Word論文排版注意事項

學報編輯部李新根

2008年10月17日論文的分類學術論文（一般投稿論文）學位論文（畢業論文）投稿論文相對畢業論文來說篇幅較短，一般為6000～10000字之間，也有三五千字的，不過篇幅太短也就不可能將問題論述得很深刻，這也是為什么我們學報對論文字數有一定要求的原因。學術論文的排版要求不高，不像畢業論文要分章節目，而且每章的頁眉內容都不一樣，也不用像畢業論文那樣需要生成目錄。簡單地講，一般的投稿論文就像畢業論文中的其中一章。

一、學術論文排版需要注意事項1.論文的層次標記2.論文的版芯3.腳注的插入4.參考文獻的標注規范（一）層次標記論文除論文題目之外一般還有表示層次的序號或編號，而且自然科學與社會科學論文的表示不太相同，這與畢業論文不一樣，畢業論文都是按照科技論文的體例來書寫層次編號。先說自然科學也就是科技論文。各層次標題一律用阿拉伯數字連續編碼，不同層次的2個數字之間用下圓點（.）分隔開，末位數字后面不加點號；各層次的第1個序碼均左頂格書寫，最后一字序碼之后空1個字距接寫標題。

而哲學社會科學方面的論文，一般以“一、”，“（一）”，“1.”，“（1）”來表示層次。科技論文層次格式社科論文層次格式(1)一、（一）1.(1)注：（1）科技論文層次的標注是固定的，也就是說“1”之下再有層次只能以“1.1”、“1.2”表示，也就是說不能跳躍，更不能反向使用。而對哲學社會科學論文，“一、”，“（一）”，“1.”，“（1）”可以跳躍使用，但不能反向使用，即“一”之下可以直接以“1.”或“（1）”表示，但“1.”之下不能再以“一”或“（一）”表示。有很多作者不注意，層次反向使用的情況較多，給人的感覺就是層次混亂。

（2）在書寫科技論文層次編號時，在表明不同級別章節的每兩個層次號碼之間加“圓點”，圓點加在數字的右下角，但終止層次的號碼之后不加圓點，如“1.1”，“1.2.3”。但社會科學論文中的阿拉伯數字編號只有一個數字，要么加小括號，要么在右下角加圓點，如“（1）”和“1.”。（二）版芯設置一般學術期刊的投稿啟事中并沒有對版芯做出特別說明和要求，但有的作者可能是厲行節約，將版芯設置得過寬，也就是充分利用頁面的寬度和高度，將頁面設置中的“頁邊距”數值修改成很小甚至為零，特別是打印出來之后，整張紙全是密密麻麻的文字，四周沒有一點空白，這讓編輯和審稿人閱讀起來非常疲勞。另外，編輯和審稿人想要指出問題和進行批注都沒有地方。這樣排版和打印出來的稿件很難給編輯留下好的第一印象。很有可能被編輯一帶而過甚至被擱置一邊，相信這并不是大家希望得到的處理結果。

恰當的做法是：不對頁邊距進行修改，采取系統默認狀態。另外，行間距一般設置成1.5倍，這樣方便編輯對論文內容進行修改和提出問題，尤其是在打印稿上。（三）腳注的插入論文中有時候會需要在當頁插入腳注，用以對某些內容進行注釋。但有的作者特別是年紀大一點的老師不太明白如何使用。他們看到別人論文中的腳注的形式，但不明白如何操作，就直接在當頁的底部用下劃線畫一條短線，然后在短線下面填寫注釋的內容。但一旦在前面在增加內容的話，這被當成“注釋”的內容就會串到下一頁的開始，因為這“注釋”其實就是一部分正文的內容。正確的做法是：將光標放在需要插入腳注的位置，然后打開“插入”菜單，點擊“腳注和尾注”，選擇“腳注”，在“選項”中可以根據需要選擇“編號格式”、“編號方式”和“起始編號”。“編號格式”一般選“①，②，③”，“編號方式”一般選“每頁重新編號”，“起始編號”一般選“1”。（四）參考文獻的標注規范參考文獻是指為撰寫論文而引用的有關文獻資料。按規定，在學術論文中，凡是引用前人（包括作者自己）已發表的文獻（也包括沒有發表的學位論文、論文集，互聯網上的相關內容）中的觀點數據和材料等，都要對它們在文中出現的地方標明，并在文末按國家標準的著錄格式列出參考文獻表。作用：①表明作者對該學科領域的了解程度和廣度。②表明作者的求實精神和對他人成果的尊重。區分開你與他的研究成果。引用他人成果不加標注有剽竊之嫌。（論文中引用文獻原文的部分不宜太多，太多就有抄襲之嫌。）③具有索引作用，便于讀者查找原始文獻。④節省論文篇幅。論文中的有些內容，凡已有文獻刊載就不必詳述，給出參考文獻即可。⑤期刊評價需要。期刊的影響因子就是通過統計各期刊的參考文獻得出的。在一定時間內（2年），一本期刊上的論文被其他已發表論文引用（在文后參考文獻列出）得越多，影響因子就越高。

