檔案館檔案數字化加工項目

技術方案【完整版】

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XXX檔案館

檔案數字化加工工程

實施方案

XX信息

XX年義月

目錄

第一章工程概述...................................................................4

第一節單位簡介.................................................................4

第二節工程需求分析.............................................................4

1.2.1檔案掃描內容及數量（現場調研）............................................4

1.2.2掃描工作環節與質量要求.....................................................4

1.2.3驗收要求....................................................................6

1.2.4平安要求.................................................................................................................................7

第二章工程準備...................................................................7

第一節設施配套情況.............................................................7

第二節擬派人員明細.............................................................9

第三節組織管理結構.............................................................9

第四節工作進度方案............................................................11

第五節相關標準標準............................................................12

第三章工程實施..................................................................14

第一節總體實施原那么..........................................................14

第二節歷史檔案掃描的工作流程方案..............................................15

3.2.1分組實施方案...............................................................15

3.2.2總體流程...................................................................15

3.2.3實施流程...................................................................17

3.2.4主要環節實施標準..........................................................33

第三節圖像處理方案............................................................34

3.3.1圖像標準化處理.............................................................34

3.3.2特殊圖像的處理.............................................................35

第四節特殊紙張處理方案........................................................36

第五節圖像數據掛接方案........................................................37

第六節檔案編碼方案............................................................37

第七節文件存儲方案............................................................38

第八節數據備份方案............................................................38

第四章質量控制方案..............................................................40

第一節質量控制目標............................................................40

第二節質量保障方案............................................................40

第三節質量保障方案............................................................40

第四節質量控制流程............................................................42

第五節質量保障措施............................................................42

第五章工程平安保障..............................................................45

第一節現場管理制度............................................................45

5.1.1員工紀律準那么............................................................45

5.1.2考勤管理制度..............................................................46

5.1.3物品管理制度..............................................................46

5.1.4衛生管理制度..............................................................46

5.1.5休息管理制度..............................................................47

5.1.6操作管理制度..............................................................47

5.1.7檔案保護制度..............................................................47

5.1.8檔案保密制度..............................................................47

5.1.9崗位考核制度......................................................................................................................48

第二節工程保障措施............................................................49

5.2.1培訓保障措施.......................................................................................................................49

5.2.2人員保障措施.......................................................................................................................49

5.2.3產量保障措施.......................................................................................................................50

5.2.4質量保障措施.......................................................................................................................50

5.2.5設備保障措施.......................................................................................................................50

第三節保密管理方案............................................................51

5.3.1保密管理原那么...................................................................................................................51

5.3.2組織機構與工作職責...........................................................................................................51

5.3.3人員管理...............................................................................................................................52

5.3.4保密載體管理.......................................................................................................................53

5.3.5保密場所與設備管理..........................................................................................................54

5.3.6保密工程管理.......................................................................................................................55

5.3.7泄密事件處理.......................................................................................................................55

5.3.8保密紀律...............................................................................................................................56

第四節平安管理方案............................................................57

5.4.1平安管理原那么...................................................................................................................57

5.4.2現場平安管理.......................................................................................................................58

5.4.3人員平安管理....................................................................................................................59

5.4.4設備平安管理....................................................................................................................59

5.4.5檔案平安管理....................................................................................................................59

5.4.6信息平安措施....................................................................................................................60

5.4.7工程應急方案....................................................................................................................60

第六章工程驗收、測試方案........................................................61

第七章售后效勞..................................................................62

第一節效勞支持概述............................................................62

第二節客戶效勞部簡介..........................................................62

第三節效勞請求流程............................................................62

第四節效勞承諾................................................................64

7.4.1免費效勞內容........................................................................................................................64

7.4.2免費效勞形式.......................................................................................................................64

7.4.3免費效勞期限.......................................................................................................................64

7.4.4質量保證期限.......................................................................................................................64

74.5效..............................................................勞響應時間..65

7.4.6解決問題時間.......................................................................................................................65

