第一章計算機的基本組成

第一節計算機的誕生與發展

一、電子計算機的誕生

1946年2月15日美國第一臺電子計算機EN工AC,堪稱為巨型機

(-)約翰?馮.諾依曼

第二臺電子計算機采用存儲程序的方案，即程序和數據都存

在內存中，這個設計思想奠定了現代計算機的法陣基礎，被譽為計

算機發展史上的一個里程碑。馮?諾依曼被譽為計算機之父。

(二)阿蘭.圖靈

人工智能之父，建立了圖靈機模型，在理論上證明了通用計算

機存在的可能性，奠定了可計算理論的基礎；提出圖靈測試，奠定

了人工智能的理論基礎。

二、電子計算機的發展歷史

根據計算機采用的物理器件來劃分，一般將計算機的發展分為

電子管、晶體管、集成電路和大規模集成電路4個階段。

三、點擊計算機的發展趨勢

計算機的發展表現為巨型化、微型化、多媒體化、網絡化和智

能化五種趨向。

第二節計算機的分類與應用

一、計算機的分類與特點

(-)計算機的分類

(1)根據用途及其使用的范圍的不同，計算機可以分為通用

計算機和專用計算機。

(2)根據結構與原理不同，計算機可以分為巨型機、大型機、

中型機、小型機和微型機。

微型計算機又稱個人計算機，簡稱微機，是目前發展最快、應

用最廣泛的一種計算機。

(二)計算機的主要特點

運算速度快、精確度高、具有存儲功能、具有邏輯判斷功能、

高度自動化。

二、計算機的應用領域

1、科學計算

2、數據處理

3、過程控制

4、計算機輔助工程。計算機輔助制造(ComputerAided

Manufacturing,CAM)、計算機輔助設計(ComputerAided

Design,CAD)、計算機輔助教學(ComputerAided工nsiruction,

CAI)>電子設計自動化(ElectronicDesignAutomation,EDA)。

5、辦公自動化

6、數據通信與網絡

7、人工智能

8、電子商務

9、娛樂

第三節計算機系統的組成

一、計算機系統的組成原理

中央處理器(CPU)運算器、控制器

硬件主機只讀存儲器(ROM)、m

內存

系統存儲器(RAM

計算機外設輸出設備、輸入設備、外存設備(硬盤、軟盤)

