采購管理程序1.0目的和范圍：為規范公司采購行為，降低采購成本，保證質量和工期，體現公司效益的最大化，特制定本程序，適用于公司所有的工程采購、招標等工作。2.0職責2.1總經理：批準合格供應商名錄和中標單位，批準或簽訂合同。2.2總經理室：參與招標和采購活動，負責對招標和采購的全過程進行監控；負責組織合同評審。2.3招標、采購小組：負責建立供應商信息庫和合格供應商名錄；負責編制和發放邀標書和招標文件，組織評標，確定中標單位，進行合同談判。2.4審計核算部：參與招標和采購工作；參與合同談判；負責乙供材料的品牌和價格審核，分發簽價單。2.5財務計統部：參與招標和采購工作；參與合同談判；負責復核審計核算部的簽價單。2.6項目經理部：負責組織按公司要求對進場材料設備進行驗收。2.7各業務部門：負責收集供應商信息，建立初步的供應商信息庫；參加與本部門有關的招標或采購工作，參與合同談判，起草合同初稿。3.0通則說明；3.1采購管理包括甲供物資和乙供物資的采購，勘察、設計、施工、制作等招標工作。采購和招標工作分別由采購小組和招標小組完成。以下“小組”為“采購小組和招標小組”的簡稱。3.2采購小組：由總經理親自擔任組長，材料設備部經理擔任常務副組長，組員由總經理室、設計研發部、材料設備部、審計核算部、財務計統部以及具體業務部門派員組成。土建類材料由總工程師進行技術支持和把關，機電設備類由副總工程師進行技術支持和把關，裝飾景觀類材料由總經理設計助理進行技術支持和把關。3.1招標小組：由總經理親自擔任組長，根據招標類別的不同分設不同的常務副組長：總工程師（土建類）/副總工程師（機電設備類）/總經理設計助理（裝飾景觀類）/總經濟師（廣告制作類）。組員由總經理室、審計核算部、財務計統部以及具體業務部門派員組成。3.3招標、采購小組秘書：負責匯總建立詳細的供應商信息庫，草擬、整理和發放標書，整理會議記錄等工作，有權列席招標、采購小組會議，但沒有表決權。3.5由于招標、采購小組屬非常設機構，其所依托的常設工作機構為總師辦。故招標、采購小組在公司內部行文（請示單、工作聯系函）時，應由總師辦作為承辦部門負責行文。3.4總經理室質量管理中心：參與招標、采購小組工作，負責對招標、采購過程進行監控。3.6具體業務部門：對于材料采購系指材料設備需求部門或使用安裝部門；對于招標系指招標所確定的供應商的直接業務對口部門。3.7甲供和乙供物資：甲供物資包括：電梯、空調設備、消防工程設備、冷水塔、水泵、自動供水設備、水處理機、發電機組、安防監控設備、高低壓開關柜、變壓器以及根據實際情況由甲方指定供應的材料。3.8乙供物資包括：鋼筋、水泥、砂石、地磚、照明箱、開關、插座、電線、管材、閥門等（根據實際情況可調整為甲供）。4.0工作流程：甲供物資的采購、招標流程各業務部門收集相關供應商資料，建立初步的供應商信息庫各業務部門收集相關供應商資料，建立初步的供應商信息庫小組秘書匯總各部門的供應商信息，建立詳細的供應商信息庫小組秘書匯總各部門的供應商信息，建立詳細的供應商信息庫小組從供應商信息庫中選擇供應商進行考察或評價小組從供應商信息庫中選擇供應商進行考察或評價小組提交考察或評價報告并建立合格供應商名錄小組提交考察或評價報告并建立合格供應商名錄小組將合格供應商名錄報總經理批準小組將合格供應商名錄報總經理批準具體業務部門提前將需求計劃報送小組具體業務部門提前將需求計劃報送小組小組從合格供應商名錄中選擇競標單位邀標報價小組從合格供應商名錄中選擇競標單位邀標報價小組編制和發放投標邀請書和招標文件小組編制和發放投標邀請書和招標文件競標單位將標書密封，送至招標、采購小組競標單位將標書密封，送至招標、采購小組招標、采購小組制訂評標辦法，組織評標，確定中標單位招標、采購小組制訂評標辦法，組織評標，確定中標單位招標、采購小組與供應商進行合同談判招標、采購小組與供應商進行合同談判招標、采購小組將中標單位報總經理批準招標、采購小組將中標單位報總經理批準具體業務部門將合同初稿報總經理室具體業務部門將合同初稿報總經理室總經理室根據合同管理程序組織相關部門審核合同總經理室根據合同管理程序組織相關部門審核合同總經理批準合同總經理批準合同總經理室擬定合同具體業務部門組織驗收具體業務部門組織驗收總經理室擬定合同5.0流程說明：5.1合格供應商名錄、中標單位以及合同均需報總經理批準后方能生效。