7.4.7免費效勞期后.......................................................................................................................65

第五節效勞評估方法............................................................65

7.5.1效勞完成情況評估...............................................................................................................65

7.5.2用戶滿意度評估...................................................................................................................65

7.5.3效勞工程師評估（個人）...................................................................................................66

7.5.4效勞工程師評估（團隊）...................................................................................................66

附錄XX簡介....................................................................68

第一節公司概況................................................................68

第二節公司主要業務領域........................................................69

第三節近年局部重點工程........................................................69

第四節工程優勢................................................................69

第五節相關工程經驗............................................................70

第一章工程概述

第一節單位簡介

檔案數字化是數字檔案館最根底的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工

成數字檔案形式，就可通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子

檔案。為了迎接檔案館信息效勞新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強

檔案館業務部門的效勞水平，XXX檔案館決定對館藏紙質檔案、照片進行數字

化加工，建立全文數據庫。

XXX檔案館檔案數字化將根據核心業務要求，通過委托加工形式將館藏紙

質、照片檔案掃描轉換成數字化影像，建立全文數據庫，為檔案館內部管理及面

向客戶效勞提供高效率的全面效勞。

第二節工程需求分析

1.2.1檔案掃描內容及數量（現場調研）

檔案數字化（2001年至2021年間一文一件和文書檔案，有手寫稿、打印稿,