系統操作系統Windows、UNIX、Linux等

系統軟件

軟件語言處理程序C、Pascal、Java等

系統應用軟件應用軟件包辦公軟件包、圖形圖像軟件等

用戶程序各企業的管理信息系統等

硬件系統是組成計算機的物理設備的總稱，它由各種器件和電

子線路組成，是計算機完成計算工作的物質基礎。軟件系統是在計

算機硬件設備上運行的各種程序及相關的數據總稱。沒有軟件的計

算機稱為裸機，裸機是無法工作的。

計算機的性能指標：CPU類型、字長、時鐘頻率和機器周期、

運算速度、存取速度、內存容量、磁盤容量。

二、硬件系統

馮.諾依曼提出的計算機"存儲程序控制"的工作原理決定了計

算機由5部分組成：運算器、控制器、存儲器、輸入設備和輸出設

備。

（一）運算器

運算器也稱為算術邏輯單元（ALU）,它的作用就是進行算術

運算和邏輯運算。算術運算是指加、減、乘、除等四則運算，而邏

輯運算就是指與、或、非、比較等運算。

（二）控制器

控制器是計算機的"神經中樞"和"指揮中心"，一般由指令寄存

器、指令譯碼器、時序電路和控制電路組成。基本功能是從內存存

取指令和執行指令，向其他的部件發出控制信號，指揮計算機各部

件協同工作。

運算器和控制器合在一起被稱為中央處理器（CPU）,CPU又被

稱為微處理器。

（三）存儲器

1、內部存儲器

又稱為內存，主要用于存放計算機中要執行的程序和數據，一

般由半導體器件構成。內存可以與CPU、輸入設備和輸出設備治街

交換信息，CPU需要的指令和數據必須從內存中讀取，因此內存是

CPU與外部設備的樞紐。內存分為ROM和RAM。斷電后ROM中的

數據仍能長期保存；RAM在計算機工作過程中可以隨時讀出所存放

的數據，又可以隨時寫入新的數據，斷電后其中的內容全部丟失。

2、外部存儲器

簡稱外存，又稱輔存。常用的外存是磁盤、光盤、閃盤（優盤）

等。

（四）輸入設備

常用的輸入設備有鍵盤、鼠標、光筆、掃描儀、麥克風、觸摸

屏、手寫板等。

（五）輸出設備

常用的輸出設備有顯示器、打印機、繪圖儀、音箱等。

習慣上，人們把外存儲器、輸入設備和輸出設備等稱為計算機

的外部設備，簡稱外設。

三、軟件系統

根據軟件的用途可將其分為系統軟件和應用軟件兩大類。

（一）系統軟件

系統軟件是指控制計算機的運行、管理計算機的各種資源并為

應用軟件提供支持和服務的一類軟件，是保證計算機系統正常工作

必須配備的基本軟件。

系統軟件通常包括操作系統、計算機語言和各種服務性程序。

1、操作系統

操作系統是管理、監控和維護計算機系統的軟、硬件資源，它

使計算機充分高效的工作，并使用戶合理有效的利用這些資源的程

序。

操作系統是系統軟件的核心，是現在計算機的必備軟件。操作

系統是一個龐大的管理程序，其管理功能主要有以下5個：進程與

處理機調度、作業管理、存儲管理、設備管理和文件管理。典型的

操作系統有Windows、UNIX、Linux等。

2、計算機語言

計算機語言可以分為：機器語言、匯編語言和高級語言。

計算機能識別并執行的信息符號代碼的集合稱為計算機語言。

是一種二進制代碼，用機器語言編寫的程序稱為機器語言源程序。

通常不用計器語言直接編寫程序。

匯編語言程序不能直接識別和執行，須由匯編程序翻譯。

高級語言不能被計算機直接識別和執行。用高級語言編寫的程

序一般稱為“源程序"，翻譯成機器指令通常有編譯和解釋兩種方式。

常用的高級語言有：FORTRAN語言、COBOL語言、Pascd語

言、C與C++語言、Java語言、BAS工C等。

（二）常用的應用軟件

1、辦公軟件

辦公軟件包括文字處理、桌面排版、電子表格、商務圖表、演

示軟件等。常見的辦公軟件有Microsoftoffice等。

2、圖形圖像處理軟件

Windows自帶附件中的"畫圖"軟件是一個最簡單的圖像處理

軟件，能完成基本的圖像處理；Adobe公司開發的Photoshop軟件

是目前最流行、功能最強大的圖像處理軟件，它廣泛用于美術設計、

彩色印刷、排版、攝影和創建Web圖片。其他常用的繪圖軟件有

AutoCAD、CorelDraw.MacromediaFreeHand等。

3、工nternel?服務軟件

工nternet服務軟件主要包括WWW瀏覽器、電子郵件、文件傳

輸等。

四、微型計算機系統的硬件系統

（一）微處理器

CPU主要負責完成指令的讀出、解釋和執行。CPU包括存儲器、

運算器和控制器。主要完成各種算術及邏輯運算，并控制計算機各

部件協調的工作。由我國中科院計算研究所研制的CPU一—龍芯，

是新一代32位CPU。龍芯的誕生標志著我國在現代微處理器設計方

面實現了零的突破，打破了我國長期依賴國外CPU的無芯歷史。

CPU的技術指標：

1CPU字長

CPU字長是CPU內部各寄存器之間能夠傳遞的數據位數，即在

單位時間內能一次處理的二進制數的位數。

2主頻

主頻是指CPU的時鐘頻率，即CPU的工作頻率，主頻越高，運

算速度越快。主頻的單位為MHz或GHz,現在基本上都是以GHz

為單位。CPU的主頻二外頻x倍頻。

4倍頻

倍頻是指CPU主頻與外頻之間的相對比例關系。當外頻不變

時，提高倍頻，也就提高了CPU主頻。

5CPU的生產技術

生產精度通常用口中來描述，精度越高，生產工藝就越先進，

CPU的主頻也越高。

（二）主板

主板也叫主板機、系統板或母版，是微型計算機的核心部件。

上面裝有重要的芯片如CPU、ROM、BOIS.RAM和輸入/輸出控

制電路，還有擴展槽、輸入/輸出接口、面板控制開關等，主要用

來插CPU、內存、顯卡、聲卡，并連接其他所有部件。把CPU等各

種部件有機的結合在一起，形成了一套完整的系統。在每一塊主板

上都帶有一塊BIOS（基本輸入輸出系統）芯片，是一個只讀存儲

器。BO1S芯片主要負責解決主板與操作系統之間的接口問題。主

板上的芯片組是主板的靈魂，決定主板的結構及CPU的使用，控制

和管理計算機中硬件以及數據的傳遞。

（三）內部存儲器

內部存儲器是計算機中用來存儲程序和數據的部件，包括隨機

存儲器、只讀存儲器、高速緩沖存儲器3類。

（四）外部存儲器

常見的外部存儲器有硬盤存儲器、光盤存儲器、可移動存儲器。

光盤存儲器分為只讀型光盤（CD-ROM）、一次寫入型光盤（CD-R）、

可重寫型光盤（CD-RW）、DVD（數字通用光盤）。

（五）輸入設備

掃描儀主要由光學部分、機械傳動部分和轉換電路三部分組

成。

（六）輸出設備

打印機分為擊打式打印機和非擊打式打印機兩類；常見的非擊

打式打印機有點陣打印機、噴墨打印機、激光打印機

第四節計算機中信息的表示

計算機內部的數據都是以二進制形式存放的。計算機內部采用

二進制的原因：技術實現簡單、簡化運算規則、適合邏輯運算、易

于進行轉換、用二進制表示數據具有抗干擾能力強，可靠性高等優

八占、\O

1計算機中數據存儲的組織形式

1、位（bit）,是計算機存儲設備的最小單位，由數字0和1組成。

2、字節（Byte）

一個字節由8個二進制位編碼組成，即lByte=8b汁。字節是計

算機處理數據的基本單位。通常，一個ASCII碼占1個字節，一個

漢字國標碼占2個字節，整數占2個字節，浮點型數據占4個字節。

3、字（word）

一次存取、處理和傳輸的數據長度稱為字。一個字通常由一個

或多個字節構成，用來存放一條指令或一個數據。

