第八章文件立卷歸檔

第一節(jié)概述文件立卷歸檔，是指文書部門將辦理完畢的，具有查考和保存價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律，組成案卷，向檔案部門移交的行為過程。第八章文件立卷歸檔

第一節(jié)概述一、文件立卷的意義㈠對文件進行立卷歸檔，可以保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。㈡對文件進行立卷歸檔，可以維護文件的完整與平安，便于管理。㈢進行文件立卷歸檔工作，可以保持文書工作的連續(xù)性。第八章文件立卷歸檔

第一節(jié)概述一、文件立卷的意義㈣文件立卷歸檔工作，不僅為檔案工作奠定了物質(zhì)根底，也為國家積累了珍貴的文化財富。第八章文件立卷歸檔

第一節(jié)概述二、文書處理部門立卷的優(yōu)越性實行文書處理部門立卷，可以發(fā)揮文書處理部門熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)和文件處理過程的優(yōu)點，提高案卷的質(zhì)量和立卷工作的效率；可以由文書處理部門暫時保存本年度的文件，大大減少歸檔和調(diào)卷的手續(xù)，并且改變承辦人員分散保存文件的現(xiàn)象，從而有利于保守國家機密，同時，還可以使機關(guān)檔案室騰出手來，做好檔案的整理和組織利用等工作，更好地為機關(guān)工作效勞。第八章文件立卷歸檔

第一節(jié)概述三、文件立卷的原那么與范圍㈠文件立卷的原那么1.按照文件形成的自然規(guī)律2.保持文件之間的歷史聯(lián)系3.照顧文件的保存價值4.便于保管和利用第八章文件立卷歸檔

第一節(jié)概述三、文件立卷的原那么與范圍㈡文件立卷歸檔的范圍1.需要立卷歸檔的范圍⑴上級來文⑵本機關(guān)文件⑶下級來文⑷同級和不相隸屬機關(guān)來文2.不需立卷歸檔的范圍第八章文件立卷歸檔

第二節(jié)文件立卷的方法一、文件立卷方法1.“門、類、綱、目〞法2.“十進分類〞法3.“一案一卷〞法4.按文件“六個特征〞組卷的方法5.“一竿子插到底〞法6.“以問題為主立卷〞法第八章文件立卷歸檔

第二節(jié)文件立卷的方法一、文件立卷方法7.“分級立卷〞法8.“四分立卷〞法9.“四分四注意立卷〞法10.“三個為主、五個分開立卷〞法11.“三分兩同立卷〞法12.“按文件類型采用不同特征立卷〞法第八章文件立卷歸檔

第二節(jié)文件立卷的方法一、文件立卷方法13.“分清價值立卷〞法14.“立小卷〞法或“一事一卷〞法15.“簡單立卷〞法16.“立純卷〞法17.“分類組合〞法18.“文件處理、立卷、著錄三位一體立卷〞法第八章文件立卷歸檔

第二節(jié)文件立卷的方法二、“立卷六特征〞㈠作者特征作者特征指的是文件制發(fā)機關(guān)的特征。按作者特征立卷就是將同一作者制發(fā)的文件組合在一起進行立卷。第八章文件立卷歸檔

第二節(jié)文件立卷的方法二、“立卷六特征〞㈡通訊者特征通訊者特征是指文件收發(fā)文雙方共同構(gòu)成的特征，是作者特征的另一種表現(xiàn)形式。按通訊者特征立卷，就是把本機關(guān)與某一機關(guān)之間就某一問題或某些問題的往復(fù)文件，集中立為一卷。第八章文件立卷歸檔

第二節(jié)文件立卷的方法二、“立卷六特征〞㈢問題特征問題特征是指文件內(nèi)容所反映的主題特征。按問題特征立卷就是將反映同一主題〔包括同一問題、事件、人物、工作等〕的文件組成案卷。第八章文件立卷歸檔

第二節(jié)文件立卷的方法二、“立卷六特征〞㈣名稱特征名稱特征是指文種的名稱特征。按名稱特征立卷就是將同一文種的文件集中在一起組成案卷。第八章文件立卷歸檔

第二節(jié)文件立卷的方法二、“立卷六特征〞㈤時間特征時間特征是指文件內(nèi)容所針對的時間和文件形成的時間共同構(gòu)成的特征。按時間特征立卷就是將形成于同一時間或內(nèi)容針對同一時間的文件集中在一起組成案卷。現(xiàn)行機關(guān)的文件立卷都是分開年度進行的。第八章文件立卷歸檔

