規格略有不

同或屬代用品者，選購經辦人員應檢附資料并于”請購單“上予以證明，經主

管核發后，先會運用部門或請購部門簽留意見后呈核。

（三）屬于買賣慣例超交者（如最低選購量超過請購量），選購經辦人

27

員于議價后，應于請購單”詢價記錄欄”中注明，經主管簽認后呈核。

（四）對于廠商的報價資料經整理后，經辦人員應深化分析后，以電

話等聯絡方式向廠協商價。

（五）選購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急選購案件，主管應立

刻指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般選購程序優先

辦理。第十二條呈核及核決

（一）選購經辦人員詢價完成后，于“請購單”詳填詢價或議價結果及擬

訂”訂購廠商”“交貨期限"與“報價有效期限”經主管審核，并依請購核決權限

呈核。

（二）選購案件經核決后，如發生選購數量、金額的變更時，請購部門

應依更改后的選購金額所需的核決權限重新呈核；但若更改后的核決權限

低于原核決權限時仍應由原核決主管核決。

第十三條訂購

（一）選購經辦人員接到經核決的“請購單“后應以“訂購單響廠商訂購,

獰以電話、傳真或合同確定交貨（到貨）日期，同時要求供應商于“送貨單

“上注明“訂購單編號”及咆裝方式”。

（二）需與供應廠商簽訂長期合同或框架協議者，選購部門應以簽呈

及擬妥的長期合同書，依選購核決權限呈核后辦理。

（三）若屬分批交貨者，選購經辦人員應于“訂購單”上加蓋”分批交貨

”章以資辨認。

（四）選購經辦人員運用暫借款選購時，應于“訂購單“加蓋”暫借款選

購”章,

28

以資辨認。

第十四條進度掌握及事務聯系

（一）國內選購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以”選購掌握表

”和“物料訂購跟催表”掌握選購作業進度，同時通知倉庫收料日期以便辦理

收料。

（二）選購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應編制進度異樣反

應報告，并注明異樣原因及預定完成日期，經呈主管核示后轉送請購部門，

依請購部門看法擬訂對策處理。

第十五條退貨或退換

（一）內購材料須予退貨或退換時，質量部門應適時提出折讓或退貨

建議，交磁業公司管理層審核后交選購部門辦理。

第十六條整理付款

（一）一般情況下的付款參照第三章“付款一般作業程序”進行。

（二）短交應補足者，請購部門應按照實收數量，進行整理付款，并參

照第三章“付款一般作業程序”進行。

（三）超交應經主管核示始得按照實收數量參照第三章“付款一般作業

程序”進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。

第四節境外選購作業處理（含進口事務、關務）

第十七條詢價、比價、灰價

（一）選購經辦人員接獲”請購單（內購）”后應依請購案件的緩急，并

參考市場行情及過去選購記錄或廠商提供的資料，如已與供應商簽定框架

協議的，根據框架協議辦理，如需詢價的，以電話或傳真方式進行詢價作

29

業，除因特別情況（獨家制造或代理等原因）應于”請購單（外購）”注明外，

原則上應向三家以上供應廠商詢價、比價或經分析后議價。

第十八條呈核及核決

（一）比價、議價完成百，選購部門應填制”訂購單（外購）”，擬訂”

