學(xué)校物資采購管理制度第一章總則第一條、根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》及海寧市財(cái)政局有關(guān)政府采購文件精神，參照國有企業(yè)物資采購的相關(guān)管理制度，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制定物資采購管理制度。第二章物資采購范圍第二條、本制度規(guī)定了學(xué)校物資計(jì)劃管理，采購過程管理，運(yùn)輸、物資交接、驗(yàn)收，采購物資文件資料管理及物資采購監(jiān)督等的要求。第三條、本制度適用于學(xué)校工程物資、項(xiàng)目物資、教育、教學(xué)、實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)物資設(shè)備以及備品備件、辦公用品、生活用品、消耗品的采購從計(jì)劃安排到采購、交接、運(yùn)輸、驗(yàn)收等全過程的管理。第三章物資采購管理內(nèi)容第四條、物資采購基本原則1、物資的采購管理，結(jié)合學(xué)校相關(guān)部門物資采購實(shí)際情況，按精簡高效的原則進(jìn)行組織和管理。2、物資的采購管理，執(zhí)行市財(cái)政局對政府采購相關(guān)規(guī)定和學(xué)校其他的有關(guān)規(guī)定和要求。第五條、物資采購計(jì)劃管理1、物資采購計(jì)劃管理的內(nèi)容（1）物資計(jì)劃管理主要包括核實(shí)物資需要，落實(shí)供貨資源，經(jīng)過綜合平衡，組織物資采購、運(yùn)輸、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的有關(guān)計(jì)劃的編制、執(zhí)行、檢查。（2）主要物資采購計(jì)劃、基建項(xiàng)目計(jì)劃等。2、編制物資計(jì)劃的原則、要求和依據(jù)（1）嚴(yán)格執(zhí)行國家的方針、政策及上級的有關(guān)規(guī)定。（2）質(zhì)量、效益優(yōu)先的原則。（3）堅(jiān)持計(jì)劃的嚴(yán)肅性與靈活性相結(jié)合。（4）統(tǒng)籌兼顧的原則。第四章編制物資計(jì)劃的要求第六條、編制物資計(jì)劃要做到系統(tǒng)性、全面性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、連續(xù)性和協(xié)調(diào)性。第七條、編制物資計(jì)劃的主要依據(jù)為：1、項(xiàng)目任務(wù)量。即根據(jù)批準(zhǔn)的項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃確定的項(xiàng)目工作量及建設(shè)進(jìn)度進(jìn)行編制。2、項(xiàng)目物資需用量。3、教育、教學(xué)、安全、消防和維修的需求。4、資源量。已落實(shí)的供貨資源或訂貨量、庫存量等資源。5、合理的庫存要求。第五章物資計(jì)劃的編制第八條、物資采購計(jì)劃按年編制，編制內(nèi)容分為物資采購計(jì)劃、資金計(jì)劃；第九條、物資采購計(jì)劃：學(xué)校項(xiàng)目物資需用計(jì)劃由各相關(guān)處室根據(jù)基建、教育、教學(xué)（包括實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)）、安全、消防和維修需要，按照不同項(xiàng)目、物資類別分別編制單項(xiàng)項(xiàng)目物資需用計(jì)劃。第十條、年度采購計(jì)劃由各相關(guān)職能處室會同計(jì)劃財(cái)務(wù)處根據(jù)實(shí)際需求情況提出。第十一條、物資采購計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，它是物資供應(yīng)最基礎(chǔ)的資料。物資采購計(jì)劃編制時(shí)應(yīng)有以下要求：1、項(xiàng)目物資采購計(jì)劃內(nèi)容包括項(xiàng)目名稱、物資名稱、規(guī)格型號、技術(shù)要求、數(shù)量等。2、其他物資采購計(jì)劃應(yīng)按類別注明物資名稱、規(guī)格型號（或圖號、等級、標(biāo)準(zhǔn)版本號）、用途、數(shù)量等。3、物資采購計(jì)劃應(yīng)注明填報(bào)部門、填報(bào)人、申報(bào)日期及需要日期。第十二條、資金計(jì)劃：在采購計(jì)劃等編制完成后，由各相關(guān)職能處室會同計(jì)財(cái)處綜合考慮有關(guān)運(yùn)輸、代理、倉儲等費(fèi)用，編制年度物資采購資金計(jì)劃。