有橫排的、也有豎排的，紙質差異較大，并有極少局部照片、圖紙）。館藏紙質

檔案掃描頁數為約72萬頁（5000盒），均按A4幅面計算；本工程所涉及A3及以

上幅面按比例折算成A4幅面。

1.2.2掃描工作環節與質量要求

檔案掃描工作包括目錄補錄、拆裝整理、掃描與圖像處理、保存格式存儲、

文件目錄與全文的掛接，并確保掃描圖像、掛接的質量，檔案及其檔案信息的平

安。各工作環節要求如下：

1、總那么：嚴格管理，明確責任，落實平安保密管理機制和質量管理機制，

確保檔案原件和數字化檔案信息的平安，確保各環節工作符合質量要求，建立完

整、標準的工作記錄。

2、目錄補錄：掃描文件的目錄，一般由洞橋鎮檔案館提供，對于個別文件需

要補錄目錄的，那么由掃描單位進行補錄。目錄補錄要求，按XXX檔案館所提

供的文件目錄數據庫結構與著錄要求進行。

3、檔案整理：掃描之前，應在保護檔案不受損害的前提下，撤除裝訂物（資

料及檔案內的成冊材料不能拆），按XX義檔案館的要求區分掃描件和非掃描件,

并對折皺不平影響掃描質量的原件先進行相應處理（壓平或熨平等），確保較薄

紙張（如信紙、便箋紙）、破損紙張、底灰較深（如草漿紙、油印紙）、字跡較淺

（如鉛筆字跡）等紙張質地狀況較差的檔案掃描圖像清晰；掃描完成后，撤除過

裝訂物的檔案應按原檔案保管單位重新裝訂，并保持每頁檔案原有的排列順序不

變，案卷不掉頁、右邊和底邊整齊。卷皮破損嚴重的，需要調換卷皮。舊卷皮需

全部交還檔案館。

4、檔案掃描：加工掃描全部檔案文件，包括正稿、附件、草稿、修改稿及輪

閱單等。檔案掃描采用彩色和黑白二種方式。全文字黑白原稿檔案采用（300dpi）

TIFF格式黑白掃描，含彩色內容的檔案、圖紙采用（300dpi）JPG彩色掃描，照

片以原色彩為準用（300dpi）TIFF彩色掃描，均保持原檔方向。最終再轉成PDF

或DJVU格式文件。

掃描時，應根據紙張質地、底色、薄厚程度等因素，設置最正確的掃描明暗

度、比照度設置，保證原始掃描圖像效果與原件吻合。根據檔案幅面的大小和紙

張狀況，選擇相應掃描儀。其中大幅面檔案可采用大幅面工程掃描儀，也可以采

用小幅面掃描后進行圖像拼接處理；同頁有兩個以上文件，需分別掃描后再進行

合頁。為保護檔案原件，掃描單位盡量使用平板掃描儀掃描，對于現代檔案紙張

質量較好適合高速掃描的，必須事先征得檔案館同意，并做好記錄；對資料等成

冊材料不宜拆卷的，必須使用不拆卷掃描儀掃描。掃描時應在?紙質檔案掃描工

作流程表?上認真登記掃描的頁碼和頁數，并核對每份文件的掃描頁碼、頁數與

實際的文件頁碼、頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

5、圖像處理：應對掃描后的圖像進行逐頁糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理

和排列順序調整，保證圖像符合正常的閱讀習慣。圖像偏度不得大于3度，圖像

拼接處信息要完整，不能缺少任何信息。圖像深淺不一時，采用平衡功能，調整

圖像深淺一致。

6、文件存儲：以目錄數據庫內該文件檔號對掃描圖像建立文件夾，并對文件

夾內圖像文件以八位數順序號進行命名（命名標準另附）。數據光盤內文件電子影

像存儲格式為TIFF格式和JPG格式。掃描后的電子文件需要提交硬盤存儲和光

盤存儲做備份之用，對光盤質量標準如下：

光盤片制作兩份，制作成影像存儲格式為單頁或多頁TIFF及JPG的數據光盤

和轉換后的文件（PDF）數據DVD光盤各1份。

同一份文件，不跨越二片DVD片號。

文件影像存于符合標準的光盤片。

光盤外表標示光盤片編號并注明光盤內目錄索引信息。

