指揮部會議管理制度第一章總則

為了加強指揮部會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學性、民主性和權威性，根據相關法律法規及指揮部工作實際，特制定本制度。

一、會議宗旨

1.會議旨在加強指揮部內部溝通與協作，研究解決工作中存在的問題，部署安排重要工作任務，推動指揮部決策部署的貫徹落實。

2.會議應堅持民主集中制原則，充分發揚民主，確保決策的科學性、合理性和有效性。

二、會議類型

1.常規會議：定期召開，研究指揮部日常工作，部署階段性任務。

2.專題會議：根據工作需要，針對特定事項或問題進行研究討論。

3.緊急會議：遇有重大突發事件或緊急情況時，立即召開。

4.總結會議：定期對指揮部工作進行總結，分析問題，提出改進措施。

三、參會人員

1.指揮部全體成員。

2.邀請相關單位或部門負責人參加。

3.特殊情況，可邀請專家、學者或外部人員參加。

四、會議組織

1.會議由指揮部領導負責組織，指定專人擔任會議主持人。

2.會務工作由指揮部辦公室負責，包括會議通知、會場布置、資料準備、會議記錄等。

3.會議通知應提前發送，明確會議時間、地點、議程等內容。

五、會議紀律

1.參會人員應按時參加，不得無故缺席、遲到或早退。

2.會議期間，參會人員應保持手機靜音，不得隨意離場。

3.會議內容應嚴格保密，未經允許，不得泄露。

4.會議結束后，參會人員應按照會議紀要要求，認真貫徹落實。

六、本制度自發布之日起實施，未盡事宜，可根據實際情況予以調整。如有與本制度相抵觸的規定，以本制度為準。指揮部成員應嚴格遵守本制度，共同維護會議秩序，提高會議質量。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議主持人根據指揮部工作需要，提前收集議題，明確會議主要討論內容。

2.制定議程：會議主持人根據收集的議題，制定會議議程，并報指揮部領導審批。

3.發送會議通知：會務組根據審批后的議程，提前發送會議通知，確保參會人員了解會議時間、地點和議程。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前簽到，會務組負責統計參會人員。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議議程。

3.專題匯報：涉及專題匯報的會議，相關責任人應提前準備匯報材料，并在會議中進行匯報。

4.討論與決策：參會人員圍繞議題展開討論，提出建議和意見，會議主持人引導討論，確保會議高效進行。

5.形成決策：會議主持人根據討論情況，總結各方意見，形成決策。

三、會議記錄

1.會務組指定專人負責會議記錄，確保記錄準確、完整。

2.會議記錄應包括：會議時間、地點、主持人、參會人員、討論議題、主要觀點、決策結果等。

3.會議記錄應在會議結束后及時整理，并由會議主持人審閱簽字。

四、會議通報

1.會務組根據會議記錄，整理會議紀要，并在規定時間內發送給參會人員。

2.會議紀要應包括：會議基本情況、討論議題、決策結果、工作部署、責任人和完成時限等。

3.會議紀要作為工作依據，相關責任人應認真貫徹執行。

五、會議評估

1.會務組在會議結束后，組織對會議效果的評估，收集參會人員的意見和建議。

2.會議評估結果作為改進會議管理的依據，會務組應認真分析，制定改進措施。

六、會議歸檔

1.會務組負責將會議紀要、會議記錄等相關資料進行歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應按照規定保存期限進行保存，確保資料的安全和完整性。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、任務分解與責任落實

1.會議紀要中明確的任務應進行分解，明確責任部門和個人，確保每一項任務都有人負責。

2.責任人應在會議紀要發放后的規定時間內，確認任務要求和完成時限，如有疑問應及時溝通解決。

二、執行監控

1.會務組應建立會議決策執行監控機制，對會議紀要中明確的任務進行跟蹤監督。

2.責任人應定期向會務組報告任務進展情況，會務組匯總后向指揮部領導報告。

三、進度評估與調整

1.會務組應根據責任人的報告和實際進展情況，對任務的完成情況進行評估。

2.對于進度滯后或執行中遇到問題的任務，應分析原因，及時調整工作計劃，并提出解決方案。

四、反饋與溝通

1.會務組應定期收集責任人對會議決策執行的反饋意見，及時了解執行過程中的問題和困難。

2.會務組應建立有效的溝通機制，確保指揮部領導與執行責任人之間的信息暢通。

五、結果審核與公示

1.任務完成后，責任人應提交工作成果報告，會務組負責組織審核。

2.審核通過的工作成果應在指揮部內部進行公示，接受全體成員的監督。

六、獎懲機制

1.對于按期完成且質量較高的任務，應給予責任人相應的表彰和獎勵。

2.對于未按期完成或完成質量不高的任務，應視情況對責任人進行提醒、通報批評或其他紀律處分。

七、持續改進

1.會務組應定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行總結，分析存在的問題，提出改進措施。

2.指揮部應將會議紀要的跟蹤落實情況作為工作考核的重要內容，促進工作質量的持續提升。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂

1.會議室使用實行預訂制度，各部門或個人需提前向會務組提交會議室預訂申請。

2.會務組根據申請的會議時間、參會人數和會議室使用情況，統籌安排會議室。

3.預訂會議室時，需明確會議主題、參會人員、會議時間等信息。

二、會議室布置

1.會務組應根據會議類型和參會人數，提前布置會議室，確保座椅、音響、投影等設備齊全并正常使用。

2.會議室布置應簡潔大方，符合會議主題和氛圍。

三、會議室設備管理

1.會議室設備應由專人負責維護和管理，確保設備狀態良好。

2.使用會議室時，責任人應檢查設備是否正常，發現問題及時報修。

3.會議結束后，責任人應確保設備關閉，避免長時間待機消耗能源。

四、會議室環境衛生

1.會務組應定期對會議室進行清潔和消毒，保持室內環境整潔衛生。

2.會議室嚴禁吸煙、進食，參會人員應保持良好的衛生習慣。

五、會議室安全

1.會務組應確保會議室消防設施齊全、安全通道暢通，定期進行安全檢查。

2.會議期間，參會人員應遵守安全規定，如遇緊急情況，聽從指揮，迅速疏散。

六、會議室使用規范

1.會議室使用應遵循高效、節約原則，合理安排會議時間，避免長時間占用會議室資源。

2.會議結束后，責任人應組織參會人員盡快離開會議室，以免影響后續會議的召開。

七、會議室費用管理

1.會議室使用過程中產生的費用，如設備租賃、耗材消耗等，應由使用部門承擔。

2.會務組應定期統計會議室使用情況，合理分攤費用，并向指揮部領導報