4、字長

一個字中所包含的二進制數的位數稱為字長。不同的計算機系

統內部的字長是不同的，計算機中常用的字長有8位、16位、32位

和64位，也就是說的8位機、16位機、32位機和64位機字長是衡

量計算機性能德一個重要標志。

5、存儲容量

1024個字節二1K字節，1024K個字節=1兆字節（1MB）,1024M

字節二1G字節

二、字符的二進制編碼

進位制二進制八進制十進制十六進制

規則逢二進一逢八進一逢十進一逢十六進一

基數v-2r=8r=10r-16

數符0,10,1…70,1...90,1…9,A--F

位權218110116,

形式表示B0DH

第五節計算機操作系統

一、操作系統概述

操作系統是一個大型的軟件系統，他負責計算機的全部軟件、

硬件資源的管理、控制和協調并發活動，實現信息的存儲和保護，

并為用戶使用計算機系統提供友好的用戶界面。

所有的操作系統具有并發性、共享性、虛擬性和不確定性四個

基本特征。

常用的操作系統有Windows、UNIX.Linux,MS-DOS、OS/2

等。Windows操作系統是微軟公司為計算機開發的圖形界面操作系

統的總稱。UNIX操作系統是一個強大的多用戶、多任務操作系統。

（一）操作系統的基本功能

操作系統（OS）是計算機系統的資源管理者，其主要任務是

合理而有效地管理和調度計算機系統資源，提高計算機系統整體性

能。操作系統的管理功能主要有處理器管理、存儲器管理、設備管

理、文件管理、作業管理。

（二）操作系統的分類

批處理操作系統、分時操作系統、實時操作系統、嵌入式操作

系統、個人計算機操作系統、網絡操作系統、分布式操作系統。

（三）操作系統的發展簡史

1、第一代操作系統即單任務自動批處理操作系統

2、第二代操作系統即多任務和多用戶操作系統

3、第三代操作系統即結構化與小型化操作系統

4、第四代操作系統即網絡和開放系統、并行和分布式操作系統

（四）常用操作系統的簡介

1、Windows操作系統是Microsoft公司推出的所任務操作系統。

2、UNIX是1969年貝爾實驗室開發的多用戶操作系統。

3、Linux操作系統是一個多用戶的操作系統。

二、WindowsXP

（一）Windows的發展歷史

（二）WindowsXP桌面

1、桌面

桌面由桌面圖標、任務欄、桌面背景組成。

2、桌面圖標

⑴添加新圖標：可以將對象從驅動器、文件或“開始”菜單中拖

動桌面。

⑵刪除圖標：選中一Delete,放入回收站;511訐1+Delete,直

接刪除，不經過回收站。

⑶重排圖標：右擊一排列圖標。

⑷啟動程序或窗口：雙擊即可。

⑸創建快捷方式：

6右擊拖動—在當前位置創建快捷方式；

7Alt同時左擊拖動；

8Ctrl+C-右擊-粘貼快捷方式

9在資源管理器中，右擊文件一發送到一桌面快捷方式。

10右擊—新建—快捷方式一瀏覽—下一步一完成。

3、任務欄

WindowsXP的任務欄通常位于桌面底部。任務欄由"開始”按

鈕、快速啟動欄、應用程序欄、語言欄、通知區域組成。

快速啟動欄：存放應用程序的快捷方式。單單機該工具欄中的

圖標可以打開相應的應用程序。用戶可以在快速啟動欄中添加或刪

除應用程序快捷方式，添加時拖動應用程序圖標到快速啟動欄中即

可，刪除時右擊刪除。

應用程序欄：顯示了當前所有打開的窗口的信息，通過單擊它

們，可以再各窗口之間切換。打開的窗口太多時，自動將相同類型

的最小化窗口歸為一組，并在程序名稱前顯示窗口數目。

4、桌面背景

5、開始菜單

"開始"菜單一般由用戶名稱區、常用程序區、所有程序區、系

統菜單區、注銷和關閉計算機按鈕五部分組成。

常用程序區："工nternet"和"電子郵件"是系統默認的兩個程序，

其他程序是用戶最近使用過的，使用頻率高的程序位于最上面。

（三）WindowsXP的基本操作

1、啟動、退出和注銷

注銷：注銷已登錄的用戶，單擊"開始"選擇"注銷XX"（XX是計

算機的用戶名）命令，打開"注銷Windows"對話框。單擊"切換用

戶"按鈕，可以在不關閉計算機的情況下切換到另一個用戶環境，

切換用戶可以不中止當前用戶所運行的程序甚至不必關閉已打開

的文件，當從其他用戶的工作桌面再次切換回來時，還可以繼續使

用那些程序或文件；單擊“注銷"按鈕，系統會保存用戶當前操作環

境里所有的程序和任務后，用新的賬戶登錄。

2、窗口的組成

關閉一個應用程序窗口，就終止了該應用程序的運行；當一個

窗口被最小化時，他仍然在后臺工作。

窗口主要由標題欄、菜單欄、工具欄、地址欄、滾動條、窗口

控制按鈕、工作區域等組成。

提示：1、雙擊控制菜單圖標，可以關閉當前窗口。

2、在每個菜單項后面都有一個帶下劃線的大寫字母，同

時按Alt鍵和該大寫字母鍵也可以開打相應的菜單。

3、窗口的操作

（1）移動窗口

A.在標題欄處，按鼠標左鍵拖動即可。

B.右擊標題欄處，在彈出的快捷菜單中選擇"移動"命令"，按方向鍵

調整到合適位置單擊"Enter"。

(2)調整窗口大小

A.將鼠標指針移到窗口的邊框或角上，指針變為一形狀后，按左鍵

并拖動即可。

B.單擊控制菜單圖標，在彈出的菜單中選擇"大小"，按方向鍵調整

到合適位置單擊“Enter"。

(3)最大化、最小化、還原或關閉窗口

方法同上

(4)切換窗口

A.當藥切換窗口沒有被其它窗口完全遮蓋時，單擊窗口的任意位置

即可完成切換。

B.Alt+Tab組合鍵進行切換。

(5)排列窗口

排列窗口的方法有層疊窗口、橫向平鋪窗口、縱向平鋪窗口三

種。

右擊任務欄空白處，彈出快捷菜單選擇即可。

(6)退出窗口

A.單擊標題欄右端的"關閉"按鈕。

B.打開''文件"菜單選擇"退出"命令。

C.Alt+F4組合鍵。

D.雙擊標題欄中的控制菜單圖標。

4、菜單中的常見標記

(1)后有"…"：表示選擇該命令時會彈出一個對話框。

(2)后有""：表示該命令有一個級聯菜單，鼠標指針移動到

上面會打開子菜單。

(3)前有表示該命令是個開關式的切換命令，有

表示處于打開狀態。

(4)命令后帶有組合鍵：表示該命令還可以通過組合鍵運行。

(5)前有表示該命令是多個單選命令中被選中的命令。

(6)用灰色字符現實的命令表示當前該命令不可用。

5、鍵盤的操作

快捷鍵功能快捷鍵功能

在當前打開的各窗打開當前窗口的系

Alt+TabAlt+5pace

口間進行切換統菜單

選中連續的多個對關閉當前窗口或退

Shift+箭頭Alt+F4

象出程序

Ctrl+X,

剪切Ctrl+A全選

Shift+belete

Ctrl+V.

粘貼Ctrl+C復制

Shift+Insert

Ctrl+S保存Ctrl+Z撤銷

Alt+菜單欄下劃線只講對象刪除，不

打開相應菜單Shift+belete

字母放入回收站

顯示當前窗口的頂顯示當前窗口的底

HomeEnd

端端

Windows+D顯示桌面Esc取消當前任務

Windows+Shift+M還原最小化窗口Windows+M最小化窗口

中英文輸入法之間

Ctrl+SpaceWindows+E打開資源管理器

切換

打開選中對象的快所有輸入法之間轉

Shift+FlOCtrl+Shift

捷菜單換

全角和半角之間切中英文標點符號切

Shift+SpaceCtrl+.

