電子文件的概念

電子文件的要素

電子文件的種類

電子文件的生命周期

電子文件的特點

電子文件的法律證據效力電子文件概述一、電子文件的概念電子文件（

electronicrecords

）是國家機關、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄電子文件的兩個基本特征：電子文件是文件的一種類型，文件是電子文件的概念基礎。電子文件是由電子計算機、數碼相機、數字傳感器等數字設備生成處理和存儲的，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”（digitalrecords）第一節電子文件的概念和作用一、電子文件的概念認識和判斷電子文件應注意以下三個要點：電子文件是電子化業務及活動的產物電子文件是內容穩定的信息憑證電子文件的信息表現方式是多樣化的第一節電子文件的概念和作用一、電子文件的概念在我國文件、檔案管理領域，對于文件有兩種理解：一種是狹義的理解，也稱為“小文件觀”，即“文件”特指處于業務活動過程中的記錄，歸檔之后的文件則被稱為“檔案”另一種是廣義的理解，也稱為“大文件觀”，涵蓋文件從生成到最終永久保存或銷毀的全過程，其中具有保存價值的文件被稱為“檔案”，在這種觀點中，文件包含檔案第一節電子文件的概念和作用二、電子文件的作用關于文件的作用和效力，國家標準《信息與文獻文件管理第１部分：通則中歸納了13個方面：以有序、高效、負責的方式開展業務活動；以一致和公平的方式提供服務；支持并記錄政策的形成和管理決策的過程；保證宏觀管理和微觀管理的一致性、連貫性和效率；方便業務活動在整個機構內的有效開展；在受災的情況下，提供持續運作的可能；滿足有關檔案、審計和監督方面的法律法規的要求；第一節電子文件的概念和作用二、電子文件的作用為法律訴訟提供保護和支持，包括對與機構活動證據存在與否相伴隨的風險管理提供保護和支持；保護機構的利益，保護員工、客戶和當前及未來相關利益方的權利；支持并記錄當前與未來的研究活動、進展情況、取得的成績以及歷史研究活動；提供事務活動、個人活動和文化活動的證據；建立事務標識、個人標識和文化標識；建立機構記憶、個人記憶或集體記憶第一節電子文件的概念和作用二、電子文件的作用在數字環境中，電子文件的作用會有所強化并以新的方式實現，主要表現在幾下幾方面：廣泛應用于信息傳遞和社會交往廣泛應用于信息傳遞和社會交往維護社會組織和個人的合法權益延續歷史，傳承文明第一節電子文件的概念和作用案例“911事件”引發數據災備關注2001年9月11日，美國紐約世界貿易中心雙塔樓在“911”事件中倒塌，位于這座大樓中的許多公司，因為其所有業務數據被毀，無法繼續業務活動，只得申請破產。世界著名的摩根斯坦利銀行的總部及其數據也毀于這次事件中，但是該銀行采用了數據備份系統，在數英里外的新澤西州的蒂內克保留著備份數據，在重新安裝好硬件系統后，第三天就恢復了營業。這個事件引發了全世界對于系統和數據災備的關注。第一節電子文件的概念和作用案例東德大量電子文件無法讀取民主德國產生的包括行政文件、農業文件、勞工統計資料、監獄登記冊、人事案卷在內的成千上萬份電子文件，在德國統一之后，由于介質老化、軟件不詳等諸多原因不能讀取，經全力搶救也無法挽回，造成了民主德國歷史的一段空白。第一節電子文件的概念和作用文件三要素:內容（content）、背景（

context

）和結構（structure）內容指文件中所包含的表達作者意圖的信息內容指文件中所包含的表達作者意圖的信息結構是指電子文件的內容組織和存儲方式，包括物理結構和邏輯結構第二節電子文件的要素一、按電子文件的信息存在形式劃分文本文件（text）數據文件（data）圖形文件（graphic）圖像文件（image）影像文件（video）聲音文件（audio）程序文件（program）多媒體文件（multimedia）超文本文件（htpertext）第三節電子文件的種類二、按電子文件的生成方式劃分按生成方式，電子文件可以分為原生電子文件和數字化電子文件原生電子文件:在計算機系統中直接生成的數字信息文件，如在辦公自動化（OA）系統中起草、發布、流轉的發文、電子郵件、計算機輔助設計文件等數字化電子文件:將模擬信息的源文件（

如紙質文件、模擬錄音文件、縮微膠片等）經由數字設備轉換而成的數字信息文件第三節電子文件的種類案例我國檔案數字化進展截至2014年，全國3319個國家綜合檔案館以卷為保管單位的2.7億卷檔案已數字化4500多萬卷，數字化率為17％

，以件為保管單位的2.5億件檔案已數字化5000萬件，數字化率為20％

。截至2014年，青島市檔案館已經將館藏3100萬頁檔案全文、95萬張照片23萬分鐘的音視頻檔案以及1500萬條目錄信息轉換成數字圖像，形成了豐富的數字檔案信息資源，其中開放檔案提供在線利用。第三節電子文件的種類三、按電子文件的生成系統劃分按生成系統，電子文件常見種類有電子公文、數據庫文件、電子郵件、網頁文件、計算機輔助設計文件、地理信息系統文件等第三節電子文件的種類案例英國政府網站檔案館英國國家檔案館于2003年9月建立了英國政府網站檔案館（UKCovernmentWebArchives,UKGWA），歸檔所有的英國中央政府網站，包括中央政府各部門網站、政府機構和非政府部門的公共機構網站、公共咨詢和皇家委員會網站、重要的國家醫療服務體系網站，以及區域發展機構網站。該檔案館保存了從1996年至2014年大約3000個網站的大約25億網頁，數據達90TB。該檔案館具有完善的瀏覽和檢索功能，還設置了跳轉功能，如果用戶查找的網站已不存在，而在政府網站檔案館中獲得保存，那么用戶就會自動被引入該檔案館。第三節電子文件的種類案例我國政務微博快速發展截至2014年11月底，我國政務微博認證賬號（

含新浪微博、騰訊微博兩大平臺）達到27.7萬個，累計覆蓋43.9億人次，中央國家機關政務微博認證賬號達到219個，累計覆蓋2.7億人次，省級及以下各級單位政務微博認證賬號超過19.4個，累計覆蓋20.8億人次。截至2014年12月，中國政務微博年發布量達到1782.3萬余條，同比增長20.1％

，轉發評論量達2.3億條，同比增長17.5％

。在發布量明顯增長的同時，評論轉發比、原創微博量方面也有明顯提升。政務微博呈現集群化發展特點，形成從中央到地方，覆蓋不同級別、不同職能部門的政務微博矩陣。隨著“互聯網＋政務”的推進，政務微博運營已經成為政府日常工作的組成部分，運營水平的高低也成為政府部門行政能力的“標尺”第三節電子文件的種類案例英國在線社交媒體檔案庫英國國家檔案館在線社交媒體檔案庫已經保存７０００

多份ＹｏｕＴｕｂｅ視頻和超過６５０００份政府部門發布的Ｔｗｉｔｔｅｒ消息，這些歸檔的社交媒體內容作為官方公共檔案被永久保存。該系統可以通過抓取“快照”的形式收集Ｔｗｉｔｔｅｒ消息，包括很多重大事件的信息，如喬治王子出生、王妃鉆石慶典、

