OA協同辦公正臺操作手冊文檔編號：協同辦公正臺-002

協同辦公正臺中軟培訓實訓基地名目系統介紹及要求本系統為系統辦公正臺系統，為和諧關心公司辦公之用。用戶為公司內部人員，職員和治理員據需要進展登錄后才能使用系統。系統會依照職員登錄信息自動進展判別一般職員和治理員從而動態的生成功能菜單使用戶行使自己的權限。圖1 登錄界面，輸入職員號1001，密碼123456，驗證碼不區分大小寫為l24x，點擊登錄一般用戶功能首頁用戶登錄后會默認進入首頁，首頁向用戶提示待辦事項列表及未讀留言列表。圖2 用戶登錄后首頁顯示的提示用戶留言和待辦事項等信息個人信息修改個人信息選擇個人信息>>個人信息用戶進入個人信息界面后會看到自己目前的個人信息。用戶選擇修改個人信息，輸入相應的信息，即可修改個人信息。輸入完成后點擊提交那么修改個人信息。如圖3用戶當前個人信息。圖3 用戶當前個人信息圖4 用戶修改個人信息圖5 用戶提交修改后顯示的個人信息修改密碼選擇個人信息>>個人信息>>修改密碼用戶選擇修改密碼。修改密碼需要進展驗證，即要現在的密碼，然后輸入兩次修改密碼；假設兩次輸入的修改密碼不一樣，那么系統會提示用戶輸入密碼不全都不能進展修改；只有兩次輸入的修改密碼一樣才能進展修改；修改成功后系統會提示修改密碼成功，用戶以后登錄那么需用修改后的密碼。圖6 用戶修改密碼他人信息選擇個人信息>>他人信息用戶可查看他人信息。選擇姓名或職員號，可選擇部門，性別等進展查詢；也可只選擇部門性別等進展查詢。查詢之后系統會將符合條件的職員信息顯示出來，用戶即可進展查看。圖7 用戶輸入相應信息進展搜尋，選擇職員號1001圖8 搜尋顯示出來職員號為1001的職員信息工作安排代辦設置選擇工作安排>>代辦設置用戶選擇進展代辦設置功能，選擇部門，系統將該部門職員列表出來；用戶選擇相應用戶，可給該用戶授權代辦，授權的職員即可對用戶進展日程安排；用戶可解除差不多授權的職員的代辦功能，該職員那么不能再對用戶進展日程安排。圖9 用戶選擇職員進展授權代辦日程安排選擇工作安排>>日程安排系統會將用戶的日程以列表的形式顯示出來。用戶只能對自己進展的日程安排進展修改或者刪除，他人為用戶安排的日程用戶不能進展修改或者刪除。圖10 系統顯示用戶的日程安排信息刪除日程安排用戶對自己安排的日程選擇刪除，即可將該日程安排刪除。圖11 用戶選擇刪除〝測試日程〞系統提示確認刪除修改日程安排用戶對自己安排的日程進展修改，即可對該條日程安排進展修改。修改內容包括：日程安排名稱，工作期限，工作時刻，完成情形，安排人，安排內容等。輸入相應信息后選擇提交即可修改該日程安排；選擇重置，那么各信息復原到未修改時的情形；選擇返回那么返回上一界面。添加的日程安排用戶選擇添加的日程安排。安排的內容包括：日程安排名稱，工作期限，工作時刻，完成情形，被安排人，安排內容等。輸入相應信息后選擇提交即可修改該日程安排；選擇重置，那么全部信息重置為空；選擇返回那么返回上一界面。被安排人可為自己，也可為授權給自己的其他用戶。查詢日程安排查詢日常安排能夠選擇日歷查詢和綜合查詢。日歷查詢是依據選擇日期來顯示日程安排，20231210日那么系統會將該天的日程安排顯示出來；綜合查詢可依照相關信息進展查詢，如輸入發起人，時刻等進展查詢。