訂購廠商”“預定裝船日期”等，連同廠商報價資料，送相關領導依選購核決

權限核決。

（二）選購案件經核決后，如發生選購數量、金額的變更時，請購部門

應依更改后的選購金額所需的核決權限重新呈核：但若更改后的核決權限

低于原核決權限時仍應由原核決主管核決。

第十九條訂購與合同

（一）”訂購單（外購）”經核決送回選購部門后，即向廠商訂購并將相

關材料遞交進口部門辦理各項手續，遞交財務中心辦理信譽證。

（二）需與供應廠商簽訂長期合同者，選購部門應以簽呈及擬妥的長

期合同書，依選購核決權限呈核后辦理。

付款管理制度6

為強化預付款管理，防范經營風險，削減資金占用。特制定本方法。

L依據相關管理制度，原則上應防止預付款。但對于特別的情況，如裝

備、模具、進口材料等，需要預付款時，必需根據本方法規定辦理審批手

續。

2.預付款業務必需簽訂正式合同，并經過合同評審。預付賬款要根據合

同的規定執行。依據合同及市場情況需要支付預付賬款的，在保證業務真

實和資金安全的基礎上業務部門要根據經過審批后的購貨合同的條款，辦

30

理相關支付通知、出具收款收據、審批等預付賬款支付手續，未簽購貨合

同的，不得付款。

3.預付款業務經辦人員必需嚴格根據合同內容跟蹤執行情況，把握付

款節點，財務人員辦理時必需對比合同進行審核，對于文件或文件內容不

齊全，沒有到達合同規定的付款要求的，財務應按時發現并賜予拒付通知。

4.預付款后，如供應商或業務承包商沒能根據合同交期商定的時間交

付產品或服務等合同標的，應根據公司關于對賬的相關規定進行按時對賬

并催促其履約。

5.對于分階段付款的業務，定金支付后，產品或服務等合同標的主題部

分已交付的，一般不需對賬。

6.預付款業務合同執行完成后，業務經辦人員應按時索要發票，原則上

發票應于當月開回，如發票因故不能按時開具的，應與如供應商或業務承

包商對賬。

7.業務部門應建立預付賬款臺賬，具體反映各客戶預付賬款的增減變

動，余額、發生時間、對方負責人、經辦人、目前對方的經營狀況預付賬款

的清理情況、清收負責人和經辦人等情況。同時，將購貨合同、簽證單和

臺賬一同保管，形成完好檔案。8.財務部門每月末將預付賬款的發生額及余

額明細表報送分管業務的領導，并應定期（最長不超過三個月）對預付賬

款進行賬齡統計，通過召開預付賬款例會按時通知有關領導和部門。

9.其他未盡事宜報請公司確定。

10.本制度由財務部負責解釋。

11.本制度自下發之日起執行。

31

二零一四年七月二十六日修訂

付款管理制度7

一、對外付款業務一般分為

資金業務付款、合同履約付款

二、付款業務有關規定及審批流程如下：

1、付款業務的規定：公司日常發生的對外付款業務（如：“資金業務付

款”、“合同履約付款），均應按本條的相關規定辦理付款（一切業務付款，

必需收付有憑據，嚴禁口說為憑），詳細如下

2、有關部門或個人用款時，必需向審批人提交《付款申請單》注明款

項的用途，金額及收款單位，收款賬號，開戶銀行并附相關資料交財務部

備案（特別情況下，無法提交合同原件的需驗原件流復印件）。

3、擔保業務

4、提前終止業務合同，多收費用的退款業務，原則不予退款，如確需

退款需附有對方退款申請書、相關退費補充協議《退款申請表》

5、客戶多交費用的退款業務：退款需附有對方的退款申請書6、合同

履約付款：需附發票、收據、選購計劃、經濟合同、協議書等交財務部備案

7、付款業務沒有觸及合同或協議的，必需在付款申請單的備注欄注明：“無

合同，，字樣一、對外付款業務一般分為：“資金業務付款”、“合同履約付款

三、付款業務有關規定及審批流程如下：

1、付款業務的規定：公司日常發生的對外付款業務（如：“資金業務付

款”、“合同履約付款），均應按本條的相關規定辦理付款（一切業務付款，

必需收付有憑據，嚴禁口說為憑），詳細如下

32

2、有關部門或個人用款時，必需向審批人提交《付款申請單》注明款

項的用途，金額及收款單位，收款賬號，開戶銀行并附相關資料交財務部

備案（特別情況下，無法提交合同原件的需驗原件流復印件）。

3、擔保業務

4、提前終止業務合同，多收費用的退款業務，原則不予退款，如確需

退款需附有對方退款申請書、相關退費補充協議《退款申請表》

5、客戶多交費用的退款業務：退款需附有對方的退款申請書

6、合同履約付款：需附發票、收據、選購計劃、經濟合同、協議書等

交財務部備案

7、付款業務沒有觸及合同或協議的，必需在付款申請單的備注欄注明：

“無合同”字樣

四、留意事項

1、付款申請單的內容，不得涂改。

2、對金額超過XX萬的付款必需提前一天通知財務部

3、審批人必需在授權范圍內行駛職權和擔當責任，經辦人必需在授權

范圍內辦理業務

4、審批人依據其審批職責、權限對支付申請進行審批。對不合理的、或

有損公司利益的支付申請拒絕批準

5、財務接到審批有效的《付款申請單》后，審核人應主動布置資金,

芳對詳細付款單據與《付款申請單》進行對比，審核。審核無誤后交出納

辦理付款。

6、付款經辦人員接到經初審無誤的付款單據后，要再次應付款單證是

33

否齊全、妥當、金額是否正確、收款單位（人）是否妥當、是否符合審批程

序等內容進行復核，無誤前方可付款（通過銀行轉帳結算），出納將銀行

匯款回單交財務會計作為會計憑證附件。

綜上所述，行政單位合同付款管理制度是非常必要的一項制度。只有

建立好相關的約束和規定才能夠更好的保障合同的標準性，維護雙方的權

益。另外，付款人員肯定要留意像單據是否齊全之類的小詳情問題，防止

由于疏忽造成大錯，更多相關學問您可以詢問律圖銅川律師。

付款管理制度8

資金付款流程及計劃管理制度為進一步標準公司財務管理制度，提高

資金運用率，加大資金的流轉速度。同事防止公司各部門及客戶之間產生

不必要的誤會，影響公司形象。依據公司實際情況，本著便利、可行、效率

的原則，應付款流程及計劃管理作如下規定：

1人員組織布置：

1.1財務總監及融資計劃部從公司宏觀角度負責公司資金運作和統籌

調度，負責計劃的審批和計劃外資金的協調和有關批準事項。

1.2融資部負責資金的詳細計劃布置，詳細落實公司資金管理政策，同

時負責對資金運用情況進行監督。

1.3財務部詳細實施各種批準的資金計劃，辦理詳細付款事宜