２０１２年倫敦奧運會和２０１３年溫布爾登網球公開賽等。在線社交媒體檔案庫還保存與社交媒體內容相關的背景信息，包括發布者和發布時間等，以保障其真實性和便于利用第三節電子文件的種類四、按電子文件的功能劃分按功能，電子文件可分為主文件和支持性、輔助性、工具性文件主文件是指表達作者意圖、行使職能的文件支持性文件主要是指生成和運行主文件的軟件，如文字處理軟件、表格處理軟件、圖形軟件、多媒體軟件等主文件和支持性、輔助性、工具性文件是互相作用、相輔相成的第三節電子文件的種類一、文件生命周期理論要點文件生命周期理論的基本內容可以概括為三方面：文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程這一過程依文件價值形態的變化可以劃分為若干階段文件在每一階段因其特定的效用狀態和價值形態而與價值主體、保存場所和管理形式之間存在一種對應關系第四節電子文件的生命周期二、電子文件生命周期理論的發展國際檔案理事會電子文件委員會１９９７年頒布的《電子文件管理指南》提出了電子文件生命周期（thelifecycleofelectronicrecord）的概念，把電子文件劃分為三個階段：設計階段（或概念階段,conceptstage）:電子文件系統的設計、開發和安裝階段形成階段（creationstage）:每一份電子文件在電子環境中生成的過程保管階段（maintenancestage）:對形成后的電子文件進行技術維護和保管的階段第四節電子文件的生命周期三、文件連續體理論澳大利亞檔案學者弗蘭克·厄普沃德（FrankUpward）在20

世紀90年代提出了“文件連續體理論”（theoryofrecordscontinuum）文件連續體理論構建了一個由四個坐標軸:文件形成者軸、業務活動軸、價值表現軸和文件保管軸，其組成的坐標體系，用以描述文件生成、管理、保存中的各種要素及其相互影響該理論認為，文件管理是“往復運動于從生成到處置的連續體中的一個過程”，這種過程打破了原來文件生命周期理論中各階段之間截然分開的界限，取而代之以連續保管模型第四節電子文件的生命周期一、電子文件的技術特點數字信息的非人工識讀性計算機軟硬件系統的依賴性信息與特定載體之間的易分離性信息的易變性信息存儲的高密度性多種信息媒體的可集成性信息組織的多維性物理結構與邏輯結構的分離性信息的可操作性第五節電子文件的特點案例利用庭審記錄研究治安規律2012年，美國喬治梅森大學聯合英國的兩所大學，將倫敦市240年的罪犯庭審記錄輸入計算機，然后對這些數據加以挖掘和分析，研究各種案件的發展趨勢、觸發原因和社會背景第五節電子文件的特點案例讓每件產品產生記憶通用電氣公司“工業互聯網計劃”的一部分是通過傳感器監測生產過程，他們的目標是“讓每件產品產生記憶”。產品在出廠前就被植入傳感器，記錄它的生產過程，在產品到達顧客手中、進入服務狀態之后，傳感器將每時每刻記錄產品的運行情況，一旦出現問題和故障，通用電氣公司可以快速整合生產記錄、銷售記錄、產品運行記錄等數據進行分析并采取措施第五節電子文件的特點二、電子文件的形成特點電子文件與形成活動的伴生性電子文件之間的有機聯系性電子文件種類與狀態的多樣性第五節電子文件的特點案例國家電網公司不同業務系統電子文件類型國家電網公司通過“三集五大”的信息化體系來支撐業務。其中ERP（涵蓋人力資源管理、財務管理、物資管理、設備管理、項目管理）、協同辦公、生產管理、營銷管理、基建管理、省調運行、科技項目管理、經法、安監、大規劃、電子商務、電力市場交易等12個業務系統已經接入了電子文件管理平臺，截至2014年末已存儲2億條電子文件數據第五節電子文件的特點我國順應信息時代證據形式的發展趨勢，通過法律法規的制定與更新，為電子文件法律證據地位的確立提供了依據，主要見于《中華人民共和國電子簽名法》《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國民事訴訟法》《中華人民共和國刑事訴訟法》

《電子公文傳輸管理辦法》等我國的法律已經原則上承認了電子文件的法律證據效力、特定條件下電子公文具有憑證作用、電子數據明確作為一種新的證據類型第六節電子文件的法律證據效力案例電子郵件的法律證據效力2008年2月底，消費者就微軟在某些性能不足以運行所有vista功能的電腦上貼上“VistaCapable”標簽一事提起集體訴訟，并要求微軟CEO史蒂夫·鮑爾默出庭作證。微軟對此提起上訴，堅稱鮑爾默與此案決策毫無關系，沒有必要出庭作證，而負責此項目的兩位經理已離開公司。原告拿出幾封微軟內部的電子郵件來證明鮑爾默可能對VistaCapable項目有特殊的了解，美國西雅圖區聯邦法官瑪莎·佩奇曼認為該證據有效，裁定鮑爾默必須在1個月內到庭作證，并且作證時間最多可達３小時此外，截至2015年，依據美國X1Discovery網站公布的數據，已有900起法庭案件是由社交網絡的信息作為證據解決的第六節電子文件的法律證據效力１．

電子文件的概念是什么？２．

分析“大文件觀”視角下電子文件與電子檔案的關系。３．

電子文件的作用有哪些？４．

電子文件的要素有哪些？５．

電子文件的種類有哪些？６．

如何理解電子文件生命周期理論？７．

電子文件有哪些技術特點？８．

電子文件的形成特點包括哪些？９．

電子文件是否具有法律證據效力？思考與練習電子文件的管理目標電子文件管理的效用電子文件的管理理念與原則電子文件的管理模式電子文件的管理體制電子文件管理的法規、制度和標準電子文件管理概述一、保證電子文件的真實性真實性的三個要求:文件與其制文目的相符文件的形成和發送與其既定的形成者和發送者相吻合文件的形成或發送與其既定時間一致在我國，電子文件的真實性包含形成過程和內容兩個方面第一節電子文件的管理目標一、保證電子文件的真實性保證電子文件真實性的困難:電子文件信息的易更改性，在電子文件形成、流轉和使用過程中，如果不采取控制措施，極易不留痕跡地改動文件信息技術措施的不配套，如未普遍采用數字簽名技術、元數據捕獲、運行過程追蹤審計等電子文件信息的軟硬件依賴性，由于軟硬件平臺的不斷升級，為保證電子文件信息的可讀性，通常需要對文件適時遷移，以適應新的運行環境，而遷移過程可能造成文件某些信息的變化或丟失，影響電子文件的真實性第一節電子文件的管理目標二、保證電子文件的完整性完整性是實現電子文件證據價值、情報價值和長期可讀的重要保障，不完整的電子文件往往不能證實自身的真實性，也不能如實反映機構活動的真實面貌第一節電子文件的管理目標二、保證電子文件的完整性為了確保相關電子文件的齊全完整:要切實維護電子文件的邏輯聯系，確保每一份電子文件的內容、結構和背景信息無缺損、未被更改和可關聯要掌握電子文件的形成規律和分布狀況，對本機構、本地區不同業務系統、不同信息平臺、不同媒體的文件進行統一規劃、統一管理，詳細確定電子文件的歸檔范圍和歸檔要求，通過系統功能和人工監控將具有有機聯系的電子文件收集齊全，完整歸檔要執行國家檔案局發布的檔案行業標準，將公務電子郵件納入電子文件管理范圍，關注專用業務系統及新媒體環境中具有文件價值的新型記錄信息，探索和改進電子文件的收集策略第一節電子文件的管理目標三、保證電子文件的可用性文件的可用性指的是文件可以被查找、檢索、呈現或理解電子文件的可用性表現在三個方面：電子文件是可以查詢到的電子文件信息是可以利用的電子文件是可讀、可再現的第一節電子文件的管理目標三、保證電子文件的可用性文件的可用性主要面臨三個問題：電子文件的非人工識讀性。電子文件的信息是一系列二進制比特流，人不能直接識讀，只能借助計算機硬件與軟件讀取電子文件的系統依賴性使得每一份文件只有在相應的系統環境中才能被真實再現，系統不兼容或軟硬件的升級換代往往導致文件無法讀出電子文件載體的長期保存。電子文件載體的壽命要遠短于紙張，更容易老化和損壞此外，病毒感染、信號衰減、加密文件無法正確解密等原因也都可能影響文件的順利讀出第一節電子文件的管理目標四、保證電子文件的安全性電子文件的安全性是指電子文件在產生、傳輸、使用等過程中載體和信息的安全電子文件的安全性是真實性、完整性、可用性的基礎，是對電子文件擁有者和合法使用者利益的保障，任何安全問題都可能使電子文件遭受破壞，使其利益相關者遭受不同程度的損失第一節電子文件的管理目標四、保證電子文件的安全性電子文件安全性的含義大致可歸結為文件自身安全和文件使用安全兩個方面文件自身安全是指文件的真實性、完整性、可用性未遭侵害，確保以可信的狀態存在和再現文件使用安全是指在規定的權限中合規使用電子文件，沒有因惡意或無意的違規使用造成文件信息的變化、泄密和被損壞第一節電子文件的管理目標四、保證電子文件的安全性影響電子文件安全的因素非常復雜，包括自然災害、社會災害等環境因素，硬件、軟件、病毒、系統功能等技術因素，黑客、竊密等人為因素，制度規范、管理設施、管理者素質等管理因素，等等第一節電子文件的管理目標一、管護信息資產案例5家華爾街股票代理公司未保留電子郵件遭罰2002年12月，5家華爾街股票代理公司德意志銀行、高盛集團、美國銀行公司、摩根斯坦利和花旗集團旗下的所羅門美邦，因未保留與業務有關的電子郵件，而被分別處以165萬美元的罰款。2006年5月，摩根斯坦利再次因未按規則保存電子郵件而被美國證交會罰款1500萬美元。此前該公司因拒絕交出電子郵件而輸了一場民事官司，被陪審團一審判定賠償14.5億美元第二節電子文件管理的效用二、提高工作效率案例電子文件管理可提升經濟和社會效益加強電子文件管理，是當前我國經濟和社會轉型發展的內在要求，是建設環境友好、資源節約型社會的一個有效途徑、是提升經濟和社會效益的一個有力措施。據海關數據統計.2014年全國共有32.9萬家企業參與無紙化通關，占全國進出口企業總數的88％

