會議中心品控管理制度范本第一章總則

為確保會議中心的管理品質，提高會議效率，明確會議流程及責任分工，特制定本管理制度。本制度適用于會議中心的各項活動組織與管理，旨在規范會議組織、召開、跟蹤及評估的全過程，保障會議中心各項工作的高效有序進行。

一、目的與原則

1.目的：通過建立完善的會議管理制度，加強會議中心內部溝通與協作，提高決策效率，確保各項工作順利推進。

2.原則：堅持公開、公平、公正的原則，確保會議內容的真實性、準確性和有效性；遵循精簡、高效、務實的工作作風，提高會議質量。

二、適用范圍

本制度適用于會議中心的各類會議，包括但不限于：董事會、總經理辦公會、部門例會、專題協調會等。

三、會議類別

1.定期會議：按照規定的時間、周期、議程召開的會議。

2.臨時會議：根據工作需要，臨時決定召開的會議。

四、組織架構

1.會議中心設立會議管理小組，負責會議的組織、協調、監督等工作。

2.會議管理小組由總經理或其指定負責人擔任組長，各部門負責人為成員。

五、參會人員

1.參會人員包括：主持人、記錄人、發言人、參會代表等。

2.參會人員應具備以下條件：

（1）熟悉會議內容及相關業務；

（2）具備良好的溝通、協調、表達能力；

（3）遵守會議紀律，按時參加或請假。

六、會議紀律

1.會議期間，參會人員應保持手機靜音或振動，不得隨意接打電話。

2.會議內容涉及商業秘密或個人隱私的，參會人員應予以保密。

3.會議期間，不得遲到、早退，如有特殊情況需提前請假。

4.會議結束后，參會人員應按照會議紀要的要求，及時落實相關工作。

七、本管理制度自發布之日起實施，如有未盡事宜，可根據實際情況予以調整。各部門應嚴格遵守本制度，共同維護會議中心的正常秩序。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議召集人應根據工作需要，明確會議的主題和預期目標，確保會議的針對性和實效性。

2.制定會議議程：會議召集人應制定會議議程，包括會議時間、地點、議題、預計時長等，并在會議召開前至少1個工作日將會議議程通知參會人員。

3.通知參會人員：會議管理小組負責通知參會人員，確保參會人員了解會議內容、時間和地點。

4.準備會議材料：會議召集人應準備會議相關材料，包括但不限于會議議題背景資料、報告、數據等，并于會議召開前至少1個工作日發放給參會人員。

二、會議召開

1.簽到：會議開始前，由會議管理小組負責簽到工作，確保參會人員準時參加會議。

2.主持人開場：會議主持人介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議紀律，宣布會議開始。

3.議題討論：按照會議議程，逐項進行議題討論。議題討論應注重實效，避免偏離主題。

4.會議記錄：會議記錄人負責記錄會議內容，包括議題討論、結論、決定等。

5.會議總結：會議結束時，主持人對會議內容進行簡要總結，明確責任人和完成時限。

三、會議紀要

1.會議紀要編寫：會議結束后，會議記錄人應在24小時內完成會議紀要的編寫，并提交給會議主持人審核。

2.會議紀要內容：會議紀要應包括會議時間、地點、主持人、參會人員、議題討論、結論、決定等。

3.會議紀要發放：會議紀要經會議主持人審核無誤后，由會議管理小組及時發放給參會人員。

四、會議評估

1.會議效果評估：會議結束后，由會議管理小組對會議效果進行評估，包括議題達成情況、會議效率、參會人員滿意度等。

2.反饋意見收集：會議管理小組應收集參會人員對會議的反饋意見，為改進會議管理提供依據。

3.持續改進：根據會議評估結果和反饋意見，會議管理小組應不斷完善會議流程，提高會議質量。

五、緊急情況處理

1.如會議期間出現緊急情況，會議主持人可根據實際情況調整會議議程或暫時休會。

2.緊急情況下，會議召集人應盡快通知參會人員，確保會議的順利進行。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發布

