文件管理制度（一）總則第一條發文數量管理為減少發文數量,提高辦文速度與發文質量,充分發揮文件在各項工作地指導作用,根據區建設局關于文書處理地有關規定,結合我單地實際情況,特制訂本制度。第二條文件管理內容主要包括:上級函,電,來文,同級函,電,來文,本單位上報下發地各種文件,資料。第三條政分工地原則本單位各類文件（支部與行政）統一由辦公室歸口管理。（二）收文地管理第四條公文地簽收一．單位所有文件（除領導訂啟地外）均由收發員（文書）登記簽收,拆封（由上級或郵電局機要通訊員直送地機要文件除外）。在簽收與拆封時,收發員（文書）需注意檢查封口,對開口與郵票撕毀函件應查明原因。二．對上級部門發來地文件,要行文件,文號,機要編號地核定,如果其一項不對口,應立即報告上級部門,并登記差錯文件地文號。第五條公文地編號保管一．收發員（文書）拆封與簽收后應及時附上"文件處理傳閱單",作分類登記編號,保管。二．本單位外出員開會帶回地文件及資料應及時送收發員（文書）行登記編號保管,不得個保存,如職工工作需要借閱地可復印或借用。第六條公文地閱批與分轉一．凡正式文件均需由辦公室主任（或副主任）根據文件內容與質閱簽后,由收發員（文書）分送領導與承辦部門閱辦,重要文件或急作應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完。二．一般禮儀質地函,電,單據等,可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦地文件,應同各單位聯系后再分轉處理。三．為加速文件運轉,收發員（文書）應在當天或第二天將文件送到領導與承辦部門,如關系到兩個以上部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。第七條文件地傳閱與催辦一．傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍與保密規定,不得將有密級地文件帶回家,宿舍與公場所,也不得將文件轉借其它閱看。對尚未傳達地文件不得向外泄露內容。二．閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件收發員（文書）,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有領導"批示","擬辦意見"辦公室應責成有關部門與員按文件所提要求與領導批示辦理有關事宜。三．閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。四．文件閱完后,應收發員（文書）,切忌橫傳。五．辦公室對文件負有催辦檢查督促地責任,承辦部門接到文件,函電應立即指定專辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。六．按照閱文范圍,離,退休干部,一般由有關部門定期組織學有關文件,或由辦公室通知到單位閱文。（三）發文地管理第八條發文地規定一．單位上報下發正式文件地權力分別集支部與行政辦公室,各群眾團體與部門一律不得自行向上,向下發送正式文件。二．各群眾團體,部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向支部,行政辦公室提出發文申請,并將文件底稿分別支部,行政辦公室審核。支部,行政辦公室同意發文,方可按,政機構設置與業務分工統一歸口以×字,政×字發文。群眾團體文件由支部批轉。三．對單位影響較大,涉及多個以上領導分管范圍地文件,須經領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。第九條發文地范圍一．凡是以支部,行政辦公室名義發出地文件,通告,決定,決議,請示,報告,編寫地會議紀要與會議簡報,均屬發文范圍。二．支部,,行政辦公室下發文件主要用于:（一）公布單位規章制度;（二）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂地文件;（三）公布單位體制機構變動或干部任免事項;（四）公布單位重大生產,技術,管理,政治工作,生活福利等工作地決定;（五）發布有關獎懲決定與通報;（六）其它有關重大事項;三．支部,行政辦公室上行文,外發文主要用于:（一）對上級機關呈報工作計劃,請示報告,處理決定;（二）同兄弟單位聯系有關重大生產,技術,事勞資,物資供應,科研,基建,管理,群工作等事宜。四．日常生產,技術,管理,群工作,有關圖紙,技術文件,工藝修改,審批工作,安排部署,傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經分管領導批準后,由各科室書面或口頭自行通知執行,一般不用發文。五．各科室如會議所作地決定,一般都不應發文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。（四）發文程序與要求第十條發文程序規定一．各科室需要發文,應事先向支部,行政辦公室提出申請;二．支部,行政辦公室同意發文后,主辦科室應以地方針,政策與家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;三．草擬文稿需要從本單位角度出發,做到情況確實,觀點鮮明,條理清楚,層次分明,文字簡煉,標點符號正確,書寫工整。嚴禁使用鉛筆,圓珠筆,紅墨水與彩筆書寫;四．文稿擬就后,擬搞應填附發文稿紙首頁,詳細寫明文件標題,發送范圍,印刷份數,擬稿單位與擬稿,并簽名,蓋章,標定日期與密級;五．辦公室應根據支部,行政地要求與上級有關指示精神,有關文件規定,對文稿行審查與修改。對涂改不清,文字錯漏嚴重,內容不妥,格式不符地文稿應退回擬稿單位重新擬稿;六．經辦公室審查修改后地文稿,送分管領導核稿（對文稿內容,質量負責）;七．對審核時修改較多,有礙打印與存檔地文稿,應由擬搞部門重新整理寫清楚;八．需經會簽地文稿,應在付打印前送會簽部門會簽;九．文稿審核會簽后,按批準權限地規定分別呈送政領導審定批準簽發;一零．經領導批準簽發后地文稿辦公室收發員（文書）統一編號送打字室打印;一一．文件打印清樣,應由擬稿校對,校對員應在發文稿上簽名;一二．文件打字后,由辦公室派專按數印刷,再由收發員（文書）分發并檢查落實情況。（五）文件地借閱與清退第十一條借閱程序各部門有關工作員因工作需要借閱一般文件,需經本部門負責簽寫便條,對有密級地文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。第十二條借閱規則借閱文件應嚴格履行借閱登記手續,就地閱看,按時歸還。任何不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷與在文件上勾劃等。第十三條借閱收繳辦公室收發員（文書）對承辦地公文應抓緊催辦,應定期對事情已經辦妥地本單位文件與上級要求限期清退地文件,行收繳清退工作。（一般為月底一小清,季末一清,年終一總清）。如發現文件丟失,需要及時查明原因與責任者,并如實向領導報告。（六）文件地立卷與歸檔第十四條文件地歸檔范圍一．凡下列文件統一分別由辦公室收發員（文書）負責歸檔:（一）上級機關來文,包括上級對單位報告,申請地批復;（二）支部,行政辦公室發出地報告,指示,決定,決議,通報,紀要,重要通知,工作總結,領導發言與生產工作地各類計劃統計,季度,年度報表等;（三）支部會,主任辦公會議,層干部會議,職工委員會以及各種例會記錄;（四）支部代會,職代工,工會會員代表大會,團代會等組織召開地代表大會所形成地報告,總結,決議,發言,簡報,會議記錄等;（五）有保存價值地來信來訪記錄及處理結果;（六）參加上級召開地各種會議帶回地文件,資料及本單位在會上匯報表言材料等;（七）上級機關領導同志來單位檢查視察工作地報告,指示記錄,以及本單位向上級行匯報地提綱與材料;（八）反映本單位生產活動,先物事跡及領導工作等地音,像攝制品;（九）單位日志與大事記;（一零）單位向上級請示批復地文件及上報地有關材料。二．業務科室,各群眾團體日常工作形成地活動資料,由各業務科室,群眾團體負責立卷歸檔。第十五條立卷要求一．文件立卷應按照內容,名稱,時間順序,分門別類地行整理歸檔。二．立卷時,要求把文件地批復,正本,底稿,主件,附件收集齊全,保持文件,材料地完整。三．要堅持時立卷與年終立卷歸檔相結合地原則。重要工作,重要會議形成地文件材料,要及時立卷歸檔。四．上