第二節(jié)文件立卷的方法二、“立卷六特征〞㈥地區(qū)特征地區(qū)特征是指文件內(nèi)容所針對、涉及的地區(qū)或文件作者所在的地區(qū)共同構(gòu)成的特征。按地區(qū)特征立卷就是將來自同一地區(qū)或內(nèi)容針對同一地區(qū)的文件集中起來組成案卷。第八章文件立卷歸檔

第三節(jié)文件立卷的步驟一、編制立卷類目㈠概述立卷類目，又叫歸卷類目、案卷類目，是在文件還沒有形成以前，根據(jù)機關(guān)工作活動和文件形成的規(guī)律，對一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件，按照立卷的要求和方法事先編制成的一個立卷方案。㈡立卷類目的構(gòu)成立卷類目由類、目、號三局部組成。第八章文件立卷歸檔

第三節(jié)文件立卷的步驟二、平時歸卷平時歸卷，是文書人員依據(jù)立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，按有關(guān)條款隨時歸入事先準備好的文件夾或文件盒的行為過程。第八章文件立卷歸檔

第三節(jié)文件立卷的步驟三、年終立卷年終立卷，即在一年之終〔一般在次年年初〕，在平時歸卷的根底上，集中一段時間進行立卷的行為過程。㈠卷內(nèi)文件排列卷內(nèi)文件排列是指按一定的方法排列出卷內(nèi)文件的先后順序，以使卷內(nèi)文件系統(tǒng)化、固定化。卷內(nèi)文件排列排序后文件第八章文件立卷歸檔

第三節(jié)文件立卷的步驟三、年終立卷㈡編號定卷編號定卷，是指將排列好的案卷，用編制頁號的方法使案卷固定下來的行為過程。編號定卷——打頁號打印的頁號第八章文件立卷歸檔

第三節(jié)文件立卷的步驟三、年終立卷㈢填寫卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄，又叫卷首目錄。它放在卷首，用以介紹卷內(nèi)文件的成份和內(nèi)容，便于查閱和統(tǒng)計卷內(nèi)文件。卷內(nèi)文件目錄填寫卷內(nèi)文件目錄第八章文件立卷歸檔

第三節(jié)文件立卷的步驟三、年終立卷㈣填寫案卷卷皮(案卷封面與卷脊工程)?案卷封面?樣式填寫案卷封面填寫完成的案卷封面立卷改革前后案卷封面比照案卷脊背立卷改革前后案卷脊背案卷脊背和底邊第八章文件立卷歸檔

第三節(jié)文件立卷的步驟三、年終立卷㈤填寫卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表放在卷尾，其作用主要有兩方面：一是供立卷時說明卷內(nèi)文件的情況；一是供調(diào)整案卷時記載卷內(nèi)文件的異動情況。卷內(nèi)備考表式樣填寫卷內(nèi)備考表第八章文件立卷歸檔

第三節(jié)文件立卷的步驟三、年終立卷㈥裝訂裝訂，即把案卷用卷繩組裝起來的行為過程。上夾上卷皮作三孔標記打孔打孔打孔穿線繩穿線繩穿線繩穿線繩穿線繩系線繩第八章文件立卷歸檔

