精品文檔-下載后可編輯電子檔案的信息數據庫建設電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，檔案工必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

１電子檔案的優越性

１.１直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效

在知識經濟時代的當下，現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

１.２微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺

傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平

１.３微機管理更有利于文檔的保密

過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。

２電子檔案的開發利用管理離不開數據庫的建設

電子檔案的開發利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發和利用比傳統檔案更加快捷、方便，更具實用性。系統的目標是將各檔案管理單位的數據通過網絡連為一體，便于共享數據資源，因此應選用分布式數據庫管理系統作為開發平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數據庫，本地數據直接上機存取，既節約了經費，又方便了各單位互訪數據。

３當前檔案信息數據庫建設的關鍵問題

３.１明確數據庫建設目的

對于檔案信息數據庫建設，主要用于檔案目錄、全文、多媒體等實體信息，明確建設檔案信息數據庫是為了檢索、建立檔案信息管理系統的需要。

３.２實現檔案目錄數據庫建設

檔案目錄數據庫的建設是數據庫建設的第一個目標。信息化建設的切入點和工作重心，首先是抓好目錄數據庫的建設。目錄數據庫可以比較全面地反映檔案信息，有助于實現全方位的、動態的、完整的檔案信息服務。

在檔案目錄數據庫建立的基礎上，可以考慮建立檔案目錄中心，實現一定范圍內檔案內容互補和檔案信息資源整合，更大限度地發揮檔案效益。

４檔案信息數據庫建設步驟

４.１檔案信息的收集

檔案信息的主要來源是傳統檔案的數字化和電子文件。除此之外，檔案機構和管理部門也是數值數據和事實數據的重要來源。在建立相應的數據庫時，必須確定檔案信息的收集范圍和來源，按要求進行全面地收集。

檔案信息主要來源于兩個方面：一是對各種以傳統載體形式存在的檔案信息進行數字化處理后形成的數字副本，二是直接通過計算機生成和處理的、并由檔案機構進行收信歸檔的電子文件。

４.２檔案信息前期處理

這是一項基礎工作，為數據庫提供經過加工處理的數據。主要是將檔案的內容特征和形式特征著錄、標引出來。著錄標引必須達到規范化、標準化的要求。這是建立數據庫的必要過程，也是保證檢索質量的前提條件。

４.２.１檔案信息數字化

數字化是指把一切信息都變成只用O和1這兩個數字組成的、用不連續的數位表示的二進制代碼。檔案信息數字化是指為了使紙質檔案、音像檔案等以傳統載體形式承載的檔案信息能夠通過計算機進行管理的提供利用，而利用高速掃描技術、數據壓縮技術等信息處理手段，將其進行轉換處理，形成數字信息，并以數字代碼方式存儲起來。這些數字信息可以通過計算機進行操作處理，通過網絡進行傳輸。紙質檔案、音像檔案等各種載體的檔案都可以以文本文件格式、圖像文件格式，音頻文件格式或視頻文件格式轉換成數字信息。

４.２.２電子文件的收集歸檔

隨著計算機技術與辦公自動化技術的結合，誕生了一個新生兒一電子文件。電子文件一經產生其信息就是以數字代碼形式表達。所以在功能上電子文件等同于經過數字化處理的文件。由此，直接在計算機中生成和處理的電子文件是重要的檔案信息來源。

４.３數據錄入

將檔案信息前處理的結果轉化成機讀數據。錄入過程需要較嚴格的校對審核。如審查字段的數據形式是否正確;字段長度與確定的結構長度是否符合;各種標識符號是否有誤等。這其中可能包括對不同格式的數據進行轉換。

４.４數據庫的完善

由于計算機硬件能力奇跡般地不斷更新，計算機技術爆炸般地迅猛發展，數據庫系統發生著劇烈的變化。雖然它的基本組成部分仍然是數據、軟件和硬件，但