物業(yè)工程檔案管理制度____________________________________________________________________一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定：1．公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（涉及代理主管）負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文獻(xiàn)存檔、注記工作。2．有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案規(guī)定集中存檔，文獻(xiàn)柜規(guī)定上鎖，未經(jīng)主管許可，別人不得動(dòng)用。3．物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定規(guī)定存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文獻(xiàn)編目錄索引，檔案類文獻(xiàn)有存檔文獻(xiàn)清單及編號(hào)目錄。4．物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文獻(xiàn)清單每季度上報(bào)公司備案。5．物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。6．物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件寄存在檔案中不得隨意使用。7．因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密解決。8．公司將定時(shí)巡邏上述規(guī)定所提及之規(guī)定貫徹狀況，對(duì)不符規(guī)定的保管負(fù)責(zé)人將作適宜處分。9．物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保存追究其法律責(zé)任的權(quán)利。二、物業(yè)管理公司管理保密規(guī)定：1．在工作范疇獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、顧客單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部狀況、業(yè)主及顧客個(gè)人狀況等均屬工作保密范疇。2．業(yè)主、顧客及員工資料統(tǒng)一寄存在辦公室文獻(xiàn)柜中，由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每七天審核，其它工作人員未經(jīng)許可嚴(yán)禁查閱。3．物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文獻(xiàn)柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時(shí)，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)4．應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。5．公司制訂的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指導(dǎo)，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱（須辦理借閱手續(xù)），每次限時(shí)一周。實(shí)施借閱目的為指導(dǎo)員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的剽竊及復(fù)印。6．公布的各類告知通告，應(yīng)限定時(shí)效，過(guò)時(shí)收回。7．員工應(yīng)含有維護(hù)別人陰私權(quán)利的法律意識(shí)，主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密，對(duì)于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)果斷回絕并向公司報(bào)告。8．員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處分，并由當(dāng)事人個(gè)人承當(dāng)造成的全部法律責(zé)任。

三．物業(yè)管理公司檔案資料：1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案：1）土建、設(shè)備安裝竣工資料（圖紙、設(shè)備資料）；2）設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門驗(yàn)收合格文獻(xiàn)；3）機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約；4）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)（管理公司）；5）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交統(tǒng)計(jì)（發(fā)展商、承包商與管理公司）；6）單元驗(yàn)收及移交統(tǒng)計(jì)（承包商、業(yè)主與管理公司）；2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案：1）顧客單元二次裝修圖則及審批手續(xù)；2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；3、業(yè)戶資料：1）入伙狀況統(tǒng)計(jì)；2）業(yè)主（租戶）狀況登記（涉及名稱、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等）；4、物業(yè)管理公司管理文本匯編：1）管理合同、管理公約、顧客手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè)；2）物