，進出口電子報關單通關時間平均比傳統紙質報關單通關時間分別少32.51小時和5.27小時。另據央行數據顯示，截至2014年年底，我國信用卡累計發卡量已突破4.36億張。如果信用卡紙質對賬單全部改為電子對賬單，僅郵寄費一項一年節省可達數十億元第二節電子文件管理的效用二、提高工作效率案例電子文件管理可提高行政效率，方便社會利用2014年，國家衛生和計劃生育委員會建立了國家新農合電子文件交換平臺，形成了國家、省、醫院之間的電子文件交換傳輸通道，方便了農民跨省就醫報銷，經辦機構可通過新農合電子文件管理信息系統進行報銷單據核對，大大縮短了報銷周期，使農民短期內就能拿到新農合補償款，減輕了農民經濟壓力。同時，該試點工程中還設立了人工費用核查操作，提高了新農合補償審核業務經辦效率，降低了行政成本第二節電子文件管理的效用三、方便利用共享案例電子文件助力搭建土地管理改革創新大平臺2011年，國土資源部開發全國宗地電子文件管理系統，實現宗地統一代碼電子文件數據的實時在線獲取，利用國土資源業務網，建立數據匯交系統，實現全國和省、市、縣電子文件信息的聯動傳輸，并保持數據的統一性。宗地電子文件既關聯宗地的權屬、空間等土地管理信息，又關聯房屋、基礎建設等經濟社會信息，實時同步各類土地的用地性質、使用狀況、權屬關系、變動情況等信息，為實施以土地為核心的不動產統一登記工作打下堅實基礎，為國土資源管理提供實時數據支撐，為人口普查、水利普查、城鄉規劃等提供科學決策依據，為社會公眾提供準確、快捷的權屬登記和信息查詢服務，全面提升國土資源綜合監管能力和信息社會化共享服務水平第二節電子文件管理的效用三、方便利用共享案例民生檔案就地查詢，全市通辦上海檔案部門拓展民生檔案遠程服務內容，使知青上山下鄉、知青返城、知青子女回滬、婚姻登記、計劃生育等五類檔案實現“就地查詢、跨館出證、館社聯動、全市通辦”。目前覆蓋全市208個社區事務受理中心的上海民生檔案工作遠程服務系統，惠及全市2300多萬市民。市民可以憑本人有效身份證件，在就近的檔案館或街鎮社區事務受理服務中心查到本人檔案信息，并當場獲得檔案部門出具的檔案證明，在獲得證明的同時，一次性把要辦的事辦完。據統計，自“全市通辦”開通以來，受惠群眾已超過3萬多人次第二節電子文件管理的效用三、方便利用共享案例南京電子病歷文件管理系統實現區域病歷共享南京市衛生局開發了電子病歷文件管理系統，集中采集南京市各醫院病案首頁、出院小結、檢驗檢查報告、中西藥處方表、費用明細表等電子病歷文件，采集的版式文件可按照流程在試點醫院實現共享和調閱。同時，該系統開發了第三方調閱接口，實現與南京衛生12320網站、南京微信微門戶、我的南京APP等互聯網應用的對接，進行過實名認證的用戶可通過應用查詢醫檢結果第二節電子文件管理的效用四、保存數字記憶電子文件的長期保存具有多重功用和價值，擇其要點：一是提供既往信息作為現實業務和決策的參照借鑒二是作為歷史資料守護真相，連接古今三是作為文化資源多元開發第二節電子文件管理的效用一、電子文件管理理念法規遵從理念業務驅動理念資產管理理念風險管理理念全程管理理念全程管理理念集成管理理念動態管理理念第三節電子文件的管理理念與原則一、電子文件管理理念案例文件與相關業務的融合管理秦山核電公司將文件管理流程嵌入設備管理流程之中，充分滿足設備管理的需要。設備文件的生成、流轉、發布和利用分別對應著設備管理當中不同的工作環節，參與或承擔某項設備管理職能，而設備文件的生成、流轉、發布和利用都要經過文檔管理部門的審核，保證其規范性及處于受控狀態，從而大大提高了設備管理的質量和效率第三節電子文件的管理理念與原則一、電子文件管理理念案例家電網以電子文件管理提高企業經濟效益2013年5月，國家電網公司全面啟動電子文件管理工作，經過兩年多的努力，建成了覆蓋所有單位、貫穿主要業務、聯通各層級的電子文件管理系統。通過將電子文件管理與生產經營工作深度融合，有效降低了企業經營成本，提高了企業經濟效益。以財務部門為例，通過開展財務憑據線上流轉，預計每年可為企業減少紙張打印費、運輸傳遞費1400余萬元，財務核算流轉效率可提高３０％

，減少人員使用750人／

年。再以信息化部門為例，該部門利用電子文件管理系統實現了廢棄業務信息設備的騰退再利用，共騰退243套廢棄業務系統、630臺服務器，節約運維費300余萬元、設備費200余萬元，極大緩解了系統運維壓力，實現了資源的科學調配和高效利用第三節電子文件的管理理念與原則二、我國電子文件管理原則統一管理全程管理規范標準便于利用安全保密第三節電子文件的管理理念與原則一、雙套制和全電子化雙套制：對同一份文件實行紙質版本和電子版本的雙套存儲管理，這是一種依存于紙質文件的電子文件管理全電子化：文件從生成、運轉到歸檔保存都以電子形式存在，電子文件的業務有效性和法律憑證性已經得到認可，可以獨立地行使文件的職能，成為機構中最重要、最核心、最可信的信息資源第四節電子文件的管理模式一、雙套制和全電子化獨立運行的電子文件管理系統的主要特點有：以電子文件獨立行使職能為目標，確保電子文件具有行政（

