重要會議安保現場管理制度第一章總則

一、目的與依據

為確保重要會議的順利進行，加強會議期間的安保工作，保障與會人員的人身與財產安全，根據《中華人民共和國治安管理處罰法》、《中華人民共和國保密法》以及相關法律法規，結合我單位實際情況，特制定本管理制度。

二、適用范圍

本管理制度適用于我單位舉辦的重要會議、活動期間的安保現場管理工作。

三、基本原則

1.安全第一，預防為主，確保會議安全有序進行；

2.嚴格執行國家法律法規和單位內部規章制度；

3.明確職責，協同配合，確保各項安保措施落到實處；

4.嚴格保密，確保會議內容不泄露。

四、會議安保組織架構

1.成立會議安保工作領導小組，負責會議安保工作的組織、協調和指揮；

2.設立會議安保辦公室，具體負責會議安保工作的實施、監督和檢查；

3.設立各職能小組，包括現場保衛組、交通疏導組、應急處突組等，各負其責，協同作戰。

五、會議安保職責

1.會議安保工作領導小組負責制定會議安保方案，明確安保任務、目標和要求；

2.會議安保辦公室負責組織實施會議安保工作，定期檢查各項安保措施的落實情況；

3.各職能小組按照職責分工，具體負責各項安保工作的執行；

4.與會人員應遵守會議紀律，積極配合安保工作，共同維護會議秩序。

六、獎懲措施

1.對在會議安保工作中表現突出的個人和集體，給予表彰和獎勵；

2.對違反會議安保規定，造成不良影響的個人和集體，依法依規追究責任。

七、其他

本管理制度自發布之日起實施，如有未盡事宜，由會議安保工作領導小組負責解釋。原有相關規定與本管理制度不符的，以本管理制度為準。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議主題確定：根據單位工作需要，明確會議主題、目的和預期成果。

2.會議時間、地點安排：選擇合適的會議時間和場地，確保場地設施滿足會議需求。

3.會議通知：向與會人員發送會議通知，明確會議時間、地點、議程等相關事項。

4.會議資料準備：整理會議所需的背景資料、報告、議案等，提前分發給與會人員。

二、會議簽到

1.設立簽到臺，配備工作人員負責簽到工作；

2.與會人員憑有效證件簽到，領取會議資料和證件；

3.簽到工作人員應及時更新與會人員名單，確保會議出席情況準確無誤。

三、會議議程

1.會議主持人介紹會議主題、議程和與會人員；

2.各議題負責人按議程順序進行報告、討論；

3.會議主持人負責把控會議節奏，確保會議議程順利進行。

四、會議記錄

1.指定專人負責會議記錄，記錄會議內容、發言要點和重要決策；

2.會議記錄應真實、完整、準確，字跡清晰；

3.會議記錄應在會后及時整理、歸檔，以備查閱。

五、會議表決與決策

1.對于需要表決的議案，與會人員應充分發表意見，進行討論；

2.會議主持人根據討論情況，組織與會人員進行表決；

3.表決結果應及時公布，對于通過的議案，明確責任人和完成時限。

六、會議總結

1.會議主持人對會議成果進行總結，強調重點工作和決策事項；

2.對未解決的問題和需要進一步討論的事項，明確下次會議安排；

3.鼓勵與會人員對會議組織、內容和效果提出意見和建議。

七、會議疏散

1.會議結束后，與會人員應按指定路線有序疏散；

2.疏散過程中，安保人員要加強現場管理，確保與會人員安全；

3.會議組織者應關注疏散進度，及時處理突發情況。

八、會議后續工作

1.會議紀要的整理、發布和跟蹤落實；

2.與會人員對會議決策的執行情況進行反饋；

3.會議組織者對會議效果進行評估，為下次會議提供改進方向。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的整理與發布