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等；3）物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約；5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類：1）各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急方法；2）各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及日常巡檢維修統(tǒng)計(jì)；3）重要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日志、交接班統(tǒng)計(jì)、巡視統(tǒng)計(jì)及人員進(jìn)出統(tǒng)計(jì)；4）物業(yè)管理處有顧客維修保修單，維修后應(yīng)有回訪統(tǒng)計(jì)；6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類：1）變配電間要有供電部門定時(shí)電氣測(cè)試報(bào)告統(tǒng)計(jì)；2）電梯要有勞動(dòng)部門合格證書及年檢報(bào)告；3）生活水箱要定時(shí)清洗并存統(tǒng)計(jì)，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明；4）避雷系統(tǒng)要有定時(shí)檢測(cè)報(bào)告；5）應(yīng)有定時(shí)沉降檢測(cè)報(bào)告；6）消防泵、管道應(yīng)有定時(shí)試機(jī)及換水統(tǒng)計(jì)，煙感及溫感探頭應(yīng)有定時(shí)測(cè)試工作統(tǒng)計(jì)；7）其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)統(tǒng)計(jì)資料；7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類：

1）正式文獻(xiàn)應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄統(tǒng)計(jì)；2）物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳狀況3）物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告4）物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告；物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議統(tǒng)計(jì)（涉及內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)的會(huì)議）*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班統(tǒng)計(jì)*保安值班統(tǒng)計(jì)*設(shè)備值班與巡檢統(tǒng)計(jì)*管理工作計(jì)劃與報(bào)告*工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來(lái)信函*顧客報(bào)修與投訴解決統(tǒng)計(jì)*承包商維修或保養(yǎng)工作狀況統(tǒng)計(jì)物業(yè)工程檔案管理制度檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一種重要構(gòu)成部分，科學(xué)、規(guī)范的檔案管理能有效的為各項(xiàng)管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。根據(jù)金沙咀國(guó)際廣場(chǎng)物業(yè)特點(diǎn)，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理辦法和電腦數(shù)據(jù)庫(kù)管理新辦法、新手段，對(duì)社區(qū)檔案資料實(shí)施“科學(xué)化、系統(tǒng)化、電腦化、有序化和集中化”的管理。全部物業(yè)員工都必須恪守《物業(yè)檔案資料的建立與管理》對(duì)物業(yè)檔案資料實(shí)施有效的管理。部門架構(gòu)董事長(zhǎng)董事長(zhǎng)檔案管理員物業(yè)經(jīng)理檔案資料建立、管理流程圖運(yùn)用：按權(quán)限借用及網(wǎng)上查詢，借用時(shí)登記，使用后立刻償還運(yùn)用：按權(quán)限借用及網(wǎng)上查詢，借用時(shí)登記，使用后立刻償還收集：工程技術(shù)、維修、改造資料；智能化系統(tǒng)技術(shù)資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料、證件、購(gòu)/租房合同、裝修審批表；歷次管理活動(dòng)書面、音像資料等整頓分類：技術(shù)資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料；管理規(guī)章及內(nèi)部管理制度；歷次管理工作資料、統(tǒng)計(jì)；業(yè)主文獻(xiàn)、告知、活動(dòng)統(tǒng)計(jì)；財(cái)務(wù)帳表及分布方案歸檔：按公司《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》建立建立原始檔案資料庫(kù)及輸入電腦，建立電子檔案資料庫(kù)一、檔案資料的建立（一）檔案的建立與收集1、設(shè)立金沙咀國(guó)際廣場(chǎng)檔案資料管理室，采用系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，建立對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)全部檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。