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文檔簡介

進貨查記錄管理制度版本控制版本號修改人修改時間修改內容V1.0張三2021年9月1日初版草案V1.1李四2021年9月7日修改了進貨審批流程V1.2王五2021年9月15日調整了進貨記錄的規范1.介紹為了規范公司進貨管理的工作流程和進貨記錄的管理，制定了該進貨查記錄管理制度。本制度適用于公司所有部門，在進行進貨管理和進貨記錄的時候，行使該制度的各項規定。2.進貨審批流程2.1進貨流程部門申請進貨。負責部門填寫進貨申請表，需說明物品名稱、規格、數量和倉庫地址等。同時，需要注意是否符合公司采購政策規定。提交給采購部門。采購部門審核后，選擇合適的供應商，起草采購訂單，并發送給供應商。供應商確定訂單。供應商收到采購訂單后，在45分鐘內確認訂單是否可以發貨。如可以發貨則要求給出發貨時間和貨運方式。若無庫存，超時未確認等情況，均需向采購部門及時反饋情況。物品發貨。供應商按照采購申請的要求，制定相關物流計劃，確保貨物安全送達入庫倉庫，要求提供物流憑證。入庫物品驗收。負責部門對所入庫物品進行驗貨，如有損壞或者質量問題，應及時反饋給采購部門，以便與供應商協商處理。驗收合格的物品需要在進貨記錄中標注清楚。2.2進貨記錄進貨記錄的內容進貨記錄應包含以下基本信息：序號進貨日期進貨單號物品名稱規格供應商名稱進貨數量金額入庫人員入庫日期備注進貨記錄的存儲進貨記錄應當以電子文檔的形式存儲，存儲格式要求統一，命名方式應當規范。進貨記錄的查閱進貨記錄應當保存至少兩年。各部門需要查閱進貨記錄的，可以在電子文檔中進行查找和查詢。3.進貨審批制度為保證進貨流程徹底透明，進貨審批制度將嚴格執行，審批人應當具備相應的資質和履職能力。審批流程如下：部門申請進貨審批人審批進貨數量、價格、供應商的關聯方、進貨條件等是否合理審批人批準進貨審批結果反饋給申請部門4.法律合規本制度在執行過程中應當尊重適用的法律和法規。特別是在國內涉外進出口活動中，應當仔細遵守相關法律法規，嚴格執行合同條款和規定。5.結論為保證公司的進貨管理及進貨記錄的有序管理，公司制訂了此進貨查記錄管理制度，公司各部門應當遵守該制度的要求，規范進貨流程，記錄進貨信息

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