數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃主要內(nèi)容一、規(guī)劃步驟二、規(guī)劃內(nèi)容三、規(guī)劃文本的形成四、總體框架設(shè)計(jì)五、經(jīng)費(fèi)預(yù)算六、效益主要內(nèi)容一、規(guī)劃步驟一、管理信息化規(guī)劃步驟

開(kāi)始規(guī)劃基本問(wèn)題的確定收集初始信息現(xiàn)狀評(píng)價(jià)和收集約束設(shè)置目標(biāo)準(zhǔn)備規(guī)劃矩陣識(shí)別活動(dòng)列出工程項(xiàng)目列出重復(fù)活動(dòng)選擇最優(yōu)活動(dòng)組合寫(xiě)出規(guī)劃返回總經(jīng)理批準(zhǔn)MIS委員會(huì)結(jié)束一、管理信息化規(guī)劃步驟第1步，規(guī)劃基本問(wèn)題的確定包括規(guī)劃的年限、規(guī)劃的方法，確定集中式還是分散式的規(guī)劃，以及是進(jìn)取還是保守的規(guī)劃第2步，收集初始信息包括從各級(jí)管理人員、同類企業(yè)、本企業(yè)內(nèi)部各種信息系統(tǒng)委員會(huì)、各種文件以及書(shū)籍和雜志中收集信息。一、管理信息化規(guī)劃步驟第3步，對(duì)現(xiàn)存狀態(tài)的評(píng)價(jià)和識(shí)別計(jì)劃約束包括目標(biāo)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方法對(duì)規(guī)劃活動(dòng)的影響、現(xiàn)存硬件和它的質(zhì)量、信息部門人員、運(yùn)行和控制、資金、安全措施、人員經(jīng)驗(yàn)、手續(xù)和標(biāo)準(zhǔn)、中期和長(zhǎng)期優(yōu)先順序、外部和內(nèi)部關(guān)系、現(xiàn)存的設(shè)備、現(xiàn)存軟件及其質(zhì)量以及企業(yè)的思想道德?tīng)顩r。一、管理信息化規(guī)劃步驟第4步，設(shè)置目標(biāo)本操作應(yīng)由總經(jīng)和信息化委員會(huì)執(zhí)行，應(yīng)包括服務(wù)的質(zhì)量范圍、政策、組織及人員等。該目標(biāo)不僅包括信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，還包括整個(gè)企業(yè)的目標(biāo)。第5步，準(zhǔn)備規(guī)劃矩陣規(guī)劃矩陣是信息系統(tǒng)規(guī)劃內(nèi)容相互之間關(guān)系所組成的矩陣，這些矩陣列出后，就確定了各項(xiàng)內(nèi)容以及它們實(shí)現(xiàn)的先后順序。一、管理信息化規(guī)劃步驟第6~9步，識(shí)別上面所列出的各項(xiàng)活動(dòng)，是一次性的、工程項(xiàng)目性的活動(dòng)，還是一種重復(fù)性的、經(jīng)常進(jìn)行的活動(dòng)。由于資源有限，所有的項(xiàng)目不可能同時(shí)進(jìn)行，只有選擇一些最有效益的項(xiàng)目先進(jìn)行，同時(shí)要正確選擇工程類項(xiàng)目和日常重復(fù)類項(xiàng)目比例，正確選擇風(fēng)險(xiǎn)大的項(xiàng)目和風(fēng)險(xiǎn)小的項(xiàng)目的比例。一、管理信息化規(guī)劃步驟第10步，確定項(xiàng)目?jī)?yōu)先權(quán)、估計(jì)項(xiàng)目成本以及人員要求。第11步，編制項(xiàng)目的實(shí)施的進(jìn)度計(jì)劃。第12步，將長(zhǎng)期戰(zhàn)略規(guī)劃書(shū)寫(xiě)成文，在此過(guò)程中不斷與有關(guān)人員交換意見(jiàn)，這些人員包括信息系統(tǒng)使有人員、信息化工作人員以及信息化委員會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)。第13步，寫(xiě)出的規(guī)劃需要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)才能生效，并宣告戰(zhàn)略規(guī)劃任務(wù)的完成。主要內(nèi)容一、管理信息化規(guī)劃步驟二、檔案信息化規(guī)劃內(nèi)容二、檔案信息化規(guī)劃內(nèi)容

開(kāi)始規(guī)劃基本問(wèn)題的確定現(xiàn)狀分析環(huán)境分析標(biāo)桿分析SWOT檔案戰(zhàn)略目標(biāo)確定任務(wù)分解實(shí)施路線形成文稿評(píng)審定稿結(jié)束主要內(nèi)容一、管理信息化規(guī)劃步驟二、檔案信息化規(guī)劃內(nèi)容三、規(guī)劃文本的形成三、規(guī)劃文本的形成現(xiàn)狀分析（一）分析本企業(yè)檔案信息化整體水平（二）分析企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)情況。即以檔案數(shù)字化率來(lái)衡量，包括檔案目錄的數(shù)字化率和全文檔案的數(shù)字化率，以及檔案數(shù)據(jù)數(shù)量。（三）分析企業(yè)檔案信息化硬件配置情況。按照網(wǎng)絡(luò)覆蓋率、服務(wù)器配置、計(jì)算機(jī)臺(tái)數(shù)、輸入設(shè)備、加工設(shè)備、輸出設(shè)備的框架進(jìn)行分析。