2、堅(jiān)持來(lái)源廣、內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容，在物業(yè)管理的實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來(lái)源渠道。3、辦理好物業(yè)整體接管移交時(shí)各類原始檔案資料的移交和收集。4、后期管理中，加強(qiáng)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)，做好后續(xù)資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到到一花一木的養(yǎng)護(hù)都有詳盡的檔案資料收集。（二）檔案資料的整頓與分類整頓的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的體現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行集中管理和科學(xué)分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。1、檔案資料的整頓1）、各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文獻(xiàn)材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范疇，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整頓和移交，在積累過(guò)程中要做好原始文獻(xiàn)的登記工作；2）、各職能部門應(yīng)將文獻(xiàn)材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計(jì)劃和管理原則，列入有關(guān)人員的職責(zé)范疇，并作為考核的根據(jù)；3）、應(yīng)當(dāng)充足運(yùn)用原有資料作為整頓的基礎(chǔ)；4）、檔案的整頓必須保持文獻(xiàn)之間的歷史聯(lián)系；5）、檔案的整頓必須便于保管和運(yùn)用；6）、收集后的全部信息，統(tǒng)一由金沙咀國(guó)際廣場(chǎng)檔案管理員集中整頓。2、檔案資料的分類凡牽涉到具體工程項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)、批復(fù)、有關(guān)證照及合同、合同等均歸入所屬基礎(chǔ)資料檔案，但有關(guān)公司、分部的這類文獻(xiàn)歸入文書檔案、合同檔案。1）、移交資料項(xiàng)目資料名稱社區(qū)規(guī)劃資料1、同意文獻(xiàn)2、用地同意文獻(xiàn)3、投資許可證、規(guī)劃許可證、開工許可證4、拆遷安置資料5、規(guī)劃平面圖6、業(yè)主/物業(yè)使用人姓名、產(chǎn)權(quán)、居住辦公位置、建筑面積清單工程技術(shù)資料1、竣工圖：總平面圖、建筑、構(gòu)造、設(shè)備及附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙2、地質(zhì)勘查報(bào)告、工程建設(shè)投標(biāo)文獻(xiàn),工程前期基礎(chǔ)性文獻(xiàn)3、工程合同及竣工報(bào)告4、工程預(yù)決算5、圖紙會(huì)審統(tǒng)計(jì)6、工程設(shè)計(jì)變更告知及技術(shù)核定單（涉及質(zhì)量事故解決統(tǒng)計(jì)）7、隱蔽工程驗(yàn)收簽證8、沉降觀察統(tǒng)計(jì)9、竣工驗(yàn)收證明書10、鋼材、水泥等重要材料的質(zhì)量確保書11、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書12、水、電、空調(diào)、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢查合格證書13、砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告14、供水、空調(diào)的試壓報(bào)告15、園林綠化圖紙和清單16、設(shè)備清單、設(shè)備供貨合同，設(shè)備安裝調(diào)試統(tǒng)計(jì)，使用注意事項(xiàng)、闡明、質(zhì)保書和保修單17、工程監(jiān)理報(bào)告2）、日常物業(yè)管理檔案資料項(xiàng)目資料名稱物業(yè)管理社區(qū)基本資料業(yè)主/物業(yè)使用人資料顧客須知；顧客基本資料；物品出入登記卡裝修資料顧客裝修申請(qǐng)表；報(bào)建批文；裝修工程圖紙；裝修施工安全責(zé)任書；裝修施工人員出入證；施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照；裝修巡邏統(tǒng)計(jì)；裝修驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)維修資料修繕計(jì)劃與方案；維修申報(bào)表；維修服務(wù)派工單；維修回訪統(tǒng)計(jì)；公共設(shè)施維修統(tǒng)計(jì)綠化養(yǎng)護(hù)資料綠化檢查統(tǒng)計(jì)；綠化養(yǎng)護(hù)統(tǒng)計(jì)；禮儀擺花合同清潔、保潔資料清潔服務(wù)整治告知單；保潔日檢統(tǒng)計(jì)消防管理資料消防巡視統(tǒng)計(jì)；消防設(shè)施檢查統(tǒng)計(jì)；動(dòng)火作業(yè)審批表；消防設(shè)施運(yùn)行統(tǒng)計(jì)；火災(zāi)隱患整治告知治安交通管理資料日常巡邏統(tǒng)計(jì)；交接班統(tǒng)計(jì)；查崗統(tǒng)計(jì)；閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶；緊急事件解決統(tǒng)計(jì)；車輛管理統(tǒng)計(jì)；護(hù)衛(wèi)巡邏簽到表；安全隱患整治告知；車輛進(jìn)出管理統(tǒng)計(jì)設(shè)備管理資料設(shè)備臺(tái)帳；設(shè)備維修保養(yǎng)計(jì)劃與申請(qǐng)報(bào)告；設(shè)備維修保養(yǎng)統(tǒng)計(