在光盤片刻錄完成后，與影像系統檔案進行比對一次，以確保檔案資料無遺

漏及正確性。

光盤刻錄人員對于所有光盤片序號進行管理與記錄。

光盤中需自帶簡易查詢、閱覽工具，可以直接使用光盤進行查閱。

7、數據掛接：掃描圖像文件應與目錄數據進行掛接，目錄數據由XX義檔案

館提供。

8、質量自檢：加工單位必須建立嚴格的質量檢測體系，對加工的數據進行自

檢，自檢到達區檔案館數據質量標準的，才能遞交XXX檔案館驗收。

1.2.3驗收要求

1、加工單位數據自檢合格后，遞交XXX檔案館驗收。數據驗收首批以5

萬頁為單位，驗收合格后以16萬頁為單位，分批由加工單位自檢合格后提交。

2、XXX檔案館對加工單位目錄與圖像掛接完畢的數據進行驗收。數據驗

收以抽檢方式進行，抽檢比例為5%,根據XXX檔案館提供的?紙質檔案數字化

加工驗收標準？（標準另附）進行檢查，要求檔號、控制符、數據掛接準確率到

達100%,其他工程合格率到達95%以上（含95%）予以驗收通過，并填寫?紙質檔

案數字化驗收登記表？，做好驗收記錄。抽檢合格率在95%以下，提交驗收數據全

部發回加工單位全面自檢，直至到達驗收要求。

3、檔案實體驗收必須逐卷清點，按檔案數量、文件狀況、卷內文件頁數與

順序、裝訂要求等進行檢查，如發現檔案喪失、損壞、圈劃或涂改等將追究法律

責任；順序錯誤、裝訂不符要求、卷間文件顛倒等作為過失，合格率到達95%以

上（含95跖予以驗收通過。

4、數據驗收合格后，加工單位需刻錄DVD光盤兩份移交給XXX檔案館；

目錄和全文數據要向XXX檔案館數據庫遷移。

1.2.4平安要求

嚴格遵守?保密守那么？及XXX檔案館的有關規定。檔案掃描工作必須在X

XX檔案館指定的場所內進行，確保場所正常秩序和平安。不得遺失、損壞檔案,

如有違法者，將追究法律責任。具體要求：

（-）與工程工作人員簽訂保密協議，加強對工作人員的保密教育。

（-）建立嚴格的保密制度，加強管理，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的

私自復制行為。

（三）不同的工序之間要采取措施，杜絕泄密事故的發生。

（四）掃描加工場地的平安及保密措施，具備保密設施，保證檔案原件的平

安和保密。在工作平臺上建立監管系統，實時監控工作人員的操作過程，統一記

錄保存。

（五）分批驗收進行數據移交時，工作站上的數據必須在省檔案館工作人員

的現場監督下銷毀，同時移交該批次數字化加工的監管系統監控記錄。

（六）不得在工作場所使用與工作無關的任何電器設備。

第二章工程準備

第一節設施配套情況

掃描加工效勞目前大約XX萬頁檔案，我們方案完成加工任務工期為X個月，

方案投入電腦7套、效勞器1套，平板掃描儀3臺、交換機1臺、檔案數字化加

工軟件等，掃描加工日產量定為XX頁/天，預計95個工作日完成72萬掃描加

工任務。其中掃描加工初期二周作為與用戶磨合期，每天平均1000頁，以后逐

步遞增到7600頁。根據XXX檔案館加工現場場地因素及總的加工量，我們方

案安排10個人進行工程實施，其中前處理、拆卷和裝訂復原2個人，掃描3個

人，修圖2人，質檢1人，目錄補錄及索引1人，總檢1人（總檢由工程主管兼）。

工程總體詳細人員、設備配置表:

序設備配置人員配

流程名稱職責

號設備名稱設備數量備

1現場管理效勞器11現場管理，各工序質檢

2整理1掃描前的拆分整理

平板掃描儀3

3檔案掃描3檔案掃描

PC3

4圖像處理PC22圖像處理

5質檢與掛接PC11索引質檢、總檢

6條目著錄PC11條目補錄

7檔案復原1復原掃描后的檔案

交換機1

平板掃描儀3

8小計10設備維護

PC7

效勞器1

投入設備情況一覽表:

