ERP應用人才資質認證系列教材之知識學院.教學認證部存貨管理子系統

系統主畫面日常業務流程基本信息的設置系統概述期初開賬一二三四五常用報表六課程大綱1.系統概述系統效益系統概述系統特色與其他系統關聯系統主程序1.1系統效益系統效益記載及保留出入庫的交易資料，從而實時提供各種相關報表，以供管理者了解庫存的狀況，后續才能做出正確的采購或存貨處理等決策。可以幫助企業在適當的時機，提供適當的物品及數量，避免出現因停工待料而延誤交貨的困境。可避免因庫存數量過多，而導致資金積壓、周轉困難、增加利息等管理成本增加的負擔。1.系統概述系統效益系統概述系統特色與其他系統關聯系統主程序1.2系統特色工廠內多倉庫間調撥盤點功能批號管理管理庫存數量及金額提供各種管理性報表提供各種賬務性報表系統特色1.系統概述系統效益系統概述系統特色與其他系統關聯系統主程序1.3與其他系統的關聯存貨管理子系統物料需求計劃自動分錄子系統批次需求計劃產品結構子系統采購管理銷售管理工單管理成本計算子系統1.系統概述系統效益系統概述系統特色與其他系統關聯系統主程序1.4系統主程序設置編碼原則基礎信息設置設置進銷存參數錄入品號信息錄入品號類別3.基礎信息設置設置庫存單據性質3.1設置編碼原則編碼原則的意義及目的

加速數據輸入的回饋效率

編碼是電子數據處理的特色

后續可依所定義的原則，由系統自動編碼應具備唯一性不可用特殊符號避免英文字母或數字混雜編碼越短越好：8-12碼為較易記憶應具備彈性、可擴充性應反映順序：編號有大小順序，可讓計算機發揮排序功能提高數據報表呈現閱讀性及搜索性變動屬性不可納入：不建議把供應商納入品號編碼品號編碼原則品號編碼最多可編至20碼品號編碼架階最多可架至10階一個【*】（星號）代表一個流水號請遵守同一時間點只能有一人編修此作業，以免產生錯誤的數據品號編碼注意事項設置編碼原則基礎信息設置設置進銷存參數錄入品號信息錄入品號類別3.基礎信息設置設置庫存單據性質3.2設置進銷存參數成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號910001「數碼相機-SL系列」的主要采購供應商，經過一陣詢比議價后，決定是「三星公司」了。作業目的：通過參數設定，使系統的管控點更符合公司現行制度。設置案例：成功集團在2010年1月1日正式上線存貨管理子系統，而存貨的成本計價方式采用實際成本制的月加權平均成本制。商品分類的意義：主要為本產品相關報表(庫存明細表,進耗存統計表)統計匯總的類別,或信息篩選的條件。可選擇是否啟用庫位管理,如果取消則需要通過基本信息子系統-批處理-“取消庫位管理”作業執行兩種成本計算體系：標準成本制：1）品號.存貨成本計價方式-標準成本制實際成本制1）品號.存貨成本計價方式-月加權平均2）品號.存貨成本計價方式-先進先出3）品號.存貨成本計價方式-分批認定標準成本制針對每個品號設定標準成本，所有入出庫單據皆以此成本計價。假設某一個品號的標準單位成本為5元實際交易明細庫存金額日期交易數量單價/成本交易金額成本單價數量金額庫存金額1月31日期末52001,0001,0002月01日進貨1004.545051005001,5002月10日銷貨5010500550-2501,2502月12日進貨100660051005001,7502月28日銷貨4011440540-2001,550月加權平均成本所有商品的出庫成本是以該月份的「月加權平均單位成本x出庫數量」計算出來。