圖12 選擇日期查看日程安排圖13輸入相關信息進展綜合查詢日程安排待辦事項選擇待辦事項>>待辦事項。系統為用戶列出待辦事項清單，包括主題，內容，時刻，發起人，是否已讀，是否刪除，是否完成等。用戶能夠選擇閱讀待辦事項，差不多閱讀過的待辦事項會標示為已讀；用戶能夠選擇刪除待辦事項，然而只能刪除自己發起的待辦事項；用戶完成待辦事項后選擇完成，那么待辦事項狀態將變成完成。圖14 用戶待辦事項列表及功能操作工作清單選擇待辦事項>>工作清單。系統將用戶的工作清單列出，用戶即可查看其用戶清單。每一條工作清單包括主題，內容，時刻，發起人等。圖15 用戶工作清單列表名片夾添加名片選擇名片夾>>添加名片輸入要添加的名片信息，如姓名王小丫，性別女等信息，然后點擊〝提交〞。圖16 用戶添加名片，須填入相關信息個人名片夾選擇名片夾>>個人名片夾用戶查看自己的名片夾，輸入相關信息然后搜尋，如輸入姓名萬里鵬，然后點擊搜尋圖17用戶輸入相關信息，搜尋名片名片夾分類選擇名片夾>>名片夾分類。系統將用戶所知名片夾分類及其名片數量，是否共享等信息顯示出來。〝我的名片夾〞為系統默認安排的一個名片夾分類，用戶不行對其進展刪除及重命名操作。添加名片夾分類。用戶在添加名片夾分類后面的文本框里輸入要添加的分類名，然后點擊〝添加〞即可完成。圖18 用戶建名片夾，輸入名片夾名稱〝北京〞圖19 成功建立名片夾北京刪除名片夾分類。用戶在想要刪除的名片夾分類后面選擇相應的〝刪除〞，點擊即可完成刪除名片夾分類。假設名片夾分類中知名片那么會提示分類中知名片那么不能刪除。圖20 刪除名片夾分類北京后，只有中國名片夾分類共享名片夾選擇名片夾>>共享名片夾用戶能夠查看其他用戶共享的名片。輸入相關信息然后點擊〝搜尋〞即可將相對應的名片搜尋出來，如輸入職員號1001，然后點擊搜尋。圖21用戶搜尋共享名片夾，輸入職員號1001圖22 搜尋后的現實信息，用戶點擊產看共享名片即可查看該職員的共享名片夾圖23 查看職員號1001的共享名片夾現實的內容公司通訊錄選擇公司通訊錄。系統將公司通訊錄以列表的形式分頁顯示出來。用戶可依照需要輸入搜尋條件進展查詢。用戶選擇〝導出Excel〞那么能夠講公司通訊錄導出到一個Excel表當中，圖24 公司通訊錄以分頁的形式顯示出來圖25 選擇性別為女部門為國際部的職員進展搜尋圖26 搜尋后的信息顯示，找不到符合條件的職員聯系方式在線信息建留言選擇在線信息>>建留言。用戶建留言，從通訊錄導入收件人，用戶能夠選擇進展群發。發件人默認用戶，無需填寫；填寫主題，留言內容。如點擊〝企劃部〞，系統將企劃部的職員列出來，選中該職員那么該職員的職員號自動添加到收件人欄里選擇〝發送〞那么將此留言發送到收件人的收件箱里，此留言也將儲存到發件人的發件箱里；同時，頁面將跳轉到發件箱頁面。選擇〝儲存草稿〞那么將此留言儲存到草稿相當中，頁面將跳轉到草稿箱頁面。選擇〝返回〞那么返回上一界面。圖27 用戶建留言，輸入相關的內容即可收件箱選擇在線信息>>收件箱系統將用戶收到的留言以列表的形式分頁顯示出來，包括標題，內容，發件人，日期，狀態等信息。用戶可依照發件人姓名，發送日期，主題等條件對留言進展搜尋。用戶為讀過的留言，留言狀態將顯示為〝未讀〞，用戶讀過的留言將顯示為〝已讀〞。用戶選擇〝回復〞那么將回復此留言的發件人，用戶選擇〝刪除〞那么將刪除此留言。