辦公會議題征集管理制度第一章總則

為確保辦公會議的高效、有序進行，提高會議質量，明確會議議題的征集、篩選與提報流程，特制定本管理制度。

一、目的與原則

1.本制度旨在規范會議議題的征集、篩選與提報工作，確保會議內容緊密圍繞公司戰略目標和中心工作，提高決策效率。

2.會議議題應遵循重要性、緊急性、可行性和效益性原則，確保議題具有實際操作價值和決策意義。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內部各類辦公會議，包括但不限于總經理辦公會議、部門例會等。

2.本制度適用于會議議題的征集、篩選、提報、審議和反饋等環節。

三、責任主體

1.會議議題征集工作由會議組織部門負責，相關部門應積極配合。

2.各部門負責人對本部門提交的會議議題負總責，確保議題質量。

四、議題分類

1.會議議題分為例行議題和非常規議題。

例行議題：定期召開的會議，如部門例會、總經理辦公會議等。

非常規議題：根據工作需要臨時召開的會議，如專題研討會、項目評審會等。

2.各部門應按照議題分類，合理規劃會議議題的提交時間和內容。

五、議題征集與篩選

1.會議組織部門應提前發布會議議題征集通知，明確議題提交截止時間、要求和格式。

2.各部門應按照通知要求，結合本部門工作實際，積極提交議題。

3.會議組織部門負責對征集到的議題進行篩選，確保會議議程的合理性和高效性。

六、議題提報

1.提報議題時應明確議題名稱、議題背景、議題內容、預期目標、建議解決方案等。

2.提報議題時應附上相關資料，如研究報告、數據分析、政策文件等，以支持議題審議。

七、制度修訂

1.本管理制度根據公司業務發展和實際需要，適時進行修訂。

2.修訂后的管理制度應廣泛征求各部門意見，并經公司領導審批后發布實施。

本章節僅為辦公會議題征集管理制度的第一章總則，后續章節將圍繞會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規定等方面進行詳細闡述。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織部門根據公司工作計劃和業務需求，確定會議主題、時間、地點和參會人員。

2.會議組織部門提前發布會議通知，明確會議目的、議程、參會人員、準備材料等。

3.各部門接到會議通知后，應及時準備相關材料，確保議題內容的完整性和準確性。

二、會議議程設置

1.會議組織部門根據征集到的議題，制定會議議程，并報請公司領導審批。

2.會議議程應包括議題名稱、議題負責人、討論時間等，以確保會議的有序進行。

3.會議議程應在會議召開前至少3個工作日發送給參會人員，以便大家提前了解會議內容。

三、會議召開

1.會議主持人應按照會議議程，組織參會人員逐項討論議題。

2.討論過程中，議題負責人需對議題進行詳細闡述，其他參會人員可就議題提問、發表意見。

3.會議主持人應確保討論充分、民主，同時控制好會議時間，避免議題拖延。

四、會議決策

1.會議討論結束后，主持人應對議題進行總結，明確決策結果。

2.對于重大決策事項，應進行表決，表決結果需超過參會人員的半數同意方可通過。

3.會議決策結果應及時記錄，并由會議紀要負責人整理會議紀要。

五、會議紀要整理與發布

1.會議紀要負責人應在會議結束后3個工作日內完成會議紀要的整理。

2.會議紀要應包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結果等內容。

3.會議紀要需經會議主持人審核后，發送給參會人員，并抄送相關部門。

六、會議跟蹤與落實

1.各部門應根據會議紀要中的決策內容，制定具體實施方案，明確責任人、完成時限等。

2.會議組織部門負責對會議決策的落實情況進行跟蹤，及時了解進展，協調解決問題。

3.對于未按期完成的議題，會議組織部門應督促相關部門加快進度，確保會議決策的落實。

本章節詳細闡述了會議流程的各個階段，從會議籌備、議程設置、會議召開、決策、紀要整理與發布，到會議跟蹤與落實，旨在確保會議的高效、有序進行。后續章節將繼續對會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規定等方面進行論述。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發布

