外事聯絡與預訂旅行管理制度1.前言本制度旨在規范企業內外部人員的外事聯絡與預訂旅行管理流程，確保公司外事活動的順利進行，并保障員工的安全和福利。本制度適用于全體員工，包含內部員工、外派員工以及來訪人員。2.外事聯絡管理2.1外事活動范圍外事活動包含但不限于公司與外部合作伙伴的會議、出差、商務匯報等情況。2.2外事活動審核2.2.1全部外事活動需提前向上級主管部門申請，填寫外事活動申請表，并附上必需的活動事宜說明和預算。2.2.2上級主管部門應在提交申請后的三個工作日內完成審核，并確認活動所需預算和合作細節。2.2.3若外事活動需要涉及敏感信息或特殊事項，需進行額外的安全審查，由安全部門參加并給出看法。2.3外事活動組織與實施2.3.1外事活動的組織與布置由指定人員負責，確保活動的順利進行。2.3.2外事活動涉及的緊要事項，包含會議議程、出行布置、接待等細節，需提前與相關人員進行溝通，并妥當布置。2.3.3外事活動的相關文件和資料的保密工作由安全部門負責，確保信息不外泄。2.3.4外事活動結束后，組織相關人員進行總結和評估，并撰寫活動報告。3.預訂旅行管理3.1出差申請與審批3.1.1員工若需出差，需提前提交出差申請表，包含出差目的、時間、估計費用等信息，并由部門主管進行審批。3.1.2高級管理人員的出差申請需由上級主管部門批準。3.1.3出差期間如需延長或更改行程，需提前向上級主管部門提出申請，并經批準后方可執行。3.2旅行布置3.2.1出差人員的機票、酒店、交通等布置由企業行政部門負責。3.2.2出差人員需供應個人身份信息等必需資料，以便行政部門進行預訂。3.2.3行政部門應提前與選擇的供應商進行協商，取得最優惠的價格和服務。3.3差旅費用報銷3.3.1出差人員需妥當保存全部相關票據和發票，確保費用報銷的準確性。3.3.2差旅費用報銷需依照公司財務制度的規定進行申報和審批，并在規定時間內辦理報銷手續。3.3.3出差期間產生的個人額外費用，如追加交通費、個人通訊費等，需承當個人支出。3.4健康與安全3.4.1出差人員在行程中需敬重本地法律法規和風俗習慣，遵守相關安全規定。3.4.2出差人員需提前了解目的地的安全情況，并遵守內部安全提示，確保人身安全。3.4.3出差人員若遇到緊急情況，應立刻向指定聯系人報告，并按引導行動。4.監督與違規處理4.1監督機制4.1.1公司內部設立外事管理監督組，負責對外事聯絡及預訂旅行流程的監督和檢查。4.1.2外事管理監督構成員應定期對外事活動和預訂旅行的管理情況進行檢查，并形成檢查報告。4.2違規處理4.2.1對于違反外事聯絡與預訂旅行管理制度的行為，相關人員將依據公司紀律處分規定進行處理。4.2.2若顯現違規行為涉及到法律問題，將搭配相關部門進行調查和處理，并保障公司及員工的合法權益。5.附則5.1本制度自發布之日起生效，并由外事管理監督組進行宣貫。5.2對于本制度中未曾涉及到的具體情況和問題，由外事管理監督組依據實際情況進行裁決。5.3如有對本制度的修改和調整，需經過上級主管部門審批，并及時通知全體員工。以上即為本公司的外