5.2設計景觀類、土建工程類和機電安裝類在10萬元（含本數）以上、廣告制作類在3萬元（含本數）以上、以及甲供材料要招標；對于不招標的，由招標、采購小組從合格供應商名錄中選擇供應商，價格經審計核算部、財務計統部審核后，報總經理批準即可。5.3每次招標、采購，參與競標的單位一般情況下不得少于3家。如由于供應商實力或市場等因素造成不能選取三家競標單位的，必須提供充足的理由，并經招標、采購小組認可后方能實施。5.4對于經常發生的單筆金額在1萬元（含本數）以下的小型業務（如小型廣告、制作、印刷等）或合格供應商名錄中只具備1-2家合格供應商時，招標、采購小組可確定1-2家長期合作單位，長期合作單位應提供常規項目的價目表供招標、采購小組審定，合作期內其價格不得超過招標、采購小組審定的價目表上的價格；在此范圍內的工作由具體業務部門將具體業務內容、價格等信息資料，附上招標、采購小組審定的價格，報公司相關部門會簽、總經理審批后執行。招標、采購小組每年至少要對長期合作單位評價一次，作為是否與其繼續合作的依據。5.5對于競標單位的報價，招標、采購小組必須要求其將投標書密封，并加蓋公司公章于封口，否則取消其競標資格。5.6對于裝飾裝修工程，設計單位、設計方案及施工單位的確定由設計研發部作為具體業務部門進行辦理；施工過程管理遵照公司《施工管理程序》執行。5.7特殊情況下經請示總經理同意，可直接確定承包單位。6.0合格供應商名錄：6.1供應商信息庫的建立：6.1.1各具體業務部門負責收集供應商提供的營業執照、資質證書、技術配備、工程業績等資料，建立初步的供應商信息庫。6.1.2各部門均可補充提供供應商信息，招標、采購小組秘書匯總各部門的各類供應商信息后，建立詳細的供應商信息庫。6.1.3各具體業務部門和招標、采購小組應對供應商信息庫進行共享。6.2對供應商的考察6.2.1考察人員：各類供應商考察人員為總經理室、財務計統部、審計核算部和具體業務部門相關人員。6.2.2考察內容：營業執照、資質證書、注冊資金、公司規模、技術先進性、施工工藝、機械設備、檢測手段、企業質量認證、企業信譽、工程業績、售后服務等。6.2.3考察方法：招標、采購小組采取以下一種或幾種考察方法對供應商進行考察。A、實地考察公司狀況。B、實地考察已建和在建項目情況。C、實地或通過其他方式了解施工質量、管理水平、服務態度等。D、資質評價：要求供應商提供營業執照、資質證書等企業證明材料。E、業績評價：對供應商業績工程的質量狀況與信譽等進行評價。6.3編制合格供應商名錄：招標、采購小組將考察結果分類填入《供應商評價表》，將符合公司要求的供應商列入《合格供應商名錄》，同一招標項目至少應有3個合格供應商可供選擇，《合格供應商名錄》經考察人員會簽后報送總經理批準。6.4對已列入《合格供應商名錄》的供應商，采取以下方法進行控制：6.4.1各具體業務部門負責建立供應商檔案，包括：《供應商評價表》、《合格供應商考核表》、各方面提供的供應商情況反饋意見。6.4.2公司與供應商合同履行完畢后，由招標、采購小組對合格供應商進行一次全面評價，填寫《合格供應商考核表》，并納入合格供應商檔案，評價時主要依據：供應商提供的企業證明資料、工程項目合同、服務態度、工程質量和進度、工程返修率等。6.4.3總經理室可根據供應商的履約情況以及完成質量情況向招標、采購小組提出取消其合格供應商資格的建議。6.4.4為確保《合格供應商名錄》的實時更新，招標、采購小組不定期召開合格供應商名錄專題會議，會上根據各方面信息，確定合格供應商名錄的種類增減及完善事宜。7.0驗收：7.1材料設備驗收：7.1.1材料設備到場時，項目部經理組織項目部及施工單位、監理單位等有關人員（如屬甲供設備，具體業務部門必須通知材料設備部派人到場參與驗收）聯合對材料設備按照合同規定條件進行開箱驗收，現場專業工程師根據驗收情況填寫《甲供物資進場檢驗單》。驗收合格的材料設備才允許進場使用，驗收不合格的材料設備由項目部將驗收記錄反饋給具體業務部門，具體業務部門聯系供應商要求其整改；通過驗收但須整改的設備分別由產品供應商和安裝承包商按各自責任進行整改，整改完成之后，方可正式簽發設備驗收證書。7.1.2施工單位在安裝過程中造成產品損壞的由具體業務