所以，一定要重視參考文獻的著錄。參考文獻標注方法參考文獻一般有兩種標注方法：“順序編碼制”和“著者-出版年制”。

“順序編碼制”即按引用文獻出現的先后順序，在文獻的著者或成果敘述文字的右上角用方括號標注阿拉伯數字編排序號，在參考文獻表中按引文的序號依次著錄。

“著者-出版年制”即在論文中引用前人成果時，在被引用的著者姓（中國著者指姓名）之后，緊接著用圓括號標注出版年，以此作為引文與參考文獻之間的關聯。如在論文中只引用成果內容而未引出著者，則在引用結束處用圓括號標注著者姓和出版年，以“，”分開，參考文獻表按著者字序和出版年排序。一般的學術期刊大都采用“順序編碼制”。1參考文獻著錄項目a.主要責任者(專著作者、論文集主編、學位申報人、專利申請人、報告撰寫人、期刊文章作者、析出文獻作者等)。多個責任者之間以“,”分隔。注意在參考文獻中不得出現縮寫點。b.文獻題名；c.文獻類型及載體類型標識；d.其他責任者(一般指譯者，古籍善本指勘、校、注者)；e.版本(初版省略)；f.出版項(出版地、出版者、出版年)；g.文獻出處或電子文獻的可獲得地址；h.文獻起止頁碼；i.文獻標準編號(ISBN，ISSN……)。2參考文獻類型及其標識根據國家標準規定,以單字母方式標識以下各種參考文獻類型:對于其他未說明的文獻類型，建議采用單字母“Z”。對于數據庫(database)、計算機程序(computerprogram)及電子公告(electronicbulletinboard)等電子文獻類型的參考文獻，建議以下列雙字母作為標識:電子文獻的載體類型及其標識對于非紙張型載體的電子文獻,當被引用為參考文獻時需在參考文獻類型標識中同時標明其載體類型。采用雙字母表示電子文獻載體類型:磁帶(magnetictape)——MT,磁盤(disk)——DK,光盤(CD-ROM)——CD,聯機網絡(online)——OL,并以[文獻類型標識/載體類型標識]表示包括了文獻載體類型的參考文獻類型標識。如:[M/CD]——光盤圖書(monographonCD-ROM)；[DB/MT]——磁帶數據庫(databaseonmagnetictape)；[CP/DK]——磁盤軟件(computerprogramondisk)；[J/OL]——網上期刊(Journalonline)；[DB/OL]——網上數據庫(databaseonline)；[EB/OL]——網上電子公告(electronicbulletinboardonline)。以紙張為載體的傳統文獻在引作參考文獻時不必注明其載體類型。3文后參考文獻表編排格式參考文獻按在正文中出現的先后次序列表于文后,表上以“參考文獻:”(左頂格)或“[參考文獻]”(居中)作為標識；英文文章后的參考文獻表上以“References:”(左頂格)作為標識;參考文獻的序號左頂格,并用數字加方括號表示,如[1]、[2]、…,以與正文中的指示序號格式一致。每條文獻只與一個序號相對應，當文獻題名等內容相同而僅頁碼不同時,可將頁碼注在正文中的指示序號后。每一參考文獻條目的末尾均以“.”結束。不同類型文獻的著錄格式

a.普通圖書(包括專著、教材等)、會議論文集、資料匯編、學位論文、報告(包括科研報告、技術報告、調查報告、考察報告等)、參考工具書(包括手冊、百科全書、字典、圖集等)

