某某有限公司檢測中心

記錄控制程序

文件編號：QY/CX-34

版本號：B/0

受控狀態：受控

分發號：____________

持有人：____________

編制：日期：2022-03-01

審核：日期：2022-03-01

批準：日期：2022-03-01

編號：QY/CX-34某某有限公司檢測中心版本號：B

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發布日期：2022-03-01記錄控制程序實施日期:2022-03-15

文件制/修訂記錄

版次制/修訂記錄制/修訂部門制/修訂者制/修訂日期

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1目的:

確保質量和技術活動能夠復現、驗證與追溯，以及質量/技術活動記錄的安全。

2適用范圍：

適用于所有質量與技術記錄的編制、填寫、更改、識別、收集、索引、存檔、維護和清理等

過程控制管理。

3職責：

3.1質量負責人：負責批準質量記錄表格；

3.2技術負責人：負責批準技術記錄表格：

3.3綜合部：設計各項質量記錄表格并負責審核；

3.4檢測部：設計各項技術記錄表格并負責審核；

3.5資料員：負責原始記錄的存檔和管理；

3.6檢測人員：負責各種原始記錄的填寫、復核。

4工作程序：

4.1記錄表格的編制

4.1.1質量記錄表格的編制

綜合部按照CNAS-CL01的要求，結合程序文件的要求，編制管理體系運行以及基于生物安全

考慮所需各種質量記錄表格格式，確保其中包含的信息量滿足工作程序中規定的要求，以便復現

質量活動過程。一般情況下，本檢測中心的質量記錄主要包括內部審核和管理評審記錄、不符合、

糾正及預防措施的記錄、合同評審記錄、服務和供應品采購驗收評價記錄、人員培訓和考核記錄、

服務客戶及處理客戶申訴/投訴記錄、文件控制記錄、設施和環境條件維護記錄、儀器設備運行

和管理記錄、方法選擇及確認記錄、量值溯源記錄、樣品管理記錄、實驗室間比對或能力驗證記

錄、質量控制活動記錄等。

4.L2技術記錄表格的編制

檢測部根據檢測工作的需要，結合檢測標準中規定的信息內容要求，為保證檢測工作過程的

可復現性以及基于生物安全考慮所需，安排檢測人員編制各種技術記錄的表格格式。本檢測中心

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的技術記錄主要包括檢測原始記錄和檢驗報告等。

4.1.3記錄表格的審批

質量記錄表格和技術記錄表格編制完成后分別報質量負責人和技術負責人進行審批，以確保

質量記錄的格式和信息內容滿足本檢測中心管理體系運行的實際需要，技術記錄的格式和內容能

夠有效地控制和復現技術活動過程。

4.1.4記錄表格的修改

各種記錄表格在管理體系運行過程中發現問題需要進行變更時，需要按照《文件控制程序》

的要求，進行修改，保證該表格與所屬文件版本一致即可。

4.1.5記錄表格的發布

資料員負責及時發布記錄表格格式方面信息，確保各實驗場所均能及時了解現行有效的最新

記錄格式，以防止過期失效表格的使用。

4.2記錄表格的填寫要求

4.2.1各種質量和技術記錄應該在質量和技術活動發生的當時予以如實記錄，過程執行人負責按

照記錄表格格式規定的內容要求認真填寫、內容完整；

4.2.2填寫記錄應該采用鋼筆或簽字筆認真清晰規范填寫、字跡清晰，不得潦草。填寫人不得使

用圓珠筆或者鉛筆填寫原始記錄；

4.2.3記錄表格不允許出現空項，各相關欄目負責人簽名不允許空缺，數據項不需要填寫時，應

用斜線；

4.2.4檢測工作完成后，必須由熟悉該項目的其他檢測人員對原始記錄中的全部信息進行校驗，

檢查信息填寫是否全，對數據結果進行復核計算，校驗和復核計算無誤后，校核人員在原始記錄

上簽字。

4.3記錄的更改

4.3.1記錄形成后發現錯誤時不能涂改，經校核人確認后方可刪除線劃改，把正確值寫在旁邊，

并有更改人簽名，應能清楚地反映更改前的狀態；

4.3.2檢測報告發出后，發現內容有差錯時，應報告技術負責人，經批準后，及時通知用戶，另

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發一份新報告，對錯誤處進行修改，不得在原報告上進行隨意涂改。對報告的更改應有完整審批

記錄并存檔，具體執行《檢測報告管理程序》。

4.3.3電子記錄需要更改時,考慮到不同電子記錄保存格式的不同,天便于直接在原始記錄上保留

修改痕跡，統一規定為新建“修訂記錄”文檔，采用Word格式，將每次修改的信息內容如實予以

記錄，以便復現修改過程。記錄的修改同樣需要復核人審查確認，在修訂記錄中注明復核人。修

訂記錄文檔與對應的原始記錄一起歸檔，以便對應管理。

4.4記錄的識別

每種記錄表格須按照《文件控制程序》的要求進行唯一性編號，記錄表格名稱應該與記錄的

實際內容和任務相關，以便識別每種記錄使用的對象和任務，防止表格誤用。

4.5記錄的收集

檢測部負責人負責及時收集、整理，保證記錄不丟失和損壞，保證記錄的完整和清晰，檢測

工作完成后及時交資料員。負責人應對本部填寫的記錄進行抽查，對不符合要求的記錄及時提出，

責成記錄人員及時整改。

對于不歸入檢測報告原始記錄的其他記錄（如質量記錄），每年底，由各部門將全部記錄移

交資料員歸檔管理，按照規定的時間保存。資料員對歸檔記錄的安全和保密負責。

對于電子記錄文檔，首先由記錄人負責日常備份到備份盤，然后根據數據量大小確定時間以

便定期刻錄到光盤上。存儲數據的光盤應該由記錄人建立書面目錄，索引其中保存的數據內容，

交資科員統一歸檔。

4.6記錄的索引

資料員對保存的各種記錄，按要求進行分類、編制索引目錄，以便于檢索。

4.7記錄的存檔及保存期

4.7.1歸檔記錄除特殊情況外，所有的質量記錄和技術記錄，應至少保存3年。如果法律法規、

CNAS專業領域認可要求文件或客戶規定了更長的保存期要求，則本檢測中心應滿足這些要求。人

員或設備記錄應隨同人員工作期間或設備使用時限全程保留，在人員調離或設備停止使用后，人

員或設備技術記錄應再保存3年。

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4.8記錄的維護

4.8.1存放于硬盤、軟盤等介質中的電子記錄數據每隔一年時間，必須把數據刻錄成光盤或復制

到移動硬盤，以便保存；檔案室應具備空氣流通、防潮、防火、防霉變、防蟲蛀、防丟失等措施,

必要時應有溫度與濕度控制措施，外來人員未經許可不得進入；

4.8.2在保護客戶機密的前提下，記錄可以借閱。借閱人必須是本檢測中心與對應檢測項目有關

人員，其它人員不得查閱。借閱時須填寫《文件/記錄借閱登記》，經資料員確認；

4.8.3記錄須復制時須經技術負責人批準，審批證明材料由資料員隨記錄保存。

4.9記錄的清理

對超過保存期限的記錄，由資料