1.審批流程：會議紀要完成后，需提交給會議主持人進行審核。主持人應在收到會議紀要后的兩個工作日內完成審批。

2.發布通知：經審批通過的會議紀要，由會議管理小組負責通過郵件、內部通訊平臺等方式及時發布給所有參會人員及相關執行部門。

二、任務分配與責任落實

1.任務分解：會議紀要中明確的行動計劃和任務應分解至具體責任人和執行部門。

2.責任確認：責任人和執行部門收到會議紀要后，需在規定時間內確認任務接收，并對任務完成的時間和質量負責。

三、跟蹤監督

1.跟蹤機制：會議管理小組應建立跟蹤機制，對會議紀要中確定的行動任務進行定期跟蹤。

2.進度報告：責任人和執行部門應定期向會議管理小組報告任務進展情況，確保各項任務按計劃推進。

四、問題反饋與協調

1.問題反饋：在任務執行過程中，如遇到問題或困難，責任人和執行部門應及時向會議管理小組反饋。

2.協調解決：會議管理小組接到問題反饋后，應盡快協調相關部門和資源，協助解決問題，確保任務順利進行。

五、結果評估與匯報

1.結果評估：任務完成后，會議管理小組應組織對任務完成情況進行評估，包括成果質量、時間控制等方面。

2.匯報機制：會議管理小組需定期向管理層匯報會議紀要的執行情況，包括已完成的任務、存在的問題及改進措施。

六、持續改進

1.改進建議：根據會議紀要執行過程中的反饋和評估結果，會議管理小組應提出具體的改進建議。

2.更新制度：根據改進建議，會議管理小組應定期更新和完善會議管理制度，提高會議紀要的執行效率和效果。

七、歸檔管理

1.會議紀要的歸檔：會議紀要經審批發布后，應由會議管理小組進行統一歸檔管理，以備查閱。

2.歸檔期限：會議紀要的歸檔期限應根據公司規定和實際需要確定，確保歸檔資料的完整性和可追溯性。

第四章會議室管理規定

一、預訂與使用

1.預訂流程：會議室使用需提前預訂，由會議管理小組負責受理預訂請求，并統籌安排會議室使用時間。

2.使用原則：會議室使用應遵循高效、節約原則，優先滿足重要會議和緊急會議的需求。

3.使用規范：會議室內不得吸煙、進食，參會人員應保持會議室內整潔，愛護會議設備。

二、設備管理

1.設備配置：會議管理小組應確保會議室內的設備齊全、功能正常，包括但不限于投影儀、音響、白板等。

2.設備使用：參會人員應按照設備操作規程使用會議室設備，如遇問題應及時聯系會議管理小組解決。

3.設備維護：會議管理小組負責定期檢查和維護會議室設備，確保設備處于良好狀態。

三、會議服務

1.會前準備：會議管理小組負責會議前的準備工作，包括會議室布置、設備調試、資料發放等。

2.會中服務：會議期間，會議管理小組應提供必要的會務服務，如茶水供應、設備操作等。

3.會后整理：會議結束后，會議管理小組應負責會議室的整理工作，確保會議室恢復原狀。

四、安全與保密

1.安全管理：會議管理小組應確保會議室的安全，包括防火、防盜等措施。

2.保密要求：涉及商業秘密或敏感信息的會議，參會人員應遵守保密規定，不得泄露會議內容。

3.會議資料處理：會議結束后，會議管理小組應妥善處理會議資料，防止信息泄露。

五、違規處理

1.違規預訂：對于違規預訂或未經許可占用會議室的行為，會議管理小組有權取消預訂并給予相應處罰。

2.違規使用：對于違反會議室管理規定的行為，會議管理小組有權制止并依據公司規定給予處罰。

六、持續優化

1.意見收集：會議管理小組應定期收集參會人員對會議室管理及服務的意見和建議。

2.改進措施：根據收集到的意見和建議，會議管理小組應不斷優化會議室管理規定，提高會議服務質量。

第五章附則

一、本管理制度解釋權歸會