換換

Ctrl+N新建文檔Ctrl+O打開文檔

6、對話框的操作

Ctrl+Tab不同選項卡之間切換

Shift+Ctrl+Tab選項卡之間反向順序切換

Tab選項卡中的選項之間切換

Shift+Tab選項之間反向順序切換

（四）文件和文件夾的管理

在計算機系統中，文件、圖像以及數據等信息是以文件的形式

存放在存儲介質上的。為了便于管理文件，通常把文件放在文件夾

中，文件夾下仍然可以存放文件夾，即子文件夾。

1、文件和文件夾簡介

文件是計算機存儲程序、數據、文字資料的基本單位，是一組

相關信息的集合。

（1）文件和文件夾

文件名一般由文件名稱和擴展名兩部分組成，這兩部分有一個

小圓點隔開。擴展名表示文件的類型。

文件、文件夾命名遵循以下規則：

文件、文件夾名中最多可使用255個字符（一般一個漢字

相當于2個字符）。

b、文件、文件夾名中可以包含空格，但禁止使用下列特殊字

符:'、/、：、*、？、＜、＞、"、等。

c、文件、文件夾名不區分大小寫。

d、文件名稱不能省略。

e、同一文件夾中的文件或文件夾不能有同名。

常見的擴展名對應的文件類型

命令程序文件.comWord文檔.doc

可執行文件.exe電子表格文件,xls

壓縮文件.rar安裝信息文件.inf

系統文件.sys幫助文件.hip

文本文件.txt音頻文件.wav

數據庫文件.dbf圖形文件.bmp

備份文件.bak位圖文件.gif

PowerpointX#?PPtWeb頁文件

(2)文件(夾)的組織結構

1)樹形結構

Windows操作系統中的文件、文件夾的組織結構是樹形結構。

2)絕對路徑

絕對路徑是從根目錄開始到文件所在目錄的路徑，完整的描述

文件位置的路徑就是絕對路徑。例如：D：\圖片\文件.jpg

3)相對路徑

相對路徑是從當前目錄開始到文件所在目錄的路徑。

2、資源管理器

打開資源管理器的方法：

(1)開始一所有程序一附件一Windows資源管理器

(2)右擊"開始"，彈出的快捷菜單中選擇資源管理器

(3)右擊"我的電腦"彈出的快捷菜單中選擇資源管理器

3、文件、文件夾的管理

(1)新建文件夾

a、文件-新建一文件夾

b、右擊T新建T文件夾

(2)選擇文件和文件夾

a、選取單個文件或文件夾，單擊即可選中。

b、選擇連續的多個文件或文件夾，單擊要選擇的第一個，按

5hi什單擊最后一個文件即可。

c、選擇不連續的多個文件或文件夾，按Ctrl逐個單擊要選擇

的文件。

出選擇全部文件，編輯一全部選定，或按Ctrl+A。

(3)復制文件和文件夾

a、選定文件一編輯一復制(Ctrl+C)-編輯一粘貼(Ctrl+V)。

b、選定文件一按Ctrl同時拖動文件。

C、右擊文件T復制T右擊T粘貼。

d、選定文件T單擊工具欄中的按鈕。

(4)移動文件和文件夾

a、選定文件一編輯一剪貼(Ctrl+X)-編輯一粘貼(Ctrl+V)。

b、不同的驅動器之間直接拖動就是復制，按Shi什拖動是移動。

c、右擊文件一剪貼一右擊一粘貼。

(5)刪除文件和文件夾

a、文件一刪除

b、按Delete鍵

c、直接拖到回收站

d、右擊一刪除

e、按Shi什同時按Delete鍵，徹底刪除文件，不經過回收站。

(6)文件和文件夾的重命名

a、文件正在被編輯時，文件一重命名

b、右擊1重命名

(7)使用回收站

回收站用于臨時存放被刪除的文件或文件夾。當需要時可以恢

復至原來位置，如果清空回收站文件就被永久刪除了。

a、打開回收站一選定文件一單擊窗口左側窗格中的“還原選定

的項目"。文件T還原也可。

b、單擊窗口左側的"清空回收站"。文件一清空回收站也可。

(8)查看或修改文件和文件夾的屬性

只讀：設置為"只讀"屬性的文件只能讀，不能被修改或刪除。

隱藏：具有"隱藏"屬性的文件一般情況下是不顯示的。只有設

置了顯示隱藏屬性的文件后，才被顯示出來，并且圖標顯示的顏色

是淺灰色的的。

存檔："存檔"屬性并不直接提供給用戶，而是提供給備份軟件

使用。當新建或者修改一個文件后，該文件就會被自動賦予"存檔"