三、規(guī)劃文本的形成（四）分析企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)施情況一般從檔案信息系統(tǒng)功能的完備性、架構(gòu)是否先進(jìn)等解度進(jìn)行分析。（五）分析檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編制情況（六）分析檔案信息化安全保密情況（七）分析檔案信息化人員情況（八）分析檔案信息化應(yīng)用效果（九）分析檔案信息化存在的問(wèn)題與不足摸清家底摸清家底2023/2/515系統(tǒng)建設(shè)情況硬件軟件數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)情況目錄數(shù)據(jù)全文數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理制度人員IT技術(shù)人員檔案技術(shù)復(fù)合型人才三、規(guī)劃文本的形成環(huán)境分析（一）檔案工作發(fā)展大趨勢(shì)（二）企業(yè)發(fā)展大趨勢(shì)（三）企業(yè)信息化發(fā)展趨勢(shì)（四）企業(yè)檔案工作大趨勢(shì)標(biāo)桿分析標(biāo)桿分析是選取若干檔案信息化發(fā)展較好的組織或企業(yè)，分析其檔案信息化水平較高的特征，用定性或定量的指標(biāo)進(jìn)行描述。標(biāo)桿的作用是為下一步確定發(fā)展目標(biāo)提供參照。三、規(guī)劃文本的形成SWOT分析（1）進(jìn)行檔案部門外部環(huán)境分析，列出對(duì)于檔案部門來(lái)說(shuō)外部環(huán)境中存在的發(fā)展機(jī)遇（O）和威脅（T）。（2）進(jìn)行檔案部門內(nèi)部環(huán)境分析，列出檔案部門目前所具有長(zhǎng)處（S）和弱點(diǎn)（W）（3）繪制SWOT矩陣。這是一個(gè)以外部環(huán)境中的機(jī)會(huì)和威脅為一方，以檔案部門內(nèi)部環(huán)境中的處境和弱點(diǎn)為另一方的二維矩陣三、規(guī)劃文本的形成企業(yè)檔案事業(yè)戰(zhàn)略和企業(yè)信息化戰(zhàn)略繼承目標(biāo)確定（一）總體架構(gòu)設(shè)計(jì)（二）應(yīng)用架構(gòu)設(shè)計(jì)（三）數(shù)據(jù)架構(gòu)設(shè)計(jì)（四）檔案管理信息系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)確定重點(diǎn)任務(wù)制定規(guī)劃路線三、規(guī)劃文本的形成形成規(guī)劃文本（一）引語(yǔ)用一段簡(jiǎn)短的話說(shuō)明規(guī)劃的目的和主要內(nèi)容。（二）檔案信息化現(xiàn)狀有時(shí)也用“檔案信息化所取的成績(jī)和存在的問(wèn)題”作標(biāo)題，主要內(nèi)容不外乎說(shuō)明檔案信息化的成績(jī)和存在的不足，篇幅不需要太長(zhǎng)。（三）SWOT分析按外部機(jī)會(huì)、外部威脅、內(nèi)部成勢(shì)、內(nèi)部劣勢(shì)的順序敘述行文，一般分為四個(gè)要點(diǎn)。三、規(guī)劃文本的形成（四）檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)及標(biāo)桿檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)只需用簡(jiǎn)短的一段話概括即可。標(biāo)桿分析可用二維表格方式呈現(xiàn)，將標(biāo)桿按照檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀的項(xiàng)目一一列出即可。（五）發(fā)展目標(biāo)用一段話將檔案信息化工作要達(dá)到的目標(biāo)描述出來(lái)。首先用一句定性描述的語(yǔ)句提出總體發(fā)展水平，然后分別從不同的方面給予具體的可定量化的目標(biāo)描述。三、規(guī)劃文本的形成（六）重點(diǎn)任務(wù)重點(diǎn)任務(wù)是規(guī)劃文本的主體內(nèi)容，可按以條、段方式逐點(diǎn)敘述。為增加文采，可將內(nèi)容概括成數(shù)字組合，如“124”任務(wù)，即一個(gè)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，兩項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，夯實(shí)三個(gè)方面的基礎(chǔ)，共七項(xiàng)任務(wù)，內(nèi)容易記，而且有文采。三、規(guī)劃文本的形成（七）實(shí)施計(jì)劃實(shí)施計(jì)劃一般分為起步（或準(zhǔn)備）、重點(diǎn)實(shí)施、全面完成三個(gè)階段，三個(gè)階段的時(shí)間分配一般是重點(diǎn)實(shí)施階段較長(zhǎng)，而起步和全面完成階段稍短，以3：4：3的比例分配較為合理，不過(guò)也不一定拘泥于此，需根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行時(shí)間分配。