月加權平均成本=月初存貨金額+本期進貨凈額月初存貨數量+本期進貨凈量

所以當該月進貨單價較高時，該月份平均出庫單價就會比較高，進貨單價較低時，該月份平均出庫單價就比較低。處理上略復雜，但是能較及時反應實際銷貨成本。先進先出成本制根據存貨入庫成本時間的早晚來確定發貨時的存貨成本實際交易明細日期交易數量單價/成本交易金額2月01日進貨31003002月10日進貨51005002月12日進貨10202002月28日銷貨122002400成本單價系統會計算該品號當前移動平均成本作為品號的單位成本執行成本計價之前（3100）＋（5100）＋（1020）（3+5+10）55.56先進先出成本制根據存貨入庫成本時間的早晚來確定發貨時的存貨成本實際交易明細日期交易數量單價/成本交易金額2月01日進貨31003002月10日進貨51005002月12日進貨10202002月28日銷貨122002400成本單價系統按先進的成本先出的原則計算出平均成本執行成本計價之后（3100）＋（5100）＋（420）（3+5+4）73.33分批認定成本制商品在出庫時，先確定它銷貨的批號，然后去看這個商品這個批號的進貨成本是多少，得到的進貨成本就是該商品這次的銷貨成本。實際交易明細日期交易數量單價/成本交易金額批號2月01日進貨3100300T0012月10日進貨5100500T0022月12日進貨1020200T0032月28日銷貨2200400T002成本單價執行成本計價之前55.56（3100）＋（5100）＋（1020）（3+5+10）系統會計算該品號當前移動平均成本作為品號的單位成本分批認定成本制商品在出庫時，先確定它銷貨的批號，然后去看這個商品這個批號的進貨成本是多少，得到的進貨成本就是該商品這次的銷貨成本。100銷貨的單位成本會被回寫為其對應批號T002的單位成本執行成本計價之后實際交易明細日期交易數量單價/成本交易金額批號2月01日進貨3100300T0012月10日進貨5100500T0022月12日進貨1020200T0032月28日銷貨2200400T002成本單價現行年月本字段為期初信息,指庫存期初庫存結余的月份,例如預定于2004/01月開始由本系統控制庫存賬,那必須將2003/12/31的庫存余額輸入到系統,此余額為期初值,如此庫存現行年月為2003/12。信息設置后,無須由人工來維護,系統會通過「月底存貨結轉」作業來自動累計。本信息請勿自行更改,信息更改均影響「月底存貨結轉」及「重計現有庫存」運行結果的正確性。

213本日期以前(含本日)不得再進行庫存相關異動單據(入出庫)的審核和撤銷審核。主要是提會計人員者在核對存貨管理報表期間,避免其他用戶,再進行異動信息的增修,造成查賬的困擾,所以將查賬期間的賬務凍結。財務凍結日期12關賬年月由用戶(會計人員)自行調整,輸入日期信息不可大于庫存現行年月且月份必須介于1~12之間。指當存貨報表確定,會計人員查完賬務后,經會計師審查異動憑證確定后,表示這所有的憑證將不可更改。發生異常需調整時,必須調整于次年度,此種日期我們稱之為關賬年月,一般為會計年度的年底。12

1月20152月20153月20153月28日2015庫存關賬年月××××××庫存現行年月××××√×賬務凍結日期××√√√√√√√√√√針對影響庫存的單據√√√√√×修改審核刪除撤銷審核重計新增1月31日前修改審核刪除撤銷審核重計新增2月1日~2月28日修改審核刪除撤銷審核重計新增3月1日~3月28日修改審核刪除撤銷審核重計新增3月29日~3月31日修改審核刪除撤銷審核重計新增4月1日后4月2015設置編碼原則基礎信息設置設置進銷存參數錄入品號信息錄入品號類別3.基礎信息設置設置庫存單據性質3.3錄入品號類別存貨管理子系統【錄入品號類別】是針對【設置共用參數】中定義的四種分類做個別的子項類別資料設定。設置編碼原則基礎信息設置設置進銷存參數錄入品號信息錄入品號類別3.基礎信息設置設置庫存單據性質指庫存單位，例如：個、件、PCS等。該品號目前的庫存總數量。但僅指存貨倉，不包含非存貨倉。品號在入庫時，因質量或來源因素需針對該批貨品予以識別，管制其入庫、領用、不良品管理以及出貨等交易軌跡。若該批號的品號有庫存或后續有交易的情況下是不允許取消批號管理的。品號有時效性時,則需要啟用“批號管理”，才可使用“保質期管理”IF保質期管理='Y',則可輸入*有效日期=生產日期+品號基本信息檔->有效天數按萬年歷推算正確日期不管休假*復檢日期=生產日期+品號基本信息檔->復檢天數按萬年歷推算正確日期不管休假啟用批號管理后，交易單據審核后可至本作業中查詢批號交易明細，也可在本作業中新增某品號的批號信息。當批號不再使用可通過【結束批號】來結束，也可通過該作業取消結束。采購件P：一般不需加工的原料，經采購進貨取得。320001PCBA-AssemblySensor（S件/1）190004電池-AA可充式（P件/4）190009防塵相機套黑色（P件/1）410001數碼相機-SX系列M件310001PCBA-