jì)；設(shè)備運(yùn)行統(tǒng)計(jì)；設(shè)備維修分包合同；設(shè)備檢查統(tǒng)計(jì)員工管理資料員工個(gè)人資料；聘任表；員工培訓(xùn)計(jì)劃；員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)；員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰統(tǒng)計(jì)；員工內(nèi)務(wù)管理服務(wù)質(zhì)量反饋資料服務(wù)質(zhì)量回訪統(tǒng)計(jì)；顧客意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)；顧客投訴及解決統(tǒng)計(jì)社區(qū)文化資料社區(qū)文化活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施狀況統(tǒng)計(jì)；社區(qū)文化活動(dòng)圖片及錄像統(tǒng)計(jì)；傳媒報(bào)導(dǎo)資料；文化活動(dòng)場(chǎng)合、設(shè)施臺(tái)帳及使用統(tǒng)計(jì)行政文獻(xiàn)資料政府部門有關(guān)文獻(xiàn)、法規(guī)、法律辦公大樓物業(yè)中心有關(guān)文獻(xiàn)、告知、函件辦公大樓物業(yè)中心規(guī)章制度、告知、通報(bào)等文獻(xiàn)辦公大樓物業(yè)中心接待、參觀統(tǒng)計(jì)辦公大樓物業(yè)中心榮譽(yù)檔案附表一：建筑整體移交驗(yàn)收表建筑名稱物業(yè)管理單位竣工驗(yàn)收日期開工日期建設(shè)單位移交驗(yàn)收日期監(jiān)理單位占地面積設(shè)計(jì)單位建筑面積施工單位附表二：建筑物及公用設(shè)施工程名稱開工日期竣工驗(yàn)收日期移交驗(yàn)收日期占地面積建筑面積移交內(nèi)容建筑物公用設(shè)施、設(shè)備及公共場(chǎng)合建筑物清單份張有線電視竣工圖套張單體建筑竣工圖套張公用設(shè)備清單份張單體構(gòu)造竣工圖套張公用設(shè)施清單份張單體構(gòu)造給排水竣工圖套張電話系統(tǒng)竣工圖套張單體電氣竣工圖套張公共場(chǎng)地清單套張單體設(shè)備竣工圖套張綠化工程竣工圖套張單體暖通竣工圖套張室外工程竣工圖套張中心規(guī)劃圖套張鑰匙移交數(shù)套竣工總平面圖套張其他移交負(fù)責(zé)人：接受負(fù)責(zé)人：備注：(三)檔案管理體系金沙咀國(guó)際廣場(chǎng)檔案資料管理分類金沙咀國(guó)際廣場(chǎng)檔案資料管理分類辦公區(qū)概貌綠化管理資料建筑本體資料顧客資料清潔保潔資料日常管理資料圖文介紹社區(qū)概況及基本狀況附屬設(shè)施房屋資料接管驗(yàn)收資料平面圖顧客資料綠化工程資料綠化人員資料植被分布資料綠化養(yǎng)護(hù)資料清潔保潔管理資料清潔保潔資料清潔保潔人員資料安全管理、設(shè)備管理、環(huán)境管理、文檔管理、日常工作計(jì)劃數(shù)據(jù)庫(kù)備份數(shù)據(jù)庫(kù)分析數(shù)據(jù)整頓秩序管理資料秩序系統(tǒng)資料秩序人員資料秩序巡邏資料文獻(xiàn)維護(hù)系統(tǒng)維護(hù)管理二、檔案管理制度檔案管理制度是以金沙咀國(guó)際廣場(chǎng)的特點(diǎn)為基礎(chǔ)，根據(jù)國(guó)家、高要市有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)，提煉形成金沙咀國(guó)際廣場(chǎng)物業(yè)管理制度，使各管理項(xiàng)目有章可循，有規(guī)可依，有據(jù)可查，確保各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，確保工作目的的全方面實(shí)現(xiàn)。檔案管理制度框架檔案管理制度框架檔案管理制度框架外部制度內(nèi)部制度顧客服務(wù)指南公眾制度政府法規(guī)文獻(xiàn)員工守則人力資源管理制度財(cái)務(wù)管理制度社區(qū)項(xiàng)目工程圖紙行政管理制度各部門管理制度物品驗(yàn)收及移交管理其它文獻(xiàn)（一）檔案資料的歸檔管理1、文獻(xiàn)（涉及印制品和音像制品等）材料的歸檔范疇：但凡反映公司活動(dòng)和基本歷史面貌，含有查考運(yùn)用價(jià)值的文獻(xiàn)材料均應(yīng)歸檔，不能有各部門保管，應(yīng)直接交存檔案室。l）、文獻(xiàn)檔案的歸檔范疇，涉及各部、室及公務(wù)活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書信、日志、會(huì)議材料、圖像、錄像等內(nèi)容；2）、檔案的歸檔范疇：兼職客服管理員、技術(shù)員在工作中形成的圖紙、闡明書等內(nèi)容；3）、專項(xiàng)檔案的歸檔范疇，涉及各部、室在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的多個(gè)檔案，如：會(huì)議檔案、聲像檔案、紀(jì)檢檔案、審計(jì)檔案等；4）、財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部門歸檔管理。