辦公文書的寫作方法公司常用辦公文書的寫作及文本標準10/16/20231湖南益鑫泰麻業紡織服飾一、前言在現代生活中，辦公應用文書已經成為國家機關、社會組織、企事業單位或個人在社會活動中處理事務、交流信息的重要載體，它把經濟、政治、科學、文化等各個領域和行業像紐帶一樣連接起來，廣泛用于上傳下達、發布信息、溝通商洽、交際禮儀等。作為企業的一名管理人員，每天都要面對大量的文書寫作和文書處理工作。毫無疑問，每一個管理人員對于應用文書的概念和應用都要有一定的了解。但是，我們公司有很大一局部員工還不能準確區分不同事務適應哪種文書，寫作時雖然絞盡腦汁，寫出來的東西往往不準確、不標準，應用文書寫作已成為大局部員工難堪和頭疼的事情。為使廣闊員工快速理解和掌握常用文書的寫作，以提升員工的寫作綜合技能，今天本人就應用文書的分類、各類文書的根本概念及常用文書的寫作方法向大家做簡要介紹。10/16/20232湖南益鑫泰麻業紡織服飾二、應用文書的分類〔1〕應用文書的種類繁多，達數百種，目前較為常用的文書格式也有百余種，大致分類如下：1、法定公文類：有命令、決定、公告、通告、通知、通報、批復、意見、會議紀要、函、議案、報告、請示等。2、規約文書類：有條例、章程、制度、規定、方法、細那么、規那么、公約、守那么、規程等。10/16/20233湖南益鑫泰麻業紡織服飾二、應用文書的分類〔2〕3、事務文書類：有方案、工作要點、總結、規劃、方案、調查報告、統計分析報告、簡報、大事記、條據、聲明、啟事、招標書、投標書、索賠書、理賠書、典型材料等。4、會議文書類：有會議方案、會議通知、會議提案、會議開〔閉〕幕詞、會議演講稿、會議工作報告、會議紀要、會議決議、會議簡報等。10/16/20234湖南益鑫泰麻業紡織服飾二、應用文書的分類〔3〕5、書信禮儀文書類：有公開信、辭呈、介紹信、推薦信、證明信、表揚信、感謝信、慰問信、賀信、祝詞、建議書、決心書、聘書及解聘書、喜報、邀請函、悼詞等。6、經濟公文類：有評估報告、審計報告、市場調查報告、經濟預測報告、經濟活動分析報告、可行性研究報告、財務分析報告、產品說明書、意向書、經濟合同、協議書等。10/16/20235湖南益鑫泰麻業紡織服飾二、應用文書的分類〔4〕此外，還有法律文書類、宣傳文書類等，如起訴書、判決書、辯論書、公證書、廣告籌劃書、媒體文稿等。每類文書如假設細分，還可以分出假設干種格式。如經濟合同可分為購銷、加工、采購、借款、抵押、租賃、運輸合同等.方案可分為工作方案、建設方案、開展方案等。10/16/20236湖南益鑫泰麻業紡織服飾三、常用文書的概念及寫作方法由于應用公文的種類繁多，假設想全面掌握，非一朝一夕之功，今天，只對幾種常用的、工作中必需的應用文書進行介紹。10/16/20237湖南益鑫泰麻業紡織服飾1、通知〔1〕通知的概念：通知多屬下行文，用做轉發上級機關指示、傳達要求下級機關辦理的周知事項、執行事項、人事任免，有時也用做同級單位或不相隸屬單位知道或參與的事項的平行文。10/16/20238湖南益鑫泰麻業紡織服飾1、通知〔2〕通知的特點及寫作要領：在下行文中，通知的功能最為豐富。它可以用來布置工作、傳達指示、曉諭事項、發布規章、批轉和轉發文件、任免干部等。通知的運用十分廣泛，大到國家級的黨政機關，小到基層的企事業單位，都可以發布通知。需要注意：通知的規格要低于命令、決議、決定、指示等文件，且有明顯的時間限制，即在規定時間辦理相應事務；通知的內容也很有針對性，目的要求明確、具體。10/16/20239湖南益鑫泰麻業紡織服飾1、通知〔3〕注意不要混淆通知和通告：通告和通知都屬于告知類文書，我們很容易把二者混淆。其實它們有明顯的區別：通告的內容大多簡明扼要，而通知的內容要求詳細具體；規格上通告也比通知要高；告知方式也不盡相同，通告多用張貼、登報或播送電視播發，而通知一般以文件形工印發，僅個別普發性文件由新聞單位公布；通告沒的嚴格的格式，沒有文件版頭，沒有秘密等級、急緩程度等附加標記，而通知的成文必須遵守嚴格的格式，有的還有文件版頭，根據內容劃分秘密等級，并標注急緩程度。10/16/202310湖南益鑫泰麻業紡織服飾1、通知〔4〕通知常見的種類：通知根據性質不同，我們常見的有發布指示性通知、轉發批示性通知、具體事項性通知。