第三節(jié)文件立卷的步驟三、年終立卷㈦立卷檢查1.文件收集工作。2.案卷質(zhì)量要求第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理一、?歸檔文件整理規(guī)那么?的特點㈠簡化1．取消案卷，實行文件級管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程。2．界定“件〞的概念時，從檢索的實際需要及減輕整理工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件〞。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理一、?歸檔文件整理規(guī)那么?的特點㈠簡化3．分類方法固定為年度、保管期限、機構(gòu)(問題)3種，并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。4．裝訂以“件〞為單位進行，對裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護要求即可，裝訂方法也不限于三孔一線。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理一、?歸檔文件整理規(guī)那么?的特點㈠簡化5．排列方法強調(diào)按事由排列，時間、重要程度等作為參考因素，可根據(jù)實際情況選用。6．歸檔章的位置不限于首頁右上角，首頁上端空白處皆可；同時對章上工程加以調(diào)整，只保存檢索必備工程。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理一、?歸檔文件整理規(guī)那么?的特點㈠簡化7．取消案卷、卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件〞為單位的歸檔文件目錄。8．無需編頁號，目錄改設(shè)“頁數(shù)〞項。9．歸檔文件直接裝盒保管。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理一、?歸檔文件整理規(guī)那么?的特點㈠簡化10．無需擬寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫檔案盒盒脊。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理一、?歸檔文件整理規(guī)那么?的特點㈠簡化11．檔案盒的工程設(shè)置有了較大變化。封面只“全宗名稱〞項，取消了“類目名稱、案卷題名、起止時間、保管期限、件頁數(shù)量、全宗號、目錄號、卷號、歸檔號〞等工程；盒脊取消“目錄號、案卷號〞項，保存“全宗號、年度〞項。增設(shè)“保管期限、機構(gòu)(問題)、起止件號、盒號〞項。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理一、?歸檔文件整理規(guī)那么?的特點㈡兼容1．制定?規(guī)那么?的一個重要原那么，就是兼顧計算機和手工兩種管理方式。⑴從計算機高效、快捷的能力出發(fā)，取消傳統(tǒng)的案卷、文件兩級管理模式，實行文件級管理。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理一、?歸檔文件整理規(guī)那么?的特點㈡兼容1．制定?規(guī)那么?的一個重要原那么，就是兼顧計算機和手工兩種管理方式。⑵簡化整理程序，放寬對歸檔文件實體的整理要求，同時保存了分類、排列等工作環(huán)節(jié)，以及一些供手工管理時選擇使用的檢索項，并強調(diào)將同一事由的文件排在一起，便于手工管理。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理一、?歸檔文件整理規(guī)那么?的特點㈡兼容1．制定?規(guī)那么?的一個重要原那么，就是兼顧計算機和手工兩種管理方式。⑶無論從?規(guī)那么?條文，還是從實際操作來看，使用或不使用計算機，歸檔文件整理均可以按照?規(guī)那么?準確、高效地完成，使?規(guī)那么?能夠成為檔案管理水平不同的機關(guān)統(tǒng)一的歸檔文件整理方法。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理一、?歸檔文件整理規(guī)那么?的特點㈡兼容2.?規(guī)那么?在簡化機關(guān)檔案室操作的同時，也兼顧了檔案館管理的需要。⑴設(shè)置了盒號這一工程。⑵將件號區(qū)分為室編、館編兩種，并為設(shè)計歸擋章、盒脊等格式預(yù)留了位置，以方便進館時重新編號。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理一、?歸檔文件整理規(guī)那么?的特點㈡兼容3．?規(guī)那么?適用范圍的界定同樣表達了兼容性。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理一、?歸檔文件整理規(guī)那么?的特點㈢靈活1．條款規(guī)定具有一定的靈活性，能適用于我國各級、各類機關(guān)。⑴分類只限定根本分類方法，允許各機關(guān)以不同方式組合，制定切合本機關(guān)實際的分類方案。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理一、?歸檔文件整理規(guī)那么?的特點㈢靈活1．條款規(guī)定具有一定的靈活性，能適用于我國各級、各類機關(guān)。⑵排列只提原那么要求，具體方式可由機關(guān)自定。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理一、?歸檔文件整理規(guī)那么?的特點㈢靈活1．條款規(guī)定具有一定的靈活性，能適用于我國各級、各類機關(guān)。⑶?規(guī)那么?允許使用選擇工程，歸檔章、檔案盒盒脊、歸檔文件目錄等都可以根據(jù)需要設(shè)置其他工程。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述㈠歸檔文件的整理單位與裝訂1.整理單位?規(guī)那么?最根本的特點，就是以“件〞為整理單位，進行文件級整理。所謂件就是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述㈠歸檔文件的整理單位與裝訂1.整理單位特殊情況：⑴文件正本與不同稿本⑵正文與附件⑶正文與文件處理單等⑷原件與復(fù)制件第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述㈠歸檔文件的整理單位與裝訂1.整理單位特殊情況：⑸轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文⑹報表、名冊、圖冊等⑺來文與復(fù)文第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述㈠歸檔文件的整理單位與裝訂2.文件修整⑴修裱破損文件⑵復(fù)制字跡模糊或易退變的文件⑶超大紙張折疊⑷去除易銹蝕的金屬物第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述㈠歸檔文件的整理單位與裝訂3.文件裝訂⑴排序具體做法：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述㈠歸檔文件的整理單位與裝訂3.文件裝訂⑴排序具體做法：復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述㈠歸檔文件的整理單位與裝訂3.文件裝訂⑴排序具體做法：不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后；有文件處理單的，可放在最前面。