外事聯(lián)絡與預訂旅行管理制度1.前言本制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)外部人員的外事聯(lián)絡與預訂旅行管理流程，確保公司外事活動的順利進行，并保障員工的安全和福利。本制度適用于全體員工，包含內(nèi)部員工、外派員工以及來訪人員。2.外事聯(lián)絡管理2.1外事活動范圍外事活動包含但不限于公司與外部合作伙伴的會議、出差、商務匯報等情況。2.2外事活動審核2.2.1全部外事活動需提前向上級主管部門申請，填寫外事活動申請表，并附上必需的活動事宜說明和預算。2.2.2上級主管部門應在提交申請后的三個工作日內(nèi)完成審核，并確認活動所需預算和合作細節(jié)。2.2.3若外事活動需要涉及敏感信息或特殊事項，需進行額外的安全審查，由安全部門參加并給出看法。2.3外事活動組織與實施2.3.1外事活動的組織與布置由指定人員負責，確保活動的順利進行。2.3.2外事活動涉及的緊要事項，包含會議議程、出行布置、接待等細節(jié)，需提前與相關人員進行溝通，并妥當布置。2.3.3外事活動的相關文件和資料的保密工作由安全部門負責，確保信息不外泄。2.3.4外事活動結(jié)束后，組織相關人員進行總結(jié)和評估，并撰寫活動報告。3.預訂旅行管理3.1出差申請與審批3.1.1員工若需出差，需提前提交出差申請表，包含出差目的、時間、估計費用等信息，并由部門主管進行審批。3.1.2高級管理人員的出差申請需由上級主管部門批準。3.1.3出差期間如需延長或更改行程，需提前向上級主管部門提出申請，并經(jīng)批準后方可執(zhí)行。3.2旅行布置3.2.1出差人員的機票、酒店、交通等布置由企業(yè)行政部門負責。3.2.2出差人員需供應個人身份信息等必需資料，以便行政部門進行預訂。3.2.3行政部門應提前與選擇的供應商進行協(xié)商，取得最優(yōu)惠的價格和服務。3.3差旅費用報銷3.3.1出差人員需妥當保存全部相關票據(jù)和發(fā)票，確保費用報銷的準確性。3.3.2差旅費用報銷需依照公司財務制度的規(guī)定進行申報和審批，并在規(guī)定時間內(nèi)辦理報銷手續(xù)。3.3.3出差期間產(chǎn)生的個人額外費用，如追加交通費、個人通訊費等，需承當個人支出。3.4健康與安全3.4.1出差人員在行程中需敬重本地法律法規(guī)和風俗習慣，遵守相關安全規(guī)定。3.4.2出差人員需提前了解目的地的安全情況，并遵守內(nèi)部安全提示，確保人身安全。3.4.3出差人員若遇到緊急情況，應立刻向指定聯(lián)系人報告，并按引導行動。4.監(jiān)督與違規(guī)處理4.1監(jiān)督機制4.1.1公司內(nèi)部設立外事管理監(jiān)督組，負責對外事聯(lián)絡及預訂旅行流程的監(jiān)督和檢查。4.1.2外事管理監(jiān)督構成員應定期對外事活動和預訂旅行的管理情況進行檢查，并形成檢查報告。4.2違規(guī)處理4.2.1對于違反外事聯(lián)絡與預訂旅行管理制度的行為，相關人員將依據(jù)公司紀律處分規(guī)定進行處理。4.2.2若顯現(xiàn)違規(guī)行為涉及到法律問題，將搭配相關部門進行調(diào)查和處理，并保障公司及員工的合法權益。5.附則5.1本制度自發(fā)布之日起生效，并由外事管理監(jiān)督組進行宣貫。5.2對于本制度中未曾涉及到的具體情況和問題，由外事管理監(jiān)督組依據(jù)實際情況進行裁決。5.3如有對本制度的修改和調(diào)整，需經(jīng)過上級主管部門審批，并及時通知全體員工。以上即為本公司的外