10/16/202311湖南益鑫泰麻業紡織服飾2、函〔1〕函的概念：函一般用在不相隸屬機關之間〔不相隸屬的平級機關，也是沒有直接領導關系的不同級機關〕，用于相互商洽工作，詢問和答復審批事項。要注意除了作為平行文種出現之外，函有時也可用于有隸屬關系的上下級機關之間。例如，上級機關向下級機關詢問有關情況或催辦有關事宜，就可以用函，但下級的答復最好用報告。10/16/202312湖南益鑫泰麻業紡織服飾2、函〔2〕函的特點及寫作要領：函的用途比較廣泛，它廣泛運用在各級行政機關、企事業單位。函的格式一般包括標題、發文字號、主送機關、正文、落款。它的標題多是發文機關+事由+文種，也可以是事由+文種。公函要有正規的發文字號，由機關代字、年號、順序號組成。大機關的函，可以在發文字號中顯示“函〞字。正文要說明發函緣由和致函事項。如果是復函，要先引用對方來函的標題、發文字號，然后再交代緣由。正文寫作要注意針對性和明確性，如果內容多，可以分條列出，但必須一函一事，這一特點和請示、批復相似。最后常以“特此函商〞、“特此函詢〞、“請即復函〞、“特此函告〞、“特此函復〞、“致以敬禮〞、“謹致謝枕〞、“為盼〞、“為敬〞等慣用結語結束，落款同樣是署名和發文時間。函是平行文，用語要講究分寸和禮貌。10/16/202313湖南益鑫泰麻業紡織服飾2、函〔3〕注意區分函和通知：函和通知都是用來傳達事項的公文，但卻不相同。我們要從以下幾個方面區分：第一，函是平行文，一般用在不相隸屬的機關傳達事項，有時也用在上級向下級詢問有關情況；而通知是上級向下級傳達有關單位共同執行或周知的事項。第二，函注重平等性和溝通性；而通知注重傳達性和指導性。第三，函的形式靈活多樣：而通知有其固定的格式。第四，函的時效性不及通知。10/16/202314湖南益鑫泰麻業紡織服飾2、函〔4〕函常見的種類：我們常見的函有直發函和答復函10/16/202315湖南益鑫泰麻業紡織服飾3、報告〔1〕報告的概念報告是下級對上級的上行文，主要用于匯報工作、反映情況、提出建議、答復詢問。它能使上級隨時了解、掌握下情，從而進行及時的指導和催促，是上級機關制定方針、政策的依據。10/16/202316湖南益鑫泰麻業紡織服飾3、報告〔2〕報告的特點及寫作要領報告不僅黨政軍機關可以使用，社會團體、企事業單位也可以使用，它以反映情況為主，使下情上達，不要求上級指示答復。它的標題可以是發文機關+事由+文種的齊全式，也可以省略發文機關，直接事由+文種或只寫明文種。正文要寫明制發報告的緣由及報告的具體內容，“特此報告〞、“以上當否、請指正〞、“如有不妥，請指正〞，或者“以上意見如無不妥，請批轉有關單位執行〞等慣用語作結。落款在正文之后的右下角寫明發文機關和日期，也可把日期寫在標題下面。由于它是下級對上級的公文，因此寫作時語氣要謙恭，文字要精確。10/16/202317湖南益鑫泰麻業紡織服飾3、報告〔3〕注意區分報告與請示報告與請示同屬上行文，我們很容易混淆。應該從以下幾個方面對報告與請示加以區分：第一，請示對應會有批復；而報告不要求一定有批復。第二，請示是事前行文，請求上級指導或決策；而報告多是事情進展中的及時匯報或事后的總結報告。第三，請示重在對下一步的工作請示指示，而報告重在對現有工作的陳述匯報，不摻雜請示內容。10/16/202318湖南益鑫泰麻業紡織服飾3、報告〔4〕報告常見的種類報告按涉及的內容不同，我們常見的報告有綜合報告和專題報告。10/16/202319湖南益鑫泰麻業紡織服飾4、請示〔1〕請示的概念請示用于向上級機關請求指示、批準。請示是對有關事項、問題等無權決定，或是對現行方針、政策、法規、制度不甚了解，有待上級明確答復；抑或事關重大，請求上級機關給予明確、及時的指示和批準。10/16/202320湖南益鑫泰麻業紡織服飾4、請示〔2〕請示的特點及寫作要領在批復局部，我們已經提到，批復對應請示，一批一事，相應的，請示也是一文一事，不可將多項內容放在同一個請示里。它的標題可是發文機關+事由+文種，或是事由+文種，但不能省略到只寫文種“請示〞二字。正文一般包含請示的緣由、事項和要求，緣由要寫得充分，具有說服力，事項和要求要寫得明確、具體。