屬性，以提示備份軟件該文件尚未備份，當備份過這些文件后，其

"存檔"屬性會自動消失。

查看屬性：選定文件一文件一屬性。

顯示隱藏文件：工具T文件夾選項T查看T顯示所有文件和文

件夾。

4、文件和文件夾的查找

在任意文件夾窗口中單擊工具欄中的"搜索"按鈕或按F3,即可

打開"搜索"任務窗格。

搜索文件和文件夾時，可以使用通配符來幫助查找。常用的通

配符有和"？代表任意多個任意字符，"？"代表任意一個字

符。

(五)應用程序的管理

1、運行應用程序

(1)雙擊"我的電腦"一找到需要的程序一雙擊運行。

(2)開始T程序'文檔

(3)開始T運行T瀏覽。

2、關閉應用程序。關閉按鈕，或文件T退出/關閉。

3、安裝/刪除應用程序。我的電腦一添加/刪除程序

4、創建應用程序的快捷方式

(1)右擊T新建T快捷方式T瀏覽。

(2)在應用程序上右擊，選擇"發送到"一"桌面快捷方式"。

(3)開始T程序T將選定的應用程序圖標復制到桌面。

5、設備的驅動程序

(六)任務管理器

打開任務管理器：1、右擊任務欄T任務管理器

2、Ctrl+Alt+bel

1、利用任務管理器運行新程序

任務管理器T應用程序-新任務/文件-瀏覽

2、利用任務管理器關閉程序

任務管理器-選定程序-結束任務

(七)系統設置

1、控制面板

打開控制面板：（1）開始一設置T控制面板

（2）資源管理器-控制面板

（3）我的電腦其他位置"中的"控制面板、

WindowsXP為控制面板提供了兩種視圖方式，即分類視圖和

經典視圖。

第二章辦公自動化

第一節辦公自動化基礎

一、辦公自動化（OA）概述

（-）辦公自動化的特點

集成化、智能化、多媒體化、運用電子數據交換（EDI）技術。

（二）辦公自動化的發展

第一代辦公自動化：實現個體工作自動化。

第二代辦公自動化：實現工作流程自動化。

第三代辦公自動化：以知識管理為核心。

二、辦公自動化的組成

辦公自動化的常用軟件，Micros。什Office是一套由微軟研發

的辦公軟件組合，它包含文字處理軟件Word、數據處理軟件Excel、

演示文稿制作軟件PowerPoint、郵件管理軟件Outlook、數據庫管

理軟件Access以及網頁編輯軟件FrontPage。

2辦公自動化系統的層次模型

辦公自動化系統根據應用的領域和工作的特點分為3個層次，

分別是事務型0A、管理型0A和決策型0A。

第二節常用辦公軟件

一、Word2003文字處理軟件

（一）中文版Word2003簡介

1、Word2003的工作界面

Word2003的工作界面由標題欄、菜單欄、常用工具欄、標尺、

文檔工作區等部分組成。

d)標尺分為水平標尺和垂直標尺。

e)常見的視圖有普通視圖、Web視圖、頁面視圖、大綱視圖、

閱讀版面視圖、打印視圖和文檔結構視圖。

2、Word2003的基本操作

當文檔保存過一次后，以后再單擊"文件"一"保存"命令時就不

會再出現“另存為"對話框，此時Word將自動在上次保存的位置保

存該文檔。如果用戶需要將該文檔保存到另外的位置，可以單擊“文

件"一"另存為"命令，在彈出的“另存為"對話框中重新設置文檔的保

存位置。

(二)Word2003文字處理

1、輸入文字

2、輸入符號和特殊字符

(1)鍵盤輸入

(2)視圖一工具欄一符號欄

(3)插入一符號/特殊符號

3、插入日期和時間

插入T日期和時間T可用格式中選擇T確定

如果希望在修改文檔后，文檔中的日期和時間自動更改為當前

的日期和時間，只需要選中"自動更新"即可。

4、選擇、復制、剪貼文本

(1)選中文本

1一個單詞：雙擊

2一行文本：將鼠標移至該行左側，單擊。

3多行文本：拖動鼠標。

4一個句子：按Ctrl,單擊句中任意位置。

5一個段落：將鼠標移至該段左側雙擊，或在段落任意位置

三擊。

6多個段落：將鼠標移至左側雙擊，并拖動鼠標。

7一大塊文本：單擊起始處，按Shi什同時單擊結尾處。

8不連續文本：Ctrl

9垂直文本：按A什并拖動鼠標。

10整篇文檔：將鼠標移至文本左側，在任意位置三擊。

（2）復制與粘貼文本

當完成一次粘貼后，復制內容保存在剪切板中，可以進行多次

粘貼。

5、設置上下標

①格式—字體一上標/下標1確定

②上標Ctrl+5hift+二下標Ctrl+二（在智能ABC輸入法

下使用快捷鍵設置上下標無效）。

6、插入與改寫

Word的默認狀態為"插入"。

7、查找與替換

（1）一般性查找與替換

編輯一查找（Ctrl+F）-在"查找內容”文本框中輸入內容（最

多可以輸入255個非中文字符，或127個中文字符）。

編輯一替換一在"查找內容"文本框中輸入內容-在"替換為"文

本框中輸入內容一"查找下一處"（一個一個進行替換""全部替換"。

（2）高級查找與替換（有格式的文本）

編輯一查找/替換一高級-查找內容一格式/特殊字符。

在Word中插入符號時都會在文檔相應的位置留下特殊字符的

標記。

8、設置文本格式

格式的設置分為字符格式的設置和段落格式的設置。

（1）設置字符格式

要修改文本的格式必須先選中，然后單擊"格式"；如果沒有事

先選中文本，則設置的格式只對之后輸入的內容有效。

在設置字體時，一般情況下英文字體只對英文字符起作用，中

文字體則對文檔中的中文和英文字符都起作用。如果希望中文字體

只對中文字符起作用，可以設置"工具"一選項T常規T取消選擇"中

文字體也應用于西文"。

右擊，在快捷菜單中選擇"字體"命令，在打開的"字體"對話框

中可以設置字符的字體、字間距和文字效果。

Word中表示字號的方式有兩種：一種是中文數字，數字越小,

字號越大；一種是阿拉伯數字，數字越大，字號也越大。

如果要使用特大號字體，可以選中文本后在字號欄內輸入數

字,然后按Enter。

(2)設置段落格式

Ctrl+J兩端對齊Ctrkl設置1倍行距

Ctrl+E居中對齊Ctrl+2設置2倍行距

Ctrl+R右對齊Ctrl+5設置1.5倍行距

Ctrl+Shift+D分散對齊Ctrl+O在文本前增加一個空行

Ctrl+M增加縮進量Ctrl+Shift+M減少縮進量

9、設置符號列表

(1)創建符號列表

在Word中創建符號列表主要有以下兩種方法：

18在輸入文本前，先插入列表符號，按Tab鍵，輸入文本，按

Enter鍵，Word將自動創建符號列表。

19如果要對已經輸入的文本創建符號，先選中文本一“格式"