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述㈠歸檔文件的整理單位與裝訂3.文件裝訂⑴排序一般來說，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述㈠歸檔文件的整理單位與裝訂3.文件裝訂⑵裝訂方式和用品的選擇目前常見的裝訂方式除傳統(tǒng)的線裝外，還包括：粘接式、穿孔式、變形材料、鉚接式。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈡歸檔文件的分類1.分類方法⑴年度分類法⑵機構(gòu)(問題)分類法第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈡歸檔文件的分類2.復(fù)式分類法與分類方案⑴年度——機構(gòu)——保管期限分類法2000年：辦公室……永久、長期、短期業(yè)務(wù)一處……永久、長期、短期業(yè)務(wù)二處……永久、長期、短期2001年……第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈡歸檔文件的分類2.復(fù)式分類法與分類方案⑵保管期限——年度——機構(gòu)分類法永久：2000年辦公室、業(yè)務(wù)一處……2001年……長期：2000年辦公室、業(yè)務(wù)一處……2001……短期：2000年辦公室、業(yè)務(wù)一處……2001……第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈡歸檔文件的分類2.復(fù)式分類法與分類方案⑶機構(gòu)——年度——保管期限分類法辦公室：2000年……永久、長期、短期2001年……業(yè)務(wù)一處：2000年永久、長期、短期2001年……業(yè)務(wù)二處：……第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈡歸檔文件的分類2.復(fù)式分類法與分類方案⑷年度——問題——保管期限分類法2000年：黨群類……永久、長期、短期業(yè)務(wù)類……2001年：黨群類……永久、長期、短期業(yè)務(wù)類……2002年：……第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈡歸檔文件的分類2.復(fù)式分類法與分類方案⑸保管期限——年度——問題分類法永久：2000年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類……2001年……長期：2000年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類……2001年……短期：2000年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類……2001年……第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈡歸檔文件的分類2.復(fù)式分類法與分類方案⑹問題——年度——保管期限分類法黨群類：2000年……永久、長期、短期2001年……業(yè)務(wù)類：2000年……永久、長期、短期2001年……行政類：……第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈡歸檔文件的分類2.復(fù)式分類法與分類方案⑺年度——保管期限分類法2000年：永久、長期、短期2001年：永久、長期、短期2002年：……第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈡歸檔文件的分類2.復(fù)式分類法與分類方案⑻保管期限——年度分類法永久：2000年、2001年、2002年……長期：2000年、2001年、2002年……短期：2000年、2001年、2002年……第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈢歸檔文件的排列歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈣歸檔文件的編號1.件號⑴室編件號室編件號即歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)的排列順序號。室編件號應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1〞開始標注。⑵館編件號第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈣歸檔文件的編號2.編號工程編號工程分為必備項和選擇項，其中的必備項包括全宗號、年度、保管期限、件號；選擇項主要指機構(gòu)、問題項。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈣歸檔文件的編號3.蓋章⑴歸檔章的工程及填寫要求歸檔章的工程設(shè)置與編號工程相同，包括全宗號、年度、保管期限和件號等必備工程，以及機構(gòu)(問題)等選擇工程。⑵歸檔章的格式第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈣歸檔文件的編號3.蓋章歸檔章樣式歸檔章實際填寫情況圖加蓋檔號章填寫檔號章第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈣歸檔文件的編號3.蓋章⑶蓋章位置歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈤歸檔文件的編目1.歸檔文件目錄的工程歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等工程。目錄各工程的具體填寫要求如下：⑴件號件號是指室編件號。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈤歸檔文件的編目1.歸檔文件目錄的工程⑵責(zé)任者⑶文號⑷題名第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈤歸檔文件的編目1.歸檔文件目錄的工程⑸日期具體填寫日期項時應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標注年、月、日。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈤歸檔文件的編目1.歸檔文件目錄的工程⑹頁數(shù)頁數(shù)項填寫一件文件的總頁數(shù)。⑺備注第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈤歸檔文件的編目2.歸檔文件目錄的格式歸檔文件目錄樣式歸檔文件目錄樣式歸檔文件目錄封面第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈥歸檔文件的裝盒1.裝盒要求⑴不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。⑵不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。⑶分機構(gòu)(問題)的情況下，不同機構(gòu)(問題)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。第八章文件立卷歸檔

第四節(jié)歸檔文件整理二、?歸檔文件整理規(guī)那么?內(nèi)容概述

㈥歸檔文件的裝盒2.檔案盒格式⑴檔案盒的規(guī)格檔案盒外形尺寸為長310mm、寬220mm的長方體，厚度一