AssemblyMain（M件/1）390001相機包材組（Y件/1）190007驅動程序光盤（P件/1）190012使用手冊(簡體中文)（P件/1）自制件M：必須經過自行生產過程才能完成的成品或半成品。320001PCBA-AssemblySensor（S件/1）190004電池-AA可充式（P件/4）190009防塵相機套黑色（P件/1）410001數碼相機-SX系列M件310001PCBA-

AssemblyMain（M件/1）390001相機包材組（Y件/1）190007驅動程序光盤（P件/1）190012使用手冊(簡體中文)（P件/1）委外加工件S：一般指需經過委外供應商加工完成的成品或半成品。320001PCBA-AssemblySensor（S件/1）190004電池-AA可充式（P件/4）190009防塵相機套黑色（P件/1）410001數碼相機-SX系列M件310001PCBA-

AssemblyMain（M件/1）390001相機包材組（Y件/1）190007驅動程序光盤（P件/1）190012使用手冊(簡體中文)（P件/1）虛設件Y：虛設料件是為簡化BOM結構，提高BOM管理效率而產生。320001PCBA-AssemblySensor（S件/1）190004電池-AA可充式（P件/4）190009防塵相機套黑色（P件/1）410001數碼相機-SX系列M件310001PCBA-

AssemblyMain（M件/1）390001相機包材組（Y件/1）190007驅動程序光盤（P件/1）190012使用手冊(簡體中文)（P件/1）150001包裝盒（P件/1）150002內隔板（P件/1）150003氣泡袋（P件/2）150004包裝盒貼紙（P件/1）150005產品序號貼紙（P件/1）150006保修卡（P件/1）配置件C：用來歸集相同特性品號，為構建BOM而虛擬化的品號。硬盤…電腦處理器40GB80GB120GB若料件不多，每次盤點都進行全面清查，本字段可不設定。每一周盤點250種商品每個月第二周盤點品號循環盤點碼=B