序號設備名稱生產廠商及型號性能、功能描述

1交換機TP-link24口1O/1OOM交換機

2平板掃描儀虹光FB600U平板掃描儀，檔案掃描

3PC兼容機Core2.53GHz/lG/技嘉

945GCM/160G/集成顯卡/17"液晶/

光電套件

4效勞器浪潮英信NP35O1*IntelXeonDP2.8GHz/512K

Cache/512MBECCDDR/4*73G

SCSIlOKrpm熱插拔/集成RAID1/

集成100M+1000M雙網卡/效勞器專

用電源/效勞器遠程管理軟件/系統

智能安裝導航軟件

5數字化加工軟件XX義數字化加工信息系數字化加工處理

統

第二節擬派人員明細

姓名工程角色相關工程經驗現任職務

XXX工程總監XXX政府檔案掃描加工工程總監

XX義檔案館數字化加工工程總監

XXX法院數字化加工工程總監

XXX技術經理XXX檔案掃描加工工程技術負責

XXX工程主管

XXX工程經理

XXX工程經理XXX檔案局掃描加工工程工程經理

XXX法院工程經理

XXX商務代表XXX工程商務代表

XXX質量管理XXX工程質量管理員

XXX人力資源經人力資源專員，負責公司數字化加工招聘和

理培訓工作

XXX財務經理擔任財務工作，具有豐富的財務知識和經

驗，負責公司各部門費用方案、核算等

第三節組織管理結構

角色和職責：

XXX檔案館工程組

?工程負責人：

隨時掌握工程實施的進展情況，負責工程實施中需要甲方提供的工程條件及

需配合的資源；

確認實施方案、工程實施總指揮、負責工程驗收、協調、確認等項工作。由

洞橋檔案館將提供本次工程加工的水、電、辦公桌、椅、網絡通信及協助提供加

工人員午餐等后勤支持。

根據調研情況判斷：XXX檔案館需提供10套辦公桌椅用來放電腦及掃描

儀，和前處理拆分、裝訂復原。另外需準備接受檔案掃描加工后的數據存儲設備

（硬盤空間至少800G）,

XXX公司工程組

?工程總監：

負責工程實施過程中與甲方的總體協調工作，作為乙方負責整個工程的決策

者，負責制定實施這一工程的策略和目標，調配各方人力，明確各方職責和權力，

監控整個工程的實施過程。

?工程經理：

負責調配工程組成員工作：任務的分配和指導，總體及各階段進度的控制，

對工程組內部的技術分歧有權給出定論，并承當由此而產生的責任。制定

工程方案，核查、監督工程方案的執行情況，進行工程的質量和風險管理。

對工程總監負責。

商務代表：

負責XXX檔案館跟XXX公司的商務事宜。

?人力資源組：

負責工程人員的招聘和培訓。

?技術支持組：

負責加工軟件的應用性新需求分析及軟件開發及升級工作；負責制定工程

組各環節技術標準及指導工作；負責與檔案館指導人員溝通協商特殊紙張

處理方法。

?質量管理組：

負責對掃描管理標準的制定并監督執行。

?各生產線：

以平板掃描儀為中心設立生產線，一個生產線兩臺掃描儀，同時每一生產

線各需要以下人員：

1.整理裝訂人員

負責檔案實體的交接，以及之后的拆封、著錄、整理、裝訂工作，并

且核對案卷及卷內目錄信息，將發現的錯誤反響檔案館相關人員進行

修正。

2.掃描人員

負責掃描時候的監控，包括漏掃、多掃等的檢查及圖像質量的監控。

3.影像處理人員

負責圖像處理，包括去黑邊、黑線、黑點、擺正等圖像優化工作。并

且對影像掃描不合格的圖像返回給掃描人員重掃。

4.索引掛接人員

負責圖像處理，負責將掃描影像的關鍵信息添加到相應的對話框中，

并且對不合格的圖像返回給影像處理人員重新處理。

5.質檢人員

負責對所在生產線整個過程的質量檢查。

?檔案管理人員：

負責工程組內周轉庫房檔案的保管和分類，檔案交接及協助案卷的工程組

內調配等。

?維護人員：

負責掃描儀等設備的維護。

?總檢人員：

協助工程經理對掃描現場檔案掃描質量、索引的正確性進行抽檢和監督。

第四節工作進度方案

根據工程進度要求和工作量，可以得到如下工程里程碑方案:

工作步驟工作內容完成時間備注

1、確定工程實施方案書XX年X月又日前完成工程現場生產環

工程準備和籌2、掃描加工的場地及工作環義義年X月X日前完成境前期準備工作

劃工作境確實定

乂乂年乂月乂日前完成

3、設備、人員到位

XX年義月義日前完成

4、操作人員的培訓

掃描軟件需求1、掃描需求分析數字化加工應用

分析和變更2、掃描軟件定制乂乂年乂月乂日前完成軟件定制及測試

3、掃描軟件測試完成

工程試運行1、影像標準確定XX年X月義日至義義與客戶確定詳細

年X月X日數字化處理標準

工程正式運行1、批量掃描XX年義月X日至義X工程正式啟動批

年X月X日量掃描

工程正常運作1.按照小批量高頻率流轉XX年X月X日至義X按每日X萬頁加

加工模式運作

年義月義日工量，X萬加工

2.每日按方案提供完工成

量應于X月下旬

品，每周完成約4萬驗收

完成。

量。

3.每日將通過驗收的加工

成品實時刻盤備份提交

工程收尾1、工程收尾工作（磁盤清理、X義年義月X日至義X

數據整理等）年義月義日

工程驗收1、雙方共同對工程進行總體X義年X月X日至XX將所有電子影像

驗收及總結，由貴館出示驗收年義月義日導入檔案管理系

報告統

第五節相關標準標準

＞檔案管理主要法規:

■?中華人民共和國檔案法？

■?中華人民共和國檔案法實施方法?