接下來(lái)要逐一對(duì)重點(diǎn)任務(wù)進(jìn)行分解，確定大至的時(shí)間進(jìn)度，將進(jìn)度逐一分配到各個(gè)階段中，列出年度工作計(jì)劃。三、規(guī)劃文本的形成（八）主要措施按點(diǎn)寫(xiě)出實(shí)現(xiàn)規(guī)劃目標(biāo)、完成規(guī)劃任務(wù)需要采取的措施。措施不能太少，但也不能太多，一般以五至七條措施為宜。規(guī)劃評(píng)審聘請(qǐng)?jiān)u審專家檔案方面的專家為主信息化方面的專家不可缺總數(shù)3—5人即可主要內(nèi)容一、管理信息化規(guī)劃步驟二、檔案信息化規(guī)劃內(nèi)容三、規(guī)劃文本的形成四、檔案信息化總體框架設(shè)計(jì)四、檔案信息化總體框架設(shè)計(jì)整體架構(gòu)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存儲(chǔ)設(shè)備備份設(shè)備服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)操作系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)全文數(shù)據(jù)檔案收集檔案整理檔案利用檔案統(tǒng)計(jì)檔案檢索系統(tǒng)管理檔案鑒定檔案保管系統(tǒng)門戶組織機(jī)構(gòu)與人員體系數(shù)據(jù)接口OA系統(tǒng)PDM系統(tǒng)CRM系統(tǒng)……基礎(chǔ)層數(shù)據(jù)層應(yīng)用層保障體系企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系安全保密體系四、檔案信息化總體框架設(shè)計(jì)應(yīng)用架構(gòu)檔案管理協(xié)同工作流協(xié)同工作流協(xié)同工作流人財(cái)物客戶關(guān)系知識(shí)辦公門戶門戶院領(lǐng)導(dǎo)科技人員管理人員主要內(nèi)容一、管理信息化規(guī)劃步驟二、檔案信息化規(guī)劃內(nèi)容三、規(guī)劃文本的形成四、檔案信息化總體框架設(shè)計(jì)五、經(jīng)費(fèi)預(yù)算經(jīng)費(fèi)預(yù)算硬件購(gòu)置費(fèi)服務(wù)器數(shù)據(jù)加工設(shè)備：高速、平板、大幅面計(jì)算機(jī)軟件購(gòu)置費(fèi)數(shù)據(jù)加工費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)編制費(fèi)調(diào)研培訓(xùn)費(fèi)其他2023/2/528五、經(jīng)費(fèi)預(yù)算硬件購(gòu)置費(fèi)服務(wù)器（一臺(tái)部門級(jí)的虛擬成三臺(tái)用，大約在5萬(wàn)臺(tái)以內(nèi)）數(shù)據(jù)加工設(shè)備：高速、平板、大幅面高速掃描儀（數(shù)量可多一點(diǎn)）：5萬(wàn)平板（一臺(tái)）：15萬(wàn)工程掃描儀（一至兩臺(tái)）：計(jì)算機(jī)每人一機(jī)：6000元一臺(tái)2023/2/529五、經(jīng)費(fèi)預(yù)算軟件購(gòu)置費(fèi)應(yīng)購(gòu)置網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)：J2EE最好，ASP也行，但最好不要使用C/S架構(gòu)。選擇有實(shí)力的廠商也可以在現(xiàn)有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上實(shí)施升級(jí)，但如果平臺(tái)較舊則無(wú)升級(jí)的必要價(jià)格在20萬(wàn)元上下,便宜的有5000元的，也有1萬(wàn)、5萬(wàn)、10萬(wàn)的，還有50萬(wàn)以上的。2023/2/530五、經(jīng)費(fèi)預(yù)算數(shù)據(jù)加工費(fèi)傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案加工全文數(shù)字化0.4元/A4目錄錄入1元/條多媒體檔案加工量一般不太大2023/2/531五、經(jīng)費(fèi)預(yù)算主要內(nèi)容一、管理信息化規(guī)劃步驟二、檔案信息化規(guī)劃內(nèi)容三、規(guī)劃文本的形成四、檔案信息化總體框架設(shè)計(jì)五、經(jīng)費(fèi)預(yù)算六、檔案信息化效益1、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)（1）為什么要實(shí)施檔案信息化檔案工作的趨勢(shì)企業(yè)信息化發(fā)展，數(shù)字檔案信息的大量產(chǎn)生數(shù)字檔案館的本身的性能（2）檔案信息化能給企業(yè)帶來(lái)什么收益（3）檔案信息化對(duì)企業(yè)檔案部門的提升地位的好處（4）如果不著手檔案信息化建設(shè)會(huì)有什么風(fēng)險(xiǎn)和損失（5）上層領(lǐng)導(dǎo)是否支持（6）企業(yè)資源是否支持2023/2/533六、檔案信息化的效益提高檢索速度，大幅度降低企業(yè)檔案信息獲取成本提高查全查準(zhǔn)率，使單位各個(gè)方面