業務）有效性和法律證據性被納入管理范圍的電子文件須由內容、結構和背景信息構成電子文件管理系統和業務流程緊密結合，支持流暢的、合法的業務處理過程和文件流程，推動機構業務流程的改進和完善，成為機構信息系統的重要組成部分第四節電子文件的管理模式二、集中式與分布式集中式保管模式：對于具有檔案價值的電子文件應該交由檔案館保存分布式保管模式：形成機構應該自始至終保管自己的電子文件，而不是將進入檔案階段的電子文件移交檔案館，檔案館對于非現行電子文件的保管進行指導和幫助，并具有一定的控制權兩種模式的共同點：檔案館應該在總體上控制對國家具有保存價值的電子文件資源第四節電子文件的管理模式一、宏觀管理體制改革加強統籌協調拓展管理職能覆蓋全程管理第五節電子文件的管理體制二、電子文件不同階段的管理分工與組織三個階段：文件形成階段，文件形成單位管理階段，文件長期保存階段第五節電子文件的管理體制三、電子文件中心電子文件中心項目大致有以下幾種類型:現行文件查詢服務型備份型中轉站型，即中間性、過渡性管理機構永久保管型系統服務型第五節電子文件的管理體制三、電子文件中心案例·安徽省電子文件中心安徽省電子文件中心于2005年10月啟動建設，2012年年底建成使用，累計投入經費800萬元。建設目標定位于四個方面：一是保存數字檔案遺產，對省直單位產生的應當歸檔的電子文件，實行規范采集、歸檔，移交管理，永久保存；二是通過建立有效的管理體制機制，探索科學的策略、方法，應用先進實用技術，保障電子文件具備憑證屬性；三是實現資源共享，提供一站式服務；四是通過電子文件規范化管理，提高政府效能。電子文件中心建設堅持標準先行，同步起草了三個檔案行業標準，完整定義了電子文件信息模型，電子文件元數據和歸檔文件按照洋蔥結構封裝成XML單一對象，實現了信息的自包含、自描述、自證明和顯示一致性，擺脫了依賴管理系統的風險。系統設計遵從《開放檔案信息系統參考模型》，具備電子文件收、管、存、用完整功能。目前已接收15家省直單位電子文件，數據量83GB

第五節電子文件的管理體制四、數字檔案館概念：數字檔案館被總結為實體概念（

或稱機構概念）和系統概念兩類前者是對傳統檔案館概念的一種繼承，其核心功能不變，只是數字檔案館集中管理的對象變成了數字形式的檔案后者則是對既有檔案館概念的一種顛覆，其屬概念從“機構”轉變為“信息系統”，其功能從保管利用變為整合不同信息資源提供在線服務第五節電子文件的管理體制四、數字檔案館數字檔案館具備以下特點：數字檔案館的本質特征是具備一個收集、管理、共享利用數字檔案信息的系統該系統的管理對象以數字檔案為主，也可以包括其他類型信息。數字檔案館的建設主體可以是一個實體檔案館、多個檔案館，可以是非傳統檔案保存機構第五節電子文件的管理體制四、數字檔案館數字檔案館的類型：按照管理對象和功能定位，數字檔案館包括電子文件長期保存型和歷史檔案共享服務型按照系統建設方式，數字檔案館包括獨立式和集中式兩種類型第五節電子文件的管理體制四、數字檔案館數字檔案館的功能：接收（或攝取），負責從生產者處接收提交信息包，生成檔案信息包檔案存儲，負責存儲和檢索檔案信息包。數據管理實體負責填充、維護和存取檔案館藏的描述性信息和管理檔案所需的管理性信息利用（或訪問、

存取），負責生成分發信息包，為用戶提供信息利用服務保存計劃（或保存規劃），負責監控系統環境，提供長期保存策略的推薦意見，以確保系統存儲的信息能夠長期被指定用戶群利用行政管理，包含系統其他實體日常運行所需的服務和功能第五節電子文件的管理體制四、數字檔案館數字檔案館建設內容：基礎設施建設應用系統建設數字檔案資源建設人才隊伍建設標準規范建設安全保障體系建設第五節電子文件的管理體制一、電子文件管理的法律規范電子文件法律規范是由國家最高權力機關按照一定的立法程序制定并依靠國家強制力保證實施的行為規范，表現形式一般是有關法律文件中的禁止性條文、義務性條文、授權性條文等。由于電子文件及其管理尚處于不成熟期，各國有關電子文件的法律規范除了具有國家立法的權威性、強制性之外，目前還具有分散性、不配套性、間接性、模糊性等特點關于電子文件的法律證據效力、安全問題、隱私權問題、知識產權問題都有法律法規涉及第六節

電子文件管理的法規、制度和標準二、電子文件管理制度綜合性電子文件管理制度綜合性電子文件管理制度是旨在實現電子文件全程管理，較為全面地涉及各方面管理要求的制度。其范圍可以是一個機構、一個地區、一個國家甚至國際性的，其內容既有宏觀的原則性要求，也有比較具體的操作性規定專項電子文件管理制度專項電子文件管理制度是依照有關的法律法規和綜合性電子文件管理制度的精神，針對電子文件及其管理的某一方面內容而制定的制度。這類制度主要涉及