第十三條、計(jì)劃編制的時(shí)間要求：1、物資采購年計(jì)劃應(yīng)在每年12月5日前編制完成；2、資金年計(jì)劃應(yīng)在每年12月15日前編制完成；第六章年度物資需求計(jì)劃的審批程序第十四條、各處室在編制物資需求計(jì)劃時(shí)，必須以工作計(jì)劃和有關(guān)物資消耗定額為依據(jù)，使編制的物資需求計(jì)劃盡量接近實(shí)際。第十五條、有關(guān)教育、教學(xué)等項(xiàng)目的年度物資需求計(jì)劃由教務(wù)處、學(xué)工處各自編報(bào)，有關(guān)基建項(xiàng)目的年度物資計(jì)劃由總務(wù)處編報(bào)。第十六條、年度物資采購計(jì)劃編制后需求經(jīng)分管校長審核，在當(dāng)年的十一月底報(bào)財(cái)務(wù)部門平衡，校長辦公會議會審后轉(zhuǎn)計(jì)劃財(cái)務(wù)處編制年度采購計(jì)劃。第十七條：年度物資需求計(jì)劃的編報(bào)審批流程圖：分管領(lǐng)導(dǎo)審核職能分管領(lǐng)導(dǎo)審核職能處室編報(bào)教育教學(xué)、安全、消防等項(xiàng)目的年度物資計(jì)劃校長辦公會議審議校，校長審批權(quán)。校長辦公會議審議校，校長審批權(quán)。計(jì)劃財(cái)務(wù)處平衡總務(wù)處編報(bào)有關(guān)的年度物資計(jì)劃計(jì)劃財(cái)務(wù)處編報(bào)有關(guān)基建項(xiàng)目的年度物資計(jì)劃計(jì)劃財(cái)務(wù)處編報(bào)有關(guān)基建項(xiàng)目的年度物資計(jì)劃列入年度計(jì)劃列入年度計(jì)劃第十八條、年度需求物資計(jì)劃編制內(nèi)容1、日常辦公用品。2、日常維修用品（專業(yè)設(shè)備除外）。3、教育教學(xué)、安全、消防設(shè)備。4、辦公家具：桌椅、文件柜、保險(xiǎn)柜等。5、辦公設(shè)備及交通工具：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、硬盤、汽車等。6、工程建設(shè)項(xiàng)目。第七章物資采購計(jì)劃的執(zhí)行第十九條、物資計(jì)劃經(jīng)審批后，由學(xué)校采購、驗(yàn)收、監(jiān)督三小組聯(lián)動組織實(shí)施，嚴(yán)格執(zhí)行。分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)各項(xiàng)計(jì)劃的定期檢查和落實(shí)，確保計(jì)劃任務(wù)的完成。第二十條、因項(xiàng)目任務(wù)的變更，造成需用量的增減，由責(zé)任部門的書面資料及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，編制調(diào)整計(jì)劃，并按相應(yīng)程序?qū)徟５诙粭l、因設(shè)計(jì)變更，總務(wù)處應(yīng)根據(jù)設(shè)計(jì)變更單對原編制的物資計(jì)劃及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，以保證物資供應(yīng)準(zhǔn)確。第二十二條、物資采購管理主要內(nèi)容有：實(shí)施物資采購計(jì)劃、組織市場調(diào)查及進(jìn)行技術(shù)交流、詢價(jià)比價(jià)，對供應(yīng)商進(jìn)行選擇評價(jià)，組織采購招標(biāo)、合同談判與簽訂購貨（服務(wù)）合同、催交催運(yùn)等。第二十三條、物資采購必須遵照準(zhǔn)確及時(shí)、保質(zhì)保量、經(jīng)濟(jì)合理的原則。第二十四條、物資采購過程的前期工作1、對采購計(jì)劃進(jìn)一步核實(shí)和細(xì)化。落實(shí)計(jì)劃有無變更、技術(shù)條件有無修改、是否進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整、交貨時(shí)間地點(diǎn)的詳細(xì)要求。2、做好市場調(diào)查，建立需用主要物資生產(chǎn)廠商信息檔案，掌握市場物資行情。3、根據(jù)物資需用特點(diǎn)和要求，物資采購小組應(yīng)多渠道、廣范圍收集供貨廠商的資料，主要包括貨源的分布、生產(chǎn)供貨能力、價(jià)格等。4、物資采購小組必要時(shí)應(yīng)與主要廠商進(jìn)行技術(shù)交流或進(jìn)行實(shí)地考察，進(jìn)一步掌握生產(chǎn)廠商的技術(shù)、質(zhì)量狀況及新產(chǎn)品開發(fā)應(yīng)用發(fā)展動向，必要時(shí)應(yīng)簽訂技術(shù)確認(rèn)書。