2、歸檔規(guī)定：1）、歸檔的文獻(xiàn)必須是原件、正本，符合文獻(xiàn)格式；2）、歸檔的文獻(xiàn)必須簽字、審批手續(xù)完備，自己清晰，圖面整潔；3）、歸檔的文獻(xiàn)材料要完整潔全、裝訂整潔、并經(jīng)適宜的整頓；4）、是傳真件的應(yīng)復(fù)印后以復(fù)印件歸檔；5）、歸檔的文獻(xiàn)材料紙張及文獻(xiàn)格式必須符合國(guó)家規(guī)定，必須筆跡清晰工整，要用耐久的自己材料書寫，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫材料；6）、每類建設(shè)工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對(duì)其文獻(xiàn)材料（含有關(guān)圖紙等）完整性、精確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收；7）、保持歸檔文獻(xiàn)材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)；8）、檔案題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文獻(xiàn)內(nèi)容，并分辨保管期限；9）、文獻(xiàn)材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)；10）、聲像檔案歸檔規(guī)定以下：（1）、歸檔的聲像材料必須是原件、原版，各部門或個(gè)人不得私留聲像檔案；（2）、歸檔的聲像材料必須聲像清晰、完整、精確；（3）、歸檔的聲像材料不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌等有害物；（4）、歸檔的照片底片，必須具體闡明發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、時(shí)間內(nèi)容；（5）、歸檔的錄音帶、錄像帶必須注明每盤帶內(nèi)錄入的內(nèi)容；（6）、歸檔的磁盤必須在每個(gè)軟盤上標(biāo)明軟件名稱、開發(fā)時(shí)間、版本或標(biāo)明備份數(shù)據(jù)名稱及備份時(shí)間。3、歸檔時(shí)間：1）、文書檔案在第二年上六個(gè)月內(nèi)歸檔；2）、建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后一種月內(nèi)歸檔；3）、各項(xiàng)管理工作形成的文獻(xiàn)材料，在當(dāng)年上六個(gè)月內(nèi)，要將應(yīng)當(dāng)歸檔的文獻(xiàn)材料交各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，由檔案部門歸檔。4、歸檔份數(shù)：1）、各類文獻(xiàn)材料普通歸檔一式一份；5、不歸檔文獻(xiàn)材料的范疇：1）、重份和無(wú)參考運(yùn)用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文獻(xiàn)；2）、上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非物業(yè)中心工作人員的文獻(xiàn)、供參閱的文獻(xiàn)材料；3）、上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文獻(xiàn)；4）、未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審視、簽發(fā)的未生效文獻(xiàn)、電報(bào)初稿、普通性文獻(xiàn)的歷次修改稿（重要法規(guī)性文獻(xiàn)、定稿除外）、影印文獻(xiàn)的多次校對(duì)稿（重要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；5）、從正式文獻(xiàn)、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料；6）、參加非主管單位召開的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文獻(xiàn)材料；7）、非本單位抄送的不需要辦理的文獻(xiàn)材料；8）、6、經(jīng)理要經(jīng)常對(duì)物業(yè)中心的文獻(xiàn)材料的形成、積累、整頓和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）檔案資料的保管1、全部檔案資料均由物業(yè)中心檔案室保管，同時(shí)建立電子檔案庫(kù)；實(shí)施原始檔案和電腦數(shù)據(jù)庫(kù)存檔雙軌制。2、寄存檔案必須有專用柜、架，檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類闡明書及檔案總目錄,并按內(nèi)容、部門、年度、保存期限及保密程度的分類次序進(jìn)行組卷、逐個(gè)編號(hào),登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存，方便于管理和查看。業(yè)主/物業(yè)使用人檔案資料的分類原則是組團(tuán)按柜、每棟按位、每單元按盒、每戶按冊(cè)建擋。3、必須維護(hù)檔案的完整性（質(zhì)量上的完整和數(shù)量上的完整）、安全性（物質(zhì)的安全和法律的安全）。4、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫(kù)，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充狀況，底圖寄存以平放為宜；5、存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盤和專門的卷盒，按編號(hào)次序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采用譯制、拷貝；6、定時(shí)每六個(gè)月進(jìn)行檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作，做到賬冊(cè)相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，經(jīng)常進(jìn)行蟲害消殺；7、為確保檔案的安全和完善,檔案室應(yīng)隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,并加裝防盜門和防盜網(wǎng)。同時(shí)配備適宜的文獻(xiàn)柜、文獻(xiàn)盒以及消防器材等,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲、防鼠、防潮等規(guī)定并定時(shí)巡邏。8、聲像檔案的保管以下：1）、按不同類別和載體使用不同的裝具，分別排列保存；2）、照片檔案普通放在相冊(cè)中，錄音帶、錄像帶、磁盤宜放在專用聲像檔案柜或密封盒中，豎放遠(yuǎn)離磁場(chǎng)。