電子文件的管理程序、方法、技術等，內容一般比較具體、詳細，具有可操作性第六節

電子文件管理的法規、制度和標準三、電子文件管理標準國際標準與我國標準（部分）第六節

電子文件管理的法規、制度和標準1．電子文件管理的目標有哪些？2．影響電子文件管理目標實現的主要因素有哪些？3．電子文件管理有哪些方面的效用？4．如何在與紙質文件管理的比較中理解電子文件管理理念和管理原則？5．分別理解法規遵從、業務驅動等電子文件管理理念的內涵和實踐應用。6．如何認識和推動文件管理從雙套制向全電子化的轉變？思考與練習7．你怎樣看待關于分布式與集中式保管的爭論、演變與走向？8．電子文件管理體制建設與改革的重點是什么？9．電子文件不同階段的組織分工是怎樣的？10．你認為電子文件中心的功能如何定位為宜？11．數字檔案館的功能與建設內容是什么？12．電子文件管理的法規制定現狀如何？13．電子文件管理的制度制定現狀如何？14．電子文件管理的標準制定現狀如何？思考與練習電子文件形成的概念電子文件的創建電子文件的接收電子文件的流轉電子文件的更改電子文件的分發電子文件的形成電子文件的傳輸電子文件形成系統電子文件形成的管理要求電子文件形成的管理職責電子文件形成的管理系統一、電子文件形成的概念理解一般理解：認為形成是一個概括度比較高的詞，用以描述電子文件從無到有的過程基于電子文件管理系統的理解：認為只有捕獲進入ＥＲＭＳ的符合文件定義的數據才是電子文件，電子文件的形成即電子文件捕獲綜合理解，即將上面兩種觀點綜合起來，持這種觀點的代表性機構是國際文件管理信托基金會第一節電子文件形成概述二、電子文件形成活動創建創建工具：硬件工具和軟件工具；創建途徑：原生性創建和再生性創建接收：電子文件形成機構從其他機構接收電子文件的活動流轉：電子文件由形成機構內部多個部門、多個人員處理生效的過程更改：按照一定的標準、原則、制度和要求，應用特定的方式修改、補充或變更某份電子文件某些內容的過程更改過程：提出更改申請、審核更改申請、執行更改操作和記錄更改過程第一節電子文件形成概述二、電子文件形成活動分發分發類型:按照分發發生的時機，可以分為：文件流轉之中的分發與文件流轉之后的分發；按照文件接收對象的不同，分發可以分為直接分發和間接分發傳輸傳輸方式：介質傳輸和網絡傳輸例：電子公文傳輸系統第一節電子文件形成概述二、電子文件形成活動關于流轉流轉過程第一節電子文件形成概述二、電子文件形成活動關于流轉流轉類型：括以文件為中心的流轉和以業務為中心的流轉第一節電子文件形成概述三、電子文件形成的技術環境多載體并存的技術環境電子文件形成系統的類型大致分為兩類：第一，桌面系統，第二，數據庫系統支撐的網絡業務系統典型電子文件形成系統的功能——流轉功能流轉功能包括定義流轉過程、支持審批、通知消息、記錄流轉過程等第一節電子文件形成概述基于實踐經驗，我們可以將電子文件形成過程中的管理要求總結為如下方面：合規形成按需形成形式規范內容準確背景完整格式得當流程合理控制得當有效識別等第二節電子文件形成的管理要求流程合理流程合理的具體要求：電子文件形成流程合理電子文件形成流程和電子文件歸檔管理流程、電子文件長期保存流程得到有效整合第二節電子文件形成的管理要求流程合理流程優化的方法自動化：將電子文件管理流程中部分管理活動或其部分工作步驟交由計算機系統執行削減：削減電子文件管理流程中部分管理活動或其部分工作步驟前置：可將電子文件管理流程中部分后續管理活動或其部分工作步驟提前，在文件生命周期前端實現，相應地，讓原來負責后續活動的有關人員參與前端過程合并：將電子文件管理流程中部分管理活動或其部分工作步驟合成一項管理活動或一個工作步驟并行：將電子文件形成、管理流程中原先按照先后順序依次執行的部分管理活動或其部分工作步驟并行執行第二節電子文件形成的管理要求控制得當控制得當是指對電子文件的形成過程采取適當的措施進行監督和控制，主要包括狀態控制、權限控制、版本控制等狀態控制：電子文件形成過程中需要控制的狀態主要有處理狀態、生效狀態權限控制：電子文件形成機構應該建立人員安全管理機制和授權機制，對電子文件的形成和管理的權限進行恰當的控制版本控制：版本控制方式：本地式、集中式、分布式第二節電子文件形成的管理要求一、電子文件形成的管理職責電子文件形成者的職責確保電子文件合規形成、按需形成、背景完整、控制得當文件、檔案人員的職責文件、檔案部門主管：對電子文件的形成負有總體管理職責文件控制人員：處理和組織公司各種與項目管理有關的文件，通過監督信息的流動，包括負責監控、整理和跟蹤收文，確保適當的文件能夠被恰當的人使用文件、檔案管理人員：承擔具體的文件形成管理工作，包括業務指導、參與業務系統設計、承擔培訓任務等第三節電子文件形成的管理職責和管理系統一、電子文件形成的管理職責信息技術人員的職責為電子文件形成提供系統支持和技術支撐，負責電子文件及其形成元數據的存儲、維護等工作；并和文件、檔案管理部門及人員一起，確保其電子文件系統外包服務工作合乎文件管理的要求機構行政主管的職責為電子文件管理提供行政支持，特別是賦予文件、檔案管理部門對電子文件形成加以管控、服務和指導的職責，并對整個電子文件形成和管理的合規性和效率負首要責任系統外包服務商的職責第三節電子文件形成的管理職責和管理系統1．如何理解電子文件形成的概念？2．電子文件的形成包括哪些活動？3．舉例說明電子文件創建工具和創建途徑。4．舉例說明電子文件流轉的類型。5．電子文件更改的要求有哪些？6．舉例說明電子文件分發類型和分發要求。7．以電子公文傳輸為例，說明電子文件傳輸的要求。8．舉例說明電子文件形成的技術環境9．電子文件形成的管理要求有哪些？思考與練習10．為何合規形成、按需形成是電子文件形成最基本的管理要求？11．如何保證電子文件背景完整？12．電子文件流程合理的含義是什么？如何保證？13．如何開展電子文件的狀態控制、權限控制和版本控制？14．如何識別電子文件？15．舉例說明如何分配電子文件形成的管理職責？16．如何降低電子文件系統外包服務的風險？17．針對不同的電子形成系統環境，舉例說明應采取哪些系統策略以滿足文件管理要求？思考與練習電子文件捕獲與歸檔的基本含義電子文件捕獲的基本內容、要求與方法電子文件歸檔的基本內容、要求與方法電子文件的移交與接收的程序和要求電子文件的捕獲、歸檔與移交一、電子文件捕獲的基本含義捕獲是伴隨著電子文件管理而出現的一個新的術語，字面的意思是將信息放入系統的過程捕獲的具體含義包括：捕獲的目的捕獲的對象捕獲的時間捕獲的內容捕獲的方式捕獲的結果第一節電子文件的捕獲與歸檔概述二、電子文件歸檔的基本含義電子文件歸檔是指具有保存價值的電子文件一經形成或辦理完畢后轉化為具備檔案屬性的電子文件的過程第一節電子文件的捕獲與歸檔概述三、捕獲、歸檔及其與相關概念的辨析捕獲與歸檔的區別主要有：產生背景不同管理視角有別操作對象有別操作時間有別相關概念：捕獲與登記移交與歸檔第一節電子文件的捕獲與歸檔概述一、電子文件捕獲的對象單組件文件組合文件復合文件第二節電子文件的捕獲二、電子文件的捕獲系統ISO15489-1將文件系統定義為對文件進行捕獲和管理并提供利用的系統從該定義中可以看出，捕獲是文件系統必須具備的一項基本功能捕獲功能可以選擇由業務系統、電子文件管理分別承擔系統或者兩者共同承擔第二節電子文件的捕獲三、電子文件捕獲的流程電子文件捕獲是一套“組合動作”，具體活動內容包括：文件抓取、元數據抓取、文件與元數據整合、驗證、登記、分類組織和存儲保管等第二節電子文件的捕獲四、電子文件捕獲的要求文件對象的捕獲要求元數據捕獲要求批量捕獲要求電子文件捕獲范圍納入捕獲范圍的電子文件是機構在業務活動中通過各類業務系統生成與接收的文件。理論上講，電子文件捕獲范圍大于歸檔范圍第二節電子文件的捕獲五、電子文件及其元數據的捕獲方式電子文件捕獲方式元數據捕獲方式系統自動捕獲手工錄入第二節電子文件的捕獲一、電子文件歸檔范圍電子文件歸檔范圍的制定原則價值決定原則一致性原則適度放寬原則第三節電子文件的歸檔一、電子文件歸檔范圍電子文件歸檔范圍的制定思路確定電子文件的歸檔范圍，可以從以下不同角度予以綜合考慮從稿本的角度看從格式的角度看從附帶材料的角度看從雙套制歸檔的角度看第三節電子文件的歸檔一、電子文件歸檔范圍電子文件歸檔范圍的主要內容在行使本機構行政管理、業務管理、經營管理等職能活動中形成的各種文本、圖形、圖像、音視頻、數據庫、程序文件、網頁以及其他專門格式的文件有助于保證電子文件長期真實、完整、可用、安全的其他相關材料。新型電子化業務中形成的電子文件，如機構網站、郵件系統或者微博系統中生成的電子文件在業務活動中與電子文件一起形成的其他載體文件第三節電子文件的歸檔二、電子文件歸檔方式邏輯歸檔與物理歸檔在線歸檔與離線歸檔第三節電子文件的歸檔三、電子文件歸檔時間電子文件應當在辦理完畢后實時或定期歸檔實時歸檔是指電子文件形成后或者辦理完畢后即刻歸檔(如圖)定期歸檔是指按照機構有關規定，在電子文件形成一段時間后再向檔案部門移交第三節電子文件的歸檔四、電子文件歸檔要求電子文件歸檔工作的要求貫徹“前端控制”和“全程管理”的思想電子文件歸檔中質量檢查與技術檢測工作同步電子文件歸檔的質量要求真實性完整性可用性電子文件歸檔的程序要求第三節電子文件的歸檔一、電子文件移交與接收程序第四節電子文件的移交與接收案例澳大利亞、英國的電子文件移交流程澳大利亞和英國電子文件移交工作開展得比較成功，且富有特色。澳大利亞將電子文件移交分為移交準備工作、檢查隔離工作、電子文件保存和電子文件存儲四個階段；而英國的移交流程則包括保留文件結構并遷移到移交介質，格式轉換并保存相關元數據，將完成格式轉換的電子文件拷貝到移交介質上并保持文件結構，對待移交的磁帶和磁盤進行整理，保留相應的文件檢索工具，以及對上述流程的登記和記錄六個主要環節第四節電子文件的移交與接收二、電子文件移交與接收要求電子文件移交要求移交時間移交格式移交載體元數據應當與電子文件一起移交電子文件有相應紙質、縮微制品等載體的，應當在元數據中著錄相關信息采用技術手段加密的電子文件應當解密后移交，壓縮的電子文件應當解壓縮后移交；特殊格式的電子文件應當與其讀取平臺一起移交移交單位應當將已移交的電子文件在本單位至少繼續保存５年電子文件的移交可采用離線或在線方式進行第四節電子文件的移交與接收二、電子文件移交與接收要求電子文件移交要求離線移交電子文件應當滿足下列基本要求：移交單位一般采用光盤移交電子文件，光盤應當符合歸檔要求移交單位一般向同級國家綜合檔案館（

