建筑公司檔案管理制度檔案管理制度1.檔案管理目的為了完善公司當代化、規范化，系統化的管理制度，全方面加強公司各部門之間的檔案、文獻、信息等內容的綜合管理，增進檔案管理工作能為公司各部門的各項工作更加好的服務，公司根據《中華人民共和國檔案法》和有關法律、法規，制訂我司的檔案管理制度。2.檔案管理范疇2.1

此管理制度合用于我司全部檔案的管理工作。2.2

本制度中所稱的公司檔案，是指公司在各項建筑施工；經營運行和管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的文字、數據、圖樣、圖表、聲像等不同形式的文獻或統計。具體的重要分類涉及：文獻檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.檔案管理機構及職責3.1

公司檔案工作實施二級管理。其中：一級管理是指公司綜合部的統籌管理；二級管理是指各部門對本部門檔案資料的整合管理。3.2

綜合部對公司各部門上交的檔案進行管理。3.2.1公司根據《檔案法》等有關法律，法規和方針政策，制訂公司文獻材料的歸檔及保管、運用、鑒定、銷毀和移交等有關規章制度。3.2.2綜合部負責監督，指導公司各部門檔案的形成、積累、整頓和歸檔工作。3.2.3統籌規劃公司各部門的檔案工作，并建立獨立的檔案室，負責公司檔案收集、整頓、保管、鑒定和收發使用工作。3.3

各部門應當指定專人負責內部的檔案管理工作--收集、整頓、保管本部門的檔案資料，并建立檔案目錄，以方便入檔時能夠及時、有效的備案和后來查找復核工作。3.3.1堅持平時整頓。根據本部門不同種類文獻材料的形成特性，制訂案卷目錄，合理分類寄存，便于運用和歸檔。3.3.2負責本部門文獻材料的形成、積累、保管和整頓歸檔工作，確保歸檔文獻材料完整、精確、系統。3.3.3歸檔案卷做到組卷合理，頁碼編寫精確，案卷目錄清晰，案卷標題簡要扼要。3.3.4保管好本部門應歸檔的案卷，確保文獻材料的安全和保密。3.3.5接受檔案員的指導規劃，按規定時間向檔案室移交檔案。3.4

檔案管理人員負責檔案的日常管理工作，對文獻、材料等的安全性、保密性負責，并且忠于職守，遵紀遵法，含有對應的檔案專業知識和業務能力。3.5

檔案管理人員變動時，綜合部部長要對檔案交接負有監交責任，且應當在《檔案案卷移交目錄》上簽字確認。3.6

會計類檔案將由財務部統一歸檔保管，以方便財務核對和審批工作。4.檔案管理原則4.1

檔案室必須含有防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光、防泄密等安全條件。4.2

歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，寄存科學。4.3

借出檔案材料的時間不得超出一周，必要時能夠續借。需要長久借出的需經檔案管理員上報經理同意。4.4

任何人不得回絕歸檔，對不按規定歸檔而造成文獻材料損失的，或對檔案進行涂改，抽換，偽造，盜竊，隱藏和私自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，按照公司有關規定進行解決。4.5

歸檔文獻的密級，按照《保密工作管理規定》的有關條款擬定，絕密類檔案應單獨入柜保管，嚴防丟失和泄密事件的發生；涉及知識產權，專利技術和商業秘密的檔案重點保管。4.6

借閱歸檔時如發現檔案資料丟失、損壞、缺頁等狀況，檔案管理員立刻向綜合部部長報告，經查清責任后并視嚴重程度做出對應解決決定。4.7

借用存檔文獻資料時，檔案員應視借閱文檔的密級，規定借閱人填寫《檔案借閱登記簿》等對應統計，認真完善多個借閱手續。借閱人必須確保檔案的保密工作，不得遺失、損毀或擴散閱讀范疇。4.8

公司檔案資料不許外部人員借閱。特殊狀況下，外單位來人查閱我司檔案，需持單位介紹信并經總經理簽字同意，方可查閱，不得抄錄或借出。4.9

公司對保管期限已滿的檔案進行鑒定，對確無保存價值的檔案登記造冊，按檔案管理規定經總經理同意后，由銷毀檔案材料的所屬部門負責人進行監銷。5.檔案管理方法5.1

檔案檔號的編制：5.1.1檔號編制原則：檔號是存取檔案的代號，排架的根據，它反映公司檔案分類體系和物理位置，必須符合唯一性、合理性和穩定性規定，并能適應計算機管理。5.1.2檔號編制辦法■檔號基本構造構成是由公司標志、分類號、（一級分類、二級分類）年度號和案卷號構成。5.2

檔案保存期限：5.2.1檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長久保存、短期保存三種。5.2.2工程檔案（土建技術、質量、安全、經營；水暖、電氣、外分包等文獻檔案、電子檔案、聲像檔案）列為永久保存；人事檔案列為長久保存；會計類檔案資料保存期應按會計制度有關規定執行。5.3