一般用“以上請示當否，請予批復〞、“妥否，請批示〞、“如何，請審批〞來結尾。在正文右下角寫明制發請示的機關和日期的落款。10/16/202321湖南益鑫泰麻業紡織服飾4、請示〔3〕請示常見的種類我們常見的請示有：批復性請示，指示性請示和轉批性指示。10/16/202322湖南益鑫泰麻業紡織服飾5、制度〔1〕制度的概念制度是黨政機關、社會團體、企事業單位為加強對某項工作的管理而制定的要求有關人員共同遵守的標準性公文。10/16/202323湖南益鑫泰麻業紡織服飾5、制度〔2〕制度的特點及寫作要領制度有比較強的針對性，是黨政機關、社會團體和企事業單位為確保工作順利進行，針對具體某事項或某方面的工作而制定的。制度的發布方式也多種多樣，除作為文件存在之外，還可以張貼和懸掛在某一崗位和某項工作的現場。它的標題常有制發機關+事由+文種和事由+文種兩種形式。制度常有題下標，在標題下正中位置，加括號標明此制度的適用范圍、發布機關、發布日期。正文一般要包括制發緣由、具體條文、實施范圍、生效日期、修訂權、解釋權等內容。制發緣由后一般用“特制定本制度〞引起下文，具體條文要寫得明確具體。落款注明制發單位和日期，已在標題中或標題下出現的，這里可以省略。10/16/202324湖南益鑫泰麻業紡織服飾5、制度〔3〕注意區分制度與守那么制度和守那么都是機關團體為了標準加強工作，而制定的規約性文書。我們要注意，制度是行為標準，本單位人員必須遵守；而守那么是道德準那么，不具備強制性。10/16/202325湖南益鑫泰麻業紡織服飾5、制度〔4〕制度常見的種類制度按其內容分，我們常見的有崗位性制度和法規性制度。10/16/202326湖南益鑫泰麻業紡織服飾6、規那么〔1〕規那么的概念規那么是各級行政機關、社會團體、企事業單位，針對某些局部范圍，諸如學習、工作、生產、生活等具體活動，進行具體規定的公文，從而保證工作或活動有序地進行。10/16/202327湖南益鑫泰麻業紡織服飾6、規那么〔2〕規那么的特點及寫作要領規那么所規定的，是對局部范圍作具體的要求和規定，要以有關法令為根據，內容要具體明確，簡便易行。規那么的標題是制發機關或適用范圍+事宜+文種或者事由+文種，制發依據和時間作為題下標。正文通常先寫發文緣由，再寫具體內容，內容比較復雜的多采用分章分條列述法，內容簡單的分條目陳述即可。落款注明發文機關和日期或時間、單位及形式。10/16/202328湖南益鑫泰麻業紡織服飾7、規劃〔1〕規劃的概念規劃是各級行政機關較大、較長遠、帶戰略性的開展方案。〔2〕規劃的特點及寫作要領規劃的內容一般事由重大，意義深遠，用來統籌全局。規劃的標題包括制定機關、事由和文種缺一不可，而且事由要寫明時限與范圍。正文包括現狀分析、規劃內容、對策措施，語言要平實簡練。落款只簽署制發日期即可。10/16/202329湖南益鑫泰麻業紡織服飾7、規劃〔3〕規劃與方案的區分：兩者密不可分，我們要注意區分。規劃是長遠性、戰略性的開展方案；而方案是針對規劃的具體實施方法。〔4〕規劃的種類：規劃按其內容不同分類，常見的有工作規劃、建設規劃、開展規劃等。10/16/202330湖南益鑫泰麻業紡織服飾8、方案〔1〕方案的概念我們撰寫的方案通常是針對規劃所涉及的開展目標，提出比較具體的、有較強的操作性的實施方法。〔2〕方案的特點及寫作要領方案的結構形式與規劃十分相似，往往在正文中明確提出其直接根據、操作方法等。10/16/202331湖南益鑫泰麻業紡織服飾9、招標書和投標書〔1〕招標書和投標書的概念當興建工程或者進行大宗商品交易時，招標書與投標書就成為我們廣泛采用的一種公開競爭的文書。招標書是招標單位為了征招承包者或合作者而公布標的條件，利用投標者之間的競爭優選投標人，向有關部門提出招標申請和進行招標的一種專門文書。如果所在單位見到招標書以后，準備參加投標競爭活動，就要寫投標書。它是對招標提出的要約的響應或承諾，同時提出具體的標價和有關事宜參加競標。10/16/202332湖南益鑫泰麻業紡織服飾9、招標書和投標書〔2〕招標書和投標書的特點及寫作要領要注意一份完整的招標書應當載明標題、引言、正文、結尾。