或其他專業檔案館）移交一套光盤，光盤應當單個裝盒移交單位應當按照有關要求進行光盤數據刻錄及檢測存儲電子文件的載體和載體盒上應當分別標注反映其內容的標簽，移交載體內電子文件的存儲結構應符合國家和地方的有關要求在線移交電子文件的單位應當通過與管理要求相適應的網絡傳輸電子文件，傳輸的數據應當包含符合要求的電子文件及其元數據移交之前，應當對電子文件數據的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢驗，合格后方可移交第四節電子文件的移交與接收電子文件接收要求：檔案館應當建立電子文件接收平臺，進行電子文件數據的接收、檢驗、遷移、轉換、存儲等工作檔案館應當對所接收的電子文件數據及其載體的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢驗，合格后方可接收檔案館應當將電子文件的交接、遷移、轉換、存儲等信息補充到電子文件元數據中檔案館應當對電子文件數據遷移和轉換前后的一致性進行校驗檔案館應當對所接收的電子文件載體保存５年以上檔案館對電子文件載體應當按照《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》和《磁性載體檔案管理與保護規范》進行管理第四節電子文件的移交與接收三、電子文件移交與接收中的關鍵問題電子文件移交數據構成要求數據接口的技術實現四性測試指標和系統實現方案電子文件元數據實施方案第四節電子文件的移交與接收１．如何理解電子文件的捕獲？分析捕獲與登記、歸檔、移交等相關概念之間的區別與聯系。２．電子文件捕獲的具體要求是什么？３．如何實現元數據的捕獲？４．電子文件歸檔的范圍包括哪些？５．歸檔電子文件應該滿足哪些要求？６．電子文件移交與接收的程序是什么？７．電子文件移交與接收應該符合哪些要求？思考與練習電子文件分類的含義電子文件分類的方法業務活動分析電子文件分類方案的建立電子文件的分類一、電子文件分類相關概念電子文件分類在文件管理中，依據分類體系中所規定的邏輯結構、方法和程序規則，按照類目對業務活動和／或文件進行的系統標識和整理電子文件分類方案電子文件分類方案，也稱電子文件分類體系它面向整個機構的所有電子文件，是指導機構進行電子文件分類的工具第一節電子文件分類概述二、電子文件分類的目的電子文件分類并不是為了描述文件的內容或者促進檢索，其目的在于維護文件和形成文件的業務活動之間的關聯，將文件置于其形成的業務活動背景之中，從而使得一組相關聯的文件能夠重現形成文件的相關事件的“完整故事”電子文件分類成為維護文件的真實、可靠、完整的重要手段，成為整套文件管理活動的支撐工具，為一系列文件管理活動提供實施框架，包括識別需要被捕獲的文件，確定和實施保管期限以及確定文件安全和存取權限等第一節電子文件分類概述三、電子文件分類的時機電子文件分類的時機指的是何時對電子文件進行分類。與紙質文件分類相比，電子文件分類的時機大大提前，甚至可提前至文件形成之時第一節電子文件分類概述四、電子文件分類與其他文件管理活動的關系電子文件分類與鑒定、處置電子文件分類與安全和利用權限設置將安全和利用權限設置與電子文件分類方案相連的價值：能夠全面控制文件的安全利用有利于對在具體業務中形成的文件進行精細化管理保障電子文件自形成之時起就受到安全保護第一節電子文件分類概述一、職能分類法職能分類法根據文件形成和使用的業務背景而不是文件自身的內容主題或其他屬性對文件進行分類，即根據文件為什么存在（