一項目符號。如果要取消符號列表再次單擊"項目符號"即

可。

如果符號列表以創建完成可以連續單擊兩次Enter鍵結束列表

的編輯。

(2)自定義符號列表

選擇需要改變列表符號的文本T格式T項目符號和編號一自

定義T字符。

(三)表格的處理

1、表格的創建

⑴使用菜單命令創建表格

表格T插入T表格T確定。

在Word中創建表格的行數可以是任意值，但是列數只能介于

1?63之間。

⑵使用"插入表格"按鈕創建表格

單擊"插入表格"按鈕，在彈出的行數與列數設置窗口中拖拽鼠

標設置表格的行數和列數。

⑶使用工具欄創建表格

單擊"表格和邊框"按鈕—"繪制表格"按鈕

⑷將文本轉換成表格

將文本轉換成表格的前提是文本已經使用過制表符、空格或逗

號（逗號必須為半角）隔開，同時文本必須以段落劃分，在將文本

轉換成表格的過程中，制表符、空格或逗號用于劃分列，段落用于

劃分行。

選定文本T表格T轉換T將文字轉換成表格T確定。

2、表格的合并與拆分

3、設置表格的列寬和行高

右擊選擇平均分布各行/列

表格T表格屬性

在表格底部添加一行，把插入點放置在該表格的最后一個單元

格中，按Tab;或將插入點放在表格最后一行，按Enter。

4、繪制斜線表頭

一般是表格左上角的單元格中，表格-繪制斜線表頭

5、表格的格式化

⑴設置表格的邊框

⑵設置表格的底紋

⑶自動對齊表格內容

⑷表格自動套用格式

（四）Word2003圖片處理

1、插入圖片

在Word2003中可以插入的圖片有兩種，一種是插入Word中

自帶的剪貼畫，另一種是插入計算機中的圖片。

當插入剪貼畫或圖片后，一般情況下Word會自動彈出"圖片"

工具欄；如果沒有彈出，可以單擊"視圖"一"工具欄"一"圖片"，打

開該工具欄對圖片進行編輯。

利用此工具欄可以設置圖片的顏色、設置圖片的對比度和亮

度、剪裁圖片、設置圖片透明度。

2、圖文混排

右擊圖片一"設置圖片格式"命令一版式

3、繪制自選圖形

視圖一工具欄一繪圖

（五）文檔的設置與打印

1＞設置文檔的紙型

2、設置頁邊距和頁面方向

3、設置頁眉、頁腳和頁碼

4、頁面分欄

格式一分欄

5、打印文檔

Word常用快捷鍵

快捷鍵功能快捷鍵功能

Ctrl+Shift+>增大字號Ctrl+]逐磅增大字號

Ctrl+5hift+<減小字號Ctrl+[逐磅減小字號

二、Excel2003電子表格處理軟件

（一）中文版Excel2003概述

1、工作界面

Excel2OO3的工作界面主要由標題欄、菜單欄、工具欄、狀態

欄、編輯欄和工作簿窗口組成。Excel2OO3默認首次啟動的工作簿

名為Bookl.

2、Excel的基本概念

(1)工作簿

Excel2003的工作簿是由一張或若干張表格組成的，每一張表

格成為一個工作表。Excel2003講每一個工作簿作為一個文件保存

起來，它以文件的形式存放在磁盤中，其擴展名為Ms,它是計算

和儲存數據的文件。

在默認情況下，Excel2OO3工作簿由三張工作表組成，分別以

工作表標簽Sheetl、Sheet2.5heet3命名。用戶根據需要可添加

和刪除工作表，一個工作簿最多可含有255個工作表。

(2)工作表

工作表是存儲和處理數據的主要空間，是完成一項工作的最基

本單位。一張工作表最多可存放65536行和256列數據，行號由數

字命名，自上而下為1?65536;列號由字母命名，自左至右先為A~

乙再為AA?AZ,……,由此類推直到工V。

(3)單元格

單元格是Excel工作簿的最小組成單位。

2)單元格的命名

完整的單元格命名格式為：【工作簿名】工作表名！單元格名

3)當前單元格

在工作表中，有一個單元格被黑色邊框包圍著，同時該單元格

的名稱顯示在地址欄中，稱這一單元格為當前單元格或活動單元

格。

(4)單元格區域

連續單元格的區域名是用區域左上角的單元格名和右下角的

單元格名，中間加"：”來表示。

(二)編輯工作表

1、選定單元格

⑴選定單個單元格，可利用鼠標選定、單元格名稱選定、鍵盤

選定。

⑵選定連續的單元格

b）拖動鼠標經過需要的單元格；

c）單擊待選定區域的左上角單元格，按住Shift不放，再單擊

選定區域右下角的單元格。

⑶整行或整列單元格的選定

單擊工作表相應的行號或列標，即可選定一行或一列單元格。

⑷多個不連續單元格或單元格區域的選定

選擇第一個單元格或單元格區域，按住Ctrl不放，再單擊其他

要選擇的行號或列標。

⑸多個不連續行或列的選定。（同上）

⑹選定全部單元格

一種是單擊工作表左上角的"全選按鈕"，另一種是Ctrl+A。

2、數據輸入

Excel2OO3每個單元格內最多可輸入32000個字符。

Excel2003對輸入的數據自動進行數據類型判斷，并進行相應的處

理。

⑴常量的輸入

A.輸入文本

在Excel默認情況下，在單元格中文本是以左對齊方式放置的。

Excel中的文本有字符型字符串和純數字字符串兩種形式。

純數字字符串全部由數字組成，既沒有表示大小的概念，也不

參與算術運算。輸入方法有兩種：

b）用英文單引號（’）協助輸入。例如，"'810800"

c）用等號和英文雙引號（二和協助輸入。例如，"二"810800""