[序號]主要責任者.文獻題名:其他題名信息(任選)[文獻類型標識].其他責任者(任選).版本項(任選).出版地:出版者,出版年:起止頁碼(當整體引用時不注).[1]劉國鈞，陳紹業，王鳳翥.圖書館目錄[M].北京:高等教育出版社，1957:15-18.[2]昂溫G，昂溫PS.外國出版史[M].陳生錚,譯.北京:中國書籍出版社，1988.[3]辛希孟.信息技術與信息服務國際研討會論文集:A集[C].北京:中國社會科學出版社，1994.[4]張筑生.微分半動力系統的不變集[D].北京:北京大學數學系數學研究所，1983.

b.期刊文章

[序號]主要責任者.文獻題名[J].刊名(建議外文刊名后加ISSN號),年,卷(期):起止頁碼.[11]何齡修.讀顧城《南明史》[J].中國史研究，1998(3):167-173.[12]金顯賀,王昌長,王忠東,等.一種用于在線檢測局部放電的數字濾波技術[J].清華大學學報：自然科學版，1993，33(4):62-67.[13]閔周植.“東方美學的前景”筆談:全球化時代東方美學的角色[J].文史哲，2001(1):16-18.c.報紙文章

[序號]主要責任者.文獻題名[N].報紙名,出版日期(版次).[14]謝希德.創造學習的新思路[N].人民日報，1998-12-25(10).d.標準(包括國際標準!國家標準!規范!法規等)

[序號]標準編號,標準名稱[S].[15]GBPT1615921996,漢語拼音正詞法基本規則[S].e.專利

[序號]專利所有者.專利題名:專利國別,專利號[P].出版日期.[16]姜錫洲.一種溫熱外敷藥制備方案:中國,881056073[P].1989-07-26.f.檔案

[序號]主要責任者.文獻題名:原件日期[B].收藏地:收藏單位(收藏編號):起止頁碼.[17]葉委員劍英關于安平事件調查結果的聲明:1946-09-09[B].中央檔案館.[18]國務院外國專家局的報告:1958-12-11[B]呼和浩特:內蒙古自治區檔案館(全宗252，目錄1，卷宗57):65-67.

g.古籍(1911年以前出版、無現代版本但有據可查的善本)

[序號]主要責任者.文獻題名[O].其他責任者(包括校、勘、注、批等)刊行年代(古歷紀年)及刊物機構(版本).收藏機構.[19]沈括.夢溪筆談[O].元大德九年茶陵刊本.北京圖書館珍藏.[20]楊炯.楊盈川集[O].民國8年商務印書館四部叢刊影印刊刻本.[21]紀昀.紀文達公遺集:卷十六[O].清嘉慶年間刻本.[22][唐]李復言.續幽怪錄[O].明抄說集本.朱文鈞藏.

h.各種未定義類型的文獻

[序號]主要責任者.文獻題名[Z].出版地:出版者,出版年.i.析出文獻

[序號]析出文獻主要責任者.析出文獻題名[文獻類型標識]PP.原文獻主要責任者(任選).原文獻題名.出版地:出版者,出版年:析出文獻起止頁碼.[23]鐘文發.非線性規劃在可燃毒物配置中的應用[C]//趙瑋.運籌學的理論與應用——中國運籌學會第五屆大會論文集.西安:西安電子科技大學出版社，1996:468-471.j.電子文獻

對于載體為“DK”、“MT”和“CD”等的文獻，將對應的印刷版的[文獻類型標識]換成[文獻類型標識/載體類型標識](包括[DB/MT]和[CP/DK]等)；對于載體為“OL”的文獻,除了將對應的印刷版的[文獻類型標識]換成[文獻類型標識/載體類型標識]以外，尚需在對應的印刷版著錄項目后加上發表或更新日期(加圓括號)、引用日期(加方括號)和電子文獻的網址。[24]蕭鈺.出版業信息化邁入快車道[EB/OL].(2001-12-19)[2002-04-15].Pnews/20011219/2001121900191html.[25]萬錦坤.中國大學學報論文文摘(1983-1993)[DB/CD].英文版.北京:中國大百科全書出版社,1996.4外文文獻的引用格式各類外文文獻的文后參考文獻格式與中文示例相同，其中題名的首字母及各個實詞的首字母應大寫，期刊的刊名可用全稱或按ISO4規定的縮寫格式，為了減少外文刊名引用不規范所造成的引文統計及鏈接誤差，建議以(SXXXX-XXXX)格式在刊名后加ISSN號。例:

[30]JONESRM.MechanicsofCompositeMaterials[M].NewYork:McGraw-HillBookCompany,1975.[31]MarcelMerle.SociologiedesRelationsInternationales[M].4thed.Paris:Dalloz,19881[32]

日本環境廳.環境白書[M].東京：ぎょうせい株式會社，2000：103-104.

5中文參考文獻的英譯表達中文文獻在中文論文中被引作參考文獻時，應以上述規定的中文格式表達，在以英文書寫的論文中可以中文格式表達，也可譯為英文格式表達，但應在該條參考文獻最后加注“(inChinese)”。如:[33]戴樹森,費鶴良,王玲玲,等.可靠性試驗及其統計分析[M].北京:國防工業出版社,1983.在英文論文中也可寫成:

[34]DAIShu-sen,FEIHe-liang,WANGLing-ling,etal.ReliabilityTestandStatisticalAnalysis[M].Beijing:NationalDefenseIndustrialPress,1983.(inChinese)當被參考文獻缺少英文名稱時，可用漢語拼音表達，后加“(inChinese)”。6文獻重復引用標記

同一作者的同一文獻在一篇論文中被多次引用時，在文后參考文獻表中只出現一次，其中不注頁碼；在正文中標注首次引用的文獻序號，并在序號的角標外著錄引文頁碼。例:主編靠編輯思想指揮全局已是編輯界的共識[1],然而對編輯思想至今沒有一個明確的界定,故不妨提出一個構架……參與討論。由于“思想”的內涵是“客觀存在反映在人的意識中經過思維活動而產生的結果”[2]1194,所以“編輯思想”的內涵就是編輯實踐反映在編輯工作者的意識中，“經過思維活動而產生的結果”。《中國青年》雜志創辦人追求的高格調——理性的成熟與熱點的凝聚[3],表明其讀者群的文化的品位的高層次……。……“方針”指“引導事業前進的方向和目標”[2]354。參考文獻:[1]張忠智.科技書刊的總編(主編)的角色要求[C]//中國科學技術期刊編輯學會建會十周年學術研討會論文匯編.北京:中國科學技術期刊編輯學會學術委員會，1997:33-34.[2]中國社會科學院語言研究所詞典編輯室.現代漢語詞典[K].修訂本.北京:商務印書館,1996.[3]劉徹東.中國的青年刊物:個性特色為本[J].中國出版,1998(5):38-39.7參考文獻與注釋的區別參考文獻是作者寫作論著時所引用的已公開發表的文獻書目，或有明確收藏地點的善本、檔案，一般集中列表于文末。注釋是對論著正文中某一特定內容的進一步解釋或補充說明，以及未公開發表的私人通信、內部資料、書稿和僅有中介文獻信息的“轉引自”等類文獻的引用著錄，一般排印在當頁地腳。參考文獻序號用方括號標注(如[1]、[2]),而注釋用數字加圓圈標注(如①、②)。二、畢業論文排版需要注意的事項（一）頁眉頁腳的制作（二）目錄的制作（三）圖表和公式的自動編號（四）制表位的使用（五）其他技巧（一）頁眉頁腳的制作要求：自摘要頁起加頁眉，眉體可用單線或雙線（二等線、文武線），頁眉說明5號楷體，左端“東北大學碩士（博士）學位論文”，右端“章號章題”。