業務標準與標準：

■?檔案分類標引規那么GB/T15418-94?

■?檔案著錄規那么DA/T18-1999?

■?歸檔文件整理規那么DA/T22-2000?

■?紙質檔案數字化技術標準DA/T31-2005?

■?檔案修裱技術標準DA/T-2000?

第三章工程實施

第一節總體實施原那么

xXX檔案館本次掃描加工是館藏約5千卷檔案,為了加快檔案信息化開展,

促進館藏檔案信息的廣泛利用，我司將從技術工藝、過程監管、質量控制、進度

保障、平安生產和信息保密等多方面進行規劃和資源配置，全方位保障各項實施

工作的良性開展以及整體工程的順利完成。

我方的總體實施原那么如下：

1、詳細規劃、細致安排，將每項工作任務、每個工作環節都想到、做好，

無遺漏、無過失；

2、設立完善的工程管理體系和保障體系，為應對多方面、未知的情況做好

準備工作；

3、加強人員審查和員工管理工作，制訂并執行高效的平安管理制度和保密

制度，杜絕各類問題事故的發生，確保工程的平安實施；

4、對紙質檔案數字化的各個環節建立起完整、標準的記錄。并使用加工流

水表單詳細記錄加工過程及相關問題。

5、增加管理人員的投入，增強現場的監管力度，明確監管措施落實到位；

6、集中優勢資源，從資金、技術、人員、工藝、和管理等多方面保障工程

的順利實施；

7、全力保障品質檢查，以多層次、多級別的檢查管理，確保提交給用戶的

產品全部符合質量要求；

8、全力保障信息平安和保護檔案實體平安。

第二節歷史檔案掃描的工作流程方案

3.2.1分組實施方案

本工程加工使用小循環操作，共分4個小組，其中：1個整理、1個掃描、1

個修圖、1個質檢與掛接，其他如交接及復原工序將統一完成。我公司現場安排

1個工程主管［負責整體管理、控制與溝通），1個質量主管（負責交接、培訓與

總檢）；和1個平安主管（負責人員管理與平安控制）。檔案館現場安排1名管理

人員，負責交接與現場平安管理和質檢、處理異常情況、實時驗收等；驗收時，

檔案館將另外安排人員組織驗收。每小組實施流程如下列圖所示：

加工小組

數據掛接

3.2.2總體流程

我司數字化加工的標準流程可以分為檔案交接、整理、目錄數據檢查糾錯、

掃描加工、圖像處理、圖像質檢、數據掛接、數據校驗、分盤刻錄和數據交付等

工序。其中，本工程條目著錄已完成，我司負責對目錄進行校驗。整個加工流程

由我司庫房保管員將待加工檔案分配給4個加工小組,完成后統一進行裝訂復原,

并進行數據校驗，實施流程如下列圖所示：

加工小組

眸房保管員服務器

主要工序簡要說明如下：

1、領用交接：從檔案庫房提取需要進行數字化加工的檔案原件到加工現場（可

以按工作日、班次或批次提取），根據需要清點到盒（卷），記錄每盒（卷）檔案

件數及頁數，不出現遺漏登記或重復登記。

2、檔案整理：整理人員對領出的檔案原件進行數量清點和紙張檢查，發現問

題及時登記并提交用戶審核處理，對沒有問題的檔案才進行拆卷處理。然后進行

拆卷、糾正、平整、裱糊、鑒定、分頁等處理工作。其中，整理人員需要進行目

錄質檢，即要與實體核對，如核對有問題，須當場提出，由檔案館的人員進行目

錄的修改后，重新導出目錄給加工小組（一般是第二天提供正確的目錄），當天

的這一卷案卷須封存，第二天才能繼續進行。