標題通常由招標單位名稱、招標工程和文種三個要素組成。引言應交待出招標單位的簡要情況以及招標的目的、依據、工程名稱、范圍等諸項要素，要寫得簡明扼要，精練概括。正文用簡要語句將招標工程名稱、型號、地址、工程總量或者購置物品的品名、數量以及各種條件、要求等如實予以載明，要寫得完整、準確、具體。結尾應主要寫明招標單位的名稱、地址、、、電子郵箱等，并署上日期，加蓋公章。10/16/202333湖南益鑫泰麻業紡織服飾9、招標書和投標書在撰寫投標書時要注意，一份完整的投標書包括標題、致送單位、引言、正文、結尾。標題一般由工程名稱和文種組成。致送單位即投標書的致送對象，要寫其全稱或者標準化簡稱，以示鄭重。引言要用較為概括的語句，簡要明確地交代出投標的目的或依據。正文要緊緊圍繞招標文件的具體要求進行表述，充分展示出本企業的實力和競爭能力，從而取得競標成功。正文可以采取表格形式，也可采取分條列項的形式，將有關內容依次陳述清楚即可。結尾局部應當寫明投標單位的名稱、地址、、聯系人姓名和以及電子郵箱等，并署上日期，加蓋公章。10/16/202334湖南益鑫泰麻業紡織服飾9、招標書和投標書〔3〕注意區分招標書和投標書招標書與投標書是招投標活動都要用到的文書，我們要注意區分。第一、二者發文機關不同。招標書是由招標單位制發；而投標書是由競標單位制發的。第二，二者內容不同。招標書主要寫招標工程要求等情況；而投標書主要寫自己優勢來爭取中標。10/16/202335湖南益鑫泰麻業紡織服飾9、招標書和投標書〔4〕招標書和投標書常見的種類依性質和內容不同劃分，常見的招標書有工程建設招標書、大宗商品交易招標生、企業承包招標書、企業租賃招標書以及選聘企業經營者招標書等。與招標書對應，我們常見的投標書有工程建設工程投標書、大宗商品交易投標書、企業承包投標書、企業租賃投標書、選聘企業經營者投標書和勞務投標書等。10/16/202336湖南益鑫泰麻業紡織服飾10、市場調查報告〔1〕市場調查報告的概念為了更好地進行生產經營活動，更有效地從事經濟管理工作，我們常常運用科學的方法，深入實際，對市場商品供給與需求信息、市場營銷活動、消費信息等進行搜集、記錄、整理、研究分析，在得出符合客觀事物開展規律的結論之后，寫出書面文字材料，這就是市場調查報告。10/16/202337湖南益鑫泰麻業紡織服飾10、市場調查報告〔2〕市場調查報告的特點及寫作要領撰寫市場調查報告，都有明確的調查目的和調查對象，有很強的針對性，而且要及時反映市場動態，有很強的時效性。它的格式一般包括標題、目錄、正文、落款。標題可以是調查事由+文種，可以是正副標題，還可以是新聞式標題；目錄是為了方便讀者閱讀，要注明標題、章節和頁碼；正文交代調查目的、調查對象、調查內容，分析研究收集到的材料，得出客觀結論，提出科學建議，有些調查報告還需要用附件來做補充；落款注明報告單位或報告人及日期。10/16/202338湖南益鑫泰麻業紡織服飾10、市場調查報告〔3〕市場調查報告常見的種類按調查范圍不同，常見的市場調查報告有綜合市場調查報告和專題市場調查報告。10/16/202339湖南益鑫泰麻業紡織服飾11、可行性研究報告〔1〕可行性研究報告的概念我們撰寫可行性研究報告，是為投資決策提供可靠依據而制訂的關于生產、基建、科研方案等的前期報告，對工程實施的可能性進行全面、深入地科學分析論證后，撰寫的書面報告。可行性研究報告一般用于投資量較大、周期較長、過程較復雜的經濟活動。10/16/202340湖南益鑫泰麻業紡織服飾11、可行性研究報告〔2〕可行性研報告的特點和寫作要領我們撰寫可行性研究報告，要理由充分，分析科學，使其有很強的說服力。它的根本結構包括標題、正文，一般還帶附件。它的標題由撰寫報告的單位名稱和文種兩局部構成。正文通常包括總論〔前言〕、分析、結論。總論〔前言〕有的寫出工程提出的背景，投資的必要性和經濟意義，并說明分析的依據和范圍；有的簡單說明可行性分析工作的依據、開展該項工作的有關上級指示或委托單位的具體要求，現在根底資料情況，研究工作的范圍、目的及研究工作的簡單經過；有的簡述調查分析的幾個方面，并概括說明研究結論等。分析主要是寫對生產的論證、市場的論證、盈虧的論證和社會影響的論證。結論