5、對供貨廠商進(jìn)行資格預(yù)審。通過市場調(diào)查和技術(shù)交流，采購小組要組織對供貨廠商進(jìn)行資格預(yù)審，審查內(nèi)容主要應(yīng)包括企業(yè)的資質(zhì)、業(yè)績、質(zhì)量體系、生產(chǎn)能力、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等，提報(bào)綜合評價(jià)報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，列入預(yù)審合格廠商名單。只有經(jīng)過資格預(yù)審的廠商，才能參與項(xiàng)目物資采購招標(biāo)的投標(biāo)。第八章物資采購方式第二十五條、物資采購方式有招標(biāo)采購、評價(jià)采購、談判采購、自行采購、委托采購、其他采購六種。1、招標(biāo)采購。（一）施工單項(xiàng)合同估算價(jià)在50萬元（裝飾裝修、地基基礎(chǔ)在20萬元，園林、綠化在30萬元）人民幣以上(下同)（含）或建筑面積在1000平方米以上（含）的；（二）重要設(shè)備、材料等貨物采購，單項(xiàng)合同估算在30萬元以上（含）的；（三）勘察、監(jiān)理等服務(wù)性采購，單項(xiàng)合同估算20萬元以上（含）的（國外采購按相應(yīng)匯率計(jì)算），應(yīng)以招標(biāo)方式進(jìn)行采購。物資采購招標(biāo)具體要求根據(jù)市財(cái)政局對政府采購相關(guān)規(guī)定流程，啟動學(xué)校采購、驗(yàn)收、監(jiān)督小組及中介機(jī)構(gòu)聯(lián)動執(zhí)行。2、評價(jià)采購。在招標(biāo)采購范圍規(guī)定以外的A(貨物類)、B（工程類）類物資，應(yīng)在合格供應(yīng)商處采購。對合格供應(yīng)商應(yīng)通過調(diào)查、評價(jià)、審批后產(chǎn)生，具體控制按《物資采購控制程序》執(zhí)行。3、談判采購。在招標(biāo)采購范圍規(guī)定以外的物資，采購計(jì)劃經(jīng)審批后，由采購小組直接向有關(guān)供貨廠商詢價(jià)，進(jìn)行貨比三家，做好必要的記錄，按性價(jià)比及服務(wù)質(zhì)量談判采購。一次性采購金額在壹萬元以上的物資必須實(shí)行詢價(jià)比選的采購方式，必要時(shí)其他采購也可實(shí)施簡易詢價(jià)。4、自行采購。非重要物資另星采購。5、委托采購。進(jìn)口物資或其它小量物資采購，學(xué)校與代理商簽定委托采購代理協(xié)議，明確雙方的職責(zé)和義務(wù)，委托代理商采購。具體要求按物資采購委托代理協(xié)議執(zhí)行。6、其他采購。其他采購按以下情況控制：⑴在特殊或緊急狀態(tài)下，部分急用物資來不及按正常程序采購，可先由物資采購小組迅速組織采購，事后按相關(guān)要求補(bǔ)辦手續(xù)。⑵一些專用備件及消耗品采取與經(jīng)銷商簽訂年度采購合同的方式購置。⑶零星急用物品由使用部門自行采購，同時(shí)向采購小組補(bǔ)報(bào)采購計(jì)劃。第九章物資采購的實(shí)施第二十六條、按招標(biāo)方式進(jìn)行采購的物資，授標(biāo)后物資采購小組應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)組織相關(guān)部門與中標(biāo)人進(jìn)行合同談判，進(jìn)一步明確合同的商務(wù)、技術(shù)內(nèi)容，擬定合同條款。第二十七條、經(jīng)談判達(dá)成的合同協(xié)議條款，按合同管理程序報(bào)學(xué)校有關(guān)部門會審，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可簽訂正式合同文件。第二十八條、商務(wù)部分、技術(shù)部分應(yīng)分別由授權(quán)委托人在合同上簽字。第二十九條、進(jìn)口物資在招標(biāo)完成，發(fā)出中標(biāo)通知書后，計(jì)劃財(cái)務(wù)處應(yīng)按中標(biāo)通知要求向代理商下達(dá)訂貨委托書，訂貨委托書是對中標(biāo)通知書進(jìn)一步說明和細(xì)化，訂貨委托書由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，由代理商負(fù)責(zé)按訂貨委托書、招標(biāo)文件要求與中標(biāo)人進(jìn)行談判，合同內(nèi)容必須符合業(yè)主的要求，必要時(shí)業(yè)主有關(guān)部門應(yīng)參與談判，代理商應(yīng)將合同談判結(jié)果報(bào)業(yè)主確認(rèn)后方可簽定合同。