(250種)每個月第三周盤點品號循環盤點碼=C

(250種)每個月第四周盤點品號循環盤點碼=D

(250種)品號循環盤點碼=A

(250種)每個月第一周盤點錄入品號信息共1000種本字段可以自行輸入，也可以通過執行【庫存ABC分析表】自動更新設置編碼原則基礎信息設置設置進銷存參數錄入品號信息錄入品號類別3.基礎信息設置設置庫存單據性質3.5設置采購單據性質單據性質用途11.一般交易單據用于非生產性質的入/出庫及調整單據，如部門領料、數量調整單、盤盈損單等12.庫存調撥單據常用于倉庫與倉庫之間數量移轉時使用13.借出調撥單據借出料件時使用的單據14.借入暫收單據借入料件時使用的單據15.借出歸還單據料件借出后，對方歸還時使用的單據16.借入歸還單據料件借入后要歸還對方時所使用的單據。17.成本開賬/調整單據成本開賬或成本調整時使用的單據18.報廢單據常用于不良品倉庫與正常倉庫之間數量移轉時使用19.銷毀單據記錄報廢倉中的料件已進行銷毀處理一經設定請不要隨意修改，單據審核時會回寫的數量及金額，也會根據此欄位自動歸類，此歸類將影響【進耗存統計表】的歸屬。進貨金額在系統上的認定即為【影響成本-Y】的單據，故稱之為【成本計算來源】。影響成本為Y的單據有：采購管理子系統：進/退貨單；工單/委外管理子系統：生產入庫單、委外進/退貨單存貨管理子系統：自行定義為Y的單據，比如【錄入成本開賬/調整單】月加權平均成本=月初存貨金額+本期進貨凈額月初存貨數量+本期進貨凈量影響成本=Y成本計算來源影響成本=Y成本計算來源影響成本=N賦值計算結果影響成本=y成本調整單據的金額是被計算后的【月加權平均成本】回寫更新的。影響成本為N的單據有：銷售管理子系統：銷貨/銷退單據；工單/委外管理子系統：領/退料單；存貨管理子系統：自行定義為N的單據，盤盈損單。不會納入計算月加權平均單價，而且也不被計算出的單價所更新，只影響期末的金額及單價。一般會將成本調整單（只調成本不調數量）設為y.4.日常業務流程管理庫存調撥流程日常業務流程管理借出/借出歸還流程庫存交易流程庫存盤點庫存月結借入/借入歸還流程4.1庫存交易流程作業目的：除采購進貨、退貨、營業銷售、銷退、廠內生產的領退料、生產入庫、委外加工的領退料、委外進退貨之外，其它與庫存相關的庫存交易進出（如盤盈虧單、其它入庫單、其它出庫單、報廢單等），都可在本作業進行錄入。實務運用：期初開賬單費用型領料/退料單（研發領料，品管領料…）其他入庫（無存貨成本的入庫使用此單據；如：客供料入庫。）盤盈虧單生產部門成功集團物管部需要領用一些扳手，作為車間生產備用。于是通過“錄入庫存交易單”的費用領料單來領取，數量為10個。1月2單據保存后，確認無誤即可送交審核。審核后，就會扣除相應的庫存數量。4.日常業務流程管理庫存調撥流程日常業務流程管理借出/借出歸還流程庫存交易流程庫存盤點庫存月結借入/借入歸還流程4.2庫存調撥流程作業目的：因應供應鏈倉庫配貨需求，可于【錄入調撥單

】錄入某品號在兩個倉庫之間的移轉挪動。限制：不同種性質的倉庫是不可以互相調撥料件的原材料倉（存貨倉）報廢倉（非存貨倉）如：將各庫呆滯料統一調撥到呆滯料倉庫，便于管理和呆滯分析。如：先調撥到現場倉、生產完畢后根據實際情況再扣料。如：一個工廠缺料，從另一個工廠調撥來使用。料件調撥材料整理同性質倉庫間料件調撥時使用其他情況，只要是同公司帳套中同性質倉庫間的料件轉移皆可使用。其他需求生產現場用料調撥動作可以調撥不同工廠各倉庫之間的貨品，但是“轉出庫”一定要是單頭所輸入的“轉出工廠”的倉庫。由于該品號數量是一出一進，所以總數量并沒有增加或減少，調撥前后的存貨價值也不變。上海二廠成品倉上海一廠成品倉出

進4.日常業務流程管理庫存調撥流程日常業務流程管理借出/借出歸還流程庫存交易流程庫存盤點庫存月結借入/借入歸還流程4.3借出/借出歸還流程作業目的：商品借出供應商、客戶或其他人員使用。借出單借出歸還單可記錄借出及后續歸還時的信息若為【借出單】：則轉入庫一律為虛擬倉庫，轉入庫與轉出庫的倉庫性質一致，且該倉庫不能勾選納入可用量計算；而轉出庫則為正常使用的倉庫。歸還

借出的商品事后歸還，通過【錄入借出/入歸還單】將商品從虛設倉調撥回正常的倉庫。成品倉客戶倉（虛設）<借出歸還>銷售借出的商品已確定不歸還，由借出變成出售時，必須【錄入銷貨單】來沖銷借出的商品。成功集團尖峰公司<借出轉銷>借出后的正常程序應為借出歸還，借出歸還單若有輸入來源借出單號，則歸還數量的信息會回寫至借出單的“歸還量”。但當交易對象為“客戶”時，借出可能未歸還，而是轉為銷貨，因此借出轉銷貨的數量會回寫“轉進銷量”。4.日常業務流程管理庫存調撥流程日常業務流程管理借出/借出歸還流程庫存交易流程庫存盤點庫存月結借入/借入歸還流程4.4借入/借入歸還流程作業目的：企業因測試、生產、或個人使用的需求發生了商品的借入。借入單借入歸還單

