大型會議接待方案范文

大型會議接待方案1

一、會前

1、與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需效勞工程。

2、供應會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。

3、派專人幫助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、消遣等相關方面的狀況。

4、確定方案，簽訂合同，預付定金。

二、會中

1、會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等效勞。提前在酒店、會議室擺放好歡送調幅、歡送牌、簽到臺、指示牌等。

2、會前預備：預備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

3、會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4、會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特別要求。

5、會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特別客人(回民)確實認。

6、會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

7、會議消遣：消遣消費形式、消費標準、消遣地點確實認。

8、會議效勞：會議代表合影留念、為代表供應文秘效勞及相關效勞。

三、會后

1、結帳：供應會議過程中的具體費用發生明細及說明，專人與客戶進展核對并結帳。

2、資料：會議后的資料收集，依據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議完畢前沖印出來分發給每位與會人員以做留念。

大型會議接待方案2

一、會議概況：

(一)會議時間：

(二)會議地點：

地址：

電話：

聯系人：

(三)參與會議人員

xx九城市公安局主管政治工作局長、政治部主任、政治部秘書到處長、干部到處長，特邀佳木斯市公安局有關領導與會，約50人。

二、活動日程(見日程安排表)

三、工作分工

成立會議籌備領導小組

組長：×××

副組長：×××

領導小組下設辦公室，負責人×××，詳細負責整個會議期間的各項工作。

成員單位：政治部各處、機關黨委、指揮部宣傳處、行政處、后勤保障中心、朝陽分局、凈月分局、錦程分局、巡警支隊、交警支隊領導各1人。

辦公室下設材料組、會務組。

(一)材料組

負責人：×××

成員：秘書處有關人員

職責：

1.領導講話、主持稿、論文集

2.代表報到、登記，制定花名冊、通訊錄

3.會議須知、日程表

4.代表、工作人員住宿、餐飲安排表

5.制做文件袋、配記事本、筆、相冊

6.材料裝袋、印制代表證、工作人員證、桌簽

7.乘車編號及安排代表、工作人員乘坐車輛

(二)會務組

負責人：×××

成員：交警支隊、巡警支隊、政治部各處、行政處、后勤保障中心、指揮部宣傳處、機關黨委。

職責：詳細負責請領導參與開幕式、聯系開、閉幕式會議室、會議接站、食宿、宴請、各項活動統籌安排、紀念品的購置發放、后勤保障及各項協調工作。

1.車輛

負責人：×××

(1)會議抽調政治部秘書處轎車3臺、干部處2臺、組織處2臺、老干部處2臺主要用于迎接代表團。行政處2臺轎車主要用于會務。

(2)會議抽調行政處、后保中心、巡警支隊豐田面包車各1臺，交警支隊前導車1臺。主要用于參觀、巡游。

(3)各單位抽調公務車于8月9日上午8：30分到名門飯店會務組報到，承受任務;交警前導車、3輛中客8月10日11：30到名門飯店會務組報到。

(4)聯系交警支隊，確定具有長春特色參觀路線。巡游期間，沿線主要街路由交警安排勤務。

(5)各單位抽調的車輛要做到干凈潔凈、無故障、無灰塵。

(6)車輛市內用油由各出車單位自行解決。

(7)聯系各代表團鐵路定票，為代表自帶車輛加油及送站工作。

2.接站

負責人：×××

8月9日，各代表團報到當天，由政治部有關領導及政治部各到處長負責迎接。對坐車來的代表，派車在高速大路出口處迎接;對乘火車來的代表，派車到車站迎接(由責任單位自制接站牌)。

詳細分工：秘書處負責迎接沈陽、哈爾濱、佳木斯代表;干部處負責迎接鞍山、大連代表;組織處負責迎接吉林、撫順代表;老干部處負責迎接大慶、齊齊哈爾代表。

3.紀念品

負責人：×××

(1)用于登長xx預備雨衣60件，秘書處負責統計會議代表服裝號，于8月10日發到會議代表及工作人員手中。

(2)奧迪A6車模60輛，由秘書處購置并在會議代表入住時送到房間。

(3)預備給xx市局紀念品10份，以表感謝。

4.住宿

負責人：×××

(1)住宿。會議代表統一住名門飯店。各市局主管政工局長，黨委委員、政治部主任安排單獨住一標準間，其它代表2個人住一標準間，各代表房間內擺放水果、香煙和主要地方報紙。

(2)宴請。9日各代表團報到后，市局在名門飯店進行歡送晚宴，擬請×座陪(擺牌)。

(3)要求。會議用餐依簽牌固定餐位，一樓正廳懸掛歡送橫幅;會議室掛會標，擺放鮮花，代表座簽等，要表達盛大、端莊、干凈。

5.參觀、消遣活動

(1)巡游長xx及市區內偽皇宮、一汽群眾公司。

責任人：×××

負責巡游期間住宿、用餐、游玩等活動(凈月分局、錦程分局負責聯系和派出警衛人員4人、并安排講解人員)。

要求：巡游長xx要確保安全，每輛車要配備350兆對講機I臺(共5臺)，前后照應加強聯系(聯系指揮部通訊處);鑒于路途較遠及長xx西坡封閉的實際狀況，要與xx市公安局溝通，幫助做好保障工作;車輛進入xx市界，要有xx交警前導車迎接并導，要請xx市局聯系3名導游，伴同代表一同上山沿途介紹長xx然風光;負責培訓3男3女既6名隨車導游(擬從政治部內選擇)。

(2)8月11日晚，舉辦聯歡晚會。

責任人：×××

負責聯系晚會場所、邀請樂隊、主持人、在局內選擇5名歌手，制定由各代表團參加的演出規劃(請與朝陽分局聯系)。

6.宣傳報道

責任人：×××

(1)負責會議攝、錄像工作。

(2)派攝影、錄像記者各1人，全程跟蹤效勞(迎接、會議、巡游)。

(3)將代表的照片裝入相冊，錄像