第5頁共5頁2024年會議室財物管理制度1.目的本規定旨在規范公司總部會議室的使用和管理工作，確保其制度化、合理化，為與會人員提供優質的會議環境和服務，同時預防設備損壞，以彰顯公司的整體形象。2.適用范圍本制度適用于公司總部的所有類型會議室。3.原則遵循統一管理、分工負責、有效控制、資源共享、快速處理和責任追究的原則。4.職責4.1公關傳播部負責制定和修訂《會議室管理操作規范》，并監督各部門執行，以確保制度的順利實施。同時，該部門負責會議室的統一分配，基于會議性質和重要性進行合理分配，并進行日常設施檢查。4.2綜合管理部負責會議室管理系統的制作和維護，以及電子設備和設施的管理。該部門需滿足公司對會議室設備的規劃和采購需求。4.3各部門需按照預定流程申請會議室，不得隨意更改已申請的會議。重要接待會議由公關傳播部安排，日常會議由各部門自行安排服務人員。同時，各部門需負責會議室的衛生維護和用品管理。5.具體內容5.1會議室使用需提前申請并登記，遵循先預定先使用的原則。如有特殊情況，需與相關部門協商。臨時會議需及時申請。如取消預定，需提前半天通知管理員。申請時需明確使用時間、參會人員等信息。5.2會議使用期間，使用者需確保設備完好，提醒參會人員愛護設施。如有設施損壞或資源浪費，將對責任人進行賠償。會議組織者需維護環境衛生，會后負責整理并通知管理員清點設備。如發現物品損壞或丟失，應及時報告，否則將承擔全部責任。會議期間發生事故，由使用部門負責。6.考核措施6.1不按規定私自使用會議室的部門，其負責人將受到經濟處罰。會議期間設備破損、會后未整理或未及時歸還鑰匙，也將對負責人進行處罰。6.2未經允許擅自操作設備導致損壞的，將對負責人進行經濟處罰，并按原價1.5倍賠償。7.其他7.1本制度由公關傳播部負責解釋。7.2本制度自發布之日起生效。8.附件附件包括《會議使用登記表》、《會議分配明細表》和《會議點檢表》。2024年會議室財物管理制度（二）第四十四條的規定，本細則由總經理辦公會負責解釋。關于出納作業處理的準則如下：1.本程序涵蓋現金及銀行存款的收支等操作。2.為小額支付的便利，可設立定額制的零用金，其額度由總經理確定，由出納員管理。3.零用金支付由零用金保管員依據支付證明單進行，且需確保支付證明單符合相關規定，由零用金保管員負責審核。4.零用金的補充，需由零用金保管員填寫“零用金補充申請單”兩份，一份自存，一份連同所有支出憑證提交會計部門申請付款。5.除零用金外，所有支付由會計部門根據原始憑證編制支出傳票，經主管及總經理審批后支付。6.本公司出納員根據會計部門編制并經總經理批準的支出傳票，辦理現金、票據的支付，登記及轉出。7.除零用金外，所有支出憑證需由會計部門嚴格審核內容與金額的準確性，以及領款人印鑒的一致性，如有疑問需先查詢后支付。8.一次支付未超過新臺幣1,____元者，可直接由零用金支付，其余需開具抬頭劃線支票支付。9.出納人員支付各項貨款及費用時，應將支票或現金直接交付受款人或廠商，本公司人員不得代領，特殊情況需代領者需經總經理批準。10.本公司所有支付必須以處理妥當的傳票或憑證為依據，任何要求先支付后補手續的請求應予拒絕。11.支付款項應在傳票上加蓋領款人印鑒，支付后加蓋日期及經手人戳記。12.本公司支付款項的流程，應按照以下步驟執行：12.1原始憑證的審核：12.1.1內購、工程發包款，需根據統一發票、普通憑證，以及驗收單并附請購單，經相關單位簽章證明及核準后送交會計部門。12.1.2預付、暫付款項，需根據合同或核準文件，由總辦單位填寫請款單，注明合同文件字號，呈報核準后送交會計部門。12.1.3一般費用，需根據發票、收據或內部憑證，經相關主管簽章證明及核準后送交會計部門。12.2會計憑證的核準：12.2.1會計部門應根據原始憑證開具傳票。12.2.2會計部門開具傳票時，應先審核原始憑證是否符合稅務法令及公司規定的手續。12.2.3傳票經主管及總經理核準后，送交會計部門轉出納辦理支付。13.有關船務運費、外匯結匯款、棧租及各項費用等支出，需填寫“請款單”，附輸入許可證影本，送交會計部門以“預付”或“暫付”方式制票轉出納支付。此類款項可由經辦人員直接向出納簽收，但必須在支付后____日內向會計部門辦理沖轉手續。14.國內采購貨品的付款，每月____日付款一次（遇星期日及例假日順延），但需以原始憑證經核準后于付款日前____日送達會計部門。一般費用的付款，經常發生的費用仍按此期限辦理，內部員工費用以原始憑證齊全并經核準者為限。薪工資的付款，職員每月____日，作業員分____日、____日兩次支付。特殊情況需提前支付者，需由經辦部門另行簽呈主管轉呈總經理批準。15.會計部門支付款項如有代扣稅款，應于次月____日前填具政府規定的報繳書向公庫繳納，并將影本一份附于傳票后。凡有扣繳稅款及免扣繳應申報情況者，會計部門應于次年元月底前填具政府規定的憑單向稽征機關申報，并將正副本交各納稅義務人。16.薪工資的支付，由總務人事單位根據考勤表編制“薪工表”