注：單引號或等號、雙引號的作用是表示輸入的內容是字符串而不

是數字。

B.輸入數值

默認情況下，在單元格中數字以右對齊的方式放置。當輸入數

值后單元格內顯示一串符號，表示輸入的數值寬度超過了單元

格的寬度，只要增加單元格的寬度就可以正確顯示。

⑵日期和時間輸入

在默認情況下，單元格中的時間或日期數據以右對齊的方式放

置。

Excel常用的內置日期與時間格式有："dd-mm-yy"、

"yyyy/mm/dd"、"yy/mm/dd"、"hh：mmAM"、"mm/dd"等。

輸入時間時，小時、分鐘和秒之間用冒號分隔。若用12小時制

表示時間，則再輸入一個空格，后跟一個字母a或p表示上午或下午。

輸入當天的日期，可按Ctrl+;輸入當前的時間，可按

Shift+Ctrl+o

⑶公式輸入

輸入公式的方法是：先輸入"="，再輸入公式內容。

⑷自動填充數據

A.填充可擴展序列

應先選擇填充序列的起始值所在單元格，輸入起始值，然后選

中該單元格，將鼠標指針移到該單元格的右下角的填充控制點上，

當鼠標指針變成+形狀，按住鼠標左鍵不放，在填充方向上拖動填

充柄至終止單元格，就得到了相同的一系列數據。

C.輸入等差、等比等復雜序列

b)選定含有初始值的單元格，執行編輯T填充T序列

C)選中含有初始值的單元格，將鼠標指針移到該單元格的右下

角的填充控制點上，當鼠標指針變成+形狀，按住鼠標右鍵

不放拖動填充柄至終止單元格，在彈出的快捷菜單中選擇

"序列"命令，打開對話框設置相關選項確定即可。

(5)自定義自動填充序列

工具一選項一自定義序列一新序列一在"輸入序歹『'列表框中從

第一個序列開始輸入新的序列，輸入一個元素按一次Enter-添加

（添加方法如同默認序列）。

3、插入行或列

插入T行或列；編輯T刪除（行或列）。

4、清除單元格

⑴選定按Delete

⑵右擊一清除內容

⑶編輯T清除T內容

5、移動和復制單元格

單元格的移動和復制均可以通過鼠標和使用剪貼板兩種方法

來實現。

6、查找和替換

編輯一查找或替換

（三）工作表的格式化

1、設置單元格字符格式。格式一單元格一字體

2、設置單元格數字格式。格式一單元格一數字

3、設置對齊方式。格式T單元格T對齊

4、添加邊框和底紋。格式T單元格T邊框，取消則選擇無顏

色。

5、調整行高和列寬

⑴精確調整。格式T列/行T列寬/行高

⑵拖動調整。選定，將鼠標指針移到選定列標號的右界拖動即

可。如果要更改工作表中的所有列寬，單擊全選，拖動其中一列標

號的右界即可。

⑶自動調整列寬。如果要使列寬與該列單元格中內容的寬度相

適應，將鼠標移到要調整的列標號右界雙擊即可。多列同時實現合

適列寬的調整，選定所有列，雙擊任意列標號即可。

6、隱藏行或列

Ctrl+9隱藏行；Ctrl+O隱藏列。（這里不用小鍵盤上的數字）

選定行或列一格式一行/列一隱藏。

選中被隱藏行或列相領的兩行或兩列T格式T行T取消隱藏。

7、自動套用格式

選定要套用格式的單元格區域，或單擊要套用格式的數據區域

內的任意單元格一格式一自動套用格式。

（四）公式與函數

1、運算符

Excel2003的公式是以等號開頭，后面是用運算符連接對象組

成的一個式子。當工作表的數據發生變化時，公示的計算結果也會

自動更改。在單元格中輸入公式并確認后，單元格中顯示的是公示

的計算結果，而公式本身在編輯欄中顯示。

在Excel的公式中采用的運算符可以分為以下四種類型：

2算術運算符。算術運算符用于進行基本的數學計算，計算結果

為數值型。算術運算符包括+（加）、-減）、*（乘）、/（除）、

A（乘方）和%（百分比）。

3比較運算符。比較運算符用于對兩個數值進行比較，比較的結

果是邏輯值Ture或False。比較運算符包括=（等于）、＞（大于）、＞二

（大于等于）、＜（小于）、〈二（小于等于）、＜＞（不等于）.