借入

但是為管理借入的數量，會虛設一個一個供應商倉，商品借入時，從虛設的倉庫以調撥方式轉至公司的實體倉庫。成品倉供應商倉（虛設）<借入>若為【借入單】：則轉出庫一律為虛擬倉庫，且該倉庫必須設定為庫存不足準許出庫，且該倉庫不能勾選納入可用量計算；而轉入庫則為正常使用的倉庫。歸還

借入的商品事后歸還，通過【錄入借出/入歸還單】將商品從正常的倉庫調撥回虛設倉。成品倉<借入歸還>供應商倉（虛設）借入后的正常程序應為借入歸還，借入歸還單若有輸入來源借入單號，則歸還數量的信息會回寫至借入單的“歸還量”。銷售借入的商品已確定不歸還，改以采買時，必須錄入『進貨單』來沖銷借入的商品。成功集團<借入轉進>冠軍公司但當交易對象為“供應商”時出，借入可能不歸還，而是轉為進貨，因此借入轉進貨的數量會回寫“轉進銷量”。4.日常業務流程管理庫存調撥流程日常業務流程管理借出/借出歸還流程庫存交易流程庫存盤點庫存月結借入/借入歸還流程4.5庫存盤點作業目的：企業每天都進行大量出入庫業務，期間發生的丟失、破損、報廢等損耗，可能導致庫存數量與賬面數量不符。這就需要定期進行庫存盤點，查明原因后調整賬面數，使賬物相符。＞庫存數量賬面數量盤盈＜庫存數量賬面數量盤虧盤點計劃生成抽盤料件庫存盤點卡品號盤點清單實地盤點盤點盈虧明細表自動生成盤點調整單盤盈虧單審核重新賦予盤點數量核對庫存數量已更新為盤點后數量錄入盤點料件錄入盤點料件<取消盤點結算>數據修正資料有誤正確補入實盤數量<盤點結算(審核)>【操作步驟】步驟一：設置賬務凍結日期步驟二：自動生成抽盤料件，在實際盤點前，產生要盤點的庫存信息。①②③④⑤步驟三：在“錄入盤點料件”中查看生成的盤點底稿的內容。①步驟四：打印庫存盤點卡或品號盤點清單，以作為盤點人員實際盤點的依據。（1）打印盤點卡步驟五：實地盤點步驟六：重新賦予盤點數量，計算盤點日當天的賬面庫存量，重新賦予錄入盤點料件單身的盤點數量字段。該程序可重復運行。步驟七：實盤數量輸入，將盤點到的實際數量，記錄到此作業，以作為盤盈虧及更新庫存數量的依據。(1)方式一：補入實盤數量(2)方式二：錄入盤點料件步驟八：錄入盤點料件，將盤點數量補入系統后，可于此作業執行“匯總”動作，來確認盤點數據已正確，匯總后的數據才可進行“盤盈虧比較”。（2）打印盤點清單步驟九：打印盤點盈虧明細表，查看“盤盈虧狀況”。執行產生報表畫面

步驟十：自動生成盤點調整單，盤點后，賬面數量與實盤數量有差異時，必須產生盤點調整單據（盤盈虧單）來調整庫存賬面量。調整單可利用本作業由系統產生，也可手動輸入。

步驟十一：取消賬務凍結步驟十二：審核盤盈虧單據盤盈虧單據審核后，查詢【錄入品號信息】里的庫存數量已被調整為實際盤點的數量。4.日常業務流程管理庫存調撥流程日常業務流程管理借出/借出歸還流程庫存交易流程庫存盤點庫存月結借入/借入歸還流程4.6庫存月結作業目的：當本月的庫存交易單據已經輸入完成且已經全部審核,確定庫存交易數量及金額的，結算當月的存貨價值，以方便會計部門結算資產價值。單據包括：銷售管理子系統的銷貨單、銷退單；采購管理子系統的進貨單、退貨單