操作技巧：主要用到“視圖”－“頁眉頁腳設置”，其步驟如下：1）在每一章最末加入分節符。方法：“插入”－“分隔符”－“分節符類型”（下一頁）。不要選“連續”（除非你想第二章的標題放在第一章的文字后面而不是另起一頁），若是奇偶頁排版根據情況選“奇數頁”或“偶數頁”。2）光標移到第二章，這時可以看到第二章的頁眉和第一章是相同的，鼠標雙擊頁眉Word會彈出頁眉頁腳工具欄，工具欄上有一個“同前”按鈕（圖像按鈕，不是文字），這個按鈕按下表示本節的頁眉與前一節相同，我們需要的是各章的頁眉互相獨立，因此把這個按鈕調整為“彈起”狀態，然后修改頁眉為第二章的標題，完成后關閉工具欄。如法炮制制作其余各章的頁眉。3）頁腳的制作。方法相對比較簡單，論文頁面的頁腳只有頁碼，要求從正文開始進行編號，但是，在正文前還有扉頁、授權聲明、中英文摘要和目錄，這些頁面是不需要編頁碼的，頁碼從正文第一章開始編號。首先，確認正文的第一章和目錄不屬于同一節。然后，光標移到第一章，點擊“視圖︱頁眉和頁腳”彈出頁眉頁腳工具欄，切換到頁腳，確保“同前”按鈕處于彈起狀態，插入頁碼，這樣正文前的頁面都沒有頁碼，頁碼從第一章開始編號。注：（1）頁眉段落默認使用內置樣式“頁眉”，頁腳使用“頁腳”樣式，頁碼使用內置字符樣式“頁碼”。如頁眉頁腳的字體字號不符合要求，修改這些樣式并自動更新即可，不用手動修改各章的頁眉頁腳。（2）論文里頁眉使用章標題，可以采用章標題做成書簽，然后在頁眉交叉引用的方法來維護兩者的一致。（二）目錄的制作目錄是用來列出文檔中的各級標題及標題在文檔中相對應的頁碼。首先介紹Word的一個概念：大綱級別。Word使用層次結構來組織文檔，大綱級別就是段落所處層次的級別編號，Word提供9級大綱級別，對一般的文檔來說足夠使用了。Word的目錄提取是基于大綱級別和段落樣式的，在Normal模板中已經提供了內置的標題樣式，命名為“標題1”、“標題2”，…，“標題9”，分別對應大綱級別的1－9。我們也可以不使用內置的標題樣式而采用自定義樣式，但有點麻煩。下文中的目錄制作方法直接使用Word的內置標題樣式，關于自定義樣式的方法請參閱Word的幫助文檔。目錄的制作步驟1)

修改標題樣式的格式。通常Word內置的標題樣式不符合論文格式要求，需要手動修改。在菜單欄上點“格式︱樣式”，列表下拉框中選“所有樣式”，點擊相應的標題樣式，然后點“更改”。可修改的內容包括字體、段落、制表位和編號等，按論文格式的要求分別修改標題1－3的格式。2)

在各個章節的標題段落應用相應的格式。章的標題使用“標題1”樣式，節標題使用“標題2”，第三層次標題使用“標題3”。使用樣式來設置標題的格式還有一個優點，就是更改標題的格式非常方便。假如要把所有一級標題的字號改為小三，只需更改“標題1”樣式的格式設置，然后自動更新，所有章的標題字號都變為小三號，不用手工去一一修改，既麻煩又容易出錯。關于如何應用樣式和自動更新樣式，請參考Word幫助。3)

提取目錄。按論文格式要求，目錄放在正文的前面。在正文前插入一新頁（在第一章的標題前插入一個分頁符），光標移到新頁的開始，添加“目錄”二字，并設置好格式。新起一段落，菜單欄選“插入︱索引和目錄”，點“目錄”選項卡，“顯示級別”為3級，其他不用改，確定后Word就自動生成目錄。若有章節標題不在目錄中，肯定是沒有使用標題樣式或使用不當，不是Word的目錄生成有問題，請去相應章節檢查。此后若章節標題改變，或頁碼發生變化，只需更新目錄即可。（三）圖表和公式的自動編號

自動編號可以通過Word的“題注”功能來實現。按論文格式要求，第一章的圖編號格式為“圖1－×”。將圖插入文檔中后，選中新插入的圖，在“插入”菜單選“題注”，新建一個標簽“圖1－”，編號格式為阿拉伯數字（如果不是點擊“編號”修改），位置為所選項目下方，單擊“確定”后Word就插入了一個文本框在圖的下方，并插入標簽文字和序號，此時可以在序號后鍵入說明，比如“科技與社會關系示意圖”，還可以移動