即產生文件的職能）而不是文件是關于什么的（

即文件的主題）對文件進行分類作用支持業務的有序開展支持文件現行和長期的可理解性支持檢索和一個業務活動相關的所有文件幫助機構全面掌控電子文件資源支持按類開展的文件管理第二節電子文件分類的方法一、建立電子文件分類方案的原則業務驅動原則統管全局原則全程統一原則法規遵從原則載體和格式中立原則精細化原則用戶友好原則集成原則第三節電子文件分類方案的建立二、建立電子文件分類方案的方法環境調查法律規范環境組織結構環境組織結構環境職能結構事業部結構區域結構矩陣結構橫向組織結構網絡結構第三節電子文件分類方案的建立二、建立電子文件分類方案的方法業務活動分析等級分析序列分析確定業務活動細分程度建立業務分類方案第三節電子文件分類方案的建立二、建立電子文件分類方案的方法設置電子文件分類方案的層級和類目職能層類目活動層類目事務層類目：專案案卷、類目名稱完善電子文件分類方案的相關要素編制說明類目編碼類目范圍說明參見說明負責部門第三節電子文件分類方案的建立１．在數字環境下，電子文件分類相比我國傳統的檔案分類發生了哪幾個方面的變化？２．職能分類法在電子文件管理中的作用有哪些？３．基于職能的文件分類方案和文件保管期限表、文件安全和存取方案之間有何關系？４．請說明等級分析法和序列分析法的區別和聯系。５．請結合實際，分析一個專案案卷的結構。６．請選取一個文件形成單位，對其進行環境調查和業務活動分析，為其建立一個電子文件分類方案。思考與練習本章要點電子文件鑒定、處置的概念及相互關系電子文件鑒定與處置的內容與程序電子文件價值鑒定的方法電子文件保管期限與處置表電子文件處置的內容及方法對電子文件鑒定、處置過程的監控電子文件的鑒定與處置一、電子文件鑒定的概念與內容電子文件鑒定的概念從通俗的意義上講，鑒定就是在仔細研究之后加以判斷的意思鑒定工作包括真偽鑒定、開放鑒定、密級鑒定、價值鑒定、技術鑒定等。其中，最為常用的鑒定概念是文件的價值鑒定，即按照一定的方法和原則，判斷文件的現實和歷史價值，確定其保管期限第一節電子文件鑒定與處置概述一、電子文件鑒定的概念與內容電子環境下鑒定工作內容的拓展對于文件身份的鑒定，即對電子文件的識別技術鑒定電子文件鑒定工作的內容判斷文件是否屬于歸檔范圍劃分電子文件的保管期限第一節電子文件鑒定與處置概述二、電子文件處置的概念與內容電子文件處置的概念本教材認為電子文件的處置是指按照電子文件保管期限表、處置表或其他規定，對在文件形成機構內保管到期的電子文件實施移交、銷毀或續存的一系列過程電子文件處置的內容移交銷毀續存第一節電子文件鑒定與處置概述三、電子文件鑒定與處置的關系鑒定與處置的關系非常密切，鑒定決定哪些文件需要保存以及需要保存多久，處置則是對保存到期的文件予以移交、銷毀或續存的處理。沒有鑒定，處置無所依據；沒有處置，鑒定有始無終。兩者共同決定文件的最終歸宿第一節電子文件鑒定與處置概述四、電子文件鑒定與處置過程中需要開展的其他工作保管期限與處置表的制定對電子文件鑒定與處置的監控第一節電子文件鑒定與處置概述五、影響電子文件鑒定與處置的因素環境因素價值取向變得多元化、法規標準較為缺乏客體因素電子文件的原始性、真實性難以確認電子文件的關聯性與動態性導致電子文件的鑒定需要復雜的技術手段電子文件數量劇增電子文件存儲的高密度性，以及存儲成本逐年下降的事實，給保留更多電子文件提供了可能性主體因素電子文件鑒定的新特點向鑒定人員提出了更高的要求第一節電子文件鑒定與處置概述一、電子文件價值鑒定方法的要素分析第二節電子文件的價值鑒定一、電子文件價值鑒定方法的要素分析主觀要素鑒定服務對象鑒定者客觀要素文件價值可操作性第二節電子文件的價值鑒定二、電子文件價值鑒定的方法內容鑒定法和職能鑒定法是進行電子文件價值鑒定采用的兩種基本方法前者的關鍵是通過直接審閱電子文件的內容判斷其價值后者則通過研究分析形成電子文件的職能活動的重要性來判斷其價值但是，內容鑒定法和職能鑒定法并非彼此孤立的關系，審閱內容時也會考慮到其反映的職能因素，職能活動也會反映在文件的內容上第二節電子文件的價值鑒定三、電子文件保管期限與處置表的制定與實現電子文件保管期限與處置表電子文件的價值鑒定，需要根據一定標準來確定電子文件是否需要保存以及保存時限，該標準的表現形式是電子文件保管期限表而處置表則在保管期限表的基礎上，主要規定文件保管期滿之后，是銷毀、續存還是移交第二節電子文件的價值鑒定三、電子文件保管期限與處置表的制定與實現電子文件保管期限與處置表的制定的具體內容根據機構職能設置表中顯示的職能、工作和環節，明確機構的主要職能活動、重要工作內容和關鍵的工作步驟根據業務流程圖中所展示的電子文件生成節點，明確電子文件的種類，結合機構的主要職能活動、重要工作內容和關鍵的工作步驟，將這些職能、活動、事務環節中生成的電子文件作為有價值的文件保存，其他文件酌情考慮考慮特殊類型電子文件的保管期限，如數據庫文件、程序文件、網頁文件等電子文件保管期限與處置表的實現第二節電子文件的價值鑒定四、電子文件鑒定的特點鑒定對象鑒定時間鑒定自動化程度第二節電子文件的價值鑒定一、銷毀電子文件銷毀是指消除或刪除文件，使之無法恢復的過程主要有以下幾種分類方法：按載體來分，可分為磁性銷毀、電子半導體及其記錄數據的銷毀、光盤及其記錄數據的銷毀三類依據電子文件銷毀對象的不同，可分為非涉密數據的清除和涉密數據的銷毀兩類。其中，涉密數據的銷毀又分為絕密數據的銷毀、機密數據的銷毀、秘密數據的銷毀和一般敏感數據的銷毀等類別。依據銷毀方式的不同，可分為軟銷毀和硬銷毀兩種第三節電子文件的處置二、續存續存是指電子文件繼續保存在形成文件的機構中，機構擁有文件實體的保管權和信息的管理權具體的續存方式包括：保存在文件管理系統中。脫機保存縮微轉換成紙質文件遷移第三節電子文件的處置三、移交移交是指機構將其電子文件轉交給其他機構保存，根據情況的不同，機構可以單獨將文件實體或文件信息的管理職責轉交給其他機構，也可以將兩者一起轉交具體方式包括：移交檔案館隨業務的移交而移交。第三節電子文件的處置１．電子文件鑒定的概念和主要內容是什么？２．電子文件處置的概念和主要內容是什么？３．在電子文件鑒定和處置過程中需要開展哪些工作？４．影響電子文件鑒定與處置的主要因素有哪些？５．電子文件價值判斷與傳統載體文件有無不同之處？６．試比較電子文件保管期限與處置表同傳統文件保管期限表在制定與實現方面的異同。７．分析電子文件鑒定工作的主要特點及原因。８．如何進行電子文件的處置？思考與練習電子文件保存的基本要求電子文件保存的影響因素OAIS參考模型的基本內容電子文件保存的常規方法電子文件保存的重點方法電子文件保存的管理策略電子文件保存的主要載體電子文件存儲系統架構電子文件載體保管要點電子文件的保存一、電子文件保存面臨的威脅分析內部挑戰：電子文件自身的脆弱性易改性多重依賴性壽命短暫比特腐化外部挑戰：電子文件面臨的外部威脅災害災難威脅人為因素威脅組織和經濟因素的威脅第一節電子文件保存概述二、電子文件保存的基本要求維護載體有效性保障信息可用性保障信息可理解性保障完整性的管理要求重視環境動態性強化風險管理備份全面監控第一節電子文件保存概述三、電子文件保存的影響因素電子文件的非直讀性導致數字信息無法獨立存在軟硬件更新過快導致電子文件可讀性面臨挑戰電子文件的特定類型和結構增加了保存的難度第一節電子文件保存概述四、電子文件保存的基本內容電子文件技術屬性的識別歸檔／移交技術檢測保存管理第一節電子文件保存概述五、OAIS參考模型的基本內容OAIS

參考模型（ISO14721;2003,Openarchivalinformationsystem——Referencemodell，開放檔案信息系統參考模型）是一項基于信息長期保存與獲取的國際標準，是事實上的長期保存技術體系的構建原型第一節電子文件保存概述一、電子文件保存的方法概述積極保管與消極保管常規方法、重點方法和輔助方法二、電子文件保存的常規方法更新復制第二節電子文件的信息保存三、電子文件保存的重點方法遷移遷移的類型:主動遷移與被動遷移;入庫遷移、技術變革遷移與按需遷移;硬件遷移、操作系統遷移、應用系統遷移、文件格式遷移和載體遷移等遷移管理:確定遷移管理的流程;記錄遷移路徑;設置遷移管理中心仿真仿真的形式可分為：硬件仿真，即模仿原硬件平臺；軟件仿真，即模仿應用軟件；虛擬器中介仿真，即制作仿真用的中間件。目前主要的仿真技術包括：建立一種普遍適用的技術，用于描述在將來未知平臺上再現當前和未來電子文件所需的各種屬性的仿真器設計以人們可讀的方式保存、查找、訪問和重現電子文件所需的元數據，使仿真技術可以用于電子文件的存儲與管理將文檔、元數據、軟件和仿真說明進行封裝，并維護其間的聯系，防止丟失第二節電子文件的信息保存三、電子文件保存的重點方法封裝典型的封裝結構VEO、METS第二節電子文件的信息保存四、電子文件保存的輔助方法技術保存硬拷貝輸出第二節電子文件的信息保存五、電子文件保存的管理策略確定電子文件保存的技術方案加強基于文件生命周期的責任者管理開展格式管理確定長期保存格式選擇標準格式注冊進行有效的格式遷移加強元數據管理第二節電子文件的信息保存一、主要載體類型第三節電子文件的載體保管二、載體選擇壽命性能與成本標準化程度保護性能載體檢測技術第三節電子文件的載體保管三、存儲系統架構DASDAS是直接將存儲設備通過總線（SCSI、PCI、IDE等）接口連接在一臺服務器或客戶端擴展接口下的數據存取設備，是傳統的存儲架構。它完全以服務器為中心，寄生在相應服務器或客戶端上，本身不帶有任何存儲操作系統NASNAS是指將集成的存儲系統（