檔案的歸檔5.3.1歸檔范疇：可根據實際狀況進行歸檔，具體應由公司各部門的負責人擬定編制。5.3.2歸檔規定：■公司各部門每年的文獻檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交由公司檔案室歸檔；工程項目能夠分階段或者全部竣工驗收后連同目錄一式兩份歸檔；電子檔案由各部門形成、整頓后，拷貝在耐久保存的介質中，連同對應的文字性闡明一起于年終時向檔案室移交；聲像檔案普通在年終由形成部門向檔案室歸檔，對于會議形成的聲像歸檔，會議結束后半個月歸檔。檔案交接時，雙方當面點清，并同時在《檔案案卷移交目錄》上簽字。■已經歸檔的圖紙、文獻材料如果需要修改，要報送給檔案管理部門《文獻更改申請單》，連同原文獻一并存檔、備案。未經許可不得私自涂改。■歸檔的文獻資料，必須是原件，原件出于報批不能歸檔或有關公司需保存的，綜合部保存復印件。5.4

工程竣工檔案管理：5.4.1工程竣工驗收后十五日內，項目部將竣工工程的內業資料整頓、編目，并上報各有關主管部門審核合格后，裝訂成冊，上交綜合部，辦理檔案移交手續。5.4.2項目部必須將在上交建設單位的竣工檔案時所辦理的檔案交接單上交綜合部，歸檔寄存。5.4.3檔案借閱時填寫《檔案借閱記錄表》經主管領導簽字，方可借閱。在借閱的過程中不允許在原始資料上作標記、涂改及拆卷、抽出材料。借閱完畢后按原樣及時送回檔案室。5.4.4年終檔案歸檔結束后，將存檔狀況上報總經理。5.4.5定時檢查檔案寄存狀況，發現問題及時解決并上報公司領導。5.4.6檔案一律寄存在柜內，檔案按工程竣工時間分區，按工程分類，按專業分號。按先后次序整潔寄存，并填寫《竣工檔案登記明細表》，檔案號一竣工時間一工程名稱一專業一次序號。6.檔案分類管理闡明6.1

文獻檔案的管理：6.1.1文獻檔案重要是指公司多個有價值的憑證信函，文字統計和業內資料等內容。6.1.2公司各部門負責本部門歸檔文獻材料的收集，保管，整頓和立卷，并定時交檔案室集中管理。6.1.3歸檔的文獻材料必須完整、精確、系統，文獻書寫和載體材料必須耐保存，文獻材料整頓符合規范。6.1.4檔案資料如因特殊狀況，需修改，復印，摘抄，涂改等，屬絕密或機密文獻的必須由總經理審批，屬秘密文獻的必須由公司主管領導審批，各部門保密文獻由各部門部長審批。6.1.5歸檔的文獻檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。6.1.6文獻檔案紙張的規格以A4紙為原則，特殊類型的紙張經整頓后達210mmx297mm尺寸原則。6.2

電子文檔的管理：6.2.1收集、積累規定：■統計了重要文獻的重要修改正程，有查考價值的電子文獻應被保存。當正式文獻是紙質時，如果保管部門已開始向計算機全文解決的轉換工作，則與正式文獻定稿內容相似的初稿性電子文獻應當保存，否則可根據實際條件或需要，擬定與否保存。■保存與紙質等文獻內容相似的電子文獻時，要與紙質等文獻之間，互相確保精確、可靠的標記關系。■在"無紙化"計算機辦公或事物系統中產生的電子文獻，應采用更嚴格的安全方法，確保電子文獻不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上，并對有存檔價值的電子文獻制作紙質拷貝件保存。■用文字解決技術形成的電子文獻，收集時應注明文獻存儲格式和屬性。■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文獻，如果采用非原則壓縮辦法，則應將有關軟件一并收集。■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文獻，收集時必須確保其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏有關軟件和多個數據。■用視頻設備獲得的動態圖象文獻，收集時必須確保收集其壓縮辦法和軟件；用音頻設備獲得的文獻，收集時必須確保收集其屬性標記和有關軟件。■由計算機多媒體技術制作的文獻，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時必須確保參數精確、數據完整。■通用軟件產生的電子文獻，收集時應注意收集其軟件型號和有關參數。專用軟件產生的電子文獻，收集時必須連同專用軟件一并收集。■計算機系統運行和信息解決等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文獻一同收集。6.2.2收集、積累辦法：■及時按照規定制作電子文獻備份。■每份電子文獻均需在電子文獻記錄表中登記。■電子文獻記錄表應與電子文獻的備份一同保存。■電子文獻記錄表如果制成電子表格，應與備份文獻一同保存，并附有紙張打印件。6.2.3歸檔規定：■把帶有歸檔標記的電子文獻集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，最少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第三套，異地保存。對于加密電子文獻，則應解密后再完畢上述工作。■本原則推薦采用的載體按優先次序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文獻長久保存的載體。■存儲電子文獻的載體或包裝盒上必須貼有標簽，標簽內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等信息。■將對應的電子文獻機讀目錄、有關軟件、其它闡明等一同歸檔并附歸檔電子文獻記錄表。■需要長久保存的電子文獻應當把歸檔電子文獻與對應的機讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及有關數據存在同一載體上。■原電子文獻數據集的載體在完畢電子文獻歸檔后，保存時間最少一年。6.3

聲像檔案的管理：6.3.1聲像資料的收集整頓，原則上要保存聲像資料原件(底片)，重要資料要附文字闡明。6.3.2文字闡明的編寫規定：■基本內容應涉及事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。■應能精確解釋檔