3、掃描加工：掃描操作員將整理好的檔案原件，根據紙張狀況和工作任務進

行掃描。

4、圖像處理：利用計算機對掃描后形成的影像文件進行精細處理，包括糾偏、

去污、裁剪、色彩調整等修飾工作。

5、分盤刻錄：對數字化加工成果按目錄刻盤，光盤出現問題時能夠使用硬盤

復原重新刻錄。

6、數據交付：將質量合格的掃描數據更新到效勞器，并定期備份。

8、著錄掛接：通過軟件著錄檔案條目，并與檔案掃描圖像進行正確掛接。

根據工程的特殊需要，在數字化加工過程中可能會另外對掃描件進行文字識

別、圖紙影像進行矢量化、最終數據制作成電子書籍或圖冊。這些操作根據工程

要求而定，在加工流程安排時在適當的位置進行嵌套。

3.2.3實施流程

.1檔案交接

檔案交接流程圖如下所示。

說明如下：

1、檔案交接員確定待領取檔案的全宗、年份、保管期限、目錄號，填寫?檔

案交接記錄表？。檔案領取需及時，以保證工程組正常運作，工程組內應留存待

加工檔案數量為一天所加工量。

2、用戶從檔案庫房領取檔案，檔案交接員仔細確定領取檔案案卷數量，保證

所領取的檔案是正確的，填寫?檔案交接記錄表?和?檔案數量確認單？。

3、如果檔案交接員發現檔案在頁碼數和紙張數方面有偏差，那么填寫?檔案

交接異常情況登記表？，提交用戶進行處理。如果沒有偏差，那么雙方簽字確認。

4、檔案交接員將領取的檔案交給內部周轉庫房保管。

5、周轉庫房管理員確認和接收領取的檔案。

6、領取的檔案數字化加工流轉完畢后，周轉庫房管理員準備待歸還檔案，交

給檔案交接員。

7、檔案交接員對待歸還檔案進行檢查確認，填寫?檔案交接記錄表？，提交用

戶。

8、用戶對檔案清點檢查，發現問題有檔案交接員登記?檔案交接異常情況登

記表？，交給周轉庫房管理員進行處理。

9、確認無誤后，用戶將歸還的檔案入庫，雙方簽字確認。

ABCDEFGHI.1KLM

檔案交接記錄表

1

領卷還卷

2序號全宗號目錄號起始檔號終止檔號卷數備注

3領卷入發卷入日期還卷入收卷入日期

41

2

5

AB

1異常情況登記表

2——檔案交接

3流水號：

批次：檔號：

4

異常情況描述

5

6

登記人：____年—月—日審核人：____年_月_日

7

處理意見

8

9

.2檔案整理

檔案整理由整理人員對檔案進行紙張數量確定、鑒定（區分掃描件與非掃描

件）、分頁、編制頁碼（檔案本身編有頁碼，但因底稿不掃，造成影像文件頁碼

不連續，且原有頁碼編制不標準，文件反面未編，所以不可用，為保證質量與效

率，頁碼需重新編制）等工作，工作流程圖如下所示。

值冊主管卷理人員

檔案前處理

育破損有折金

修撲處理平整處理

說明如下：

1、整理人員向周轉庫房管理員領取本組待處理案卷，填寫?檔案數量確認領

卷單?。

2、周轉庫房管理員將檔案交給整理人員，整理人員根據案卷信息填寫？檔案

數量確認單？中相應項：檔號、卷皮標明的張、頁數。

3、整理人員逐頁清點案卷張、頁數。如數量不符、紙張破損嚴重等異常情況,

那么填寫?異常情況登記表一一檔案數量確認？，同時立即報告由值班主管處理，

值班主管報知用戶，雙方協調解決。

4、整理人員清點完成，填寫?檔案數量確認單？中相應項：實際張、頁數、偏

離數、偏離情況等。

5、完成一批（10卷）雙方簽字確認，填寫?工作流程單？。