（三）檔案資料借閱和復(fù)制管理物業(yè)中心全部工作人員都必須嚴(yán)格恪守公司保密制度有關(guān)規(guī)定，保守公司檔案秘密。物業(yè)中心全部工作人員都有保護(hù)檔案權(quán)利和義務(wù)；經(jīng)同意授權(quán)后都有借閱檔案、復(fù)制檔案的權(quán)利。1、檔案資料的借閱1）、借閱檔案必須向領(lǐng)導(dǎo)審批；2）、對(duì)業(yè)主/物業(yè)使用人和管理服務(wù)中心利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存。這些檔案在電腦中按授權(quán)級(jí)別檢索,對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱；3）、嚴(yán)格檔案的出、入室規(guī)定：出室必須由含有資格的人員經(jīng)審批登記后方可借出；入室時(shí)，須由專人進(jìn)行檢查，若有破損，立刻修復(fù)，并按規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回在外文獻(xiàn)，嚴(yán)防文獻(xiàn)流失；4）、物業(yè)中心人員查閱檔案，都必須辦理登記手續(xù)。檔案管理員必須將借閱狀況存檔，同時(shí)將其輸入電腦中保存；5）、在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到下列幾點(diǎn)：（1）、按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定時(shí)償還，借閱時(shí)間不得超出10天，確實(shí)因工作需要不能準(zhǔn)時(shí)償還者，應(yīng)辦理延期手續(xù)；（2）、要愛(ài)惜檔案，不得丟失；（3）、所借檔案不得隨意折疊和拆卸，不得對(duì)檔案隨意更改，涂寫。6）、借出和償還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清晰；7）、檔案如有丟失、損壞或泄密，要立刻追究當(dāng)事者責(zé)任；8）、借閱者在償還檔案時(shí)必須填寫檔案運(yùn)用效果統(tǒng)計(jì)；9）、調(diào)離本部門的工作人員，必須清理移交檔案文獻(xiàn)后方可辦理調(diào)離手續(xù)；10）、出差、請(qǐng)長(zhǎng)假（半月以上）或辭職者應(yīng)把所借閱檔案及時(shí)償還，每年春節(jié)前夕全部外借檔案一律償還檔案室；11）、因工作需要（如檔案更改、報(bào)廢）檔案員告知償還檔案時(shí)，應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)償還，如不及時(shí)償還，所造成的后果由借閱人員負(fù)責(zé)。2、檔案復(fù)制管理1）、檔案復(fù)制必須向領(lǐng)導(dǎo)審批；2）、檔案復(fù)制由借閱人員持有關(guān)同意到指定復(fù)印員處復(fù)印；3）、未經(jīng)同意的，復(fù)印員一律不得幫其進(jìn)行復(fù)印。（四）電腦化的管理為確保電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，確保檔案資料數(shù)據(jù)的安全、真實(shí)、可靠，采用以下方法進(jìn)行管理：1、各主管部門，建立本身的網(wǎng)絡(luò)管理制度，負(fù)責(zé)對(duì)其所屬部門的檔案工作實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo)，實(shí)施分級(jí)管理。2、檔案管理員必須做到檔案信息錄入化、檔案智能檢索化、運(yùn)用光盤實(shí)現(xiàn)檔案的全文存儲(chǔ)。3、對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行定時(shí)維護(hù)，為不同的操作人員設(shè)立不同的授權(quán)代碼，避免檔案資料的流失；定時(shí)組織管理人員、使用人員及操作人員進(jìn)行系統(tǒng)使用及安全信息的培訓(xùn)，制訂嚴(yán)格的系統(tǒng)管理規(guī)定，隨時(shí)監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行狀況。4、定時(shí)對(duì)系統(tǒng)使用人員進(jìn)行培訓(xùn)最新的安全技術(shù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)安全管理，有效減少網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。5、對(duì)操作和使用人員進(jìn)行控制，當(dāng)有授權(quán)的員工離職或變化工作崗位時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行安全系統(tǒng)的更新維護(hù)。 6、通過(guò)定時(shí)將有關(guān)系統(tǒng)備份磁盤、配備良好的服務(wù)器電源保護(hù)等方法確保系統(tǒng)的可靠性和檔案資料數(shù)據(jù)的完整。（五）檔案鑒定和銷毀1、檔案的鑒定1）、檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定由物業(yè)經(jīng)理、檔案資料管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員構(gòu)成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負(fù)責(zé)；2）、鑒定工作人員的任務(wù)：（l）、負(fù)責(zé)制訂本單位檔案保管期限表；（2）、對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。3）、擬定保管期限原則：（1）、對(duì)本單位有久遠(yuǎn)運(yùn)用價(jià)值并能反映單位職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存；（2）、但凡在一定時(shí)間內(nèi)有運(yùn)用價(jià)值的檔案，采用長(zhǎng)久或短期保存。