4文本運算符。文本運算符&用于將兩段文本連接為一段連續的文

本。例如：計算機&信息的運算結果為計算機信息。

5引用運算符。引用運算符用于將單元格區域進行合并計算，它

包括區域（：）、聯合（，）和交叉（空格）。

運算符含義舉例說明

對兩個引用之間，包括兩個5UM（A2：D4）,表示對以A2、

區域

引用在內的所有單元格進行D4為對角線組成的一個矩形

（）

引用區域中的所有單元格

聯合5UM（A2：D4）,表示只對A2、

將多個引用合并為一個引用

C）D4這兩個單元格求和

交叉產生同時屬于兩個引用的單SUM（Al:B2B1：C2）,便

（空格）元格區域的引用是只對同屬于這兩個區域的

單元格Bl、B2進行求和

公式中運算符的順序從很高到低依次為：（冒號）、，（逗號）、（空

格）、-（負號）、%、八、*和/、+和-、&、比較運算符。

運算符優先級相同時，按從左到右的順序計算。

2、輸入函數

插入T函數一"或選擇類別"中選擇函數類型一"選擇函數"中選

擇所需函數的名稱T確定T彈出"函數參數"一輸入函數所需的參數

T確定

3、自動求和

4、自動計算

5、常用函數

6、單元格的引用

公式中使用其他單元格的方法叫做單元格引用。一個單元格引

用是由單元格所在位置的行號和列標構成的。Excel2003單元格引

用一般分為相對引用、絕對引用和混合引用三種。

（1）相對引用

相對引用方法的好處是，當編制的公式被復制到其他單元格中

時，Excel2003能夠根據移動的位置自動調節引用的單元格。

（2）絕對引用

在行號和列標前面均加上"$"符號，則代表絕對引用。在公式

復制時，絕對引用單元格將不隨公式位置的移動而改變單元格的引

用。即不論公式被復制到哪里，公式中引用的單元格不變。

（3）混合引用

如果單元格引用地址一部分為絕對引用，另一部分為相對引

用，則這類地址稱為混合引用地址。如果"$"符號在行號前，則表

明該行位置是絕對不變的，而列位置仍隨目的位置的變化作相應變

化。反之，如果"$"符號在列名前，則表明該列位置是絕對不變的，

而行位置仍隨目的位置的變化作相應變化。

（五）數據圖表的設計

1、建立圖表

圖標的創建有兩種方法：一種是使用圖表向導創建；另一種是

用"圖表”工具欄創建。在Excel中，圖表分為嵌入式圖表和圖形圖

表兩種類型。其中，嵌入式圖標是指圖表和數據表放在同一張工作

表中，圖形圖標是指圖表單獨放在一張工作表中。

插入T圖表T標準類型T圖表類型T子圖表類型T下一步T

系列產生在T下一步一標題一下一步一作為其中的對象插入一完

成。

2、編輯圖表

⑴選擇圖表對象

⑵設置圖表選項

⑶改變圖標大小

⑷移動和復制圖表。按Ctrl同時拖動是復制。

⑸編輯圖表中的元素。選中，按Delete即可刪除。

(六)數據的管理與分析

數據清單主要用于管理數據的結構。

1、數據清單的建立

在Excel中可以通過創建一個數據清單來管理數據。

6字段，即工作表的列，每一列包含一種信息類型，該列的列

標題叫做字段名，它必須由文字表示。

7記錄，即工作表的行，每一行都包含相關的信息。

在數據清單中，列是數據庫中的字段，列標志是數據庫中的字

段名稱。數據清單中的每一行對應的數據庫中的一個記錄。

(1)建立數據清單

(2)利用記錄單編輯數據

1)增加記錄

選中任一單元格-數據一記錄單一新建一關閉。

2)修改記錄

選中任一單元格—數據一記錄單一上一條/下一條一輸入新的

記錄T關閉，被修改的記錄即可顯示在數據清單區域。

3)刪除記錄

選中任一單元格T數據T記錄單T上一條/下一條T刪除T關

閉。

2、數據的清單

(1)Excel的排序規則有以下幾種：

1數值排列順序：從最小的負數到最大的整數。

2文本排序順序：若是字符或字符中含有數字的文本，則按每

個字符對應的ASCH：碼值排列；若是漢字，則可以按漢語

拼音的字母順序排列，也可以按照漢子的筆畫排列。

3邏輯值中False排在Ture的前面。

4空格排在所有字符的后面。

(2)排序操作

排序操作有按單關鍵字排序和按多關鍵字排序兩種方法。

1)按單關鍵字排序

在實際使用中，經常需要按某一列數據的次序重新排列表中的

記錄，即按單關鍵字排序。

單擊任一單元格一升序/降序

2)按多關鍵字排序

任一單元格一數據一排列一主要關鍵字，選定排序方向一次要

關鍵字，選定排序方向T確定。

在多關鍵字排序中最多可使用三個關鍵字。

如果數據清單中有標題行，則選中"有標題行"單選按鈕，以避

免標題行參加排序。

如果利用排序對話框但只選定一個主關鍵字，則實現的仍然是

按單關鍵字排序。

3、數據的篩選

選定單元格T數據T篩選T自動篩選一單擊列標記旁邊的下

拉箭頭一選擇要顯示的項。

4、數據的分類匯總

確定分類字段，并以該字段排序T數據T分類匯總T分類字段

一匯總方式一選定匯總項一確定。

（七）打印工作簿

三、PowerPoint2003演示文稿制作軟件

（一）PowerPoint2003簡介

PowerPoint演示文稿所生成的文件的擴展名為.ppt

1、PowerPoint2003的工作界面

PowerPoint2003的工作環境主要包括標題欄、菜單欄、工具

欄、幻燈片編輯窗格、任務窗格、大綱視圖窗格、試圖切換按鈕、

繪圖工具欄、備注窗格、狀態欄。

Powe叩oint2003有5種視圖方式：幻燈片視圖、大綱視圖、幻

燈片瀏覽視圖、普通視圖、幻燈片放映視圖。

在普通視圖模式下，幻燈片列表/大綱編輯區的頂部有兩個選

項卡，分別是"大綱"和"幻燈片"。當用戶選擇"幻燈片"選項卡時，

該列表區將列出當前演示文檔中所有幻燈片的縮略圖，單擊任意一

張縮略圖，在幻燈片的編輯區將放大顯示，并可以進行編輯。當用

戶選擇"大綱"選項卡時，該列表區將列出所有幻燈片的文本大綱。

當用戶選擇了"大綱"選項卡，可以在"大綱”列表中編輯演示文

稿的內容。當輸入內容時，"常用"工具欄和"格式”工具欄中的按鈕

將變為可用狀態。

在"大綱”列表中可以方便地輸入演示文稿的主題，系統將自動

根據這些主題生成對應的幻燈片，并且這些主題會自動變成幻燈片

的標題。

2、PowerPoint2003的基本操作

（1）新建演示文稿

在Powerpoint的"新建演示文稿”任務窗格中，有3種創建新演

示文稿的方法，分別是"空演示文稿"、"根據設計模板"和"根據內容

提示向導"。

①空演示文稿。

可在"新建演示文稿"任務窗格中單擊“新建"選項區的"空演示

文稿"超鏈接,打開"幻燈片版式"任務窗格,選擇"文字版式"、"內

容版式"、"文字和內容版式"和"其他版式"4種類型中的一種創建新

的幻燈片。

②使用模板創建演示文稿。在PowerPoint2003中有"演示文

稿"和"設計模板"兩種類型的模板，使用這些模板可以快速創建演示

文稿。

③根據內容提示向導創建演示文稿。

(2)保存演示文稿

(二)演示文稿的制作

1、文本的編輯

在“幻燈片"視圖中便于對單張幻燈片輸入文本，在"大綱"視圖

中則便于對演示文稿整體輸入文本。

2、插入對象

(1)插入圖片

插入一圖片一剪貼畫/來自文件一選擇圖片一插入。

(2)插入表格

(3)插入圖示

插入一圖示一圖示庫一確定。

(4)插入音頻

在幻燈片中可以插入wav、mid、rm和aif等格式的聲音文件。

插入一影片和聲音一剪輯管理器中的聲音/文件中的聲音一確

定。雙擊需要的聲音效果，彈出一個詢問對話框，單擊"自動"按鈕,

則聲音在幻燈片開始放映時播放，如果單擊"在單擊時"按鈕，則在

放映幻燈片使只有單擊才會播放聲音。

(5)插入視頻

PowerPoint2003所支持的視頻格式有avi、mlv、cda、dat、

mov等。

(三)幻燈