6、整理人員按檔號順序從周轉庫房領取一批檔案，10本為一批。

7、整理人員確認該批檔案檔號（全宗號、目錄號、年度、案卷號、保管期限），

在?工作流程單??上登記該批檔案情況，登記內容為檔號。

8、整理人員拿出一本案卷，在案卷左邊案卷脊背上確認檔號，并把該檔號準

確無誤的填寫到案卷封皮正面左下方相應欄目內，使用鉛筆填寫。

9、整理人員拆卷，拆卷順序按照檔案原有編排順序依次進行。

10、整理人員檢查文件完整性，文件紙張假設有折疊（包括邊角），需展開撫

平；假設有破損，小心用修補；假設有多頁粘連，不需撕開。特殊紙張（如：已

破碎的文件）將根據實際情況進行必要的處理，如復印、加薄膜等，以防止在掃

描工序中對紙張造成二次傷害。如有異常情況（缺頁，內容與目錄不符和等），

那么在?工作流程單？“備注〃欄內注明情況備查，并填寫？異常情況登記表一一

檔案前處理？。

11、我方整理人員拆卷對必須分頁才能掃描的紙張，經用戶同意后，用裁紙

刀沿文件原邊緣折痕裁切；并將所有卷內文件平放整齊。

12、整理人員編制頁碼，頁碼從1開始按順序編制，對A3紙張頁碼開放

內容（表格）那么視為單頁，只打一個頁碼；單獨封閉內容（表格）視為兩頁，

按內容順序打兩個頁碼。編制要求為：

（1）所有掃描稿按順序重編頁碼，所有有內容頁面均要敲頁碼，保證每張影

象編制一個頁碼

（2）掃描頁碼編制位置在文件左下角，裝訂線內

13）掃描頁碼位數不定，無前置零，以跟原頁碼區分。

13、頁碼編制完成，在?工作流程單?相應欄目內填寫本卷需掃描張數，即最

后頁碼，并簽字確認。

B~|C~|D~_E_1~~F|G1H|

11檔案數量確認單

2項目:

序全宗目錄案卷頁碼紙張實際紙偏離

偏離情況備注

3號號號號數數張數數

1

4

2

5

.3掃描加工

檔案掃描加工的流程如下所示。

說明如下：

1、掃描員填寫?檔案掃描領卷單？，從周轉庫房領取本組待掃描案卷。

2、掃描員檢查案卷脊背檔號與封皮左下腳檔號是否一致，假設一致那么將檔

號、需掃描頁數填寫到？工作流程單?相應欄目中；假設不一致，那么以與整理人

員核對，確認改卷正確檔號。

3、掃描員翻開XX數字化加工信息系統，錄入正確的檔號。

4、掃描員上紙，操作步驟如下：

(1)將檔案原件從檔案案卷中取出，分別從兩個方向將檔案展開，觀察是否

有檔案粘連、其他夾頁、釘書釘或大頭針等雜物。發現檔案粘連，假設對檔案內

容不影響，那么進行別離處理，但決不可造成檔案破損；假設對檔案內容有影響,

那么立即報告用戶方檔案管理人員處理并做好處理記錄。發現夾頁應立即報告用

戶方檔案管理人員處理，并對處理結果進行記錄。發現其他雜物要進行去除，但

決不可造成檔案破損。

(2)將檔案向進紙方向展開，觀察側面標記是否有檔案反相及檔案及四角曲

折。假設有進行處理。

(3)將檔案展開撫平后放入掃描儀掃描板，將掃描儀蓋板蓋緊，防止紙張起

皺。

5、掃描員按照案卷標明的頁碼順序掃描，案卷內沒個掃描頁碼張均要掃描成

單獨影像頁。對于附著在主頁上的小紙片作為另頁掃描，另頁掃描的命名時放在

主頁之前掃描。

(1)對于同一份檔案中有鉛筆、鋼筆、圓珠筆同時存在的，以文件主要局部

的清晰為準，需進行灰度補償處理。

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