圖28 用戶查找收件箱的信息，輸入相關信息點擊〝搜尋〞即可草稿箱選擇在線信息>>草稿箱系統將用戶草稿箱中的留言以列表的形式分頁顯示出來，包括標題，內容，發件人，日期等信息。用戶選擇〝編輯〞那么對該留言進展編輯，功能如建留言；用戶選擇〝刪除〞那么將刪除此草稿箱中的該條留言；〝選擇發送〞那么將該留言發送到收件人的收件箱當中，此留言也將存到用戶的發件箱中。圖29 用戶草稿箱，選擇刪除能夠刪除該條留言，選中該條留言能夠連續編寫發件箱選擇在線信息>>發件箱系統將用戶發件箱中的留言以列表的形式分頁顯示出來，包括標題，內容，收件人，日期，時刻等信息。用戶可依據收件人姓名等條件進展搜尋。用戶對一條留言選擇〝刪除〞那么將該留言刪除。個人文件夾

圖30用戶發送的留言顯示在發件箱中個人文件夾功能包括用戶自己的個人文件及和共享文件夾，其中個人文件夾是用戶自己的不承諾別人看到的，共享文件夾別人能夠看到。此功能還包含建文件夾和上傳文件功能。個人文件夾選擇個人文件夾>>個人文件夾進入頁面后系統會顯示用戶空間使用信息等，用戶點擊相應文件夾那么可查看該文件夾名目下的文件。圖31 用戶個人文件夾提示信息共享文件夾選擇個人文件夾>>共享文件及用戶輸入相對應的要查詢的信息，然后點擊搜尋即可看到相關搜尋后的信息，如選擇輸入1001點擊搜尋即可查看該用戶共享文件夾中的文件。圖32用戶輸入搜尋信息，查看職員的共享文件夾建文件夾選擇 個人文件夾>>個人文件夾>>建文件夾選擇建文件夾，系統會讓用戶輸入建文件夾名，如輸入〝秀麗的天使〞點擊〝確認〞那么該文件夾會建立。圖33用戶輸入文件夾名稱上傳文件選擇個人文件夾>>上傳文件用戶輸入把上傳的文件儲存的文件夾，點擊掃瞄選擇要長傳的文件，點擊上傳那么將文件上傳到相應文件夾中；假設不存在要儲存的文件夾那么系統會提示該文件夾不存在是否建立該文件夾。如輸入要儲存的文件夾為〝個人文件夾〞然后掃瞄選中文件點擊〝翻開〞，然后點擊〝上傳〞即可完成上傳文件。圖34 用戶選擇要儲存的文件夾，然后掃瞄選中要上傳的文件，點擊上傳完成文件的上傳。頁面會跳轉到該上傳文件的操作頁面查看及下載文件用戶能夠從其文件夾中選擇將文件下載。點擊文件夾，會顯示出來該文件夾下的文件。圖35 用戶點擊文件夾可看到該文件夾下的文件名目圖36 用戶點擊文件，即可選擇翻開或者儲存文件用戶下載文件，在點擊文件夾后，會顯示出來該文件夾下的文件，如圖33所示。用戶點擊下載即可下載該文件，點擊刪除可刪除該文件。圖37 用戶點擊刪除，系統提示要確定刪除信息圖38 刪除文件后，文件夾沒有文件了會議治理會議室查詢選擇會議治理>>預約會議室進入頁面后系統會將閑暇的會議室以列表的形式顯示出來，用戶點擊〝預約〞那么會進入會議室申請頁面，將會議地點默認為該會議室。用戶輸入要查詢會議室的條件點擊查詢即可搜尋符合條件的會議室，如輸入會議室名稱A101200720872012點，點擊〝查詢〞。圖39 用戶輸入搜尋信息，如會議室名稱，容納人數等選擇搜尋會議室申請選擇會議治理>>會議室申請用戶輸入會議名稱，選擇會議地點，會議開頭時刻，終止時刻，會議參與人數等信息，然后點擊申請。如輸入會議名稱為年度表彰大會，選擇會議地點為A105，開頭時刻7月20日872012500，然后點擊〝申請〞，用戶需要等待治理員的審批即可完成會議室申請。