1.會議結束后，會議記錄人員應在24小時內完成會議紀要的整理工作，確保紀要內容準確、完整；

2.會議紀要應包括會議時間、地點、與會人員、討論議題、表決結果、重要決策等；

3.會議紀要由會議主持人或指定負責人審核批準后，及時發布給與會人員及相關執行部門。

二、會議紀要的傳達與學習

1.各部門負責人應組織本部門人員學習會議紀要，確保每位員工了解會議內容和精神；

2.對會議決策涉及的具體工作，各部門應制定詳細的執行計劃，明確責任人、完成時限和工作要求；

3.會議紀要的學習情況應記錄在案，以備后續跟蹤檢查。

三、會議決策的執行與監督

1.各責任部門應按照會議紀要的要求，積極推進決策的執行，確保各項工作落到實處；

2.會議組織者或指定監督部門應加強對決策執行情況的監督，定期了解工作進展，協調解決問題；

3.對執行過程中遇到的困難和問題，應及時向會議組織者或上級領導報告，尋求支持和指導。

四、會議決策的反饋與評估

1.各責任部門在執行會議決策過程中，應定期向上級領導或會議組織者反饋工作進展和成果；

2.會議組織者應對反饋情況進行匯總，對決策執行情況進行評估，發現問題及時整改；

3.定期組織會議，對會議決策的執行情況進行全面回顧，總結經驗教訓，為今后工作提供借鑒。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要整理完成后，應按照檔案管理規定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性；

2.會議紀要歸檔后，相關人員應按照權限進行查閱，確保信息安全；

3.對會議紀要中涉及的重要決策和行動項，應定期進行跟蹤檢查，確保工作持續推進。

六、會議紀要的持續改進

1.會議組織者應定期收集與會人員對會議紀要的意見和建議，不斷優化會議紀要格式和內容；

2.根據工作需要，對會議紀要的跟蹤落實機制進行調整和完善，提高會議決策的執行效率；

3.通過持續改進，提升會議紀要的管理水平，為單位的決策執行提供有力保障。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂與使用

1.會議室預訂：各部門需提前向會議室管理部門提交書面申請，包括會議時間、地點、參會人數等信息；

預訂時應考慮會議的緊急程度和重要程度，由會議室管理部門統籌安排。

2.會議室使用：會議開始前，各部門應按時完成會議室布置，確保設施設備正常運行；

會議期間，應愛護會議室設施，遵守會議室使用規定，保持環境整潔。

二、會議室設施與管理

1.設施配置：會議室應配備必要的音響、投影、視頻會議等設備，以滿足不同會議需求；

定期檢查和維護設施設備，確保其正常運行。

2.會議室布局：根據會議類型和參會人數，合理調整會議室布局，確保舒適度和視線良好；

對于重要會議，應設置專門的發言臺和聽眾區。

三、會議室安全與保密

1.安全檢查：會議前，安保人員應對會議室進行安全檢查，排除安全隱患；

會議期間，加強會場巡邏，確保與會人員安全。

2.保密措施：對于涉及敏感內容的會議，應采取必要的保密措施，如設置保密會議室、簽署保密協議等；

會議結束后，及時清理會議資料，防止信息泄露。

四、會議室服務與支持

1.會議服務：會議室管理部門應提供專業的會議服務，包括會議簽到、資料發放、茶水服務等；

對于大型或重要會議，應配備專門的服務團隊。

2.技術支持：會議期間，技術部門應提供及時的技術支持，確保會議設備的正常運行；

會后，及時收集與會人員對會議設施和服務的反饋，不斷改進工作。

五、會議室維護與保潔

1.定期維護：會議室管理部門應定期對會議室進行維護，包括設施設備的維修、更新等；

保持會議室的清潔衛生，為會議提供良好的環境。

2.保潔工作：會議結束后，保潔人員應及時清理會議室，恢復原狀；

對于突發污染，應立即處理，確保會議室的整潔。

六、會議室使用效率提升

1.優化預訂流程：通過信息化手段，提高會議室預訂的效率和透明度；

鼓勵錯峰使用會議室，提高資源利用率。

2.提升服務水平：通過培訓、交流等方式，提高會議室服務團隊的專業素養；

創新服務方式，滿足不同會議的需求，提升會議室使用效率。

第五章附則

一、本管理制度自發布之日起實施，