第三十條、招標(biāo)采購物資由物資采購小組組織合同談判，并按合同審批程序報(bào)批后簽訂采購合同。第三十一條、物資采購合同簽定后，為了保證合同的正常履行，必須加強(qiáng)催交催運(yùn)工作，以確保訂購的物資及時(shí)交貨，滿足項(xiàng)目需用。第三十二條、催交催運(yùn)由合同簽訂處室負(fù)責(zé)管理，其他相關(guān)處室協(xié)助配合。第三十三條、總務(wù)處根據(jù)訂貨合同情況應(yīng)全面掌握各生產(chǎn)廠生產(chǎn)及交貨進(jìn)度，協(xié)助責(zé)任處室組織物資的催交催運(yùn)，對重點(diǎn)生產(chǎn)廠家應(yīng)派駐催交人員，隨時(shí)掌握生產(chǎn)及發(fā)貨動態(tài)，及時(shí)反饋信息。第三十四條、必要時(shí)派出駐廠監(jiān)造人員，該人員作為業(yè)主的代表，應(yīng)有相應(yīng)的義務(wù)及時(shí)提報(bào)生產(chǎn)廠的生產(chǎn)及交貨進(jìn)度情況，并采取適當(dāng)?shù)拇胧┐叽倨浒雌诩皶r(shí)交貨。第十章物資采購合同的管理第三十五條、采購小組設(shè)專人負(fù)責(zé)合同的管理。合同管理人員應(yīng)詳細(xì)核對合同的物資名稱、規(guī)格型號、材質(zhì)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求等是否準(zhǔn)確無誤。第三十六條、采購合同應(yīng)分類管理，裝訂成冊。合同的原件按規(guī)定存檔。根據(jù)需要合同管理人員應(yīng)將合同復(fù)印件提供給計(jì)劃財(cái)務(wù)處及總務(wù)處。第三十七條、建立合同管理臺賬，及時(shí)登記合同的執(zhí)行情況。主要包括到貨、驗(yàn)收入庫情況、實(shí)收量、承付情況、損壞索賠情況。合同管理人員應(yīng)定期編制合同執(zhí)行情況表提供給有關(guān)部門及采購業(yè)務(wù)人員。第三十八條、因買方原因需對數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)條件等進(jìn)行部分變更時(shí)，采購小組應(yīng)有書面的變更依據(jù)，并及時(shí)與供方協(xié)商，簽署變更協(xié)議。涉及合同重要條款變更時(shí)必須履行相應(yīng)的審批手續(xù)。第十章采購物資交接驗(yàn)收第三十九條、供貨廠商的發(fā)貨依據(jù)為訂貨合同及相應(yīng)的調(diào)撥通知單。第四十條、物資交接程序，采購物資到貨后，物資驗(yàn)收小組應(yīng)先初步驗(yàn)證貨物準(zhǔn)確性，然后由總務(wù)處及時(shí)組織人員進(jìn)行卸貨，在物資卸貨完成后，供貨方(代理人)驗(yàn)收小組同時(shí)對所到貨物逐項(xiàng)逐件核實(shí)名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等，雙方認(rèn)真做好物資交接記錄。第四十一條、驗(yàn)收程序驗(yàn)收小組在物資到貨后應(yīng)對供貨方提供的質(zhì)量證明資料等進(jìn)行查驗(yàn)，確保資料齊全并符合要求。第四十二條、驗(yàn)收小組在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)依據(jù)供貨方提供的質(zhì)量證明資料及發(fā)貨清單對實(shí)物進(jìn)行檢驗(yàn)，并按規(guī)定做好物資檢驗(yàn)記錄。第四十三條、必要時(shí)需對到貨物資進(jìn)行理化性能復(fù)檢的，由總務(wù)處按規(guī)定要求進(jìn)行取樣，及時(shí)送到有關(guān)具有相應(yīng)資質(zhì)的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)并取得檢驗(yàn)報(bào)告。第四十四條、經(jīng)驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)填寫“物資驗(yàn)收確認(rèn)單”并簽字確認(rèn)，根據(jù)需要在驗(yàn)收時(shí)須由收貨方外的第三方進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，第三方檢驗(yàn)人員應(yīng)