1.會議紀要完成后，應由會議主持人進行審核，確保紀要內容準確、完整。

2.審核通過的會議紀要應及時發布，并明確要求各部門按照紀要內容執行。

3.會議紀要發布后，應通過公司內部通訊系統或公告欄等方式，確保所有相關人員均能查閱。

二、責任分解與任務分配

1.各部門應根據會議紀要中的決策內容，將任務分解到具體責任人。

2.任務分配應明確工作目標、完成標準、時間節點和驗收流程。

3.責任人應主動承擔起任務，確保按時按質完成。

三、執行進度監控

1.會議組織部門應建立會議決策執行進度監控機制，定期跟蹤各項工作進展。

2.進度監控應包括但不限于現場檢查、報告審查、進度更新會議等方式。

3.對于執行過程中出現的問題，應及時協調相關部門解決，確保工作順利進行。

四、問題反饋與處理

1.各責任人在執行過程中遇到問題，應及時向會議組織部門反饋。

2.會議組織部門應對反饋問題進行分類、評估，并提出解決方案。

3.對于重大問題，應及時上報公司領導，尋求支持與指導。

五、會議決策落實評估

1.會議決策執行完畢后，會議組織部門應組織相關部門對執行情況進行評估。

2.評估內容包括決策落實效果、問題解決情況、改進措施等。

3.評估結果作為各部門工作績效考核的依據之一，促進會議決策的貫徹落實。

六、持續改進與優化

1.會議組織部門應定期總結會議紀要跟蹤落實的經驗教訓，查找不足，不斷優化工作流程。

2.針對存在的問題，制定相應的改進措施，提高會議決策執行效率。

3.通過持續改進，提升公司整體管理水平，確保會議決策的有效性和執行力。

本章重點闡述了會議紀要的跟蹤落實工作，從審批發布、責任分解、進度監控、問題反饋、落實評估和持續改進等方面，旨在強化會議決策的執行力度，確保公司各項工作的高效推進。后續章節將對會議室管理規定進行論述。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門需提前向行政管理部門提交會議室申請。

2.申請內容包括會議時間、會議主題、參會人數、所需設備等。

3.行政管理部門根據申請情況進行統籌安排，確保會議室資源合理分配。

二、會議室使用規范

1.會議室內應保持安靜、整潔，嚴禁吸煙、進食。

2.會議期間，參會人員應關閉手機或調至靜音狀態，避免影響會議進行。

3.會議室內設備使用完畢后，應恢復原狀，關閉電源，確保設備安全。

三、會議室設備管理

1.行政管理部門負責會議室設備的日常維護、保養，確保設備正常運行。

2.各部門在使用會議室設備時，應遵循操作規程，不得隨意損壞或私自帶走設備。

3.如發現設備故障，應及時向行政管理部門報修，以便盡快修復。

四、會議室環境衛生

1.行政管理部門負責會議室的清潔工作，確保會議室內環境衛生。

2.會議結束后，參會人員應將產生的垃圾帶走，保持會議室整潔。

3.定期對會議室進行消毒、通風，為參會人員提供良好的會議環境。

五、會議室安全管理

1.會議室應安裝消防設施，并定期檢查，確保安全。

2.會議期間，參會人員應遵守安全規定，不得在會議室內存放易燃、易爆等危險物品。

3.行政管理部門應定期對會議室進行安全巡查，排除安全隱患。

六、會議室資源優化

1.行政管理部門應定期評估會議室使用情況，合理調整會議室布局和設備配置。

2.鼓勵采用視頻會議等現代化手段，提高會議室使用效率，節約成本。

3.通過優化會議室資源，為公司各類會議提供高效、便捷的服務。

本章主要闡述了會議室管理規定，包括會議室預訂、使用規范、設備管理、環境衛生、安全管理和資源優化等方面，旨在為公司各類會議提供良好的硬件環境和服務保障。后續章節將為附則部分。

第五章附則

一、本管理制度自發布之日起施行，原有相關規定與本管理制度不符的，以本管理制度為準。

二、本管理制度的解釋權歸公司行政管理部門所有。

三、各部門可根據本管理制度，結