如磁盤陣列和磁帶設備），直接通過LAN

接口連入信息通信網絡的技術，它使用TCP/IP之類的信息通信協議SANSAN以數據存儲為中心，采用可伸縮的網絡拓撲結構，是具有高傳輸速率的光通道的直接連接方式CASCAS具有面向對象的存儲特征，基于磁記錄技術，按照所存儲數據內容的數字指紋尋址，具有良好的可搜索性、安全性、可靠性和擴展第三節電子文件的載體保管四、各類載體保管要點電子文件載體與紙質檔案載體保管的不同磁性載體保護控制適宜的溫濕度、防止外來磁場、防止灰塵、防止機械震動、避免強光、防止復印效應光盤保護控制溫濕度、防治空氣污染、避免盤面損傷、保證光盤刻錄質量、光盤標簽管理、日常管理第三節電子文件的載體保管１．

電子文件保存所面臨的威脅有哪些？２．

電子文件保存的基本要求是什么？３．

如何理解ＯＡＩＳ參考模型中的信息包？４．

如何以ＯＡＩＳ參考模型為基礎，構建組織電子文件長期保存系統框架？５．

電子文件都有哪些常規保存方法？６．

電子文件的遷移可分為哪些類型？７．

如何理解仿真的概念？８．

電子文件的封裝結構有哪些？思考與練習９．

如何進行電子文件的格式管理？10．

電子文件的載體都包括哪些？其各自特點表現在哪些方面？11．

電子文件存儲系統架構有哪幾種類型？12．

電子文件載體保管應注意哪些問題？13．

試比較電子文件的保存與傳統紙質文件的保管。思考與練習電子文件檢索的概念電子文件利用的概念電子文件檢索與利用的特點電子文件檢索與利用的基本原則電子文件檢索的常用方法電子文件檢索的系統功能電子文件檢索標準化電子文件提供利用的內容電子文件提供利用的類型電子文件提供利用的方式電子文件的檢索與利用一、電子文件檢索的概念檢索的定義廣義的檢索包括存儲和查找兩個方向相反的過程，存儲是指將信息資源中具有檢索意義的特征標識出來，通過編制檢索工具、建立數據庫等方法，使之成為有序的信息集合的過程；查找則是指在信息集合中選擇、獲取特定信息的過程第一節電子文件檢索與利用概述一、電子文件檢索的概念檢索的類型直接檢索：指由利用者（

最終用戶）直接在電子文件相關系統中查找和定位所需文件信息的過程間接檢索：指利用者委托電子文件管理部門或機構代為查找和定位所需文件信息的過程，受托部門或機構統一整理檢索結果，將其返還給委托用戶基于數據庫的檢索全文檢索第一節電子文件檢索與利用概述一、電子文件檢索的概念檢索與相關概念檢索與元數據管理檢索與標引檢索與利用第一節電子文件檢索與利用概述二、電子文件利用的概念利用的定義利用是指查找、使用或檢索電子檔案的權利、機會和方法利用的類型原發性利用增值性利用業務支撐性利用文化研究性利用內部利用外部利用第一節電子文件檢索與利用概述二、電子文件利用的概念利用與相關概念利用與開發利用與提供利用第一節電子文件檢索與利用概述三、電子文件檢索與利用的特點共享性復用性交互性靈活性第一節電子文件檢索與利用概述四、電子文件檢索與利用的基本原則便利原則經濟原則廣泛原則安全原則第一節電子文件檢索與利用概述一、電子文件檢索的常用方法布爾邏輯檢索:用邏輯“或（or）”“與(and)”“非(not)”等布爾邏輯運算符對檢索入口詞或代碼進行組配查找所需信息的檢索方法近鄰檢索:用特定的位置算符表達檢索詞與檢索詞之間的位置關系，以表達更為確切的檢索要求，提高查準率字段限制檢索與短語檢索:把檢索詞限定在某一特定的字段范圍內進行檢索第二節電子文件的檢索一、電子文件檢索的常用方法加權檢索:在檢索時給每一檢索詞一個表示其重要程度的數值（

即權值），然后對含有這些檢索詞的文件信息進行加權計算，其和在規定的臨界值以上者可被作為檢索結果輸出，權值的大小可以作為對檢出文件的排序依據截詞檢索:將檢索詞在其認為合適的地方截斷，讓計算機按照檢索詞的局部片段同索引詞進行對比，將所有滿足截詞要求的文獻作為答案輸出第二節電子文件的檢索二、電子文件檢索的系統功能支持常見的檢索方法提供多種檢索入口展現文件層次結構，并提供通暢的導航具有用戶友好性界面友好、兼容多種瀏覽器、輸入輸出友好、提供適當的幫助功能提供安全保障功能提供用戶檢索行為的分析功能第二節電子文件的檢索三、電子文件檢索的實現原理基于數據庫的電子文件檢索基于現代信息檢索技術的電子文件檢索第二節電子文件的檢索四、電子文件檢索系統的評價可以從功能和性能兩個方面對電子文件檢索系統進行評價功能評價可通過測試系統是否具備某項功能來進行，相對容易性能評價的常用衡量尺度是時間和空間，時空占用越小，則系統越好對于檢索系統來說，評價的重點通常是檢索結果的相關性，常用的評價指標有查準率和查全率第二節電子文件的檢索五、電子文件檢索數據的交換通過數據庫格式直接交換通過獨立于平臺的交換格式交換通過相互映射或與第三方標準進行映射第二節電子文件的檢索一、電子文件提供利用的內容電子文件提供利用工作的主要內容包括三個方面：用戶分析、用戶服務和用戶反饋第三節電子文件的提供利用一、電子文件提供利用的內容用戶分析分析用戶的類型和需求用戶服務服務者通過一定的渠道為利用者提供電子文件信息服務的工作，這是提供利用的主體內容，在很多場合下，這項工作幾乎是提供利用的代名詞用戶反饋接受用戶反饋是掌握用戶需求、評價用戶服務質量的有效方法，也是提供利用工作持續改進的重要支撐第三節電子文件的提供利用二、電子文件提供利用的類型文件形成機構提供利用和檔案館提供利用獨立式、集中式和合作式營利性和非營利性第三節電子文件的提供利用三、電子文件提供利用的方式互聯網服務內網服務集中閱覽復制供應咨詢服務第三節電子文件的提供利用四、電子文件利用的訪問控制確定角色、分組和用戶明確權限控制的顆粒度設置訪問控制策略驗證權限訪問控制是否有效第三節電子文件的提供利用１．

如何理解電子文件檢索與利用的相互關系？２．

結合實例談談你對電子文件檢索與利用特點的理解。３．

結合實例談談你對電子文件檢索與利用原則的理解。４．

電子文件檢索有哪些常用方法？５．

電子文件檢索系統應具備哪些功能？６．

結合實際分析基于數據庫的檢索和全文檢索的利弊。７．

如何評價一個檢索系統的優劣？８．

如何實現跨系統的電子文件目錄信息的交換？思考與練習９．

結合實際，分析互聯網服務方式的特點和要求。10．

復制供應這種服務方式是否過時，為什么？11．

如果由你來負責開