圖40 用戶輸入會議室申請信息，申請會議室發起會議選擇 會議治理>>發起會議會議發起人將以留言的方式通過留言的群發發送到全部與會人員的收件箱中，與會人員受到通知即可明白會議的相關信息。假設沒有會議申請那么無法發起會議。圖41 用戶點擊具體信息，然后可向與會人員發留言發起會議圖42 沒有會議申請記錄，無法發起會議會議記錄選擇 會議治理>>會議記錄用戶會看到自己參與過的會議的記錄，點擊進入即可查看該會議的會議記錄；假設尚未上傳會議記錄，那么會議發起人能夠上傳會議記錄。圖43 用戶查看會議記錄，點擊進入圖44 用戶查看會議記錄信息，假設沒有會議記錄那么會議發起人能夠選擇上傳會議記錄治理員功能治理員具有一般職員的功能，使用情形參見一般職員功能。治理員分為三種：系統治理員，職員治理員和會議室治理員。其中，系統治理員負責部門治理，權限治理，和角色治理；職員治理員負責職員的添加等功能；會議室治理員負責會議室。部門治理部門治理包括部門的增加，刪除，修改等。此功能由系統治理員負責。部門列表選擇部門治理>>部門列表系統將全部部門以列表的形式顯示出來。圖45 系統將公司部門列出來修改部門。用戶要修改一個部門，點擊該部門后的修改；如修改企劃部，點擊企劃部一行的修改。圖46 修改企劃部信息，輸入相關信息，點擊修改完成刪除部門。用戶要刪除一個部門，點擊該部門對應的刪除操作，如要刪除企劃部，點擊刪除。假設該部門有人，那么系統能夠在列表的下方顯示該部門有人，那么不能夠刪除該部門。圖47 部門存在職員，不能刪除添加部門選擇部門治理>>添加部門添加部門。用戶輸入相應的信息，如輸入名稱為中華部，等，然后點擊提交。圖48 輸入添加的部門的信息，點擊提交完成添加部門圖49 添加的部門顯現在部門列表中權限治理此功能有系統治理負責，治理對職員的權限等的安排設置。權限列表選擇部門治理>>權限列表系統將全部的權限以列表的形式顯示出來。圖50 系統顯示系統權限列表刪除權限。選擇相應的權限，點擊刪除；假設有角色使用該權限，那么系統會在列表下顯示有角色使用該權限，那么不能刪除該權限，如點擊是年初會議室治理權限。圖51刪除會議室治理權限，有角色使用該權限，不能刪除添加權限選擇系統治理>>添加權限第一選擇權限的類型，然后輸入添加的權限名點擊提交；如選擇職員治理，輸入什么都行，點擊提交。圖52 添加的權限：什么都行角色治理

圖53 什么都行權限顯現在系統權限列表中角色是系統權限的集合，一個角色能夠有多個權限，這多個權限附加在職員上構成了角色。此項功能有系統治理員負責。角色安排選擇系統治理>>角色安排系統將職員所擔當的角色以列表的形式顯示出來。圖54 全部職員的角色列表，如小趙為一般職員，老萬為系統治理員等給職員設置角色，賜予職員相應的權益。人設置趙穎為系統治理員，點擊設置，進入設置角色頁面。圖55 給職員趙穎設置為系統治理員，點擊提交圖56 職員趙穎的角色設置為系統治理員添加系統角色選擇系統治理>>添加角色給系統添加角色，如添加角色名中華總裁，賜予那個角色職員信息治理，會議室治理，系統角色治理權限，點擊提交。圖57 添加中華總裁角色，為其賜予權限會議治理

圖58 中華總裁角色顯現在系統角色菜單項選擇項中此項功能是會議室治理員進展的功能。會議室申請審批選擇系統治理>>會議室申請審批系統會將全部會議室申請預約